Tổng đài cho Telesales và ứng dụng hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp

chaupm

1544

27-02-2021

Một trong những chiến lược bán hàng được doanh nghiệp áp dụng phổ biến trong thời kỳ bùng nổ internet và dịch vụ là Telesales, mô hình bán hàng từ xa và qua điện thoại. Để có thể thiết lập một mô hình cho hình thức bán hàng này, các doanh nghiệp phải xây dựng Tổng đài cho Telesales. Vậy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu tổng đài Telesales và ứng dụng như thế nào để ngày một hiệu quả hơn?

Tổng đài cho Telesales là gì?

Tổng đài cho Telesales là một hệ thống phục vụ cho hoạt động bán hàng qua điện thoại của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ tiếp cận khách hàng dựa vào dữ liệu danh bạ của các khách hàng đã được doanh nghiệp lưu trữ.

Với mô hình Telesales, các công ty sẽ tiếp cận được khách hàng ở bất kỳ đâu kể cả là khách nội địa hay quốc tế. Chiến lược bán hàng qua Tổng đài cho Telesales cũng ngắn gọn, đơn giản hơn so với cách bán hàng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Đối với những mặt hàng không yêu cầu về ký kết các giấy tờ pháp lý thì Telesales là một trong những giải pháp bán hàng hiệu quả nhất xét trên nhiều phương diện. 

Những yêu cầu cần phải có để tổng đài cho Telesales hiệu quả nhất 

1. Khả năng giao tiếp, ứng xử của tổng đài viên

Telesales chỉ yêu cầu ở khả năng giao tiếp, ứng xử tình huống và giọng nói của tổng đài viên mà không đặt yêu cầu cao về hình thức bên ngoài. Khách hàng sẽ đánh giá toàn bộ chất lượng bán hàng và quyết định có chốt đơn hay không phụ thuộc hoàn toàn vào cách nói chuyện qua điện thoại của tổng đài viên. Theo khảo sát, những tổng đài viên có giọng nói tự nhiên, nhẹ nhàng có khả năng thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn.

Thời gian trao đổi với khách hàng qua điện thoại cũng sẽ rất ngắn, nên các cuộc nói chuyện giới thiệu sản phẩm hay chăm sóc khách hàng cần phải sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và đi đúng trọng tâm. Tránh đề cập đến những thông tin ngoài lề tránh gây mất thời gian hoặc cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc cũng khiến người nghe không còn hứng thú.

Để làm được điều này, các tổng đài viên telesales cần phải được đào tạo các kỹ năng bán hàng qua điện thoại một cách bài bản và mỗi người cần phải luyện tập thuần thục để đáp ứng yêu cầu công việc được giao.

2. Phân tích các câu hỏi của khách hàng một cách cẩn thận

Thêm một yêu cầu trong việc ứng dụng Tổng đài cho Telesales là người tổng đài viên phải biết trả lời những thắc mắc của khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất. Tránh tình trạng bối rối, nói không tròn vành tròn chữ và không đưa ra những câu trả lời nếu như không chắc chắn.

Để có đủ kiến thức và cách trả lời hiệu quả cho khách hàng, các nhân viên tổng đài nên phân tích trước các câu hỏi mà khách hàng thường xuyên thắc mắc, các câu hỏi gây bối rối cho nhân viên tổng đài để tìm ra câu trả lời một cách phù hợp nhất. Đây là một trong những phương pháp chuẩn bị hiệu quả để giúp cho khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp của các Tổng đài cho Telesales.

3. Chuẩn bị kịch bản trước khi gọi điện

Sự chuẩn bị chu đáo là điều hết sức quan trọng trước khi bắt đầu nhấc điện thoại và gọi số khách hàng. Tìm hiểu kỹ lưỡng về đặc tính sản phẩm, những câu hỏi khách hàng thường thắc mắc hay những lời khuyên, gợi ý cho khách hàng về sản phẩm của doanh nghiệp là những điều mà tổng đài viên nên chuẩn bị sẵn.

Vì thời gian đàm thoại thường hạn chế, nên đòi hỏi các telesellers cần chuẩn bị nội dung ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết để khách hàng có thể hiểu và đưa ra quyết định mua hàng ngay sau khi được tư vấn. Học hỏi thêm kinh nghiệm về tâm lý khách hàng cũng sẽ là một lợi thế cho những giao dịch thông qua telesales.

