BI là gì? Cách hoạt động của Business Intelligence trong doanh nghiệp

Vinh Phạm

3527

30-06-2021

Ứng dụng và cách hoạt động thực tế doanh nghiệp cần biết để tận dụng

Chúng ta đã từng nghe thấy khái niệm này nhiều lần trong kinh doanh nhưng không có mấy người hiểu về tầm quan trọng của nó. BI ban đầu xuất hiện vào những năm 1960 như một hệ thống chia sẻ thông tin giữa các tổ chức. Nó tiếp tục phát triển vào những năm 1980 cùng với các mô hình máy tính để ra quyết định và biến dữ liệu thành insights trước khi trở thành giải pháp dịch vụ công nghệ tiên tiến như hiện nay. 

Bizfly Cloud sẽ cùng bạn đi tìm hiểu sâu về định nghĩa Business Intelligence là gì và những đóng góp của nó cho hoạt động doanh nghiệp nói chung.

Business Intelligence là gì?

Business Intelligence hay BI, còn được gọi là trí tuệ doanh nghiệp hoặc kinh doanh thông minh. Có rất nhiều định nghĩa về Business Intelligence, bạn có thể hiểu BI là một tập hợp các quy trình, kiến trúc và công nghệ chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, giúp tổ chức đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược. BI là một thuật ngữ bao gồm các công việc: khai thác dữ liệu, công cụ dữ liệu, phân tích kinh doanh, trực quan hóa dữ liệu, cơ sở hạ tầng và các phương pháp tốt nhất. Từ đó giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu trong các bản phân tích tóm tắt một cách nhanh chóng và đưa ra các quyết định dạng data-driven (quyết định dựa trên dữ liệu) hiệu quả. BI là công cụ giúp doanh nghiệp mở khóa tiềm năng bán hàng và tiếp thị, đồng thời đổi mới khả năng kinh doanh.

Khái niệm Business Intelligence được đưa ra bởi Tập đoàn Gartner từ năm 1996. Nó được định nghĩa là việc áp dụng một tập hợp các phương pháp và công nghệ, chẳng hạn như J2EE, DOTNET, Dịch vụ web, XML, kho dữ liệu, OLAP, Khai thác dữ liệu, công nghệ đại diện, v.v., nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý quyết định để đạt được lợi thế cạnh tranh.

Business Intelligence (BI) có ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định kinh doanh, chiến lược, chiến thuật và hoạt động của tổ chức. BI hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên thực tiễn bằng cách sử dụng dữ liệu thu thập trong quá trình hoạt động hơn là các giả định hay linh cảm.

Lợi ích của Business Intelligence

Trí tuệ kinh doanh giúp các tổ chức trở thành doanh nghiệp dựa trên dữ liệu, cải thiện hiệu suất và đạt được lợi thế cạnh tranh:

• Cải thiện độ chính xác của dữ liệu, báo cáo nhanh chóng và nhanh xác giúp đưa ra quyết định đúng đắn, đạt được lợi thế cạnh tranh
• Xác định và giảm thiểu sự kém hiệu quả, loại bỏ lãng phí, gian lận và lạm dụng, nâng cao tính minh bạch ở tất cả các cấp
• Cải thiện ROI bằng cách hiểu doanh nghiệp và phân bổ nguồn lực một cách thông minh để đáp ứng các mục tiêu chiến lược, tăng hiệu quả hoạt động
• Cung cấp cái nhìn 360º về khách hàng (hành vi, sở thích, xu hướng…) để nhắm mục tiêu tốt hơn với các khách hàng tiềm năng hoặc điều chỉnh sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu thị trường đang thay đổi.
• Giám sát hoạt động kinh doanh, khắc phục hoặc thực hiện các cải tiến liên tục, được thúc đẩy bởi insight về dữ liệu.
• Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng bằng cách giám sát hoạt động lên xuống của dây chuyền và trao đổi kết quả với các đối tác và nhà cung cấp.
• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nhân viên.

