Sở hữu hệ thống Mail Server riêng có nên hay không?
Khi bạn thiết lập một Website hoặc ứng dụng dưới tên miền của mình, chắc hẳn bạn cũng sẽ muốn có một Mail Server để xử lý Email đến và đi của Domain đó. Tuy nhiên, việc tự vận hành hệ thống Mail Server không hẳn là một lựa chọn tốt nhất vì kèm theo đó là vô vàn lý do khác nhau. Bài viết này, Bizfly Cloud sẽ đưa ra những lý do cho việc cân nhắc có nên xây dựng một hạ tầng Mail Server riêng cho doanh nghiệp mình hay không?
Mail Server rất phức tạp
Một Mail Server bao gồm nhiều phần mềm tích hợp đảm nhận những chức năng chuyên biệt. Mỗi thành phần phải được cấu hình và tinh chỉnh để hoạt động tốt với nhau và cung cấp một Mail Server đầy đủ chức năng. Bởi vì nó có rất nhiều phần thay đổi nên Mail Server trở nên vô cùng phức tạp và khó thiết lập.
Dưới đây là một số thành phần yêu cầu của Mail Server:
- Mail Transfer Agent: Thành phần gửi Mail
- Mail Delivery Agent: Thành phần chuyển Mail
- IMAP và/hoặc POP3 Server: Thành phần Hỗ trợ các Mail Client
Ngoài những thành phần yêu cầu trên, bạn có thể cân nhắc thêm một số thành phần sau để thêm những tính năng nâng cao cần thiết cho Mail Server:
- Spam Filter: thành phần hỗ trợ chống Spam
- AntiVirus: thành phần hỗ trợ quét Virus cho các mail đến và đi
- Webmail: Mail Client dưới dạng Website để người dùng sử dụng để gửi và nhận Email
Có một vài gói phần mềm bao gồm những tính năng của nhiều thành phần của Mail Server, nhưng việc lựa chọn thành phần nào lại phụ thuộc vào bạn. Ngoài các thành phần trên, Mail Server cần cấu hình thêm tên miền, bản ghi DNS thích hợp và chứng chỉ SSL.
Chúng ta cùng xem xét từng thành phần một cách chi tiết hơn:
1. Mail Transfer Agent
Một Mail Transfer Agent (MTA) xử lý luồng dữ liệu SMTP (phương thức truyền tải mail đơn giản) có hai chức năng chính như sau:
- Gửi Mail từ người dùng đến một MTA khác (Mail Server khác)
- Nhận Mail từ những MTA khác
Ví dụ: Một vài phần mềm MTA: Postfix, Exim, and Sendmail.
2. Mail Delivery Agent
Một Mail Delivery Agent, đôi khi được gọi là Local Delivery Agent (LDA), lấy mail từ MTA và và đưa nó về mục mailbox của người dùng tương ứng.
Có rất nhiều định dạng mailbox, ví dụ như mbox và Maildir. Mỗi MDA hỗ trợ một định dạng mailbox riêng biệt. Việc lựa chọn định dạng mailbox sẽ xác định cách các email được lưu trong mail server, từ đó ảnh hưởng đến việc sử dụng ổ chứa và hiệu năng truy cập mailbox.
Ví dụ: Về phần mềm MDA: Postfix và Dovecot.
3. IMAP và/hoặc POP3 server
IMAP và POP3 là những giao thức được sử dụng cho Mail Client (Mail khách), ví dụ như những phần mềm dùng để đọc Email. Mỗi giao thức có một sự phức tạp riêng, nhưng ở đây chúng ta sẽ cùng chỉ ra một vài sự khác biệt chính:
IMAP là phương thức phức tạp hơn, nó cho phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Email từ Mailbox sẽ được sao chép tới máy client và bản gốc của Email vẫn sẽ được lưu lại trên Mail Server.
POP3 thì đơn giản hơn, và chuyển Email tới lưu ở máy tính chứa Mail Client, thường là nội bộ máy tính của người dùng.
Ví dụ: phần mềm hỗ trợ tính năng IMAP và/hoặc POP3 Server: Courier, Dovecot, Zimbra.
4. Spam Filter
Mục đích của SpamFilter là để giảm thiểu những Mail Spam hoặc Mail rác đến Mailbox của người dùng. Spam Filter hoạt động dựa trên việc áp dụng các quy tắc phát hiện Spam – đánh giá các yếu tố khác nhau như Server gửi tin nhắn, nội dung tin nhắn… của Mail gửi đến. Nếu một Mail đạt đến ngưỡng Spam nhất định, Mail đó sẽ bị đánh dấu và được coi làm Spam.
Spam Filter cũng có thể đươc áp dụng cho Mail gửi đi. Điều này trở nên hữu ích khi tài khoản Mail của người dùng bị chiếm, nó sẽ giúp giảm lượng Spam có thể được gửi từ Mail Server của bạn.
SpamAssassin là Spam Filter mã nguồn mở được sử dụng phổ biến.
