Thư điện tử là gì? Những tiện ích của thư điện tử mang lại
Khi Thế giới còn chưa có mạng Internet, để trao đổi thông tin giữa các khu vực khác nhau gặp nhiều khó khăn và trở ngại. Thư điện tử ra đời và giải quyết nhiều hạn chế của thư tín truyền thông. Và cho đến nay, thư điện tử (email) trở thành công cụ không thể thiếu trong làm việc và cuộc sống.
Bạn có thắc mắc thư điện tử là gì? Nó xuất hiện từ bao giờ? Và cần lưu ý gì khi sử dụng thư điện tử hay không? Trong bài viết này Bizfly Cloud giúp bạn trả lời các câu hỏi này.
Thư điện tử là gì?
Thư điện tử (Electronic mail) là một phương thức trao đổi dữ liệu giữa các thiết bị điện tử với nhau (như điện thoại di động, máy tính, máy tính bảng) thông qua đường truyền Internet.
Thư điện tử được sử dụng lần đầu tiên từ những năm 1960 nhưng phải đến thập niên 70s, thư điện tử mới có dạng thức tương tự như ngày nay và được gọi là email. Theo hệ thống ban đầu, thư điện tử yêu cầu người gửi và người nhận đều trực tuyến tại cùng thời điểm. Ngày nay, máy chủ đóng vai trò trạm lưu trữ, chuyển tiếp, phân phối và lưu tin, giúp người nhận và người gửi không cần phải kết nối Internet cùng một lúc mà vẫn nhận được email của nhau.
Cấu trúc của thư điện tử
Để gửi thư điện tử, bạn cần đăng ký địa chỉ email (địa chỉ thư điện tử). Cấu trúc của một địa chỉ email bao gồm tên người dùng và tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email hoặc doanh nghiệp/cá nhân đã đăng ký, giữa chúng được ngăn cách bằng dấu "@".
Hiện nay có nhiều nền tảng cung cấp dịch vụ thư điện tử miễn phí và phổ biến như Gmail, Hotmail, Yahoo… Và trong hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp muốn tạo điểm nhận diện khác biệt có thể đăng ký tên miền email theo tên doanh nghiệp như @VCCorp.vn thuộc tập đoàn VCCorp, @apple.com thuộc Apple, @paypal.com thuộc Pay Pal…
Lợi ích khi sử dụng thư điện tử là gì?
Thư điện tử là bước đột phá trong hoạt động trao đổi tin tức giữa thời đại công nghệ số. Các lợi ích của thư điện tử có thể kể đến như:
1. Tốc độ trao đổi thông tin
2. Cho phép đính kèm tệp
3. Bản ghi
4. Không bị giới hạn về thời gian và không gian
5. Tiết kiệm chi phí
6. Tính bảo mật
7. Tính ứng dụng cao
Tốc độ trao đổi thông tin
Như trước đây, để trao đổi thông tin thư từ chúng ta có độ trễ nhất định, phụ thuộc vào khoảng cách địa lý giữa điểm phát tin và nhận tin. Với thư điện tử qua đường truyền Internet, chúng ta có thể nhận email ngay lập tức dù cách nhau nửa vòng trái đất.
Cho phép đính kèm tệp
Nhờ công nghệ số hóa mà các tài liệu từ văn bản, hình ảnh, âm thanh được chuyển sang dạng thức dễ dàng lưu chuyển trên không gian mạng giúp lượng thông tin trao đổi đa dạng, dễ dàng hơn thông qua thư điện tử.
Bản ghi
Khi trao đổi thông tin qua thư điện tử, hệ thống tự động tạo sẵn bản ghi giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình làm việc giữa hai bên và kiểm soát những dữ liệu đã được trao đổi.
Không bị giới hạn về thời gian và không gian
Khi gửi thư điện tử, bạn có thể nhận mail mọi lúc mọi nơi. Đồng thời, bạn cũng có thể soạn và gửi thư điện tử mọi lúc chỉ cần có thiết bị soạn thảo được kết nối mạng Internet.
