Slack là gì? Cách sử dụng phần mềm hiệu quả

Bizfly Cloud

2222

19-06-2024

Slack là công cụ chat trực tuyến được nhiều tổ chức lựa chọn và sử dụng. Vậy thực chất Slack là gì, ưu điểm của ứng dụng này như thế nào và cách sử dụng có đơn giản không? Tất cả sẽ được Bizfly Cloud giải đáp thông qua bài viết dưới đây, cùng tìm hiểu nhé!

Slack là gì?

Slack là gì?

Slack là một nền tảng trao đổi thông tin có cả bản miễn phí và bản thương mại. Thời điểm Slack ra mắt phiên bản đầu tiên là vào tháng 8 năm 2013. Slack được thiết kế nhắm đến các phòng chat (được gọi là channel), giống với các nền tảng dùng giao thức IRC.

Giao thức IRC là giao thức ở tầng ứng dụng trong bộ giao thức TCP/IP, có nhiệm vụ trao đổi thông tin dạng text. Thời điểm IRC phổ biến nhất là vào khoảng những năm 1990 đến 2003. Hiện nay giao thức này đã dần được thay thế bởi các giao thức mới hơn.

IRC được thiết kế nhắm đến việc trao đổi thông tin nhóm bằng các phòng chat channel, đồng thời cũng cung cấp nhóm riêng tư (private groups) việc trao đổi 1-1 thông qua tin nhắn riêng tư (private messenges) và trao đổi dữ liệu.

Những tính năng nổi bật của Slack

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Slack mà bạn đọc có thể tham khảo:

Tạo kênh

Khi sử dụng Slack, người dùng có thể thiết lập kênh công khai để Những kênh này có thể được truy cập bởi bất kỳ ai trong tổ chức. Tất cả các thành viên đều có thể tham gia và xem nội dung, điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng chia sẻ thông tin quan trọng đến toàn bộ doanh nghiệp hoặc công ty.

Mặt khác, bạn cũng có thể dễ dàng tạo kênh riêng tư và những người được mời mới có thể tham gia hay xem nội dung trong các kênh này. Đây là lựa chọn tốt cho các cuộc thảo luận nhạy cảm hoặc các dự án cần có tính bảo mật cao.

Tin nhắn trực tiếp

Tính năng này cho phép các thành viên trong tổ chức có thể dễ dàng gửi tin nhắn riêng tư cho nhau. Tin nhắn trực tiếp phù hợp cho các cuộc trao đổi cá nhân hoặc các cuộc thảo luận không cần thiết phải công khai. Ngoài ra, bạn có thể tạo nhóm tin nhắn trực tiếp với tối đa 9 người để thảo luận nhanh với một nhóm nhỏ mà không cần tạo kênh riêng.

Tích hợp ứng dụng

Slack hiện đang hỗ trợ tích hợp với hàng ngàn ứng dụng và dịch vụ khác như Google Drive, Trello, GitHub, Zoom, Microsoft Office 365... Từ đó giúp người dùng có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau mà không cần rời khỏi Slack.

Tìm kiếm nâng cao

Tính năng tìm kiếm của Slack được đánh giá rất cao. Nó cho phép người dùng tìm kiếm theo từ khóa, người gửi, kênh và thậm chí cả thời gian. Bạn có thể dễ dàng tìm lại các cuộc thảo luận cũ, tệp tin đã chia sẻ, hoặc bất kỳ thông tin nào bạn cần. Các bộ lọc tìm kiếm giúp thu hẹp kết quả để nhanh chóng tìm thấy chính xác những gì bạn đang tìm kiếm.

Lưu trữ và truy xuất tệp

Người dùng có thể tải lên và chia sẻ tệp trực tiếp trong các kênh hoặc tin nhắn trực tiếp. Các tệp này được lưu trữ trên Slack và có thể tìm kiếm được, giúp dễ dàng truy xuất lại sau này. Bạn có thể chia sẻ các tệp như tài liệu, hình ảnh, video và thậm chí cả mã nguồn một cách an toàn và tiện lợi.

Thông báo

Slack cho phép tùy chỉnh thông báo để phù hợp với nhu cầu của người dùng. Bạn có thể chọn nhận thông báo cho tất cả tin nhắn, chỉ cho các tin nhắn được đề cập đến bạn, hoặc không nhận thông báo nào cả. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập chế độ Do Not Disturb để tránh bị gián đoạn vào những thời điểm nhất định, giúp tập trung làm việc hiệu quả hơn.

