Tại sao doanh nghiệp không nhất thiết phải có mail server riêng ?
Khi thiết lập một trang web hoặc ứng dụng tên miền riêng, nhiều khả năng bạn sẽ phải cần một mail server để xử lý email đến và đi. Bạn hoàn toàn có thể chạy mail server riêng cho doanh nghiệp của mình, nhưng thường thì đây không phải là lựa chọn tốt nhất bởi một vài lý do chúng tôi sẽ nêu ra dưới đây. Bài viết này Bizfly Cloud sẽ liệt kê ra các lý do khiến bạn có thể không muốn chạy mail server của riêng mình và bài viết cũng cung cấp cho bạn một vài lựa chọn thay thế khác.
Nếu bạn không muốn đọc toàn bộ bài viết, thì đây là tóm tắt nhanh: để thiết lập và duy trì một mail server riêng rất phức tạp và tốn thời gian. Nhưng thay vào đó, có một số lựa chọn thay thế hợp lý hơn mà hầu hết mọi người sẽ nhận được nhiều giá trị hơn, tiết kiệm thời gian hơn mà không phải sử dụng dịch vụ mail trả phí. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết nếu bạn muốn biết thêm các thông tin chi tiết hơn.
Lý do thứ nhất: Mail Server khá phức tạp
Một mail server đặc trưng bao gồm nhiều thành phần phần mềm cung cấp một chức năng cụ thể. Mỗi thành phần phải được cấu hình và điều chỉnh để làm việc ăn ý với nhau và cung cấp nên một mail server với đầy đủ các tính năng. Bởi vì có quá nhiều các thành phần bộ phận rời rạc nên mail server có thể trở nên khá phức tạp và khó thiết lập.
Dưới đây là danh sách các thành phần bắt buộc phải có trong một mail server:
- Mail Transfer Agent
- Mail Delivery Agent
- Giao thức IMAP và POP3
Ngoài các thành phần bắt buộc phải có trên, có thể bạn sẽ muốn bổ sung các thành phần dưới đây:
- Spam Filter (Bộ lọc thư rác)
- AntiVirus
- Webmail
Một số gói phần mềm bao gồm chức năng của nhiều thành phần nhưng việc lựa chọn từng thành phần lại là nhiệm vụ của bạn. Ngoài các thành phần phần mềm, mail server cũng cần có một tên miền, bản ghi DNS thích hợp và một chứng chỉ SSL.
Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét từng thành phần một cách rõ nét hơn.
Mail Transfer Agent
MTA hay Mail Transfer Agent, xử lý lưu lượng truy cập Giao thức chuyển thư đơn giản (SMTP), mang hai nhiệm vụ là:
1. Gửi thư từ người dùng đến một MTA ngoài (một mail server khác)
2. Nhận thư từ MTA ngoài
Ví dụ về phần mềm đại lý chuyển thư MTA: Postfix, Exim và Sendmail.
Mail Delivery Agent
MDA (Mail Delivery Agent) - Hệ thống gửi mail, đôi khi còn được gọi là LDA (Local Delivery Agent) = Hệ thống truyền tải tin nội bộ, làm nhiệm vụ truy xuất thư từ một MTA và đặt nó vào hộp thư của người dùng mail thích hợp.
Có nhiều định dạng hộp thư khác nhau, chẳng hạn như mbox và Maildir. Mỗi MDA hỗ trợ các định dạng hộp thư cụ thể. Việc lựa chọn định dạng hộp thư xác định cách các thư thực sự được lưu trữ trên mail server, sau đó lần lượt ảnh hưởng đến hiệu suất sử dụng đĩa và hiệu suất truy cập hộp thư.
Ví dụ về phần mềm MDA là Postfix và Dovecot.
Giao thức IMAP hoặc POP3
IMAP và POP3 là các giao thức được sử dụng bởi email client (chương trình được cài đặt ở máy khách (như máy laptop, tablet,...) tương tác từ xa với email server để tải và gửi email), chẳng hạn như bất kỳ phần mềm nào được sử dụng để đọc email, hay để phục hồi mail. Mỗi giao thức có tính phức tạp riêng nhưng ở đây chúng tôi sẽ chỉ nêu một số điểm khác biệt nổi bật nhất.
- IMAP là giao thức phức tạp hơn trong số các giao thức khác, nó cho phép nhiều máy khách kết nối với một hộp thư cá nhân cùng một lúc. Các thư email được sao chép vào máy khách và thư gốc thì để lại trên mail server.
- POP3 đơn giản hơn, nó chuyển thư email đến máy tính của máy khách, thường là máy tính cục bộ của người dùng theo mặc định.
Ví dụ về phần mềm cung cấp chức năng máy chủ IMAP hoặc POP3: đó là Courier, Dovecot và Zimbra.
Spam Filter (Bộ lọc thư rác)
Mục đích của bộ lọc thư rác là giảm lượng thư rác đến hoặc các thư quảng cáo trong hộp thư của người dùng. Các bộ lọc thư rác áp dụng các quy tắc phát hiện spam - xem xét dựa vào nhiều yếu tố khác nhau như máy chủ gửi thư, nội dung thư, v.v. - tới thư đến. Nếu "mức spam" của một thư đạt đến một ngưỡng nhất định, thì thư đó sẽ được đánh dấu và được coi là thư rác.