Cách thức hoạt động của Business Intelligence?

Mặc dù Business Intelligence được sử dụng theo những cách khác nhau và cho các mục đích khác nhau, nhưng quá trình này khá thống nhất trong tất cả các ngành và thường diễn ra như sau:

• Khai thác dữ liệu: Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm dữ liệu nội bộ công ty và dữ liệu thị trường bên ngoài được thu thập, tích hợp và lưu trữ; Sử dụng cơ sở dữ liệu, thống kê và học máy (ML) để khám phá các xu hướng trong tập dữ liệu lớn
• Báo cáo: Chia sẻ phân tích dữ liệu cho các bên liên quan sau đó có thể đưa ra kết luận cũng như các quyết định đúng đắn
• Chỉ số hiệu suất và benmark: So sánh dữ liệu hiệu suất hiện tại với dữ liệu lịch sử để theo dõi hiệu suất so với mục tiêu, thường sử dụng trang tổng quan tùy chỉnh
• Phân tích mô tả: Sử dụng phân tích dữ liệu sơ bộ để tìm hiểu thông tin
• Truy vấn: Các nhà phân tích dữ liệu chạy các truy vấn dựa trên các tập dữ liệu hoặc mô hình
• Phân tích thống kê: Lấy kết quả từ phân tích mô tả và khai thác thêm dữ liệu bằng cách sử dụng thống kê, ví dụ như xu hướng này xảy ra như thế nào và tại sao
• Trực quan hóa dữ liệu: Kết quả của các truy vấn được sử dụng để tạo ra các hình ảnh trực quan dưới dạng biểu đồ, đồ thị, biểu đồ hoặc các đại diện trực quan khác, cùng với bảng điều khiển và báo cáo BI
• Phân tích trực quan: Khám phá dữ liệu thông qua cách kể chuyện bằng hình ảnh để truyền đạt insight một cách nhanh chóng và theo dõi luồng phân tích
• Chuẩn bị dữ liệu: Tập dữ liệu được tạo và chuẩn bị cho phân tích dữ liệu, thường bằng cách tạo các mô hình phân tích dữ liệu
• Đưa ra quyết định: Doanh nghiệp sử dụng trực quan hóa dữ liệu và báo cáo để giúp họ đưa ra quyết định; họ cũng có thể sử dụng bảng điều khiển BI của mình để thăm dò thêm vào dữ liệu để biết thêm thông tin.

Hệ thống Business Intelligence gồm những gì?

Các thành phần chính của BI bao gồm:

1. Xử lý phân tích trực tuyến - OLAP (Online analytical processing)

OLAP là một kỹ thuật kinh doanh thông minh quan trọng, được sử dụng để giải quyết các vấn đề phân tích với các khía cạnh khác nhau. Lợi ích chính của việc sử dụng OLAP là tính chất đa chiều của nó cung cấp cho người dùng cái nhìn toàn cảnh về các vấn đề dữ liệu từ các góc nhìn khác nhau. Bằng cách đó, họ thậm chí có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình phân tích. OLAP chủ yếu được sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ như lập ngân sách, phân tích dữ liệu CRM và dự báo tài chính.

2. Phân tích nâng cao (Advanced Analytics)

còn được gọi là khai thác dữ liệu (data mining), dự báo (forecasting) hoặc phân tích dự đoán, điều này tận dụng các kỹ thuật phân tích thống kê để dự đoán hoặc cung cấp các biện pháp chắc chắn về sự kiện.

3. Quản lý hiệu suất công ty - CPM (Corporate Performance Management )

Bộ công cụ này cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xem xét số liệu thống kê của các sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định. Ví dụ: một chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh có thể phân tích việc bán một số mặt hàng và kết quả là thực hiện các sửa đổi theo địa phương, khu vực và quốc gia đối với các món ăn trên thực đơn. Dữ liệu cũng có thể được sử dụng để dự đoán thị trường nào mà một sản phẩm mới có thể thành công tốt nhất.

