Một công cụ trao đổi thông tin không thể thiếu trong thời đại số - Thư điện tử là gì?
Khi Thế giới còn chưa có mạng Internet, để trao đổi thông tin giữa các khu vực khác nhau gặp nhiều khó khăn và trở ngại. Thư điện tử ra đời và giải quyết nhiều hạn chế của thư tín truyền thông. Và cho đến nay, thư điện tử (email) trở thành công cụ không thể thiếu trong làm việc và cuộc sống.
Bạn có thắc mắc thư điện tử là gì? Nó xuất hiện từ bao giờ? Và cần lưu ý gì khi sử dụng thư điện tử hay không? Trong bài viết này Bizfly Cloud giúp bạn trả lời các câu hỏi này.
Thư điện tử là gì?
Thư điện tử (Electronic mail) là một phương thức trao đổi dữ liệu giữa các thiết bị điện tử với nhau (như điện thoại di động, máy tính, máy tính bảng) thông qua đường truyền Internet.
Thư điện tử được sử dụng lần đầu tiên từ những năm 1960 nhưng phải đến thập niên 70s, thư điện tử mới có dạng thức tương tự như ngày nay và được gọi là email. Theo hệ thống ban đầu, thư điện tử yêu cầu người gửi và người nhận đều trực tuyến tại cùng thời điểm. Ngày nay, máy chủ đóng vai trò trạm lưu trữ, chuyển tiếp, phân phối và lưu tin, giúp người nhận và người gửi không cần phải kết nối Internet cùng một lúc mà vẫn nhận được email của nhau.
Cấu trúc của thư điện tử
Để gửi thư điện tử, bạn cần đăng ký địa chỉ email (địa chỉ thư điện tử). Cấu trúc của một địa chỉ email bao gồm tên người dùng và tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email hoặc doanh nghiệp/cá nhân đã đăng ký, giữa chúng được ngăn cách bằng dấu "@".
Hiện nay có nhiều nền tảng cung cấp dịch vụ thư điện tử miễn phí và phổ biến như Gmail, Hotmail, Yahoo… Và trong hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp muốn tạo điểm nhận diện khác biệt có thể đăng ký tên miền email theo tên doanh nghiệp như @VCCorp.vn thuộc tập đoàn VCCorp, @apple.com thuộc Apple, @paypal.com thuộc Pay Pal…
Lợi ích khi sử dụng thư điện tử là gì?
Thư điện tử là bước đột phá trong hoạt động trao đổi tin tức giữa thời đại công nghệ số. Các lợi ích của thư điện tử có thể kể đến như:
1. Tốc độ trao đổi thông tin
2. Cho phép đính kèm tệp
3. Bản ghi
4. Không bị giới hạn về thời gian và không gian
5. Tiết kiệm chi phí
6. Tính bảo mật
7. Tính ứng dụng cao
Tốc độ trao đổi thông tin
Như trước đây, để trao đổi thông tin thư từ chúng ta có độ trễ nhất định, phụ thuộc vào khoảng cách địa lý giữa điểm phát tin và nhận tin. Với thư điện tử qua đường truyền Internet, chúng ta có thể nhận email ngay lập tức dù cách nhau nửa vòng trái đất.
Cho phép đính kèm tệp
Nhờ công nghệ số hóa mà các tài liệu từ văn bản, hình ảnh, âm thanh được chuyển sang dạng thức dễ dàng lưu chuyển trên không gian mạng giúp lượng thông tin trao đổi đa dạng, dễ dàng hơn thông qua thư điện tử.
Bản ghi
Khi trao đổi thông tin qua thư điện tử, hệ thống tự động tạo sẵn bản ghi giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình làm việc giữa hai bên và kiểm soát những dữ liệu đã được trao đổi.
Không bị giới hạn về thời gian và không gian
Khi gửi thư điện tử, bạn có thể nhận mail mọi lúc mọi nơi. Đồng thời, bạn cũng có thể soạn và gửi thư điện tử mọi lúc chỉ cần có thiết bị soạn thảo được kết nối mạng Internet.
Tiết kiệm chi phí
Gửi thư điện tử giúp bạn tiết kiệm chi phí về soạn thảo thư và chuyển phát thư.
Hiện có nhiều nền tảng cung cấp dịch vụ thư điện tử miễn phí, bạn có thể dễ đăng ký và tạo tài khoản sử dụng.
