Coronavirus đang mở ra xu hướng làm việc từ xa của nhân viên. Các doanh nghiệp nên chuẩn bị như thế nào?
Theo Bizfly Cloud tìm hiểu thế giới công nghệ lần đầu tiên nhận thức sâu sắc về virus corona khi hội nghị di động MWC ở Barcelona đã bị hủy bỏ sau khi một số nhà triển lãm viễn thông lớn rút lui.
Trong hai tuần qua, mọi hội nghị công nghệ quan trọng chuẩn bị diễn ra trong 2 tháng tới đã bị hủy bỏ, hoãn lại hoặc chuyển thành một sự kiện trực tuyến, tất cả cho thấy sự ảnh hưởng rõ ràng của dịch bệnh nguy hiểm này đối với giới công nghệ.
Các sự kiện không phải là lĩnh vực duy nhất bị gián đoạn. Theo như một cuộc khảo sát gần đây của Blind - một mạng xã hội ẩn danh dành cho các chuyên gia trong ngành, công bố rằng hơn ba phần tư số người được hỏi có cảm thấy e ngại khi đi làm trong mùa dịch.
Dịch corona tấn công trực tiếp và không khoan nhượng đến nhiều lực lượng lao động trong tuần qua khi hàng chục nghìn nhân viên, bao gồm toàn bộ nhân viên ở Thung lũng Silicon của Facebook, Google, Apple và những doanh nghiệp lớn đều đã được yêu cầu ở nhà và làm việc từ xa để hạn chế sự lây lan của virus.
Thật vậy, cuộc khảo sát khác tương tự của Blind cho thấy các công ty có trụ sở tại Seattle, bao gồm Amazon, Microsoft, LinkedIn và Expedia, tỷ lệ những người đã làm việc tại nhà trung bình cao hơn 80%. Động thái này là một biện pháp phòng ngừa thận trọng và hợp lý khi virus tiếp tục gây thiệt hại cho hàng ngàn người bên ngoài châu Á, tuy nhiên, các sắc lệnh đã được đưa ra quá nhanh chóng đến mức không còn thời gian để lập kế hoạch chuẩn bị. Thật không may, trong những ngày và những tuần sắp tới, khi số lượng nhân viên làm việc từ xa trong các tổ chức tăng lên nhanh chóng, nhiều doanh nghiệp đã cảm thấy rằng họ sẽ không thể chuẩn bị kịp các vấn đề CNTT để phục vụ cho vấn đề này.
(IEEE)
Công việc từ xa
Đối với một số nhân viên, việc coi nhà và văn phòng là một đã xuất hiện cách đây nhiều năm và chúng ta đã học được các thủ thuật công nghệ cần thiết để dù là làm việc tại nhà hay tại văn phòng đều có hiệu quả. Việc phải sử dụng chung không gian làm việc với người khác sẽ khiến hiệu suất làm việc của bạn kém đi, bạn cần một không gian làm việc riêng tư và các quy tắc về sự gián đoạn có thể chấp nhận được. Chính vì thế mà các doanh nghiệp luôn đảm bảo băng thông làm việc cần thiết, các thiết bị văn phòng, công nghệ, nội thất… đầy đủ để tạo hiệu quả và sự thoải mái cho nhân viên làm việc. Thật không may, việc xây dựng các cách thức làm việc từ xa trong thời corona đột ngột đã trở nên quá sức với một số doanh nghiệp bởi họ trở tay không kịp với tình hình diễn biến dịch bệnh phức tạp và họ buộc phải sa thải và cắt giảm nhân sự.
Các tổ chức CNTT đã tiến hành áp dụng hình thức làm việc từ xa cho nhân viên trong những khoảng thời gian trước đây, tuy nhiên cũng chỉ ở số lượng nhân viên nhỏ. Vì vậy các tổ chức này vẫn không tránh khỏi bất ngờ khi phải đối mặt với việc hàng trăm hoặc hàng ngàn nhân viên đều làm việc từ xa thực hiện truy cập hệ thống, trong khi cơ sở hạ tầng lại chỉ được xây dựng với một lưu lượng tải nhỏ. Gregg Siegfried - Giám đốc nghiên cứu của Gartner trong các hoạt động CNTT và đám mây đã từng nói:
"Mặc dù công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa với quy mô lớn không có gì lạ lẫm. Tuy nhiên các công ty không có lực lượng lao động từ xa thì họ sẽ gần như không đầu tư vào cơ sở hạ tầng đến mức có thể sẵn sàng cho trường hợp một lượng lớn truy cập từ xa bất ngờ phát sinh".