4. Real-time BI

Nó cho phép phân phối số liệu theo thời gian thực thông qua email, hệ thống nhắn tin hay các màn hình tương tác.

5. Data warehouse

Đây là thành phần quan trọng của trí tuệ kinh doanh. Lưu trữ dữ liệu cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sàng lọc dữ liệu giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Xem xét dữ liệu bán hàng trong vài năm có thể giúp cải thiện việc phát triển sản phẩm hoặc điều chỉnh các dịch vụ theo mùa. Data warehouse cũng có thể được sử dụng để xem các số liệu thống kê của các quy trình kinh doanh bao gồm cả cách chúng liên quan với nhau. Ví dụ: chủ doanh nghiệp có thể so sánh thời gian vận chuyển ở các cơ sở khác nhau để xem quy trình và nhóm nào làm việc hiệu quả nhất. Data warehouse cũng liên quan đến việc lưu trữ một lượng lớn dữ liệu theo những cách có lợi cho các bộ phận khác nhau trong công ty.

6. Data sources

Thành phần này của BI liên quan đến các dạng dữ liệu được lưu trữ khác nhau. Đó là việc lấy dữ liệu thô và sử dụng các ứng dụng phần mềm để tạo ra các nguồn dữ liệu có ý nghĩa mà mỗi bộ phận có thể sử dụng để tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh. Các nhà phân tích BI sử dụng chiến lược này có thể tạo ra các công cụ dữ liệu cho phép đưa dữ liệu vào một bộ nhớ cache lớn gồm các bảng tính, biểu đồ, bảng hoặc đồ thị có thể được sử dụng cho nhiều mục đích kinh doanh khác nhau. Ví dụ: dữ liệu có thể được sử dụng để tạo bản trình bày giúp cấu trúc các mục tiêu nhóm có thể đạt được. Nhìn vào khía cạnh chiến lược của nguồn dữ liệu cũng có thể giúp các tổ chức đưa ra các quyết định dựa trên thực tế có tính đến cái nhìn tổng thể hơn về nhu cầu của công ty.

Tại sao Business Intelligence lại quan trọng?

BI có thể giúp các công ty đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách hiển thị dữ liệu hiện tại và quá khứ. Các nhà phân tích có thể tận dụng BI để cung cấp các tiêu chuẩn nhằm xác định hiệu suất và đối thủ cạnh tranh ở các quy trình khác nhau để giúp tổ chức hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn. Các nhà phân tích cũng có thể dễ dàng phát hiện xu hướng thị trường và phát hiện ra vấn đề kinh doanh cần giải quyết để tăng doanh số bán hàng hoặc doanh thu. Nếu được sử dụng hiệu quả, các dữ liệu phù hợp có thể giúp ích cho công ty trong mọi việc, từ việc tuân thủ nguyên tắc cho đến tuyển dụng hiệu quả.

Dưới đây là một số cách mà BI có thể giúp các công ty đưa ra quyết định thông minh hơn, dựa trên dữ liệu:

• Xác định các cách để tăng lợi nhuận
• Phân tích hành vi của khách hàng
• So sánh dữ liệu với đối thủ cạnh tranh
• Theo dõi hiệu suất
• Tối ưu hóa hoạt động
• Dự đoán thành công
• Xu hướng thị trường giao ngay (spot market: một thị trường mà trong đó, hàng hóa và tiền tệ được buôn bán giao ngay khác với thị trường tương lai hoặc thị trường cùng hạn)
• Khám phá các vấn đề hoặc sự cố

Cách thức hoạt động của Business Intelligence? 

Cách thức hoạt động của BI hay còn gọi là phương pháp triển khai của hệ thống BI là điều mà không ít người thắc mắc. Chúng ta đều biết, các doanh nghiệp và tổ chức đều có câu hỏi và mục tiêu riêng biệt. Để trả lời cho những câu hỏi này và theo dõi hiệu suất của những mục tiêu, họ cần thu thập dữ liệu cần thiết, phân tích dữ liệu đó và xác định những hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu của họ.

