Trang chủ Cloud Computing

8 lý do tại sao email của doanh nghiệp bị khách hàng bỏ qua

8 lý do tại sao email của doanh nghiệp bị khách hàng bỏ qua

Email của doanh nghiệp sở hữu thông điệp cụ thể, định dạng rõ ràng, khách hàng của bạn đã xác nhận nhận email từ bạn. Tuy nhiên, khách hàng lại dường như lại không nhận được những email này.

Ngay cả những dịch vụ gửi email marketing chuyên nghiệp như Mailchimp cũng xác nhận rằng 10-20% email được gửi từ hệ thống của họ không tới được khách hàng.

Để giảm tỉ lệ này, doanh nghiệp cần hiểu lý do tại sao email không được đưa vào hộp thư đến của khách hàng.

1. Bộ lọc thư rác ngày càng nghiêm trọng

Cuộc chiến SPAM là một "cuộc chạy đua vũ trang leo thang". Bộ lọc SPAM liên tục cải thiện thuật toán để lọc các tin nhắn không mong muốn vì những kẻ gửi thư rác luôn nghĩ ra những cách mới để vượt qua các bộ lọc này.

"84% email là SPAM" - Radicati Group

Hiện tại các bộ lọc thư rác của công ty và tường lửa email đang xử lý một lượng lớn các email đến giống hệt như SPAM.

Một số ngành công nghiệp cho thấy tỷ lệ thư spam trung bình cao hơn so với những ngành khác. Do đó bạn cần lưu ý điều chỉnh sao cho phù hợp với ngành để đáp ứng các yêu cầu "không spam" của email.

2. Quản trị viên máy chủ email

Quản trị viên máy chủ kiểm tra mọi email đến và gán cho nó điểm SPAM.

SpamAssassin là một công cụ phổ biến thường được sử dụng để xác định các thư không mong muốn bằng cách quét và đánh giá tất cả nội dung trong thư email. Danh sách các tiêu chí được cung cấp để chấm điểm các email SPAM ngày càng dài hơn.

Rõ ràng "Fast Viagra Delivery" là một chỉ số mạnh mẽ của thông điệp SPAM. Tuy nhiên, có nhiều yếu tố được sử dụng để chấm điểm tiêu cực các email laị xuất hiện trong một email hợp pháp.

3. Phân rã tự nhiên

Danh sách email liên tục bị bỏ quên. Số lượng nhân viên được thuê và sa thải liên tục. Các công ty được mua lại. Vị trí mới được tạo ra. Doanh nghiệp thu hẹp và phình ra mỗi quý.

Do phân rã danh sách tự nhiên, một số lượng địa chỉ email nhất định doanh nghiệp sẽ không gửi đến được.

Nếu tỷ lệ được thuê/sa thải hàng tháng là 4,5% và bạn không gửi email cho một danh sách cụ thể trong 3 tháng, thì có khả năng 12,9% số liên lạc của bạn có thể đã rời khỏi công ty của họ khi email tiếp theo của bạn được gửi.

4.Tạm thời không thể nhận được email

Phản hồi này xảy ra khi máy chủ từ chối email do tình trạng đầy hộp thư đến, hoặc kết nối không thể được thiết lập, hoặc email quá lớn.

Hầu hết các dịch vụ email sẽ cố gắng gửi lại các thư bị trả lại. Ví dụ, Hubspot sẽ cố gắng gửi lại các email đã bị trả lại trong tối đa 72 giờ cho đến khi thư được gửi thành công hoặc bị lỗi vĩnh viễn.

5. Địa chỉ không hợp lệ

Thư bị trả lại cho người gửi vì địa chỉ của người nhận không hợp lệ. Việc không nhận email có thể xảy ra do tên miền không tồn tại hoặc do người nhận không xác định.

Không có kiểm tra chính tả cho email trong khi lỗi đánh máy vẫn xảy ra thường xuyên. Bản thân cá nhân người dùng có thể đã mắc lỗi khi đăng ký, nhân viên bán hàng có thể đã nhập nhầm địa chỉ vào CSM của doanh nghiệp hoặc danh sách email bạn nhận được từ bên thứ 3 bị lỗi.

