Xử lý tài liệu thông minh là gì? Vì sao nên ứng dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh?

1491

23-01-2024

Công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP) không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp. Vậy xử lý tài liệu thông minh là gì và tại sao nên ứng dụng công nghệ này? Hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Xử lý tài liệu thông minh là gì?

Xử lý tài liệu thông minh (Intelligent Document Processing - IDP) là một quy trình tự động hóa việc nhập dữ liệu và thông tin từ tài liệu hoặc hình ảnh tài liệu thành các định dạng có thể truy cập được từ các luồng dữ liệu lớn. IDP sử dụng đa dạng công nghệ trí tuệ nhân tạo như Nhận diện ký tự quang học (OCR), Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), Thị giác máy tính (Computer Vision) và nhiều công nghệ khác để nhận dạng, trích xuất và xử lý thông tin một cách tự động.

Lợi ích mà công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP) mang lại

1. Ứng dụng trên quy mô lớn

Nếu như xử lý dữ liệu thủ công chỉ có thể xử lý số lượng tài liệu ít ỏi cùng một lúc, dễ dẫn đến lỗi, làm giảm hiệu quả thì với các giải pháp xử lý tài liệu thông minh, doanh nghiệp có thể xử lý số lượng lớn tài liệu cùng một lúc mà không gây ra bất kỳ sai sót nào. Doanh nghiệp có thể quản lý nhu cầu hoạt động lớn một cách chính xác và hiệu quả.

2. Tiết kiệm chi phí

Thay vì phải thuê nhân viên để xử lý tài liệu thủ công, công nghệ IDP có thể tự động hóa quy trình này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đáng kể. Với IDP, doanh nghiệp có thể dễ dàng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, loại bỏ chi phí do việc nhập và xử lý dữ liệu thủ công gây ra.

3. Hạn chế rủi ro thông tin

Xử lý tài liệu thông minh là quy trình tự động hóa việc xử lý thông tin với độ chính xác cao, không cần lo ngại về việc lộ thông tin, thất lạc thông tin từ đó giảm hạn chế rủi ro thông tin ở các doanh nghiệp. Ngoài ra, với công nghệ xử lý tài liệu thông minh, việc tìm kiếm dữ liệu cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí cho việc lưu kho, giấy tờ sổ sách,...

4. Khả năng làm việc liên tục

Xử lý tài liệu thông minh có thể làm việc liên tục, không ngừng nghỉ vì thế mà hoạt động xử lý tài liệu sẽ không bị gián đoạn, chất lượng ổn định.

Ứng dụng thực tế của công nghệ xử lý tài liệu thông minh

1. Chăm sóc sức khỏe

Xử lý tài liệu thông minh sẽ tối ưu hóa chính xác việc quản lý hồ sơ chăm sóc sức khỏe. Hồ sơ của bệnh nhanh sẽ được lưu giữ một cách hoàn hảo trên hệ thống nên các bệnh viện, tổ chức y tế, các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe có thể trích xuất chính xác dữ liệu và sắp xếp các tài liệu y tế hiệu quả hơn. Ngoài ra, ngành bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cũng có thể sử dụng IDP để xác minh các yêu cầu bồi thường từ đó giảm được thủ tục, giấy tờ cần phải thực hiện.

2. Tài chính

IDP giúp tự động nhận diện, xử lý và lưu trữ thông tin từ các hóa đơn và tài liệu tài chính một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên trong việc xử lý hóa đơn và quản lý chi phí, đồng thời giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Ngoài ra, IDP cũng có thể áp dụng được trong việc quản lý các khoản thanh toán của nhân viên và nhà thầu.

3. Pháp lý

IDP sử dụng trí tuệ nhân tạo để nhận dạng, xử lý và phân tích các tài liệu pháp lý một cách tự động và chính xác giúp cho việc tìm kiếm thông tin và chuẩn bị tài liệu trở nên nhanh chóng. Các doanh nghiệp trong lĩnh vực pháp lý cũng có thể trích xuất dữ liệu từ các kho tài liệu pháp lý, kho hồ sơ để xây dựng lập luận pháp lý chắc chắn hơn.

