Cách thiết lập cơ sở hạ tầng CNTT cho doanh nghiệp nhỏ
Một cơ sở hạ tầng CNTT bao gồm tất cả các thành phần sau: phần cứng, phần mềm, dịch vụ và tài nguyên mạng cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Phát triển cơ sở hạ tầng CNTT nội bộ là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp và dịch vụ CNTT cho các hoạt động liên quan tới nhân viên, đối tác và khách hàng để tăng trưởng và tăng năng suất kinh doanh.
Tuy nhiên việc phát triển cơ sở hạ tầng CNTT nội bộ có thể gặp rất nhiều khó khăn: từ chia sẻ tập tin và dịch vụ cộng tác, đến truyền thông, đến bảo mật và ổn định mạng, hỗ trợ helpdesk và chương trình quản lý phần cứng, các tùy chọn này rất rộng lớn và không có nhiều hướng dẫn.
Cuối cùng, việc thiết lập cơ sở hạ tầng CNTT phải phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Bizfly Cloud chia sẻ 5 mẹo dưới đây có thể giúp doanh nghiệp mọi quy mô trong mọi ngành nghề phát triển cơ sở hạ tầng lâu dài, bền vững và có thể mở rộng theo nhu cầu.
Xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT
Bắt đầu với những điều cần thiết
Với bất kỳ cơ sở hạ tầng CNTT kinh doanh nào, có một vài yếu tố cần được ưu tiên hơn tất cả.
1. Phần cứng
Rõ ràng, nếu không có phần cứng thì sẽ không có cơ sở hạ tầng, một thiết lập phần cứng tốt sẽ quyết định rất nhiều đến chất lượng. Hãy bắt đầu xây dựng hạ tầng CNTT với các server chất lượng tốt.
Sẽ không cần phải có máy chủ khi có dưới 3 workstation, nhưng nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng thì phải đầu tư nghiêm túc vào cơ sở hạ tầng CNTT. Một máy chủ thực tế có giá không quá một máy tính để bàn có thể phục vụ 25 người dùng trở lên, nhưng đối với hầu hết các doanh nghiệp quy mô nhỏ, tỷ lệ một máy chủ cho 10 người dùng là lý tưởng.
2. Phần mềm
Phần mềm bao gồm: hệ điều hành, các công cụ phục vụ cho công việc hàng ngày của nhân viên và doanh nghiệp. Hãy nghiên cứu về nhu cầu của doanh nghiệp và lựa chọn các công cụ và phần mềm thích hợp để hỗ trợ hoặc hợp lý hóa các quy trình làm việc.
Microsoft Office không phải là lựa chọn duy nhất, chúng ta có Google Google G-Suite cho phép tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tuyến, mang lại khả năng truy cập dễ dàng hơn cho các dự án nhóm chung, chỉ hoạt động được khi có internet.
Nếu bạn là một doanh nghiệp thương mại điện tử có cửa hàng, bây giờ là thời điểm quan trọng để mua sắm công nghệ cho từng điểm bán hàng. Hãy phân tích nhu cầu và đáp ứng các nhu cầu công nghệ đó.
Giao tiếp
Email là một công cụ giao tiếp quan trọng trong doanh nghiệp. Có được hệ thống phù hợp là điều cần thiết nếu bạn muốn giao tiếp và quản lý các tin nhắn gửi và nhận hiệu quả.
Mặc dù có thể thiết lập và chạy một hệ thống email trong nhà, nhưng điều này chỉ thực sự thiết thực nếu doanh nghiệp có máy chủ của riêng mình. Các công ty mới và nhỏ nên sử dụng dịch vụ email của một nhà cung cấp dịch vụ email riêng biệt để trở nên linh hoạt hơn và giảm chi phí quản lý.
Thật khó để so sánh các nhà cung cấp dịch vụ email trừ khi bạn xác định rất rõ đâu là nhu cầu của doanh nghiệp: bạn cần bao nhiêu địa chỉ email, doanh nghiệp của bạn có khả năng phát triển như thế nào và bạn sử dụng phần mềm và thiết bị nào.
Email thường đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, do đó điều quan trọng là phải kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ email đó đáp ứng như thế nào về thời gian phục vụ và thời gian phản hồi.
Cơ sở hạ tầng CNTT bên ngoài
Nếu thiết lập hệ thống email riêng, doanh nghiệp sẽ tốn thời gian, công sức để quản lý và bảo mật email, lúc này doanh nghiệp sẽ có lợi hơn khi thuê dịch vụ IT support.