Tiết kiệm chi phí
Gửi thư điện tử giúp bạn tiết kiệm chi phí về soạn thảo thư và chuyển phát thư.
Hiện có nhiều nền tảng cung cấp dịch vụ thư điện tử miễn phí, bạn có thể dễ đăng ký và tạo tài khoản sử dụng.
Tính bảo mật
Thư điện tư đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư. Có thể hạn chế tối đa hành động đọc trộm thư bằng việc thiết lập mật khẩu đăng nhập.
Tính ứng dụng cao
Ngày nay, thư điện tử là một phần không thể thiếu của cuộc sống số. Thư điện tư cho phép bạn lưu trữ dữ liệu, đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ số khác.
Nhược điểm khi sử dụng thư điện tử
Những nhược điểm khi sử dụng thư điện tử (email) bao gồm:
- Phải kết nối mạng Internet mới sử dụng được: Người dùng không thể gửi hoặc nhận thư khi thiết bị không có kết nối mạng.
- Nguy cơ lây lan virus qua tập tin đính kèm: Virus máy tính có thể phát tán thông qua các tập tin đính kèm trong email, gây hại cho thiết bị người nhận.
- Bị làm phiền bởi thư rác (spam): Email thường xuyên nhận được các thư quảng cáo không mong muốn hoặc thư rác, gây phiền toái và làm tốn thời gian xử lý.
- Rủi ro bị lừa đảo qua email giả mạo (phishing): Nhiều chiến dịch lừa đảo được thực hiện qua email, nếu không cẩn thận người dùng có thể bị đánh cắp thông tin cá nhân, mất tiền hoặc bị chiếm đoạt tài khoản.
- Không biết chắc người nhận đã đọc thư hay chưa: Người gửi không có cách nào đảm bảo thư đã được người nhận mở và đọc, dẫn đến khả năng thông tin bị bỏ sót hoặc xử lý chậm trễ.
- Dễ bị bỏ sót hoặc xử lý chậm: Do người dùng không kiểm tra hộp thư thường xuyên hoặc email bị lọc nhầm vào mục spam, các thư quan trọng có thể bị bỏ lỡ.
- Hạn chế trong truyền đạt cảm xúc và ý tứ: Email không thể truyền tải đầy đủ cảm xúc như giao tiếp trực tiếp, đôi khi gây hiểu nhầm.
- Dung lượng lưu trữ có giới hạn: Đặc biệt với các dịch vụ email miễn phí, dung lượng lưu trữ thường bị giới hạn, gây khó khăn khi lưu trữ nhiều thư và tập tin đính kèm lớn.
Ứng dụng thực tế của thư điện tử trong đời sống và công việc
Ứng dụng thực tế của thư điện tử trong đời sống và công việc rất đa dạng và thiết thực, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và quản lý thông tin.
Ứng dụng trong đời sống
- Giao tiếp nhanh chóng, tiện lợi: Thư điện tử cho phép gửi và nhận thư ngay lập tức trên toàn cầu, xóa bỏ khoảng cách địa lý và thời gian so với thư tay truyền thống.
- Chia sẻ tài liệu, hình ảnh, âm thanh: Email hỗ trợ đính kèm nhiều dạng tệp khác nhau như PDF, hình ảnh, âm thanh, giúp người dùng dễ dàng trao đổi thông tin phong phú.
- Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân: Người dùng có thể lưu trữ các thông tin quan trọng như hóa đơn điện tử, vé máy bay, giấy tờ cá nhân dưới dạng email để dễ dàng tra cứu.
- Xác nhận và ghi nhận thông tin: Email được dùng như văn bản xác nhận các sự kiện, cuộc hẹn, đặt chỗ, giúp người nhận có bằng chứng rõ ràng và thuận tiện kiểm tra lại.
Ứng dụng trong công việc
Trao đổi thông tin chính thức: Email là công cụ chuẩn để gửi báo cáo, đề xuất, hợp đồng, hồ sơ và các tài liệu quan trọng trong doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và lưu trữ dễ dàng.
