Professional services automation (PSA) là gì

1451

18-09-2024

Professional services automation (PSA) là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ? Hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu về PSA, các tính năng, lợi ích, thách thức và các nhà cung cấp nổi bật trong lĩnh vực này.

PSA là gì

Professional services automation (PSA) là một bộ ứng dụng phần mềm cung cấp cho doanh nghiệp dịch vụ chức năng cần thiết để quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi. Phần mềm PSA cung cấp khả năng tự động hóa kinh doanh thiết yếu cho các tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp, chẳng hạn như công ty luật và công ty kế toán.

Công cụ PSA đóng vai trò tương tự như các sản phẩm phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các công cụ quản lý khác trong các ngành như sản xuất và bán lẻ. Trong ngành CNTT, các công ty tư vấn và nhà cung cấp dịch vụ được quản lý (MSP) sử dụng phần mềm Professional services automation để điều hành hoạt động hàng ngày của họ. Hệ thống PSA có thể hỗ trợ các tổ chức lập kế hoạch dự án, giao dự án đúng hạn, hiệu suất dự án, ghi nhận doanh thu và hiệu quả hoạt động.

Chức năng cốt lõi của phần mềm psa

Phần mềm PSA tích hợp nhiều chức năng kinh doanh vào một công nghệ duy nhất, thay thế nhu cầu về các công cụ riêng biệt cho lập kế hoạch nguồn lực, lập hóa đơn, theo dõi thời gian và quản lý dự án. Bằng cách quản lý toàn bộ vòng đời của dự án từ cơ hội bán hàng ban đầu thông qua hoạt động bán hàng, lập hóa đơn và báo cáo, phần mềm PSA cung cấp một phương pháp tiếp cận nhất quán, hợp lý để cung cấp dịch vụ.

Các công cụ PSA bao gồm một loạt các chức năng. Các thành phần chính bao gồm quản lý dự án, quản lý nguồn lực và quản lý thời gian và chi phí. Loại phần mềm PSA nhằm mục đích giúp các tổ chức đáp ứng các mốc dự án và lịch trình; phân bổ nguồn lực cho các dự án để tối ưu hóa việc sử dụng nhân sự; và theo dõi thời gian của nhân viên, số giờ có thể lập hóa đơn và các chi phí khác cho mục đích lập hóa đơn.

Khi một dự án bắt đầu, các công cụ PSA sẽ xác định và nắm bắt các cơ hội bán hàng, hướng dẫn quy trình thông qua việc giới thiệu và phân bổ nguồn lực. Khi dự án tiến triển, các hệ thống này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý các nhiệm vụ và nguồn lực, đảm bảo rằng tất cả các yếu tố đều phù hợp với mục tiêu của dự án. Phần kết thúc của vòng đời dự án bao gồm lập hóa đơn, thu tiền và báo cáo toàn diện, cung cấp thông tin chi tiết quan trọng về hiệu suất của dự án và số liệu tài chính.

Các mô-đun PSA khác bao gồm quản lý quan hệ khách hàng, theo dõi các cơ hội bán hàng; phần mềm bàn trợ giúp và bàn dịch vụ; và báo cáo với khả năng bảng điều khiển.

Các loại phần mềm psa & lợi ích khi triển khai

Phần mềm PSA có thể được triển khai với các sản phẩm tại chỗ hoặc với các dịch vụ dựa trên đám mây. Hầu hết các công cụ PSA đều dựa trên đám mây, với phần mềm dưới dạng dịch vụ là mô hình triển khai điển hình.

Phương pháp tiếp cận đám mây giúp giảm bớt gánh nặng mua sắm và quản lý phần cứng của dịch vụ tại chỗ. Đây là một điểm cộng cho các công ty dịch vụ chuyên nghiệp đang muốn tránh chi phí công nghệ tại chỗ và tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của họ. Các công cụ PSA dựa trên đám mây cũng giúp các công ty dễ dàng quản lý lực lượng lao động ngày càng phân tán và di động hơn.