IT support không chỉ giúp doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ email, mà họ còn có thể cung cấp sự hỗ trợ về kiến thức cơ sở hạ tầng CNTT cần thiết cho doanh nghiệp, bạn không cần phải dành quá nhiều thời gian để tìm cách tích hợp phần mềm CRM, thay vào đó bạn sẽ có thời gian để tập trung vào phát triển công việc kinh doanh. Tương tự, thuê ngoài bộ phận CNTT giúp doanh nghiệp sở hữu một nhóm CNTT chuyên dụng có thể hỗ trợ các vấn đề liên quan đến máy chủ, bảo vệ dữ liệu và bảo mật máy tính, trong khi vẫn giảm được chi phí đồng thời giảm tải được cho đội ngũ cốt lõi.
Mẹo xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT
- Đơn giản hóa
Đơn giản là chìa khóa cho sự thành công của một doanh nghiệp nhỏ, thay vì cố gắng tùy chỉnh cơ sở hạ tầng để đáp ứng tất cả các nhu cầu của khách hàng, tốt nhất là bạn nên chọn cách tiếp cận tiêu chuẩn, đặc biệt là khi mua sắm thiết bị, sản phẩm. Việc lựa chọn các sản phẩm được tiêu chuẩn hóa giúp giảm nhu cầu đào tạo phức tạp và tốn kém, giảm chi phí khắc phục sự cố và chi phí cập nhật.
- Có thể mở rộng
Khi xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, hãy dự đoán mức độ phát triển tiềm năng trong tương lai của doanh nghiệp và lên kế hoạch kinh doanh cho hiện tại và tương lai. Ví dụ dịch vụ chia sẻ tệp cơ bản có thể hoạt động tốt với 20 nhân viên hiện tại, nhưng 5 năm sau với vài trăm nhân viên, hệ thống đó sẽ tăng tải và cũng cần tăng cấu hình để đảm bảo được năng suất làm việc hiệu quả.
Doanh nghiệp phải lựa chọn mua sắm các sản phẩm có khả năng mở rộng, có khả năng tăng trưởng cùng doanh nghiệp, có các tùy chọn thêm chức năng. Lựa chọn hệ thống có khả năng mở rộng sẽ giúp doanh nghiệp tránh mất mát chi phí chuyển đổi trong tương lai như đào tạo lại toàn công ty, chưa kể trường hợp rủi ro dữ liệu bị mất và không thể phục hồi.
May mắn là với vô số dịch vụ dựa trên đám mây được cung cấp hiện nay, việc mở rộng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với chi phí phải chăng phù hợp với mọi nhu cầu. Các hệ thống dựa trên đám mây cực kỳ rất linh hoạt với độ sẵn sàng cao có thể mở rộng theo quy mô, khoảng cách và ngành…
- Quy trình trực quan
Điều quan trọng khi thiết lập cơ sở hạ tầng CNTT là phải đặt các ranh giới và quy trình rõ ràng để nhân sự tuân theo ngay từ đầu, luôn luôn chọn các bản sửa lỗi và làm ra những quy trình có thể theo dõi. Là chủ sở hữu hoặc người quản lý doanh nghiệp, bạn cần tránh việc thôi thúc và ép đẩy nhanh quá trình xây dựng hệ thống, bên cạnh đó phải xây dựng một mạng lưới các bản sửa lỗi tạm thời để khắc phục các sự cố và tạo ra một khối hệ thống ngầm để nếu bạn không có mặt ở công ty thì mọi hoạt động vẫn diễn ra bình thường.
Muốn trở nên linh hoạt thì doanh nghiệp phải đặt ra các hướng dẫn cấu trúc và thủ tục hành chính cho tất cả nhân viên tuân theo khi thực hiện thay đổi cấu trúc.
- Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp
Khi lựa chọn phần mềm, dịch vụ hoặc IT Support, hãy xem xét về chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp: phản hồi nhanh chóng và hiệu quả khi gặp sự cố, hay phải chờ điện thoại hàng giờ và phải qua rất nhiều lớp mới được hỗ trợ...
Khi tìm hiểu và đánh giá các nhà cung cấp, bạn nên xây dựng mối quan hệ ngang hàng với nhân viên hỗ trợ và nhân viên bán hàng, tạo ra một đường dây trực tiếp để khắc phục sự cố và nhận được các hỗ trợ kỹ thuật sau này.
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
>> Có thể bạn quan tâm: Lợi ích khi "thuê ngoài" hệ thống máy chủ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