4. Kho vận

Theo dấu các lô hàng, giấy phép hoặc các giấy tờ có liên quan đến lô hàng thường mất nhiều thời gian, thậm chí có thể xảy ra sai sót. Các doanh nghiệp trong lĩnh vực kho vận hay các công ty có kho hàng có thể ứng dụng công nghệ xử lý thông tin để giảm rủi ro lỗi chủ quan. IDP cũng sẽ trích xuất chính xác thông tin, tài liệu mà các công ty cần.

5. Nhân sự

Một trong những ứng dụng quan trọng của IDP trong ngành Nhân sự là trích xuất thông tin quan trọng từ lý lịch của ứng viên. Công nghệ này có thể tự động nhận diện và rút trích các thông tin như họ tên, địa chỉ, quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc từ các tài liệu ứng viên gửi đến, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả cho quá trình tuyển dụng.

Các công nghệ mà Xử lý tài liệu thông minh sử dụng

1. Nhận dạng ký tự quang học

OCR - Nhận dạng ký tự quang học là công nghệ giúp chuyển đổi hình ảnh văn bản thành văn bản mà máy có thể đọc được. OCR sẽ quét tài liệu giấy (biểu mẫu, biên lai, hóa đơn, hợp đồng, tài liệu pháp lý,...) và chuyển đổi thành hình ảnh chứa dữ liệu văn bản thành các tài liệu số hóa.

OCR có nhiều loại và mỗi loại lại có ứng dụng trong IDP khác nhau:

Phần mềm OCR đơn giản: So sánh hình ảnh văn bản với mẫu hình văn bản và phông chữ
ICR (Nhận dạng ký tự thông minh): Xử lý các thuộc tính hình ảnh khác nhau
Nhân dạng từ thông minh: Xử lý toàn bộ từ thay vì các ký tự riêng lẻ
Nhận dạng ký hiệu quang học: Xác định hệ thống văn bản, logo, watermark

2. Kỹ thuật xử lý ngôn ngữ tự nhiên

NLP là viết tắt của Natural Language Processing, có nghĩa là xử lý ngôn ngữ tự nhiên. NLP là một lĩnh vực của trí tuệ nhân tạo (AI) tập trung vào việc hiểu và xử lý ngôn ngữ tự nhiên của con người bằng máy tính.

Ngôn ngữ học điện toán đám mây: Phân tích ngữ nghĩa, cú pháp để ghi lại bản chất ngôn ngữ
Công nghệ ML: Cải thiện khả năng hiểu phép ẩn dụ của các mô hình xử lý ngôn ngữ tự nhiên
Mạng nơ-ron: Nhận biết, phân loại và xác định các mẫu phức tạp trong kho dữ liệu mẫu.

3. Tự động hóa quy trình robot

Tự động hóa quy trình robot còn được gọi là RPA. Đây là một công nghệ hỗ trợ việc xây dựng và triển khai phần mềm tự động hóa các hành động của con người. RPA ghi lại cách con người xử lý tài liệu, sau đó sẽ lặp lại các bước tương tự để xử lý tài liệu.

Cách công nghệ xử lý tài liệu thông minh hoạt động

IDP có khả năng xử lý và phân loại dữ liệu từ nhiều loại tài liệu khác nhau, từ dữ liệu có cấu trúc đến văn bản phi cấu trúc như email hoặc báo cáo. Quá trình bao gồm phân loại tài liệu, trích xuất dữ liệu, xử lý dữ liệu, học tập liên tục và báo cáo và phân tích. Hệ thống sử dụng AI để phân loại tài liệu và trích xuất dữ liệu, sau đó xử lý dữ liệu theo mục đích của nó. Hệ thống cũng có khả năng học hỏi và cải thiện theo thời gian. Cuối cùng, hệ thống cung cấp số liệu và thông tin chi tiết để hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu.

Kết luận

Ứng dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh không chỉ giúp tăng cường hiệu quả làm việc mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tài nguyên và tiền bạc. Đồng thời, việc sử dụng công nghệ này cũng giúp doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.