Intranet là gì? Intranet dùng để làm gì?

Bizfly Cloud

2806

07-07-2024

Để hiểu rõ hơn về intranet là gì cũng như tác dụng của một intranet trong doanh nghiệp cùng Bizfly Cloud xem ngay bài viết dưới đây nhé. 

Intranet là gì?

Intranet là một mạng doanh nghiệp riêng được thiết kế để hỗ trợ việc giao tiếp, hợp tác và xử lý công việc giữa các nhân viên trong nội bộ tổ chức. Intranet cung cấp một loạt các mục đích và công dụng khác nhau, nhưng về bản chất, intranet là một mạng nội bộ hỗ trợ công việc cho các nhân viên.

Một mạng intranet đối với các doanh nghiệp khác nhau sẽ có ý nghĩa khác nhau phụ thuộc vào các team và cá nhân làm việc trong nội bộ mạng, quan điểm làm việc, phòng ban và cấu trúc của tổ chức. Đôi khi các khái niệm về intranet thậm chí có thể không rõ ràng. Đó có thể là một website, một platform truyền thông nội bộ, một công cụ cộng tác hay một mạng xã hội doanh nghiệp. Cách doanh nghiệp ứng dụng intranet sẽ trả lời cho câu hỏi này.

Intranet hoạt động như thế nào?

Intranet hoạt động dựa vào việc kết nối hệ thống và thiết bị ở trong một tổ chức qua mạng riêng ảo. Loại mạng này sẽ hoạt động với các bước cơ bản sau đây:

• Kết nối mạng: Máy chủ, máy tính hoặc thiết bị sẽ được kết nối với nhau bằng mạng nội bộ đặc biệt.
• Giao thức mạng: Hiện tại, Intranet sẽ dùng giao thức chính là tcp/ip để các thiết bị giao tiếp với nhau.
• Phân quyền truy cập: Cấu hình phân quyền truy cập sẽ được quản trị mạng thiết lập để người dùng có thể dễ dàng truy cập vào tài nguyên, thông tin mà họ được ủy quyền.
• Cổng thông tin: Giao diện web thường được các tổ chức sử dụng là Intranet portal nhằm mục đích thuận tiện tới ứng dụng, thông tin nội bộ, tài liệu hoặc truy cập trở nên dễ dàng hơn.
• Chia sẻ thông tin, tài liệu: Khi được cấp quyền, người dùng sẽ dễ dàng chia sẻ dữ liệu, tài liệu, thông tin qua Intranet nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm hoặc giao tiếp trong tổ chức.
• Bảo mật và an ninh: Các biện pháp bảo mật và an ninh sẽ được sử dụng trong mạng Intranet nhằm mục đích giúp thông tin nội bộ được bảo vệ an toàn khỏi các mối đe dọa.

Intranet được sử dụng để làm gì?

Mạng nội bộ có hệ tính năng rất đa dạng cho phép chúng phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, các ứng dụng phổ biến nhất của intranet bao gồm những tính năng sau:

- Truy cập thông tin: cùng với hệ thống quản lý nội dung (CMS) và khi tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu của tổ chức (DMS), mạng intranet có thể được sử dụng để lưu trữ và truy cập tài liệu, chính sách và thông tin nhiệm vụ cần thực hiện của nhân viên một cách tập trung.

>> Tham khảo thêm: CMS là gì? Giải pháp triển khai tự động CMS cho doanh nghiệp

- Kết nối mọi người: các tổ chức theo mô hình đa, xuyên quốc gia, mô hình hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa hoặc sở hữu một loạt các địa điểm văn phòng thường phải đối mặt với những thách thức trong việc kết nối nhân viên trong tổ chức mình. Intranet giúp các đồng nghiệp tìm thấy nhau, kết nối và giao tiếp.