Khách hàng thích sự khiêm tốn hơn là phô trương, do vậy đừng thổi phồng quá mức về sản phẩm của mình để khách hàng phải đặt câu hỏi về tính xác thực của thông tin.

4. Lựa chọn nhóm khách hàng mục tiêu

Trước khi bấm số của khách hàng, sellers cần phải cân nhắc xem đây có phải là khách hàng mục tiêu hay không, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp chuẩn bị giới thiệu có phù hợp với những người này không.

Ví dụ: Bạn gọi điện cho hiệu trưởng của ngôi trường tiểu học thì nên giới thiệu về các mặt hàng liên quan đến lĩnh vực giáo dục thay vì chào bán ô tô hay bán bảo hiểm.

Cần tìm hiểu về khung thời gian phù hợp với từng nhóm khách hàng để lên lịch gọi điện phù hợp. Bên cạnh đó, hiểu được nhu cầu của nhóm khách hàng mục tiêu sẽ giúp cho việc telesales dễ tiếp cận và dẫn dắt cuộc nói chuyện đi vào chủ đề chính một cách suôn sẻ và thuận lợi hơn.

Không nên cố tình làm phiền khách hàng một cách không cần thiết vì có thể gây mất thiện cảm của khách hàng đối với công ty. Hãy cân nhắc những khung thời gian nào là nên và không nên bắt đầu telesales.

5. Cần trang bị tối ưu cho hệ thống bán hàng qua điện thoại

Để công việc telesales đạt hiệu quả cao nhất, việc xây dựng một Tổng đài cho Telesales có đầy đủ chức năng dành cho cả quản lý và nhân viên telesales có vai trò cực kỳ quan trọng. Tổng đài cho Telesales sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động kinh doanh qua điện thoại như: số lượng cuộc gọi, thời gian thực hiện, cước phí, tỷ lệ cuộc gọi thành công,...và nhiều dữ liệu được lưu trữ khác phục vụ cho hoạt động phân tích sau này.

Đối với tổng đài viên, Tổng đài cho Telesales sẽ hỗ trợ công việc cho nhân viên tổng đài một cách thuận lợi hơn. Các tiện ích như danh bạ khách hàng, hiển thị thông tin cuộc gọi, sắp xếp cuộc gọi, đặt lịch hẹn khách hàng,...và nhiều tính năng hữu ích khác góp phần nâng cao hoạt động bán hàng qua điện thoại.

Mô hình Tổng đài cho Telesales 4.0

Một mô hình Tổng đài cho Telesale sẽ có những thiết bị cơ bản như sau:

- Cổng chia sim (Sim Gateway): Cổng này có nhiệm vụ chuyển hướng cuộc gọi đến các sim theo từng nhà mạng được sắp xếp, nạp tiền tự động vào sim.

- Máy chủ tổng đài: Đảm nhận nhiệm vụ ghi âm các cuộc gọi, lưu lịch sử các cuộc hội thoại, phân phối cuộc gọi đến các tổng đài viên, tạo lời chào mừng tự động, trao đổi thông tin với phần mềm chăm sóc khách hàng.

- Điện thoại cố định có dây (IP phone): gọi điện từ phần mềm, app điện thoại (Softphone), điện thoại di động.

- Phần mềm chăm sóc khách hàng (CRM): Thực hiện quay số tự động theo danh sách khách hàng, lưu dữ liệu từ tổng đài, tra cứu thông tin khách hàng và hiển thị thông tin khách hàng gọi đến trên hệ thống của tổng đài viên.

Nếu một doanh nghiệp có ý định thực hiện bán hàng từ xa, bán hàng qua điện thoại thì việc xây dựng Tổng đài cho Telesales là điều kiện gần như không thể thiếu. Tổng đài cho Telesales góp phần giúp cho hoạt động bán hàng qua điện thoại của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.

BizFly Call Center sử dụng công nghệ VoIP hỗ trợ cài đặt trên điện thoại cá nhân, trình duyệt web với nhiều đầu số riêng, tích hợp CRM, và rất nhiều tính năng tiện ích khác chỉ trên một phần mềm duy nhất. Không cần mua sắm, đâu tư thiết bị cồng kềnh, thiết lập một tổng đài telesale có thể chỉ cần vài tao tác với mức chi phí hàng tháng chỉ từ 300,000 cho 1 hệ thống tổng đài 4.0 thế hệ mới. 

Theo Bizfly Cloud chia sẻ

Tham khảo chi tiết về giải pháp tại: https://bizflycloud.vn/call-center