Các gói thương mại của Slack

Cuộc gọi và hội nghị video

Ứng dụng chat còn hỗ trợ các cuộc gọi âm thanh và video trực tiếp trong ứng dụng, bao gồm cả cuộc gọi cá nhân và cuộc họp nhóm. Bạn có thể tạo các cuộc họp video với nhiều thành viên và chia sẻ màn hình để thảo luận trực tiếp về các tài liệu hoặc vấn đề cụ thể. Tính năng này giúp cải thiện giao tiếp và cộng tác từ xa một cách hiệu quả.

Khả năng bảo mật và quản lý

Slack cung cấp các tính năng bảo mật như xác thực hai yếu tố và mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin của tổ chức. Các quản trị viên có thể quản lý quyền truy cập của người dùng, thiết lập chính sách bảo mật và kiểm soát các tích hợp ứng dụng. Từ đó đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập vào các thông tin nhạy cảm.

Slack Connect

Tính năng Slack Connect cho phép các tổ chức khác nhau làm việc cùng nhau trong cùng một kênh Slack. Nó  rất hữu ích cho các dự án hợp tác liên tổ chức, đối tác kinh doanh hoặc các khách hàng. Slack Connect đảm bảo rằng các kênh liên tổ chức được bảo mật và quản lý hiệu quả, giúp tăng cường sự hợp tác và giao tiếp.

Workflow Builder

Đây là công cụ kéo và thả giúp người dùng tự động hóa các quy trình làm việc đơn giản mà không cần kỹ năng lập trình. Bạn có thể tạo các workflow để tự động gửi tin nhắn chào mừng cho thành viên mới, thu thập thông tin phản hồi hoặc xử lý các yêu cầu thường xuyên. Nhờ vậy mà người dùng có thể tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc thủ công.

Chủ đề

Slack cho phép tạo các chủ đề để trả lời tin nhắn trong một chuỗi riêng, giúp tổ chức cuộc thảo luận theo chủ đề và tránh làm rối dòng chảy chính của kênh. Bạn có thể theo dõi và tham gia vào các cuộc thảo luận cụ thể mà không làm gián đoạn các cuộc trò chuyện khác trong kênh.

Các ưu điểm của Slack so với ứng dụng chat khác

Slack đang là ứng dụng chat được nhiều người sử dụng vì sở hữu các ưu điểm hơn hẳn các ứng dụng khác ở những điểm sau đây:

Khả năng tích hợp linh hoạt

Slack cho phép tích hợp với một loạt các ứng dụng và dịch vụ khác, bao gồm Google Drive, Dropbox, Trello và nhiều hơn nữa. Khả năng tích hợp này giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu, hình ảnh, và các tệp tin khác một cách thuận tiện ngay trong các cuộc trò chuyện.

Giao diện thân thiện

Giao diện của Slack được thiết kế để đơn giản và dễ sử dụng. Người dùng có thể tạo các kênh riêng để tổ chức các cuộc trò chuyện, gửi tin nhắn trực tiếp cho cá nhân hoặc nhóm và thậm chí thực hiện cuộc gọi video dễ dàng.

Tính năng tìm kiếm mạnh mẽ

Đây là ứng dụng chat cung cấp một tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin trong các cuộc trò chuyện trước đó. Người dùng có thể tìm kiếm theo từ khóa, ngày tháng, hoặc người gửi, giúp họ nhanh chóng tìm ra thông tin cần thiết mà không mất nhiều thời gian.

Hỗ trợ đa nền tảng

Trên Slack có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm web, desktop, và di động (iOS và Android). Điều này cho phép người dùng truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào mà họ đang sử dụng.

Bảo mật cao

Ứng dụng đảm bảo bảo mật thông tin của người dùng và doanh nghiệp thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật cao như chứng nhận SOC 2 và mã hóa dữ liệu. Các tính năng quản lý quyền truy cập cũng giúp đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào các thông tin nhạy cảm.

Cách sử dụng Slack chi tiết

Muốn sử dụng Slack, đầu tiên bạn sẽ vào trang chủ của ứng dụng này, sau đó đăng nhập tài khoản. Bạn cần chú ý, bạn chỉ đăng nhập được khi là Admin của team, lúc này các thiết lập trên ứng dụng mới có thể truy cập được.