Về mặt kỹ thuật, nó được chia thành các bước sau:

Bước 1: Thu thập và trích xuất dữ liệu thô từ cơ sở dữ liệu của công ty và hoạt động của doanh nghiệp.  

Bước 2: Dữ liệu được xử lý, làm sạch và chuyển vào kho dữ liệu. Thành lập các bảng dữ liệu liên kết và các khối dữ liệu được hình thành.

Bước 3: Sử dụng hệ thống BI, người dùng có thể hỏi han, truy cập dữ liệu, yêu cầu báo cáo đột xuất hoặc tiến hành bất kỳ phân tích nào khác để trả lời các câu hỏi kinh doanh.

Ví dụ về Business Intelligence được sử dụng trong thực tế

Báo cáo là một yêu tố quan trọng trong BI và dashboard có lẽ là công cụ BI điển hình. Dashboard là các ứng dụng phần mềm được lưu trữ tự động kết hợp dữ liệu có sẵn tạo thành các biểu đồ và đồ thị, từ đó người dùng có thể nắm bắt trạng thái hiện tại của công ty.

Mặc dù BI sẽ không thể cho doanh nghiệp biết phải làm gì hoặc điều gì sẽ xảy ra nếu họ tham gia một khóa học nhất định, nhưng nó cũng không chỉ đơn giản xoay quanh việc tạo báo cáo. Thay vào đó, BI là một thuật ngữ bao hàm các quy trình và phương pháp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh của công ty để tối ưu hóa hiệu suất. 

Ví dụ, một công ty muốn quản lý tốt hơn chuỗi cung ứng của mình cần có khả năng làm BI để xác định nơi nào đang xảy ra sự chậm trễ và phương thức vận tải nào hay sản phẩm nào thường gây ra sự chậm trễ nhất. 

Một chủ khách sạn sử dụng các ứng dụng phân tích BI để thu thập thông tin thống kê về công suất phòng trung bình và giá phòng. Từ đó thống kê tổng doanh thu được tạo ra trên mỗi phòng. Nó cũng thu thập số liệu thống kê về thị phần và dữ liệu từ các cuộc khảo sát khách hàng từ mỗi khách sạn để quyết định vị thế cạnh tranh của nó trên các thị trường khác nhau. Bằng cách phân tích các xu hướng này qua từng năm, từng tháng và từng ngày, các nhà quản lý khách sạn có thể tung ra các chương trình khuyến mãi hợp lý khi đến mùa du lịch.

Các nhà cung cấp BI là Tableau và G2 cũng đưa ra các ví dụ cụ thể về cách các tổ chức có thể đưa các công cụ BI vào sử dụng:

• Một công ty kinh doanh mảng sát nhập có thể sử dụng BI để theo dõi quá trình mua lại và giữ chân nhân viên cũ.
• Các công cụ BI có thể tự động tạo báo cáo bán hàng và giao hàng từ dữ liệu CRM.
• Một nhóm bán hàng có thể sử dụng BI để tạo một bảng dashboard cho thấy khách hàng tiềm năng của mỗi đại diện đang ở đâu trên lộ trình bán hàng. 
• Tính năng Giải thích Dữ liệu của Tableau giúp nhanh chóng xác định các giải thích có thể có về các ngoại lệ và xu hướng trong dữ liệu.

Ưu nhược điểm của Business Intelligence?

Ưu điểm

Dưới đây là một số lợi thế của việc sử dụng Hệ thống BI trong kinh doanh:

1. Tăng năng suất

Với công cụ BI, các doanh nghiệp có thể tạo báo cáo chỉ với một cú nhấp chuột, do đó tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên. Nó cũng cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

2. Cải thiện khả năng hiển thị

BI cũng giúp cải thiện khả năng hiển thị của các quy trình này và giúp xác định bất kỳ vấn đề nào cần chú ý.

