Cuộc chiến giữa Slack và Email (P1)

Giống như những chú heo trong cuốn tiểu thuyết Animal Farm của tác giả Orwell, những chú heo cam đoan sẽ giải phóng những con vật khác trong nông trại khỏi sự chuyên chế của người nông dân, nhưng rồi sau đó những chú heo này đã tự nâng cấp chúng lên vị trí lãnh đạo độc tài, và Slack cũng vậy. Slack cũng từng cam đoan chấm dứt sự "độc tài" của email trong giới văn phòng trên toàn thế giới trong suốt thời gian qua, nhưng cuối cùng chính Slack lại mở ra một chế độ độc tài của riêng nó. Trong lúc đó, email đã im lặng chờ đợi và quan sát từ phía sau.

R.I.P Email (1971 - 201?)

Tháng 2 năm 2014: Slack được khởi chạy công khai. Đó là sự trỗi dậy tấn công mạnh mẽ tác động trực tiếp đến email, làm bùng phát chiến dịch gay gắt khiến mọi người tin rằng email đã "xong đời". Slack giống như một món đồ chơi mới nổi nắm bắt được thị hiếu của giới văn phòng, nhưng vẫn có rất nhiều câu hỏi được đặt ra như Có thật là email đã "die"?. Nhưng tận sâu bên trong, càng nhiều biến động, email càng thêm đứng vững. Chúng ta sẽ tiếp tục đi sâu vào vấn đề này trong các phần tiếp theo dưới đây.

"Khi mọi người đều trở thành siêu nhân, thì chẳng còn ai là siêu nhân nữa." - một câu nói của nhân vật hoạt hình Syndrome trong The Incredibles. Mọi cuộc trò chuyện trao đổi thông tin trên Internet đều quan trọng như nhau bởi vì có bộ lọc. Và nếu không có bộ lọc thì khi đó sẽ KHÔNG có cuộc trò chuyện nào được coi là quan trọng nữa. Với Slack, các cuộc trò chuyện đều vô tình bị xâm nhập chính là bởi vì Slack thiếu bộ lọc. Do đó, mỗi một tin nhắn trong Slack lúc nào cũng phải tìm kiếm sự chú ý của bạn kiểu "Hãy nhìn tôi, tôi cũng có thể quan trọng đó!". Và vì bạn không thể phân loại được tin nhắn nào là quan trọng, nên sau đó bạn sẽ bị cuốn vào cơn lốc phải kiểm tra một loạt các kênh của mình để tránh hiệu ứng FOMO - lo sợ bỏ những điều gì đó quan trọng.

Và sau đó nó khiến bạn không thể hoàn thành được mọi công việc. Việc phải bắt kịp liên tục với hàng chục cuộc trò chuyện trên các kênh khác nhau có thể sẽ khá mệt mỏi. Hãy tưởng tượng có vô số các cuộc trò chuyện đang diễn ra, nhưng khi chỉ mới rời khỏi bàn làm việc trong một vài giờ thì sau đó bạn sẽ phải đuổi kịp tiến trình của cuộc trò chuyện một cách không ngừng nghỉ.

Và cứ thế bạn vô tình chơi trò chơi "đuổi bắt trốn tìm" và rồi sẽ chả đi đến đâu cả.

Bong bóng mới nổi Slack nếu không có xúc tác châm ngòi thì sẽ chả đi xa được. Như Sam Hulick đã viết trên Medium vào tháng Hai năm nay: "Tôi sẽ chia tay với Slack", Ông chắc chắn không phải là người đầu tiên, nhưng cũng không phải là người cuối cùng quyết định nói lời chia tay với Slack. Cũng theo Walt Mossberg, biên tập viên của tờ báo The Verge, cho rằng để tạo ra trải nghiệm người dùng bền vững, Slack cần phải cố gắng thêm một chút nữa để bắt kịp với email. Đã đến lúc chúng ta nên xem xét lại tại sao email vẫn là hữu ích nhất, tại sao email đã tồn tại được trong suốt gần nửa thế kỷ, và tương lai cũng sẽ vậy.

Email có thứ mà Slack không có

Email được thiết kế có tích hợp sẵn bộ lọc trong đó. Khi đặt một tin nhắn nào đó vào một email và gửi đi cho người khác, tất nhiên các tin nhắn được gửi đi đều quan trọng. Ngược lại, các công cụ trao đổi thông qua Internet đơn giản lại bỏ qua bộ lọc này. Kết quả? Mọi "cánh cổng" đều được mở ra.

Và sau đó, bất kỳ ai cũng đều có thể tham gia vào cuộc trò chuyện ở bất kỳ kênh nào trong số các kênh và ẩn chúng bằng các tin nhắn tức thì. Hãy hình dung - bạn đang chuẩn bị đề cập đến một việc gì đó quan trọng với ai đó, và có người nào đó đã nhảy vào cuộc trò chuyện riêng tư của bạn và "lái" câu chuyện sang một hướng hoàn toàn khác. Đó chính là rủi ro khi bạn sử dụng công cụ dựa trao đổi thông tin qua Internet đơn giản mà không phải là Email.

Với email, bạn nói bởi vì bạn có chuyện để nói. Với trò chuyện tán gẫu thông thường, bạn nói bởi vì bạn phải nói chuyện gì đó.

Lợi thế của Email

Email hầu như không có mấy thay đổi trong gần nửa thế kỷ tồn tại qua. Liệu email có phải là công cụ tốt. Đây là câu trả lời: Email là một công cụ tốt bởi email có context (ngữ cảnh). Với hai cấu trúc đơn giản, gồm dòng chủ đề và người gửi, và còn bổ sung thêm một thành phần quan trọng không thể thiếu - đó là context. Bạn có thể đọc ưu tiên email bất kỳ dựa trên dòng chủ đề hoặc người gửi. Bạn có quyền kiểm soát khi bạn đọc mail - bạn sẽ đọc khi bạn MUỐN đọc. Bạn có thể quyết định thời điểm nào bạn có thể thẩm định lại nội dung của một email mà không phải buộc mình phải làm điều này ngay lập tức như với một tin nhắn trò chuyện tức thì. Ngay cả khi bạn đã rời khỏi bàn làm việc trong vài giờ, bạn có thể yên tâm rằng kể cả có hàng tá email trong hộp thư đến, bạn vẫn có thể yên tâm đảm bảo được cái nào là ưu tiên để đọc trước (bởi lựa chọn nằm trong kiểm soát của bạn). Với Slack hay các công cụ tương tự khác, bạn sẽ không có được quyền kiểm soát như vậy.

Sự trở lại của Email

Tôi không nói Slack là tồi, còn email mới là tốt. Mà chỉ bởi Slack vẫn chưa đủ bền vững và khó có thể mở rộng nâng cấp. Những gì chúng ta thực sự cần, là một công cụ cộng tác có sự kết hợp các thành phần tốt nhất của cả Slack và email.

VCCLoud via zoho.com