- Giao tiếp nội bộ và với đối tác: Email doanh nghiệp giúp tổ chức quản lý thông tin hiệu quả, tăng cường tương tác giữa các phòng ban và với khách hàng, đối tác.
- Quản lý công việc và lịch trình: Email tích hợp các tính năng lịch, nhắc nhở, giúp người dùng lên kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc và phối hợp nhóm hiệu quả.
- Gửi thư đến nhiều người cùng lúc: Email cho phép gửi nhanh đến nhiều người, tiết kiệm thời gian và chi phí so với thư tay hoặc các hình thức truyền thống khác.
- Bảo mật và kiểm soát thông tin: Các hệ thống email doanh nghiệp thường có lớp bảo vệ chống thư rác, virus và mã độc, đảm bảo an toàn thông tin cho tổ chức.
Đăng ký thư điện tử ở đâu?
1. Cho mục đích cá nhân
2. Cho doanh nghiệp
Cho mục đích cá nhân
Nếu bạn có nhu cầu tạo tài khoản thư điện tử (email) cho mục đích cá nhân thì có thể sử dụng các nền tảng dịch vụ email miễn phí và tốt nhất hiện nay như Gmail của Google, Hotmail và Outlook của Microsoft, Yahoo Mail của Yahoo, iCloud Mail của Apple, Yandex Mail của Yandex (công cụ tìm kiếm lớn nhất của Nga),...
Cho doanh nghiệp
Với các doanh nghiệp có quy mô từ 50 người trở lên việc tạo một email doanh nghiệp sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và giúp khách hàng nhận diện hiệu quả hơn. Thư điện tử cho doanh nghiệp có đặc điểm với phần tên miền là tên doanh nghiệp như @vtv.vn, @kenh14.vn, @bizflycloud.vn…
Để tạo email doanh nghiệp, bạn cần tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ email server như Bizfly Business Email. Chỉ với chi phí từ 100.000đ/tháng, doanh nghiệp có thể tạo đặc trưng email riêng của mình. Với nền tảng công nghệ hiện đại, Bizfly mang đến gói dịch vụ không giới hạn số lượng tài khoản được tạo; webmail được phát triển riêng cho giao diện dễ sử dụng; hệ thống bảo mật hiện đại giúp kiểm tra virus và spam trước khi thư được phân phối đến các tài khoản trong hệ thống.
Hơn thế nữa, Bizfly Cloud hỗ trợ chuyển hệ thống email từ các nhà cung cấp khác như Gmail, Yandex, Yoho… các Email Hosting Provider hay tự hệ thống email từ cài đặt của bạn lên Bizfly Business Email. Tìm hiểu ngay sản phẩm của Bizfly Cloud tại đây.
Những lưu ý khi dùng thư điện tử
1. Tạo tài khoản thư điện tử cho các nhu cầu khác nhau
2. Tìm hiểu về kỹ năng soạn thảo thư điện tử
3. Cẩn trọng khi trả lời thư điện tử
Tạo tài khoản thư điện tử cho các nhu cầu khác nhau
Bạn nên có trên 2 tài khoản thư điện tử cho mục đích cá nhân và công việc/học tập. Điều này giúp bạn quản lý thông tin thư từ được tốt hơn: không nhầm lẫn, không bỏ sót và hạn chế rủi ro khi tin tặc tấn công/đánh cắp.
Tìm hiểu về kỹ năng soạn thảo thư điện tử
Khi soạn thảo thư điện tử có nhiều nguyên tắc cần nắm. Cách bạn gửi một bức thư điện tử cũng phản ánh năng lực, kỹ năng và tư duy của bạn. Đặc biệt trong công việc, khi phải trao đổi với đối tác hay đồng nghiệp.