Các bộ lọc thư rác cũng có thể được áp dụng trong trường hợp các thư gửi đi. Điều này có thể hữu ích nếu tài khoản thư của người dùng bị xâm nhập, nó sẽ làm giảm số lượng thư rác được gửi bằng mail server.
SpamAssassin là một bộ lọc thư rác nguồn mở phổ biến.
Antivirus
Antivirus được sử dụng để phát hiện virus, trojan, malware và các mối đe dọa khác trong thư đến và thư đi. ClamAV là một công cụ chống virus nguồn mở phổ biến.
Webmail
Nhiều người dùng mong đợi dịch vụ email cung cấp quyền truy cập webmail. Webmail, trong bối cảnh chạy mail server, về cơ bản là mail client có thể được người dùng truy cập thông qua một trình duyệt web - đó chính là Gmail. Thành phần webmail đòi hỏi một máy chủ web như Nginx hoặc Apache, có thể chạy trên chính mail server.
Các ví dụ về phần mềm cung cấp chức năng webmail: Roundcube và Citadel.
Lý do thứ hai: Tiêu tốn thời gian bảo trì
Bây giờ bạn đã biết được các thành phần của một mail server mà bạn phải cài đặt và cấu hình, tiếp đến hãy cùng tìm hiểu xem tại sao việc bảo trì tiêu tốn quá nhiều thời gian. Có những nhiệm vụ bảo trì rõ ràng, chẳng hạn như liên tục duy trì các quy tắc chống vi-rút và lọc spam và duy trì việc cập nhật cho tất cả các thành phần của mail server, nhưng ngoài ra sẽ còn vô số các thứ khác cần làm mà bạn có thể không nghĩ tới.
Tránh xa các danh sách đen
Một thách thức khác cho việc duy trì được một mail server là giữ cho máy chủ của bạn tránh xa các danh sách đen, hay còn được gọi là DNSBL, danh sách chặn hoặc danh sách lỗ đen. Các danh sách này chứa các địa chỉ IP của các mail server được báo cáo là gửi thư rác (hoặc có bản ghi DNS được định cấu hình không đúng). Nhiều mail server đăng ký một hoặc nhiều hơn một các danh sách đen này và lọc các thư đến dựa trên việc mail server có gửi các thư có nằm trong (các) danh sách hay không. Nếu mail server của bạn nằm trong danh sách, cõ lẽ các thư gửi đi của bạn sẽ bị lọc ra và bị loại bỏ trước khi nó đến được với người nhận theo dự định.
Nếu mail server của bạn bị đưa vào danh sách đen, thì vẫn có khả năng khiến mail server được xóa khỏi danh sách đen đó. Chắc chắn, việc đầu tiên bạn sẽ làm là muốn xác định lý do mail server của bạn bị liệt vào danh sách đen và rồi bạn sẽ giải quyết vấn đề. Sau đó, bạn sẽ muốn tìm kiếm quy trình để xóa mail server của mình khỏi danh sách đen và cứ thế tiếp tục.
Lý do thứ 3: Việc xử lý sự cố vô cùng khó khăn
Hầu hết mọi người đều sử dụng email mỗi ngày, nhưng có một thực tế rõ ràng là một hệ thống phức tạp sẽ rất khó để xử lý khắc phục sự cố. Ví dụ: nếu bức thư gửi đi của bạn không thể tới người nhận, vậy bạn sẽ bắt đầu giải quyết vấn đề ở đâu? Vấn đề có thể là do cấu hình sai ở một trong các thành phần mail server, chẳng hạn như bộ lọc spam được điều chỉnh kém hoặc do các sự cố bên ngoài, chẳng hạn như việc mail server bị nằm trong danh sách đen.
Giải pháp thay thế dễ dàng - đó là các Dịch vụ mail
Bây giờ bạn đã biết tại sao bạn có thể không muốn chạy một mail server riêng, dưới đây là một số lựa chọn thay thế. Các dịch vụ thư chúng tôi sắp giới thiệu dưới đây có thể sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn và sẽ cho phép bạn và các ứng dụng của mình gửi và nhận email từ miền của riêng bạn.
1. Google apps (Các ứng dụng Google)
2. Zoho
3. FastMail
4. Gandi (yêu cầu phải đăng ký tên miền)
5. Microsoft Office365
Danh sách này không cần phải bao gồm có tất cả trên mỗi dịch vụ thư; vẫn còn có rất nhiều các dịch vụ thư khác, và mỗi dịch vụ thư sẽ có tính năng và giá cả riêng. Hãy chọn cho mình một dịch vụ thư có các tính năng mà bạn cần, với một mức giá mà bạn mong muốn.
Giải pháp thay thế dễ dàng khác - Postfix dành cho thư gửi đi
Nếu bạn chỉ đơn thuần gửi thư đi từ một ứng dụng trên máy chủ của mình, bạn không cần thiết lập một mail server hoàn chỉnh. Mà bạn có thể thiết lập một MTA đơn giản chẳng hạn như Postfix.
Sau đó, bạn có thể cấu hình ứng dụng của mình để sử dụng sendmail, trên máy chủ của bạn, được dùng như một phương thức chuyển thư cho các thư gửi đi.
Như vậy, bạn đã biết được một vài lý do của việc không nên chạy một mail server riêng và một số các giải pháp thay thế. Nhưng lựa chọn vẫn là ở bạn. Hãy lựa chọn giải pháp tối ưu nhất có lợi cho doanh nghiệp của bạn. Chúc bạn thành công!
Bizfly Cloud via digitalocean.com
