Lưu trữ email tại sao lại không phải là một phương pháp backup và tại sao cần lưu trữ email?
Bạn có thực sự hiểu về lưu trữ email? Mỗi ngày, có rất nhiều thông tin, bao gồm hóa đơn, hợp đồng và các nội dung quan trọng trong kinh doanh khác được gửi dưới dạng email trên toàn thế giới. Một giải pháp lưu trữ email cho phép bạn lưu trữ nội dung này lâu dài như một bản sao nguyên mẫu của bản gốc.
Trong khi chuyển giao tài liệu vẫn là mục đích chính của email, việc lưu trữ cũng sẽ đảm bảo rằng dữ liệu luôn có thể được truy xuất khi cần thiết để một công ty không bao giờ gặp rủi ro mất nội dung chính. Lý do cơ bản đằng sau việc lưu trữ là luôn đảm bảo dữ liệu vẫn có thể truy xuất được và có sẵn trong thời gian dài.
Lưu trữ email dưới dạng giải pháp tại chỗ hoặc trên đám mây
Khi nói đến lưu trữ email, các quản trị viên có thể chọn giữa hai biến thể sau:
Đối với việc sử dụng các giải pháp on-premise/tại chỗ, công ty thực sự mua và chạy phần mềm một cách tự động trong môi trường máy chủ của riêng mình. Biến thể này được khuyến nghị cho các công ty có bộ phận CNTT và máy chủ mail riêng của họ tại cơ sở.
Điều tương tự cũng áp dụng nếu một công ty vận hành máy chủ mail của mình trên đám mây và muốn đảm bảo rằng kho lưu trữ vẫn có thể truy cập cục bộ. Khi các dịch vụ đám mây được sử dụng, trách nhiệm bảo trì và vận hành thuộc về nhà cung cấp đám mây và tất cả dữ liệu được đặt trên hệ thống của nhà cung cấp.
Do đó, nếu lựa chọn giải pháp lưu trữ email dựa trên đám mây, công ty cần đảm bảo tối đa tính sẵn sàng và bảo mật trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp cũng nên duy trì lưu trữ email trên máy chủ công ty. Sự cố không thể gửi được email qua gmail thời gian trước cho thấy tầm quan trọng của việc duy trì tính khả dụng của dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Sự cố nghẽn mạng có nghĩa là email không còn có thể được gửi nữa, trường hợp này cho thấy công ty lợi thế của giải pháp on-premise. Một giải pháp on-premise cung cấp cho công ty quyền truy cập đáng tin cậy vào các dữ liệu lưu trữ của chính họ.
Lên chiến lược lưu trữ phù hợp
Trước khi bắt đầu sử dụng giải pháp lưu trữ email, công ty cần hiểu 1 vấn đề quan trọng: Chiến lược lưu trữ đúng đắn là gì? Điều này phụ thuộc vào cả cơ sở hạ tầng email hiện tại và mục tiêu cụ thể của công ty. Câu hỏi sau đây là tối quan trọng: Các email cần được lưu trữ dưới dạng tuân thủ các quy định hay cấu trúc thư mục hiện tại nên được mô phỏng trong kho lưu trữ và đồng thời giảm tải trên server?
Với phương thức lưu trữ mailbox, tất cả các email từ mailbox tương ứng của người dùng sẽ được lưu trữ. Ưu điểm ở đây là cấu trúc thư mục hiện tại đã được chuyển dời và lịch sử đầy đủ của tất cả các email trong mailbox người dùng được lưu trữ.
Người dùng có thể tiếp tục truy cập và di chuyển tất cả các email trong cấu trúc thư mục thông thường của họ thông qua kho lưu trữ. Mặc dù phương pháp lưu trữ này giúp giảm tải server trong dài hạn, nhưng nó rất tốn tài nguyên và có xu hướng làm chậm toàn bộ hệ thống. Hơn nữa, kiểu lưu trữ này không thể đáp ứng các yêu cầu pháp lý vì email có thể bị xóa hoặc thao tác trước khi lưu trữ.
Ngược lại, với phương pháp ghi nhật ký, tất cả các email sẽ được lưu trữ trước khi chúng được gửi đến người dùng. Có thể thực hiện điều này bằng cách cấu hình để tất cả các email gửi đến và gửi đi được tự động sao chép vào hộp thư mà người dùng không thể truy cập được. Vì tất cả các email của hộp thư này được lưu trữ ngay lập tức, người dùng không thể giả mạo hoặc xóa chúng.
Tuy nhiên, các quy định về quyền riêng tư dữ liệu cần phải được tính đến ở đây vì ở một số quốc gia, sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp một cách riêng tư có thể là một vấn đề. Để giải quyết vấn đề này, một công ty có thể ra chính sách cấm hoàn toàn việc sử dụng email riêng hoặc quy định rằng chỉ các dịch vụ email bên ngoài mới có thể được sử dụng cho mục đích ghi nhật ký này.
Do đó, ghi nhật ký bảo vệ tính toàn vẹn của quá trình lưu trữ và làm như vậy, cho phép một công ty tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Tuy nhiên, trong trường hợp này, cấu trúc thư mục người dùng không được giữ lại.
Có thể kết hợp cả hai giải pháp khi sử dụng giải pháp lưu trữ bên ngoài.
Một bản sao lưu/backup không giống với lưu trữ/archive
Và cuối cùng, có lẽ chúng ta nên làm rõ một quan niệm sai lầm phổ biến. Các thuật ngữ lưu trữ và sao lưu thường được sử dụng như từ đồng nghĩa, nhưng điều này là không chính xác. Do đó, trong hầu hết các trường hợp, người ta cho rằng sao lưu là đủ với nhu cầu lưu email doanh nghiệp của công ty. Tuy nhiên, sao lưu email server không thể thay thế được cho chính sách lưu trữ email có trật tự.
Một bản sao lưu có thể chỉ lưu dữ liệu và khôi phục nếu cần trong một khoảng thời gian giới hạn. Nhưng các bản sao lưu không tính đến các yêu cầu pháp lý và cũng không đảm bảo rằng các email quan trọng phục vụ kinh doanh luôn khả dụng và có thể truy xuất được. Sao lưu là vô cùng quan trọng và là mục tiêu đúng đắn, nhưng một bản sao lưu không thể thay thế các chức năng lưu trữ. Và đừng quên, kho lưu trữ email cũng là một phần trong kế hoạch dự phòng của bạn.
Theo Bizfly Cloud tổng hợp
Bizfly Cloud là nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây với chi phí thấp, được vận hành bởi VCCorp.
Bizfly Cloud là một trong 4 doanh nghiệp nòng cốt trong "Chiến dịch thúc đẩy chuyển đổi số bằng công nghệ điện toán đám mây Việt Nam" của Bộ TT&TT; đáp ứng đầy đủ toàn bộ tiêu chí, chỉ tiêu kỹ thuật của nền tảng điện toán đám mây phục vụ Chính phủ điện tử/chính quyền điện tử.
Độc giả quan tâm đến các giải pháp của Bizfly Cloud có thể truy cập tại đây.
DÙNG THỬ MIỄN PHÍ và NHẬN ƯU ĐÃI 3 THÁNG tại: Manage.bizflycloud