Các lưu ý về soạn thảo thư điện tử có thể kể đến như: đặt tên tài khoản, tiêu đề thư, nội dung trình bày, chữ ký, hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC, tạo chủ đề quản lý hòm thư,…
Cẩn trọng khi trả lời thư điện tử
Bạn nên cẩn trọng với những thư điện tử được gửi từ địa chỉ lạ và đáng nghi. Bởi đó có thể là thư gắn mã độc mà tin tặc gửi đến để lợi dụng lỗ hổng bảo mật, cài các phần mềm vào thiết bị của bạn nhằm mục đích thu thập dữ liệu, lấy cắp thông tin nhạy cảm và tài khoản cá nhân bao gồm cả các thông tin ngân hàng…
Hướng dẫn viết thư điện tử sao cho chuyên nghiệp
Để viết thư điện tử (email) chuyên nghiệp, bạn nên tuân thủ các bước và nguyên tắc sau đây nhằm đảm bảo email rõ ràng, lịch sự và hiệu quả trong giao tiếp công việc cũng như đời sống:
Xác định mục đích và chuẩn bị trước khi viết
- Hiểu rõ mục đích gửi email (gửi thông tin, yêu cầu, xin ý kiến, thông báo…) để tập trung truyền đạt nội dung chính xác, tránh lan man, dài dòng.
- Nghĩ kỹ về nội dung và cách diễn đạt trước khi bắt đầu viết để email ngắn gọn, dễ hiểu.
Đặt tiêu đề (Subject) rõ ràng, ngắn gọn
- Tiêu đề thể hiện mục đích chính của email, giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt nội dung.
- Nên ngắn gọn (dưới 60 ký tự), rõ ràng, có từ khóa chính liên quan đến nội dung, tránh để trống hoặc mơ hồ để tránh bị xem là thư rác.
Lời chào phù hợp
Lời chào đầu email cần lịch sự, phù hợp với mối quan hệ người nhận:
- Formal (trang trọng): “Dear Mr./Ms. [Tên],”
- Thân mật hơn: “Hello [Tên],” hoặc “Hi [Tên],”
- Khi không biết tên: “To whom it may concern,” (nên cố gắng tìm tên người nhận để thể hiện sự tôn trọng).
Viết nội dung email theo cấu trúc rõ ràng
- Mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn (nếu cần), nêu lý do viết email để người nhận hiểu ngay mục đích.
- Thân bài: Trình bày vấn đề chính, thông tin cần trao đổi hoặc yêu cầu một cách cụ thể, rõ ràng và đi thẳng vào trọng tâm, tránh lan man.
- Kết thúc: Đưa ra yêu cầu phản hồi, lời cảm ơn hoặc lời chào kết thúc lịch sự để tạo thiện cảm và thúc đẩy phản hồi.
Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, tránh viết tắt và từ ngữ khó hiểu
- Viết câu đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng ngôn ngữ cá nhân, biệt ngữ hoặc viết tắt không phổ biến.
- Giữ văn phong lịch sự, chuyên nghiệp, tránh dùng từ ngữ quá thân mật hoặc thiếu nghiêm túc.
Chèn file đính kèm, ảnh hoặc liên kết nếu cần thiết
- Khi gửi kèm tài liệu, nên ghi chú rõ trong nội dung email để người nhận biết và dễ dàng xử lý.
- Đảm bảo file đính kèm đúng, không có virus và dung lượng phù hợp.
Kết thúc bằng chữ ký email chuyên nghiệp
- Chữ ký gồm tên đầy đủ, chức vụ, công ty (nếu có), số điện thoại, địa chỉ email, website hoặc logo công ty nếu cần.
- Chữ ký nên đơn giản, rõ ràng, đồng nhất với phong cách email.
Kiểm tra kỹ trước khi gửi
- Đọc lại toàn bộ email để sửa lỗi chính tả, ngữ pháp, đảm bảo nội dung rõ ràng, không thiếu thông tin quan trọng.
- Kiểm tra địa chỉ người nhận, sử dụng đúng trường To, CC, BCC phù hợp.
Trong thời đại công nghệ số, thư điện tử (email) đóng vai trò quan trọng và dường như không thể thiếu. Qua bài viết này Bizfly hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thư điện tử là gì? Và biết cách đăng ký và sử dụng thư điện tử hiệu quả, đúng cách, an toàn.
Nguồn: Bizfly Cloud chia sẻ
