Outbound Call Center – Giải pháp marketing đơn giản ít tốn kém cho mọi doanh nghiệp

1591

10-02-2021

Outbound Call Center – Giải pháp marketing đơn giản ít tốn kém cho mọi doanh nghiệp

Một trong những bộ phận không thể thiếu trong hầu hết công ty là tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là nơi ghi nhận những ý kiến phản ánh của khách hàng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ. Ngày nay, tổng đài chăm sóc khách hàng còn có thể kiêm luôn các chức năng như bán hàng, khảo sát đánh giá chất lượng dịch vụ và nhiều tiện ích khác. Vì thế, vai trò của những trung tâm này ngày càng trở nên quan trọng trong các đơn vị cung ứng dịch vụ khách hàng. Bizfly Cloud sẽ chia sẻ thông tin rõ hơn qua bài viết dưới đây nhé!

Outbound Call Center chính là một mô hình tiện ích như thế và đang dần chiếm vị trí chiến lược trong kế hoạch kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vậy Outbound Call Center là gì? Vai trò, chức năng được cải tiến hơn ra sao so với mô hình thông thường mà lại được doanh nghiệp ngày nay quan tâm rất nhiều?

Outbound Call Center là gì?

Outbound Call Center là thuật ngữ được dùng trong hoạt động chăm sóc khách hàng qua tổng đài điện thoại, dùng để chỉ các cuộc gọi đi từ tổng đài đến số điện thoại của khách hàng. Doanh nghiệp sử dụng Outbound Call Center để triển khai các chiến dịch kinh doanh đến với khách hàng tiềm năng của mình.

Đặc biệt, Outbound Call Center tích hợp quay số tự động nên sẽ giúp cho việc thực hiện các cuộc gọi tăng gấp 3 lần so với phương pháp truyền thống và hạn chế tối đa thời gian chờ đợi của nhân viên và khách hàng.

Có thể bạn quan tâm: Call Center là gì? Tổng đài CSKH thông qua điện thoại

Các chức năng phổ biến của Outbound Call Center trong doanh nghiệp

Có 5 chức năng chính được sử dụng thường xuyên nhất của Outbound Call Center hiện nay gồm:

1. Giới thiệu sản phẩm

Bất cứ sản phẩm nào khi được ra đời, quảng cáo, tiếp thị đóng vai trò thiết yếu, là chiếc cầu nối để đưa sản phẩm đó đến với người tiêu dùng. Chính lúc này, Outbound Call Center sẽ được sử dụng để thực hiện hàng loạt các cuộc gọi đến số điện thoại của những khách hàng tiềm năng để giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới.

Với việc thúc đẩy mô hình Teleworking trong thời gian hiện nay, telesales đang phát huy những lợi thế nhất định, có thể gia tăng doanh thu bán hàng gấp nhiều lần so với cách tiếp cận face-to-face truyền thống. Outbound Call Center là bộ phận được xây dựng chuyên biệt dành riêng cho telesales. Thông qua Outbound Call Center, thông tin về khách hàng cũng sẽ được lưu trữ tốt hơn, qua đó sẽ phục khách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng cũng được tốt hơn.

2. Nhắc nhở thanh toán qua điện thoại

Với những công việc có quy trình lặp đi lặp lại theo kiểu đến hẹn lại lên, thì Outbound Call Center có thể tự động thực hiện những cuộc gọi đến các khách hàng mục tiêu để nhắc nhở thanh toán theo lịch và nội dung được thiết lập sẵn mà không cần đến "human being". Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí cho quá trình hoạt động, đồng thời vẫn nâng cao được hiệu suất công việc.

3. Tiếp thị, quảng cáo từ xa

Xu hướng teleworking, telemarketing đã có từ khá lâu nhưng có thể sẽ bùng nổ từ năm 2020 trở đi do những lo ngại về Covid-19 đã thay đổi khái niệm về mô làm việc của nhiều công ty và những chiến lược tiếp cận khách hàng của họ.

Telemarketing được ưu tiên trong những năm gần đây đã cho thấy điều đó, hầu hết các công ty viễn thông, bảo hiểm, bất động sản, dịch vụ,...đều chuyển hướng giới thiệu sản phẩm qua điện thoại thay vì giới thiệu trên truyền hình hay yêu cầu nhân viên đi từng ngõ gõ từng nhà.