- Thư mục People: tích hợp sẵn trong intranet còn có các hỗ trợ tiện ích hơn ngoài tên, chức danh và địa chỉ email. Bằng cách thêm các trường bổ sung bao gồm chuyên môn, ngôn ngữ hay sở thích, mạng nội bộ cho phép nhân viên tìm và kết nối với đồng nghiệp dựa trên sở thích hoặc kỹ năng cụ thể mong muốn được giao lưu và chia sẻ. Các cá nhân có thể làm việc trực quan và dễ dàng với nhau bất kể vị trí, múi giờ, ngay cả khi họ chưa từng gặp gỡ trực tiếp.)

- Quản lý kiến thức: cùng với các thông tin và tài liệu chính thức, các tổ chức thường sở hữu một lượng kiến thức đồ sộ do các nhân viên của họ cung cập. Thông qua tính năng forum, các diễn đàn thảo luận, các ban, nhóm ý tưởng, nhân viên có thể đặt câu hỏi hoặc khai thác kiến thức từ các đồng nghiệp thông qua mạng nội bộ - và trên hết, kiến thức đó được doanh nghiệp thâu tóm và lưu trữ dưới dạng có thể tìm kiếm, kể cả khi cá nhân đã rời khỏi tổ chức.

- Hoàn thành nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc: kết hợp tính năng forms/biểu mẫu hay transactional applications/ứng dụng trao đổi với thông tin được lưu trữ sẵn trên hệ thống, intranet cho phép nhân viên tự thực hiện và hoàn tất các quy trình thông thường - như thông báo vắng mặt, gửi chi phí thanh toán, hay thực hiện đào tạo nội bộ thông qua intranet riêng của họ.

- Giao tiếp nội bộ: thông qua các công cụ giao tiếp như blog, wiki, diễn đàn và thảo luận, intranet có thể được sử dụng để tạo điều kiện giao tiếp nội bộ hai chiều hiệu quả giữa quản lý và nhân viên.

- Hỗ trợ thực hiện các mục tiêu trong chiến lược kinh doanh: intranet có thể đóng vai trò tích cực trong việc hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh tham vọng thông qua các tính năng như building, embedding và communicating a common culture, gia tăng sự gắn bó của nhân viên hay tăng tỷ lệ nhân viên trung thành cho công ty.

 Mặc dù chưa đầy đủ nhưng danh sách trên là các công dụng điển hình mà intranet có thể phục vụ trong quá trình thực hiện dự án. Về cơ bản, intranet được tạo ra để cung cấp một môi trường làm việc và giao tiếp đáng tin cậy cho nhân viên của doanh nghiệp.

Tại sao Intranet lại quan trọng?

Mạng Intranet được đánh giá quan trọng nhờ sở hữu các chức năng sau đây:

• Chia sẻ thông tin và tài nguyên: Intranet cung cấp một nền tảng để chia sẻ thông tin nội bộ, tài liệu và tài nguyên giữa các nhân viên trong tổ chức. Các tệp tin, biểu mẫu, chính sách và thủ tục có thể được lưu trữ và truy cập dễ dàng qua intranet.
• Giao tiếp nội bộ: Hỗ trợ các công cụ giao tiếp như email, chat, diễn đàn, và các công cụ hợp tác trực tuyến. Tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban và nhân viên trong tổ chức.
• Quản lý và tự động hóa quy trình công việc: Cho phép quản lý và theo dõi các quy trình công việc, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Các quy trình như phê duyệt tài liệu, báo cáo và yêu cầu có thể được tự động hóa thông qua hệ thống intranet.
• Hỗ trợ đào tạo và phát triển: Cung cấp tài liệu đào tạo, khóa học trực tuyến và thông tin hỗ trợ phát triển kỹ năng cho nhân viên. Theo dõi tiến độ và kết quả học tập của nhân viên thông qua các công cụ Learning Management System.
• Quản lý dự án và hợp tác nhóm: Tạo môi trường làm việc nhóm, cho phép chia sẻ thông tin dự án, theo dõi tiến độ và phân công nhiệm vụ. Các công cụ như lịch làm việc, bảng công việc, và công cụ quản lý dự án giúp cải thiện sự phối hợp và hiệu suất làm việc.
• Bảo mật thông tin: Cung cấp một môi trường an toàn cho việc lưu trữ và truy cập thông tin nội bộ, với các biện pháp bảo mật như kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu, và giám sát hệ thống. Đồng thời, nó còn đảm bảo chỉ những người có quyền mới có thể truy cập vào các tài liệu và thông tin quan trọng.
• Tăng cường văn hóa doanh nghiệp: Giúp lan truyền thông điệp và giá trị của doanh nghiệp đến toàn bộ nhân viên. Tạo ra một không gian để chia sẻ các sự kiện, tin tức, và hoạt động của công ty, từ đó gắn kết nhân viên và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Ưu, nhược điểm của Intranet

Hiện tại Intranet sở hữu các ưu điểm và nhược điểm sau đây:

Ưu điểm

• Tăng cường hiệu quả giao tiếp: Intranet giúp cải thiện sự giao tiếp nội bộ giữa các phòng ban và nhân viên thông qua email, chat, diễn đàn và các công cụ cộng tác khác.
• Quản lý thông tin và tài liệu hiệu quả: Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào các tài liệu, thông tin quan trọng của công ty từ bất kỳ đâu trong hệ thống. Intranet cũng cung cấp các tính năng quản lý tài liệu, giúp tổ chức lưu trữ, phân loại và bảo vệ thông tin một cách có hệ thống.
• Tăng cường bảo mật: Mạng cho phép thiết lập các quyền truy cập khác nhau, đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập vào những thông tin nhạy cảm.
• Nâng cao hiệu suất lao động: Giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin và tài liệu, giúp nhân viên tập trung vào công việc chính.

Nhược điểm

Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật nhưng Intranet cũng có một số những nhược điểm sau đây:

• Chi phí đầu tư và bảo trì cao: Chi phí để thiết kế, triển khai và duy trì một hệ thống Intranet có thể rất cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, cũng cần ngân sách để duy trì, bảo trì và nâng cấp hệ thống định kỳ.
• Phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng: Để mạng hoạt động một cách hiệu quả cần có cơ sở hạ tầng và phần cứng có sự mạnh mẽ. Nếu kết nối mạng không được tốt, đội ngũ nhân viên có thể truy cập internet gặp một số khó khăn.
• Cập nhật và quản lý nội dung: Intranet thường được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính hữu ích và chính xác. Ngoài ra, quá trình quản lý lượng thông tin trên đây cũng khá phức tạp và tốn nhiều thời gian.
• Rủi ro bảo mật: Mặc dù có các biện pháp bảo mật, nhưng Intranet vẫn có thể là mục tiêu của những cuộc tấn công từ bên ngoài và bên trong. Hãy đảm bảo rằng bạn đang áp dụng những phương pháp bảo vệ thông tin tốt, nhất là thông tin nhạy cảm để tránh bị rò rỉ ra ngoài.

Một số tính năng nổi bật của intranet hiện đại

Intranet được cải tiến theo thời gian và hiện nay được tích hợp thêm nhiều công cụ giúp tối ưu lợi ích sử dụng.

Các tính năng và chức năng của intranet thay đổi theo nhà cung cấp; tuy nhiên, trong vài năm gần đây nền tảng đã có sự thay đổi rõ rệt khi ưu tiên cho các nền tảng cộng tác doanh nghiệp để đảm bảo bốn yếu tố sau:

Một số tính năng nổi bật của intranet hiện đại

Các công cụ giao tiếp, tích hợp mạng xã hội

Sự gia tăng của các công cụ truyền thông xã hội đã thay đổi cách chúng ta kết nối và giao tiếp mỗi ngày. Giờ đây, các loại hình mạng xã hội cũng đóng một vai trò ngày một quan trọng hơn trong truyền thông và giao tiếp doanh nghiệp. Các tính năng phổ biến trong danh mục này bao gồm:

User profile 

Hồ sơ người dùng được đính kèm trong thư mục công ty, thường được kết nối, hoặc tích hợp với, các loại hình hồ sơ công cộng như Active Directory, Azure Directory, LinkedIn và Twitter.

Blog và các trường nội dung

Diễn đàn, forum thảo luận và ngân hàng câu hỏi cung cấp môi trường trao đổi, hợp tác ý tưởng trực quan và không chính thức giữa các nhân viên.

Các khu vực dành riêng cho làm việc teamwork, dự án cụ thể hoặc thậm chí chia sẻ sở thích chung, môi trường giao tiếp ảo dành cho chia sẻ ý tưởng, đặt câu hỏi hoặc chỉ đơn giản để giao tiếp trong nhóm.

Nhắn tin tức thời hoặc tích hợp với các hình thức liên lạc khác (như Skype hoặc Yammer).

Các tính năng tương tác trên mạng xã hội như: Follow, nhắc tới một người, một nội dung dùng @abcxyz, cùng với Like, Share, #tag hoặc Comment.

Blog và các trường nội dung

Cloud, mobile và khả năng truy cập

Bất chấp những lo ngại về tính bảo mật, an ninh, an toàn dữ liệu, sự bùng nổ xu hướng làm việc từ xa và kết nối toàn cầu hóa đã buộc các doanh nghiệp phải thay đổi và thích nghi. Việc giới hạn quyền truy cập vào các hệ thống từ một địa điểm duy nhất không còn là lựa chọn thích hợp nữa. Do đó, intranet cũng đã được phát triển để trở nên phù hợp hơn.

>> Tìm hiểu thêm: An ninh mạng và An toàn thông tin - Có gì khác biệt?

Phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động, cho phép truy cập nhanh chóng và dễ dàng hơn khi đang di chuyển, chuyển thông tin cho nhân viên, bất kể vị trí, địa điểm hiện tại.

Trang intranet dễ dàng tương thích trên nhiều thiết bị di động khác nhau.

Các tính năng bảo mật và thử nghiệm toàn diện đảm bảo an toàn, đầy đủ từ mã hóa dữ liệu đến cam kết tuân thủ, kiểm tra xâm nhập và hơn thế nữa…

Tích hợp với các hệ thống nền tảng đám mây, bao gồm lưu trữ đám mây, Office 365 và SharePoint để truy cập và quản lý tài liệu hiệu quả.

>> Tham khảo thêm: Cloud Storage - Lưu trữ đám mây là gì? Tìm hiểu về lưu trữ đám mây

Khi xây dựng một giải pháp intranet phù hợp, điều quan trọng là cần xác định các phương thức mà nhân viên trong tổ chức đang làm việc, trao đổi và giao tiếp với nhau để đảm bảo và chắc chắn rằng intranet công ty có thể phục vụ người dùng hiệu quả nhất.

So sánh intranet – extranet - intranet portal

Phân biệt sự khác biệt cơ bản giữa intranet, extranet và intranet portal như sau:

- Extranet cho phép các truy cập đã được kiểm soát từ người dùng bên ngoài khi truy cập intranet của công ty. Ví dụ: tổ chức có thể chọn lọc cho phép một số nhà cung cấp, đối tác, nhà đầu tư hay thậm chí khách hàng truy cập mạng nội bộ intranet, nhằm tạo điều kiện cho các quy trình kinh doanh cụ thể như quản lý hàng tồn kho chẳng hạn.

- Các intranet portal có chức năng như một cổng hoặc "lối vào" cho các trang hoặc ứng dụng bên trong doanh nghiệp. Ví dụ, người dùng có thể đăng nhập mạng intranet của công ty và truy cập thẳng vào hệ thống nhân sự hay hệ thống bảng lương từ đó.

Như đã nói, nhiều giải pháp intranet hàng đầu hiện nay cung cấp các tính năng trên như một dạng tiêu chuẩn. Mặc dù các ứng dụng này trước đây thường là các ứng dụng riêng biệt, nhưng với tính linh hoạt và đa chức năng của intranet hiện đại, vấn đề này không còn là một rào cản nữa.

Theo Bizfly Cloud tổng hợp