Cơ sở hạ tầng quá tải
Câu nói trên của Siegfried cho thấy phần lớn công nghệ cho phép làm việc từ xa đã xuất hiện trong nhiều thập kỷ và những cải tiến đã khiến nó ngày càng trở nên hiệu quả nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đều áp dụng. Thật không may, các chính sách làm việc tại nhà (WFH: work from home), phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng trước giờ của doanh nghiệp lại chỉ được thiết kế để phù hợp với một số lượng nhỏ nhân viên làm việc tại nhà. Hơn nữa, việc mở rộng tức thời không thể được thực hiện mà không có kế hoạch mua sắm hoặc thuê dịch vụ mà chưa có giai đoạn thử nghiệm hoặc đào tạo cho nội bộ doanh nghiệp. Các tổ chức dự kiến sẽ bắt đầu các chính sách WFH nên tập trung vào các yếu tố sau:
- VPN
Nền tảng của WFH là khả năng cho nhân viên kết nối với các tài nguyên như ứng dụng, chia sẻ tệp, hệ thống email hoặc cơ sở dữ liệu trên mạng riêng thông qua VPN. Đối với phần lớn các tổ chức chưa di chuyển hoàn toàn cơ sở hạ tầng của họ sang các public cloud, VPN đòi hỏi quy mô mạng, phần cứng và quyền người dùng đầy đủ cho phần mềm VPN. Do đó, các hệ thống nếu được thiết kế đặc thù thì 10-20% số nhân viên có thể bị quá tải khi số lượng nhân viên làm việc từ xa tăng vọt. Hơn nữa, Siegfried lưu ý: phần cứng VPN không phải là thứ bạn có thể dễ dàng đặt hàng được tại Best Buy hay NewEgg, quá trình mua thiết bị và cài đặt có thể mất đến vài tuần. Cách để giải quyết vấn đề này đó là doanh nghiệp hãy sử dụng các sản phẩm SaaS với các nghiệp vụ cốt lõi như bộ Office (Office 365, GSuite), CRM (Salesforce), HR (Workday) và cộng tác (Microsoft Teams, Slack), nhân viên có thể truy cập vào các ứng dụng này mà không thiết lập VPN session.
- VoIP và gọi điện từ xa
Các tổ chức call center sử dụng hệ thống VoIP để xử lý các cuộc gọi thoại. Mặc dù có rất nhiều dịch vụ có thể hỗ trợ các nhân viên làm việc từ xa qua VPN, nhưng nó lại làm phát sinh ra vấn đề về lưu lượng khi số lượng người dùng tăng lên mạnh mẽ. Bên cạnh đó các nhân viên văn phòng cũng cần nhận các cuộc gọi đến số điện thoại cơ quan trên một thiết bị từ xa như điện thoại di động cá nhân/công ty hoặc PC. Quá trình thiết lập để chuyển tiếp cuộc gọi cùng với khả năng mở rộng khi có nhu cầu phải là một phần của chính sách WFH.
- Cơ sở hạ tầng VDI
Siegfried chỉ ra rằng "nhiều tổ chức sử dụng các ứng dụng doanh nghiệp truyền thống với quy mô lớn, không bao giờ chậm hơn 100Mbps LAN giữa clients và server". Nhưng chúng không được thiết kế để hoạt động trên các kết nối từ xa có độ trễ cao và "đơn giản là có thể không sử dụng được từ xa", ông nói thêm. Tùy chọn từ xa duy nhất cho các ứng dụng cũ là một số dạng VDI (cơ sở hạ tầng máy tính để bàn ảo) như remote desktop hoặc phần mềm streaming. Thật không may, nếu chúng được phân phối từ các máy chủ nội bộ của doanh nghiệp thì chúng phải chịu cùng giới hạn băng thông và tài nguyên như chính VPN. Trong trường hợp này thì SaaS chính là cứu tinh vì các tổ chức đã áp dụng các dịch vụ như AWS Workspaces, dinCloud hoặc VMware Horizon Cloud... có thể dễ dàng thêm dung lượng và tài nguyên mà không cần bổ sung thêm bất kỳ phần cứng hoặc băng thông nào.