5. Antivirus
Antivirus được sử dụng để phát hiện Virus, Trojans, Malware và các mối đe dọa khác trong Mail đến và đi. ClamAV là một công cụ chống virus mã nguồn mở được sử dụng phổ biến hiện nay.
6. Webmail
Nhiều người dùng mong muốn rằng dịch vụ Mail của họ được cung cấp truy cập thông qua Webmail. Webmail, trong bối cảnh của chạy một Mail Server, là một ứng dụng Mail Client có thể được truy cập bởi người dùng thông qua một trình duyệt Web và Gmail là một ví dụ điển hình về Webmail. Một vài thành phần của Webmail yêu cầu cần có để vận hành Mail Server có thể kể đến như Nginx hoặc Apache
Ví dụ: Về phần mềm cung cấp chức năng Webmail: Roundcube và Citadel.
Việc duy trì hệ thống mất rất nhiều thời gian
Để có được một hệ thống Mailserver hoat động ổn định bạn cần phải cài đặt và cấu hình tất cả các thành phần và điều đó tiêu tốn rất nhiều thời gian. Ngoài những công việc duy trì được định ra rõ ràng như việc duy trì liên tục các quy tắc về Antivirus và Spam Filter hay là việc cập nhập các thành phần Mail Server thì vẫn có những vấn đề mà bạn chưa bao giờ nghĩ đến.
Tránh cho Mail Server bị Blacklist
Một thách thức khác với việc duy trì hệ thống Mail Server đó là giữ cho Mail Server của bạn không nằm trong các danh sách đen. Nó còn được gọi là DNSBL, Blocklist hay Blackhole List. Những danh sách này chứa địa chỉ IP của các Mail Server bị báo gửi Spam hoặc thư rác (hoặc để cấu hình các bản ghi DNS không đúng cách). Các Email gửi đến sẽ được Mail Server nhận kiểm tra, chọn lọc xem Mail Server gửi đi có nằm trong Blacklist hay không. Nếu Mail Server của bạn nằm trong danh sách này, thì Email đó có thể bị lọc và loại bỏ trước khi nó đến được đúng người cần nhận Mail như mong muốn của người gửi.
Nếu Mail Server của bạn bị Blacklist, vẫn có thể để bạn loại tên Mail Server của mình ra khỏi danh sách đen, nhưng việc đó là một vấn đề khá nan giải và mất thời gian.
Việc khắc phục sự cố là một việc khó khăn
Mặc dù hầu hết mọi người đang sử dụng Email hàng ngày, nhưng ít ai biết rằng rằng để vận hành hệ thống Email Server là một điều vô cùng phức tạp và rất khó để khắc phục sự cố.
Ví dụ: nếu như tin nhắn của bạn gửi đi mà người dùng phía kia không nhận được, thì vấn đề là ở đâu? Vấn đề này có thể xảy ra ở thành phần nào trong rất nhiều thành phần của Mail Server, có thể nằm trong bộ lọc Spam gửi Mail không tốt hay bởi một sự cố khác bên ngoài hay Mail Server của bạn đã nằm trong Blacklist….
Những giải pháp có thể thay thế
1. Sử dụng các dịch vụ Mail
Nếu như bạn đang gặp trở ngại trong việc quyết định có nên đầu tư một hạ tầng Mail Server riêng không, thì vẫn có những lựa chọn khác nhau cho bạn trong vấn đề này. Những dịch vụ Mail sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn và cho phép bạn sử dụng các ứng dụng Email với tên miền của chính mình.
- Google Apps
- Zoho
- FastMail
- Gandi (Yêu cầu tên miền cần được đăng kí tại Gandi)
- Microsoft Office365
Danh sách này không bao gồm tất cả dịch vụ Mail. Mỗi nhà cung cấp có một tính năng và mức giá riêng. Bạn có thể dựa vào những yêu cầu về các tính năng cần chú trọng để có thể lựa chọn được nhà cung cấp và mức giá phù hợp nhất.
2. Postfix
Nếu bạn có nhu cầu đơn giản là gửi Mail từ một ứng dụng trên máy chủ của mình thì bạn không cần phải Setup hẳn một hệ thống Mail Server hoàn chỉnh. Bạn có thể setup một Mail Transfer Agent (MTA) đơn giản như Postfix. Có thể dễ dàng tìm kiếm cách thiết lập và sử dụng hệ thống này trên các diễn đàn công nghệ.
Qua bài viết trên thì bạn cũng có thể thấy được việc xây dựng và duy trì một hệ thống Mail Server là khá phức tạp và mất nhiều thời gian, trong khi đó thì lại có thể sử dụng các dịch vụ Mail khác cho nhu cầu của mình. Nhưng việc sử dụng hệ thống Mail Server riêng cũng có những ưu điểm đặc biệt của nó như: hoàn toàn kiểm soát hệ thống của mình, về việc tạo, sửa, xóa user, dung lượng mail thoải mái..... Hi vọng qua bài viết các bạn có thể có được sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Nguồn: Bizfly Cloud chia sẻ
Có thể bạn quan tâm: Tại sao doanh nghiệp không nhất thiết phải có mail server riêng?