Các sản phẩm Professional services automation sử dụng mức độ tích hợp mà chúng cung cấp để phân biệt mình với các phần mềm và công cụ tự động hóa khác. Một số nhà cung cấp PSA cung cấp các bộ tích hợp kết hợp PSA, giám sát và quản lý từ xa (RMM) và phần mềm điều khiển từ xa. Các sản phẩm PSA được cung cấp như một phần của bộ tích hợp thường tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba. Bằng cách đó, khách hàng sử dụng sản phẩm PSA từ nhà cung cấp này có thể tích hợp hệ thống đó với dịch vụ RMM của nhà cung cấp khác.

Các nhà cung cấp khác chỉ tập trung vào PSA mà không có bộ sản phẩm phần mềm tự động hóa rộng hơn. Tuy nhiên, các nhà cung cấp PSA độc lập thường cung cấp tích hợp với các ứng dụng khác, chẳng hạn như CRM và kế toán.

Việc triển khai phần mềm PSA mang lại một số lợi ích:

Hợp lý hóa quy trình. Các công cụ PSA đơn giản hóa và hợp lý hóa một số khía cạnh của quản lý dự án, bao gồm theo dõi thời gian, báo cáo chi phí và lập hóa đơn, giúp nâng cao năng suất và độ chính xác. Nhiều giải pháp PSA cũng cung cấp khả năng mở rộng, đảm bảo các quy trình kinh doanh tiếp tục có hiệu quả khi doanh nghiệp phát triển.
Cải thiện kế hoạch tài chính. Phần mềm PSA hỗ trợ quản lý ngân sách và dự báo tài chính bằng cách cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về dữ liệu tài chính. Sự tích hợp này cho phép định giá và lập hóa đơn chính xác hơn, cải thiện dòng tiền và giảm tranh chấp về hóa đơn.

Thách thức khi triển khai psa & các phần mềm nổi bật

Tự động hóa. Là một phần quan trọng của các công cụ PSA, tự động hóa mở rộng trên các chức năng như kế toán, lập hóa đơn, quản lý lịch và lập hóa đơn. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, các công cụ PSA giải phóng nhân viên để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn, góp phần vào sự thành công của dự án và sự hài lòng của khách hàng.
Khả năng hiển thị trong thời gian thực. Phần mềm PSA cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về các chỉ số hiệu suất chính như sử dụng nguồn lực, lợi nhuận dự án và tăng trưởng doanh thu. Khả năng hiển thị này góp phần vào việc quản lý dự án hiệu quả và điều chỉnh kịp thời việc phân bổ nguồn lực dựa trên nhu cầu của dự án và bộ kỹ năng.
Cải thiện sự cộng tác. Phần mềm PSA tập trung tất cả dữ liệu liên quan đến dự án vào một nền tảng duy nhất, tăng cường giao tiếp giữa các nhóm. Sự tập trung hóa này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin, cho phép ra quyết định tốt hơn, giúp các nhóm dịch vụ tập trung vào đúng dự án và thực hiện dự án hiệu quả hơn.

Có một số thách thức liên quan đến phần mềm PSA. Quan trọng nhất bao gồm:

Sự phức tạp. Triển khai chiến lược và thực hiện các chiến lược quản lý thay đổi là những quy trình phức tạp, nhưng chúng rất quan trọng để tích hợp các công nghệ mới và các nhiệm vụ liên quan đến PSA khác.
Giá bán. Hạn chế về tài chính có thể khiến việc đầu tư vào các công cụ PSA trở nên khó khăn, đặc biệt là khi phải đối mặt với chi phí ban đầu và các chi phí khác cao.
Tốc độ thay đổi. Tốc độ chuyển đổi kỹ thuật số nhanh chóng đòi hỏi phải cập nhật công nghệ liên tục, điều này có thể là thách thức đối với việc áp dụng và đào tạo nhân viên.