- Nhân viên hỗ trợ khách hàng và bảo mật từ xa
Khác với những nhân viên am hiểu công nghệ và các chuyên gia CNTT, hầu hết đối với các nhân viên thường, việc áp dụng hình thức WFH toàn thời gian sẽ phần nào gây khó khăn cho nhân viên về mặt kỹ thuật và thói quen làm việc. Nhân viên không chỉ gặp phải sự cố mạng khi phải chia sẻ băng thông với các thành viên gia đình khác khi họ xem video và chơi trò chơi trực tuyến, mà còn cả vấn đề bảo mật khiến PC cá nhân bị nhiễm phần mềm độc hại. Tuy nhiên, trong thời đại của Netflix và YouTube này thì hầu hết các nhân viên đa số đều có đủ dung lượng băng thông rộng để làm việc từ xa tại nhà. Thật vậy, FCC đã báo cáo rằng vào tháng 12 năm 2018, tốc độ tải xuống trung bình đo được trên 14 ISP là 72 Mbps. Do đó, hầu hết các nhân viên sẽ sở hữu đường truyền 100 Mbps, có nghĩa là các sự cố mạng có thể liên quan đến tranh chấp tài nguyên hoặc vấn đề bảo mật, chứ không phải do dung lượng.
Các nhân viên hỗ trợ CNTT của doanh nghiệp có thể sẽ nhận được rất nhiều cuộc gọi xin hỗ trợ từ các nhân viên khi họ làm việc tại nhà bởi đa số các nhân viên không quen với các tình huống làm việc kết nối từ xa này. Trong khi đó các vấn đề cần hỗ trợ sẽ khó được chẩn đoán từ xa vì chúng liên quan đến mạng và phần cứng của bên thứ ba. Siegfried lưu ý rằng kể các các nhân viên WFH đá có kinh nghiệm cũng có thể gặp phải các vấn đề về trong việc thích nghi với môi trường biệt lập, chủ yếu dựa vào các công cụ cộng tác và truyền thông trực tuyến. Ông nói thêm rằng:
"Ngay cả những nhân viên văn phòng cũng có thể không quen thuộc với các công cụ cộng tác như Slack hoặc Teams, vì phần lớn sự tương tác của họ trong văn phòng là giữa người với người hoặc theo nhóm. Mặc dù vài tuần đầu tiên có thể rất khó khăn, nhưng sau đó các nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong việc cộng tác tại nhà."
Một số khuyến nghị
Các chính sách được tạo ra để đối phó với khủng hoảng không hoàn toàn là tối ưu nhất nhưng trong tình hình hiện tại đòi hỏi các nhân viên phải kiên nhẫn để xử lý các vấn đề của WFH trong ngắn hạn. Đồng thời, các tổ chức CNTT phải gấp rút cung cấp dịch vụ mới, mở rộng năng lực và các quy trình hỗ trợ giải quyết các vấn đề quan trọng. Danh sách các việc cần ưu tiên làm bao gồm:
- Kiểm tra kỹ lưỡng cơ sở hạ tầng mạng từ xa, VPN gateways, các thiết bị bảo mật khác - để xác định các vấn đề về hiệu suất và các điểm lỗi tiềm ẩn. Giám sát cơ sở hạ tầng mạng từ xa đặc biệt khó khăn vì lưu lượng truy cập qua nhiều ISP theo những cách không thể đoán trước.
- Hãy chuẩn bị một đội hỗ trợ IT chuyên biệt để xử lý các cuộc gọi và tạo tài liệu hướng dẫn cho các nhân viên làm việc từ xa. Thu thập các vấn đề từ chính các nhân viên để tạo lập những tài liệu hỗ trợ như cách thực hiện, câu hỏi thường gặp và hướng dẫn khắc phục sự cố DIY. Một ý tưởng từ Siegfried là doanh nghiệp hãy thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến hoặc AMAs để cho phép nhân viên tương tác trực tiếp với các chuyên gia hỗ trợ và xem các hướng dẫn trực quan.
- Trong trung hạn, hãy thay đổi các dịch vụ như email, hệ thống cộng tác, VDI và file sharing... thành SaaS.
Các tổ chức vượt qua được các thách thức và áp dụng hình thức WFH trong ngắn hạn thành công sẽ tạo nền tảng cho nhân sự làm việc hiệu quả hơn trong tương lai phòng trường hợp các sự cố bất khả kháng ập đến.
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
>> Có thể bạn quan tâm: Làm cách nào tôi có thể làm việc từ xa nếu bị cách ly vì COVID-19?