Tính bảo mật
Thư điện tư đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư. Có thể hạn chế tối đa hành động đọc trộm thư bằng việc thiết lập mật khẩu đăng nhập.
Tính ứng dụng cao
Ngày nay, thư điện tử là một phần không thể thiếu của cuộc sống số. Thư điện tư cho phép bạn lưu trữ dữ liệu, đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ số khác.
Đăng ký thư điện tử ở đâu?
1. Cho mục đích cá nhân
2. Cho doanh nghiệp
Cho mục đích cá nhân
Nếu bạn có nhu cầu tạo tài khoản thư điện tử (email) cho mục đích cá nhân thì có thể sử dụng các nền tảng dịch vụ email miễn phí và tốt nhất hiện nay như Gmail của Google, Hotmail và Outlook của Microsoft, Yahoo Mail của Yahoo, iCloud Mail của Apple, Yandex Mail của Yandex (công cụ tìm kiếm lớn nhất của Nga),...
Cho doanh nghiệp
Với các doanh nghiệp có quy mô từ 50 người trở lên việc tạo một email doanh nghiệp sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và giúp khách hàng nhận diện hiệu quả hơn. Thư điện tử cho doanh nghiệp có đặc điểm với phần tên miền là tên doanh nghiệp như @vtv.vn, @kenh14.vn, @bizflycloud.vn…
Để tạo email doanh nghiệp, bạn cần tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ email server như Bizfly Business Email. Chỉ với chi phí từ 100.000đ/tháng, doanh nghiệp có thể tạo đặc trưng email riêng của mình. Với nền tảng công nghệ hiện đại, Bizfly mang đến gói dịch vụ không giới hạn số lượng tài khoản được tạo; webmail được phát triển riêng cho giao diện dễ sử dụng; hệ thống bảo mật hiện đại giúp kiểm tra virus và spam trước khi thư được phân phối đến các tài khoản trong hệ thống.
Hơn thế nữa, Bizfly Cloud hỗ trợ chuyển hệ thống email từ các nhà cung cấp khác như Gmail, Yandex, Yoho… các Email Hosting Provider hay tự hệ thống email từ cài đặt của bạn lên Bizfly Business Email. Tìm hiểu ngay sản phẩm của Bizfly Cloud tại đây.
Những lưu ý khi dùng thư điện tử
1. Tạo tài khoản thư điện tử cho các nhu cầu khác nhau
2. Tìm hiểu về kỹ năng soạn thảo thư điện tử
3. Cẩn trọng khi trả lời thư điện tử
Tạo tài khoản thư điện tử cho các nhu cầu khác nhau
Bạn nên có trên 2 tài khoản thư điện tử cho mục đích cá nhân và công việc/học tập. Điều này giúp bạn quản lý thông tin thư từ được tốt hơn: không nhầm lẫn, không bỏ sót và hạn chế rủi ro khi tin tặc tấn công/đánh cắp.
Tìm hiểu về kỹ năng soạn thảo thư điện tử
Khi soạn thảo thư điện tử có nhiều nguyên tắc cần nắm. Cách bạn gửi một bức thư điện tử cũng phản ánh năng lực, kỹ năng và tư duy của bạn. Đặc biệt trong công việc, khi phải trao đổi với đối tác hay đồng nghiệp.
Các lưu ý về soạn thảo thư điện tử có thể kể đến như: đặt tên tài khoản, tiêu đề thư, nội dung trình bày, chữ ký, hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC, tạo chủ đề quản lý hòm thư,…
Cẩn trọng khi trả lời thư điện tử
Bạn nên cẩn trọng với những thư điện tử được gửi từ địa chỉ lạ và đáng nghi. Bởi đó có thể là thư gắn mã độc mà tin tặc gửi đến để lợi dụng lỗ hổng bảo mật, cài các phần mềm vào thiết bị của bạn nhằm mục đích thu thập dữ liệu, lấy cắp thông tin nhạy cảm và tài khoản cá nhân bao gồm cả các thông tin ngân hàng…
Trong thời đại công nghệ số, thư điện tử (email) đóng vai trò quan trọng và dường như không thể thiếu. Qua bài viết này Bizfly hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thư điện tử là gì? Và biết cách đăng ký và sử dụng thư điện tử hiệu quả, đúng cách, an toàn.
Nguồn: Bizfly Cloud chia sẻ