Khi đã hoàn thành đăng nhập, bước tiếp theo hãy thay đổi một số điều như tính năng hạn chế tin nhắn. Tính năng này chỉ cho phép người được phép gửi thông báo @channel để thông báo tới toàn bộ thành viên ở trong team. Trường hợp là phòng chat lớn, số lượng thành viên nhiều hơn bạn có thể dùng tính năng này cho các thành viên trong team mà không cần giao tiếp hay trao đổi.

Thiết lập tiếp theo cần chú ý là quản lý private group và channel. Hãy vô hiệu hóa tính năng này trong trường hợp bạn không muốn nhân viên hoặc người dùng tạo channel riêng. Bên cạnh đó, Slack cũng đã được thiết lập phiên bản dành cho máy tính chạy hệ điều hành Windows/ Mac, thiết bị di động. Vì thế bạn có thể dễ dàng thiết lập để nhận thông báo ở nhiều thiết bị.

Sử dụng Slack cần chú ý các lệnh nào?

Trong quá trình sử dụng Slack sẽ có một số lệnh sau đây:

• @channel: Trong Slack, channel sẽ giống như phòng họp nhỏ được sắp xếp quanh một nhóm hoặc thảo luận chủ đề liên quan. Muốn gửi thông báo tới tất cả thành viên trong channel, bạn sẽ dùng ký tự @channel. Lúc này tất cả thành viên trong team sẽ đều nhận được tin từ bạn. Tuy nhiên, cũng cần chú ý nếu như trong channel có các thành viên lệch múi giờ hoặc số lượng người tham gia lớn nó có thể gây ra khó chịu.
• @username: Để gửi thông điệp tới một thành viên trong channel, bạn sẽ dùng lệnh này.
• @here: Câu lệnh này sẽ giống với @channel nhưng khi dùng, bạn sẽ chỉ thông báo tới các thành viên đang hoạt động và online.
• DM: Để trao đổi riêng với thành viên nào đó trong channel, bạn sẽ dùng câu lệnh này để thực hiện gửi tin nhắn trực tiếp.
• Private Group: Đây là lệnh bạn dùng để trao đổi với một nhóm riêng hoặc một số thành viên trong channel.
• /open: Thực hiện mở channel mới
• /leave: Thoát khỏi channel nào đó.
• /collapse: Ẩn những hình ảnh, tệp gif ở trên channel.
• /who: Hiển thị danh sách người dùng hiện đang ở trong kênh.
• /expand: Mở rộng tất cả các hộp tin nhắn đã thu gọn.
• /help: Hiển thị trợ giúp về các lệnh sử dụng trong Slack.

Nền tảng hỗ trợ và số lượng người dùng

Slack có ứng dụng trên các hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS, iOS và Android cũng như một bản ứng dụng trên nền web. Với Linux, Slack có bản ứng dụng nhưng đang ở trong giai đoạn beta.

Vào thời điểm tung ra thị trường, Slack có 8000 người dùng trong 24 giờ. Vào tháng 2 năm 2015, Slack có 135,000 người dùng trả phí trong 60 nghìn nhóm. Vào ngày 26 tháng 4 năm 2019, theo báo cáo của Slack, có 10 triệu người dùng hằng ngày và có 6 trăm nghìn tổ chức sử dụng ở nhiều hơn 150 nước.

Việc phát triển tập trung vào các thiết lập trao đổi nhóm khiến Slack luôn là một trong những lựa chọn tốt nhất trong việc trao đổi thông tin giữa các nhóm làm việc và trao đổi giữa các cá nhân trong tổ chức.

Trên đây, Bizfly Cloud vừa trình bày đến bạn thông tin liên quan đến Slack là gì, cách sử dụng và tính năng mà ứng dụng chat này sở hữu. Hy vọng với những thông tin này, bạn đã có thể sử dụng ứng dụng chat này một cách dễ dàng để công việc diễn ra thuận lợi, nhanh chóng nhất. Hãy tiếp tục đồng hành với chúng tôi để cập nhật thêm các thông tin hữu ích khác.

Theo Bizfly Cloud tìm hiểu

>> Có thể bạn quan tâm:Cuộc chiến giữa Slack và Email- Ai đang chiếm lợi thế?