Cũng có thể người liên hệ đã cố tình cung cấp một địa chỉ email sai, ví dụ trong trường hợp bạn cung cấp một nội dung trực tuyến để nhận lấy một email.

6. Danh tiếng người gửi

"Một danh tiếng tốt có giá trị hơn tiền" - Sylilius Syrus

Một bộ lọc thư rác sẽ đánh giá mức độ quen thuộc hoặc có liên quan của người gửi với người nhận. Danh tiếng người gửi là yếu tố quan trọng nhất được sử dụng để xác định email có được chấp nhận bởi một ISP không.

Danh tiếng của người gửi được theo dõi bởi nhiều yếu tố và được liên kết với tên miền hoặc địa chỉ IP mà email được gửi hoặc kết hợp cả hai. ISP thường sử dụng các công ty bên ngoài để cung cấp dữ liệu về danh tiếng của người gửi nhằm tiến hành sàng lọc email.

Kiểm tra danh tiếng tên miền của doanh nghiệp bằng cách sử dụng một công cụ miễn phí như Return Path's SenderScore hoặc McAfee's TrustedSource.

7. IP trong danh sách đen

Bộ lọc thư rác kiểm tra IP gửi dựa trên phạm vi IP được liệt kê trong danh sách đen. Thật không may, điều đó có nghĩa là nếu bất kỳ ai trong cùng IP đang spam, các tin nhắn hợp pháp của doanh nghiệp cũng có thể bị mắc kẹt trong các bộ lọc.

Ví dụ: nếu một trong hàng triệu người dùng Infusionsoft hoặc Aweber đang làm gì đó spam, nó có thể tạm thời ảnh hưởng đến khả năng cung cấp của những người dùng khác. Đây là lý do tại sao các dịch vụ email hoạt động rất chăm chỉ để đảm bảo người dùng của họ hoạt động theo các điều khoản dịch vụ của mình.

Ở quy mô nhỏ hơn, nếu bộ phận MKT trong doanh nghiệp lạm dụng ứng dụng email, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng gửi email dịch vụ khách hàng.

Lặp lại hành vi phạm tội nhiều lần sẽ có nguy cơ bị liệt vào danh sách đen vĩnh viễn. Hãy kiểm tra tên miền của doanh nghiệp trên Debouncer, nơi theo dõi hơn 100 danh sách đen khác nhau.

8. Tiêu chuẩn của ngành tăng lên

Danh sách điều kiện của email spam tăng lên từng ngày.

DMARC, viết tắt của "Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance", là một đặc tả kỹ thuật được tạo bởi một nhóm doanh nghiệp và tổ chức muốn giúp giảm nguy cơ lạm dụng dựa trên email. Sau đây là những người tham gia DMARC.

8 lý do tại sao email của doanh nghiệp bị khách hàng bỏ qua - Ảnh 1.

Mỗi năm đều diễn hội nghị DMARC nhằm thiết lập các kịch bản tốt nhất để bảo vệ người tiêu dùng khỏi các email gây phiền nhiễu và nguy hiểm. DMARC chủ yếu liên quan đến việc giả mạo email - việc tạo các email với địa chỉ người gửi giả mạo.

Nguồn: tech.vccloud.vn

>> Có thể bạn quan tâm: Lưu trữ email tại sao lại không phải là một phương pháp backup và tại sao cần lưu trữ?

BizFly Cloud là hệ sinh thái điện toán đám mây được vận hành bởi VCCorp - Công ty dẫn đầu trong lĩnh vực truyền thông và internet tại Việt Nam. Với đội ngũ kỹ thuật viên trình độ cao và kinh nghiệm lâu năm làm việc trên các công nghệ khác nhau như cloud, mobile, web..., chúng tôi có đủ khả năng để hỗ trợ đưa ra những giải pháp và công nghệ toàn diện giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Dành cho độc giả quan tâm tới các dịch vụ đám mây do BizFly Cloud cung cấp có thể truy cập tại đây.