Đối tượng khách hàng trẻ cũng có xu hướng muốn xem và lựa chọn sản phẩm online hơn là sờ tận tay. Do đó, Outbound Call Center sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong khâu tiếp thị, quảng bá sản phẩm từ xa, ít tốn kém nhưng hiệu quả lại tăng lên nhiều.

Outbound Call Center có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi mà không làm ảnh hưởng nhiều đến công việc cá nhân của khách hàng, tạo cảm giác thân thiện hơn những phương pháp tiếp cận truyền thống. Đây đã đang và sẽ là xu hướng tất yếu của các công ty cung ứng hàng hóa, dịch vụ trong việc xúc tiến, quảng bá sản phẩm đến khách hàng của mình.

4. Khảo sát lấy ý kiến khách hàng

Các công ty cung ứng dịch vụ thường xuyên yêu cầu nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng gọi điện thoại để lấy ý kiến của khách hàng về chất lượng dịch vụ và thái độ phục vụ của nhân viên, việc này đòi hỏi các teller phải hoạt động với công suất cao nhưng hiệu suất thì chưa chắc được tăng lên nhiều. Điều này hoàn toàn có thể được thay đổi bởi Outbound Call Center, công ty chỉ cần cài đặt các yêu cầu đánh giá bằng những phím chức năng và enter.

Hệ thống Outbound Call Center sẽ tự động làm nhiệm vụ của nó bất cứ lúc nào người quản lý yêu cầu mà không hề đòi tăng ca hay tăng lương. Giải pháp khảo sát khách hàng bằng Outbound Call Center đã và đang được sử dụng rộng rãi trong các chiến dịch của doanh nghiệp như khảo sát ý kiến khách hàng, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu và phát triển (R&D), đo lường sự hài lòng của khách hàng và dịch vụ hậu mãi,...

5. Truyền thông cho các hoạt động của công ty

PR hay truyền thông hình ảnh, hoạt động, sản phẩm của công ty là hoạt động không thể thiếu trong chiến dịch marketing. Outbound Call Center có thể giúp doanh nghiệp thực hiện điều này với chi phí ít nhất. Hình thức PR bao gồm giới thiệu sản phẩm mới, thông báo các chương trình giảm giá, mời tham gia các sự kiện của công ty, nhắc hẹn hoặc đặt chỗ và xác nhận đặt chỗ,...

Ứng dụng các tính năng của Outbound Call Center trong thực tế

Với những tiện ích được tích hợp, Outbound Call Center có thể giúp doanh nghiệp triển khai nhiều công việc như:

Quản lý lịch sử cuộc gọi: Chi tiết các cuộc gọi cho khách hàng sẽ được lưu trữ, quản lý và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào (cuộc gọi đi và đến, thời gian thực hiện cuộc gọi, thời điểm, những cuộc gọi bị từ chối hay không liên lạc được, lịch sử cuộc gọi...)
Quản lý nguồn dữ liệu gọi: lưu trữ dữ liệu về danh sách khách hàng. Quản lý khách hàng theo từng nhóm cụ thể.
Quản lý chiến dịch: Thực hiện quản lý nội dung theo từng chiến dịch. Xây dựng kế hoạch gọi cho từng chiến dịch.
Giám sát real time: Có thể ghi âm cuộc gọi, thực hiện nhắc nhở khách hàng hoặc nhắc nhở thực hiện cuộc gọi.
Quản lý khảo sát: Thiết lập câu hỏi khảo sát, các form trả lời, ghi nhận dữ liệu khảo sát.

Và còn nhiều tính năng khác có thể được thiết lập bởi Outbound Call Center tùy theo yêu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp.

Outbound Call Center đang ngày càng thể hiện được tính vượt trội của nó không chỉ trong việc nâng cao trải nghiệm cho khách hàng mà còn giảm chi phí, tăng doanh thu cho công ty sử dụng. Với sự đa dạng về các tính năng, Outbound Call Center được xem như là một trong những giải pháp marketing đơn giản và hiệu quả nhất hiện nay.

Triển khai một Call Center đa nhiệm, đầy đủ tính năng trên thực tế cũng không hề khó khăn, tốn kém hay mất thời gian. Chỉ cần vài bước cài đặt đơn giản với BizFly Call Center - Tổng đài ảo VOIP tiện ích hàng đầu hiện nay, là doanh nghiệp đã sở hữu ngay một kênh chăm sóc khách hàng kiêm marketing vừa hiệu quả vừ tiết kiệm. Ngoài ra còn hỗ trợ nhiều ưu đãi hấp dẫn: