Mail Sever là gì? Cách thức hoạt động của Mail Server?

3556

24-11-2025

Mail Sever là gì? Cách thức hoạt động của Mail Server?

Email (hay thư điện tử) là một công cụ liên lạc mà hầu hết mọi người đều sử dụng, từ cá nhân đến doanh nghiệp, do đó sự phổ biến của dịch vụ Mail Server ngày càng nhiều. Tuy nhiên bạn đã nắm được những điều cơ bản như Mail Sever là gì và cách hoạt động của chúng như thế nào chưa? Hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu nhé!

Mail server là gì?

Mail Server (máy chủ thư điện tử) là hệ thống phần mềm hoặc phần cứng chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ hoạt động gửi và nhận email trong một mạng lưới. Mail Server đóng vai trò như trung tâm điều phối email, giúp truyền tải thư điện tử giữa người dùng hoặc giữa các hệ thống khác nhau thông qua các giao thức chuẩn như SMTP, POP3 và IMAP.

Về cơ bản, Mail Server hoạt động giống như một “ngân hàng thư điện tử”, nơi tất cả email được lưu trữ, xử lý và bảo vệ an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu cũng như khả năng truy xuất ổn định.

Một Mail Server có thể được triển khai dưới dạng phần mềm hoặc dịch vụ mạng, cung cấp khả năng gửi - nhận email nhanh chóng, bảo mật và có khả năng mở rộng linh hoạt theo nhu cầu. Nhờ đó, các tổ chức, doanh nghiệp thường xây dựng máy chủ email riêng để chủ động kiểm soát dữ liệu, tăng cường bảo mật và tối ưu hiệu suất hệ thống.

Bên cạnh vai trò là cầu nối liên lạc, Mail Server còn là thành phần trọng yếu trong quản lý thông tin doanh nghiệp, góp phần duy trì hiệu suất liên lạc liên tục và nâng cao trải nghiệm người dùng. Một hệ thống Mail Server mạnh mẽ phải đảm bảo tốc độ xử lý cao, khả năng hoạt động ổn định 24/7 và bảo vệ dữ liệu trước các rủi ro tấn công mạng, phù hợp với xu hướng công nghệ hiện đại ngày càng phức tạp.

Tại sao Mail Server lại cực kỳ quan trọng?

Trong khi các phương thức liên lạc mới hơn đã xuất hiện, Mail server vẫn tiếp tục là nền tảng của liên lạc hiện đại, cung cấp nền tảng đáng tin cậy, an toàn và linh hoạt để trao đổi thông tin và thúc đẩy sự cộng tác trong nhiều bối cảnh khác nhau.

Độ tin cậy và bảo mật: Mail server cung cấp một cách đáng tin cậy và an toàn để gửi và nhận thư. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin của bạn được truyền đến đích một cách an toàn và đảm bảo.
Truyền thông không đồng bộ: Email cho phép người gửi và người nhận không cần phải trực tuyến đồng thời. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và thuận tiện trong việc trao đổi thông tin.
Chia sẻ tài liệu và lưu trữ hồ sơ: Email không chỉ giúp chia sẻ tài liệu và tập tin một cách dễ dàng, mà còn giúp lưu trữ hồ sơ thông tin liên lạc, mang lại sự tiện lợi và hỗ trợ trong việc theo dõi thông tin quan trọng.
Giao tiếp chuyên nghiệp: Email vẫn là phương tiện liên lạc ưa thích trong môi trường chuyên nghiệp do tính trang trọng và cấu trúc trong trình bày thông tin.
Khả năng tiếp cận và phổ quát: Với khả năng truy cập trên toàn cầu, email loại bỏ các rào cản trong giao tiếp và tạo ra một phạm vi tiếp cận rộng rãi.
Tích hợp với các công cụ khác: Mail server thường tích hợp với các công cụ và dịch vụ khác để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Một số thuật ngữ của Mail Server

TLS Mail Server

TLS (Transport Layer Security) Mail Server là một hệ thống mail server sử dụng giao thức TLS để bảo vệ thông tin trong quá trình truyền tải dữ liệu qua mạng. TLS là một công nghệ mã hóa thông tin trên Internet, giúp ngăn chặn hacker và tin tặc khác đánh cắp thông tin cá nhân hoặc quyền truy cập vào hệ thống.

TLS Mail Server cung cấp một mức độ bảo mật cao cho các email gửi và nhận thông tin quan trọng thông qua email. Bằng cách kích hoạt chế độ TLS, email sẽ được mã hóa trước khi được gửi đi, đảm bảo rằng thông tin không bị đánh cắp hoặc can thiệp từ bên thứ ba.

SASL Mail Server

SASL (Simple Authentication and Security Layer) Mail Server là một hệ thống email server hỗ trợ các giao thức SASL để xác thực người dùng và bảo vệ thông tin trong quá trình truyền tải email. SASL là một phương pháp xác thực mạnh mẽ và linh hoạt, giúp ngăn chặn các cuộc tấn công từ hacker và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng.

SASL Mail Server không chỉ cung cấp tính bảo mật cao mà còn tăng cường khả năng tin cậy của hệ thống email. Bằng cách sử dụng các phương thức xác thực như Kerberos, OAuth, hoặc LDAP, SASL giúp người dùng đảm bảo rằng chỉ những ai có quyền truy cập mới có thể gửi và nhận email từ hệ thống.

Webmail

Webmail là dịch vụ email trực tuyến cho phép người dùng gửi và nhận email thông qua trình duyệt web, thay vì phải sử dụng các phần mềm email truyền thống như Outlook hay Thunderbird. Điều này giúp người dùng tiếp cận email của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet mà không cần cài đặt phần mềm email trực tiếp.

Một số dịch vụ webmail phổ biến hiện nay bao gồm Gmail, Yahoo Mail và Outlook.com. Những dịch vụ này cung cấp các tính năng tiện ích như lưu trữ không giới hạn, bộ lọc spam tự động và tích hợp với các ứng dụng khác như lịch và danh bạ.

SMTP - In Queue

SMTP, hay còn gọi là Simple Mail Transfer Protocol, là một giao thức dùng để gửi email từ một máy chủ email đến một máy chủ email khác thông qua internet. SMTP đảm bảo việc truyền tải email một cách an toàn và tin cậy, giúp người dùng có thể gửi và nhận email một cách hiệu quả.

Trong quá trình gửi email, thông thường email sẽ được đưa vào hàng đợi (queue) trước khi được gửi đi. Quá trình này được gọi là In Queue. Mục đích của việc đưa email vào hàng đợi là để xác định thứ tự gửi email và đảm bảo rằng email sẽ được truyền tải một cách đúng thời điểm và an toàn.

Việc hiểu rõ về cách hoạt động của SMTP và quá trình In Queue sẽ giúp bạn có thể quản lý email một cách hiệu quả hơn. Bằng cách sử dụng các công nghệ và phương pháp hiện đại, bạn có thể đảm bảo rằng email của mình sẽ được gửi đi và nhận được một cách nhanh chóng và an toàn.

Local Queue

Hiểu đơn giản, Local Queue là nơi lưu trữ tạm thời các thư tin trước khi chúng được chuyển tiếp đến đích cuối cùng hoặc gửi đi.

Khi bạn gửi một email, thư đó sẽ được đưa vào Local Queue để đợi việc xử lý tiếp theo. Trong quá trình này, các công việc kiểm tra bảo mật, kiểm tra địa chỉ email, mã hóa (nếu cần) và các tác vụ khác sẽ được thực hiện trước khi thư được gửi đi. Điều này giúp đảm bảo tính ổn định và tin cậy trong quá trình gửi thư.

Mục đích chính của Local Queue là giúp hệ thống email kiểm tra và xử lý các vấn đề có thể phát sinh trước khi thư được chuyển đến Mail server của người nhận hoặc Mail server trung gian khác trên mạng. Nhờ đó, việc gửi email sẽ trở nên hiệu quả hơn và không gặp phải các vấn đề phức tạp.

Local Mailboxes

Local Mailboxes trong hệ thống email đóng vai trò lưu trữ và quản lý các email đến cho người dùng trên cùng một Mail server. Mỗi người dùng sẽ có một local mailbox riêng, nơi các email đến được lưu trữ cho đến khi họ đọc chúng.

Local mailbox này giúp người dùng dễ dàng truy cập vào email của mình thông qua việc sử dụng các ứng dụng email phổ biến như Outlook, Gmail, hay Thunderbird. Khi một email được gửi đến cho người dùng trên cùng một Mail server, nó sẽ được đưa vào local mailbox tương ứng của người đó, đảm bảo rằng thông điệp sẽ không bị lạc hay mất đi.

Người dùng cũng có thể quản lý và tổ chức email của mình trong local mailbox như xóa email không cần thiết, di chuyển vào thư mục khác, hoặc đánh dấu là quan trọng. Điều này giúp họ duy trì gọn gàng và tiện lợi khi tìm kiếm thông điệp cần thiết.

Email Authenticator

Email Authenticator là một công cụ quan trọng giúp bảo vệ tài khoản email của bạn khỏi việc bị hack. Email Authenticator giúp đảm bảo rằng bạn là người chủ sở hữu thực sự của tài khoản email đó.

Quá trình xác minh thông thường bao gồm việc gửi mã xác nhận hoặc liên kết đính kèm để chứng minh tính chính xác của email. Một số dịch vụ email phổ biến như Gmail, Outlook hay Yahoo đều cung cấp công cụ Email Authenticator để giúp người dùng bảo vệ thông tin cá nhân và tránh bị lừa đảo.

Việc sử dụng Email Authenticator là một bước quan trọng để tăng cường bảo mật cho tài khoản email của bạn. Đồng thời, bạn cũng nên tuân thủ các biện pháp bảo mật khác như không chia sẻ thông tin đăng nhập của mình và thường xuyên thay đổi mật khẩu.

Mail Exchanger Record

Mail Exchanger Record (MX Record) là một phần quan trọng trong hệ thống DNS (Domain Name System) giúp định vị nơi mà email của một tên miền cụ thể nên được gửi đến. MX Record sử dụng các giá trị số ưu tiên để xác định máy chủ email mà tin nhắn nên được gửi đến trước. Điều này giúp đảm bảo rằng email được gửi đến đích một cách hiệu quả và chính xác.

Khi một email được gửi từ một tài khoản email đến một địa chỉ email khác, hệ thống sẽ sử dụng MX Record của tên miền đích để xác định máy chủ email mà nó cần gửi tin nhắn đến. MX Record thường bao gồm tên miền của máy chủ email và một số ưu tiên để xác định thứ tự ưu tiên khi gửi email đến nhiều máy chủ mail cùng một lúc.

Phân loại Mail Server

Trên thị trường hiện nay, có nhiều loại Mail Server khác nhau dựa theo chức năng, môi trường hoạt động hay quy mô sử dụng. Dưới đây là một số phân loại phổ biến và chúng ta sẽ cùng phân tích kỹ hơn từng loại để hiểu rõ ưu điểm, hạn chế cũng như ứng dụng phù hợp của từng hệ thống.

Mail Server dựa trên phần mềm

Mail Server là phần mềm chạy trên hệ điều hành để xử lý các hoạt động gửi và nhận email. Một số phần mềm Mail Server phổ biến như: Microsoft Exchange, Postfix, Exim, Sendmail, Zimbra, và Lotus Notes. Chúng đều có các tính năng riêng biệt phù hợp với đặc điểm của từng tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân, từ đó lựa chọn phù hợp để tối ưu hiệu quả công việc.

Microsoft Exchange là một trong những phần mềm Mail Server có tính năng cao, phù hợp với các doanh nghiệp lớn cần quản lý email toàn diện và tích hợp với các dịch vụ Microsoft khác như Outlook, Teams hay OneDrive. Trong khi đó, Postfix và Exim thường phổ biến trong các hệ thống dựa trên Linux nhờ tính linh hoạt, mở rộng và khả năng tùy biến cao. Các phần mềm này đều cung cấp các giao diện quản lý dễ dàng, hỗ trợ các giao thức tiêu chuẩn và khả năng tương thích lớn, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong hoạt động giao tiếp qua email.

Mail Server dựa trên môi trường vận hành

Một cách phân loại khác dựa theo môi trường hoạt động của hệ thống Mail Server, gồm có Mail Server tại các tổ chức nội bộ (On-premises) và Mail Server cung cấp dưới dạng dịch vụ đám mây (Cloud-based). Mỗi loại có những ưu - nhược điểm riêng, phù hợp với các loại hình doanh nghiệp và nhu cầu khác nhau trong việc quản lý email.

Mail Server nội bộ (On-premises) thường được cài đặt tại trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp hoặc tổ chức, giúp kiểm soát toàn bộ hệ thống, dữ liệu và bảo mật. Đây là lựa chọn phù hợp cho các tổ chức cần duy trì quyền kiểm soát cao, có khả năng đầu tư hạ tầng mạnh mẽ và muốn giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài. Tuy nhiên, việc duy trì một hệ thống Mail Server nội bộ đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật có kiến thức chuyên sâu, đồng thời chi phí vận hành, nâng cấp cũng khá lớn.

Trong khi đó, Mail Server dựa trên nền tảng đám mây mang đến giải pháp tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý và có khả năng mở rộng linh hoạt. Đặc biệt, các doanh nghiệp không cần quá nhiều nhân lực kỹ thuật để vận hành hệ thống, chỉ cần kết nối và cấu hình phù hợp là đã có thể sử dụng dịch vụ bảo mật, cập nhật và bảo trì từ nhà cung cấp.

Phân loại qua mô hình hoạt động của Mail Server

Ngoài ra, Mail Server còn được phân theo mô hình hoạt động như Server gửi (Outgoing Mail Server) và Server nhận (Incoming Mail Server).

Outgoing Mail Server (SMTP Server) chịu trách nhiệm gửi các email đi và xác nhận gửi thành công hoặc báo lỗi nếu có vấn đề xảy ra. SMTP Server thường hoạt động như một trung tâm, tiếp nhận các email từ người dùng, xử lý và chuyển tiếp qua các máy chủ khác để đến địa chỉ đích. Trong khi đó, Incoming Mail Server đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ và cung cấp các email đến cho người dùng cuối qua các giao thức POP3 hoặc IMAP.

Cách thức hoạt động của Mail server

Bước 1

Sau khi tạo và gửi email, email của bạn sẽ kết nối với Server SMTP mang tên miền của mình. SMTP sẽ đặt tên cho tất cả mọi thứ, ví dụ: smtp.tenmien.com.

Bước 2

Email của bạn sẽ "giao tiếp" với SMTP server. Và cung cấp cho SMTP Server mọi thông tin như: địa chỉ mail người gửi, địa chỉ mail người nhận, nội dung email và file đính kèm.

Bước 3

Tại đây có 2 trường hợp xảy ra:

Trường hợp 1: Tên miền (domain email) của người gửi và người nhận giống nhau.

tenemail_1@tenmienA.com tới tenemail_2@tenmienA.com. Mail này sẽ được gửi trực tiếp đến POP3 hoặc IMAP Server có tên miền của bạn.

Trường hợp 2: Tên miền của người gửi và người nhận khác

tenemail_1@tenmienA.com tới tenemail_2@tenmienB.com. SMTP Server sẽ phải "liên lạc" với một server tên miền khác.

Bước 4

Để tìm ra Server của người nhận, SMTP Server của người gửi sẽ phải giao tiếp với DNS (Domain Name Server).

DNS sẽ lấy thông tin tên miền người nhận và dịch trang địa chỉ IP.

SMTP Server người gửi không thể thực hiện gửi email chính xác mà chỉ dựa trên tên miền thêm vào đó sẽ là địa chỉ IP. Địa chỉ IP (đơn nhất) sẽ giúp SMTP hoạt động chính xác và hiệu quả hơn.

Bước 5

Sau khi có địa chỉ IP của người nhận, tức STMP người gửi đã có thể kết nối STMP Server người nhận.

Bước 6

SMTP server người nhận sẽ quét (scan) thư gửi đến. Nếu nhận ra tên miền và tên người gửi, nó sẽ chuyển tiếp (forward) mail thuộc POP3 hoặc IMAP server mang tên miền của bạn.

Từ đây, email đã được gửi đến mục hộp thư đến của người nhận.

Sự khác biệt giữa Mail Server và Mail Client

Mail Server là một máy chủ được sử dụng để lưu trữ, gửi và nhận email. Mail Server chịu trách nhiệm cho việc gửi và nhận email giữa các người dùng. Một số dịch vụ email phổ biến như Gmail, Outlook và Yahoo đều sử dụng Mail Server để xử lý các email của người dùng. Mail Server chứa các thông tin cần thiết như địa chỉ email, mật khẩu và thông điệp được gửi và nhận.

Mail Client, ở phía người dùng, là một ứng dụng hoặc chương trình được sử dụng để truy cập và quản lý email. Thông qua Mail Client, người dùng có thể đọc, viết và gửi email tới các địa chỉ khác nhau. Ví dụ về Mail Client phổ biến bao gồm Outlook, Thunderbird và Apple Mail.

Vai trò của Mail Server và Mail Client là hoàn toàn khác biệt. Mail Server chịu trách nhiệm lưu trữ, gửi và nhận email, trong khi Mail Client là giao diện mà người dùng tương tác để tiếp nhận và gửi email. Mail Server là cầu nối giữa người gửi và người nhận trong khi Mail Client hỗ trợ người dùng trong việc quản lý email hàng ngày.

Giải pháp Mail server cho doanh nghiệp

Thông thường, những cá nhân hay doanh nghiệp yêu cầu một lương lớn dung lượng hơn bình thường sẽ đầu tư riêng Mail Server.

Tính năng của Mail Server

Mail Server có nhiều tính năng hữu ích phù hợp nhu cầu sử dụng của cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp:

Mail server thu thập và phân phối các email đến đích. Mail server hoạt động như một bưu cục điện tử cho email, cho phép bạn kiểm soát việc chuyển email trong một mạng thông qua các giao thức khác nhau.
Mail server mã hóa việc chuyển email, đảm bảo không ai có thể truy cập vào thông tin trong hộp thư đến email cá nhân của bạn.
Mail server cung cấp các tính năng bảo mật bổ sung để chống lại các cuộc tấn công an ninh mạng.
Hỗ trợ tính năng Forwarder Email để cài đặt Email Offline.
Khả năng truy cập email mọi lúc mọi nơi
Lên lịch và cộng tác cho phép chia sẻ lịch và thư mục public

Lý do nên sử dụng Mail Server là gì?

Mail Server với chức năng mạnh mẽ là giải pháp email chuyên nghiệp cho các tổ chức, doanh nghiệp. Mail Server được đánh giá cao hơn những mail thông thường khác bởi nhiều lý do:

Email với tên miền riêng của doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, tăng mức độ uy tín trong mắt khách hàng
Bảo mật cao, mã hóa dữ liệu đầu cuối
Ngăn chặn spam và virus hiệu quả
Tốc độ cao, có thể kiểm tra email mọi lúc mọi nơi
Dễ dàng tùy biến thông số và các chức năng cho user phù hợp với nhu cầu
Giao diện quản trị thân thiện, dễ sử dụng
Không gian lưu trữ riêng tư, an toàn
Có thể dùng email trên nhiều nền tảng như webmail, outlook, điện thoại…
Sử dụng IP riêng, tránh rơi vào blacklist vô cớ

Một số thuật ngữ của Mail Server

Để hiểu rõ hơn về Mail server, hãy cùng tìm hiểu một số thuật ngữ phổ biến dưới đây:

SMTP Queue: Khi bạn gửi một email, người gửi sẽ tương tác với người nhận cùng một lúc. Nhưng khi bạn xử lý email giao dịch hoặc thư hàng loạt trong ứng dụng của mình, tất cả chúng không thể được gửi cùng một lúc. Email được đưa vào SMTP Queue để lưu trữ tạm thời trước khi xử lý. Khi người nhận có thể nhận được email, những email đó sẽ được gửi đi. Nói cách khác, SMTP Queue là nơi chứa các email đang chờ chưa được gửi đi.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): là giao thức sử dụng để gửi email đi (Outgoing Mail servers) - giao thức hiện được Bizfly Cloud hỗ trợ giúp tăng độ trust và gửi mail hàng loạt không giới hạn.
TLS (Transport Layer Security): là một giao thức bảo mật mã hóa email. TLS ngăn chặn truy cập trái phép vào email của bạn khi nó được chuyển qua kết nối internet.
SASL Mail Server: một framework cho các giao thức ứng dụng, chẳng hạn như SMTP hoặc IMAP, để thêm hỗ trợ xác thực. Ví dụ: SASL được sử dụng để chứng minh cho máy chủ biết bạn là ai khi bạn truy cập máy chủ IMAP để đọc email của mình.
Webmail: là email trên nền tảng web, như hotmail, gmail, yahoo mail. Webmail cho phép người dùng truy cập email mọi lúc mọi nơi.
Mailbox (hộp thư điện tử): là nơi mà các thư điện tử được chuyển đến.
Mail Exchanger Record (MX record): là một entry trong tệp DNS zone của bạn, tệp này chỉ định máy chủ thư để xử lý email của tên miền. Bạn phải định cấu hình MX record để nhận email đến domain của mình