3. Khắc phục trách nhiệm giải trình

Hệ thống BI chỉ định trách nhiệm giải trình trong tổ chức vì phải có người chịu trách nhiệm giải trình và đảm nhiệm đối với hoạt động của tổ chức trong các mục tiêu đã đặt ra.

4. Mang đến một cái nhìn tổng quan toàn diện

Hệ thống BI cũng giúp người ra quyết định có được cái nhìn tổng quan và toàn diện về mọi vấn đề thông qua các tính năng BI điển hình như dashboard và scorecard. 

5. Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh

BI loại bỏ tất cả sự phức tạp liên quan đến các quy trình kinh doanh. Nó cũng tự động hóa việc phân tích bằng cách đưa ra phân tích dự đoán, lập mô hình máy tính, đo điểm chuẩn và các phương pháp luận khác.

6. Giúp quá trình phân tích dễ dàng hơn

Phần mềm BI đang ngày càng phổ biến và trở nên dễ sử dụng hơn, ngay cả những người dùng không chuyên về kỹ thuật hoặc không phải là nhà phân tích cũng có thể thu thập và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Điều này góp phần lan tỏa sức mạnh của phân tích đến với nhiều người dùng hơn.

Nhược điểm của hệ thống BI

1. Chi phí

Kinh doanh thông minh hơn có thể gây tốn kém cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc sử dụng loại hệ thống như vậy có thể tốn kém cho các giao dịch kinh doanh thông thường.

2. Độ phức tạp

Một nhược điểm khác của BI là sự phức tạp trong triển khai kho dữ liệu. Nó có thể phức tạp đến mức gây ra sự cứng nhắc trong quy trình kinh doanh.

3. Khả năng ứng dụng còn hạn chế

Giống như tất cả các công nghệ cải tiến khác, BI lần đầu tiên được thành lập dựa trên khả năng chi trả của các công ty nhiều tiềm lực về tài chính. Do đó, hệ thống BI vẫn chưa phù hợp với nhiều công ty vừa và nhỏ.

4. Tiêu tốn thời gian thực hiện

Phải mất gần một năm rưỡi để hệ thống kho dữ liệu được hoàn thiện. Do đó, nó là một quá trình tốn nhiều thời gian.

Tương lai của Business Intelligence? Xu hướng trong kinh doanh thông minh

Sau đây là một số xu hướng về phân tích và BI doanh nghiệp nên biết.

• Trí tuệ nhân tạo: Báo cáo của Gartner chỉ ra rằng AI và học máy hiện đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp do trí tuệ con người thực hiện. Khả năng này đang được tận dụng để đưa ra phân tích dữ liệu thời gian thực và báo cáo dashboard.
• BI cộng tác: Phần mềm BI kết hợp với các công cụ cộng tác, bao gồm mạng xã hội và các công nghệ mới nhất khác giúp tăng cường khả năng làm việc và chia sẻ của các nhóm để đưa ra quyết định hợp tác.
• BI nhúng:BI nhúng cho phép tích hợp phần mềm BI hoặc một số tính năng của nó vào một ứng dụng kinh doanh khác để nâng cao và mở rộng chức năng báo cáo của nó.
• Phân tích đám mây: Các ứng dụng BI sẽ sớm được cung cấp trên đám mây và nhiều doanh nghiệp sẽ chuyển sang công nghệ này. Theo dự đoán của họ trong vòng vài năm tới, chi tiêu cho phân tích dựa trên đám mây sẽ tăng nhanh hơn 4,5 lần.

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu khái niệm Business Intelligence là gì và những vấn đề xoay quanh nó. Tóm lại, BI là một tập hợp các quy trình, kiến trúc và công nghệ chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, phục vụ phát triển kinh doanh.

Công nghệ BI có thể được sử dụng bởi Nhà phân tích dữ liệu, dân IT, người dùng doanh nghiệp và người đứng đầu công ty, với mục đích cải thiện khả năng hiển thị, năng suất và khắc phục trách nhiệm, tuy nhiên, điểm hạn chế của BI là quá trình tốn kém thời gian và rất phức tạp.

Theo BizFly Cloud