Cuộc chiến giữa Slack và Email (P2)
Liệu Slack nhỏ bé có thực sự sẽ đánh gục được "ông lớn" Email, hay đơn giản chỉ là "bình cũ rượu mới"? Bài viết hôm nay sẽ là kết luận cho chuỗi blog gồm hai phần - sau #TEAMSLACK trong Phần 1, thì bài viết dưới đây sẽ là lượt của #TEAMEMAIL.
Cải thiện. . .
Bước đầu tiên trong việc giải quyết bất kỳ vấn đề là nhận ra được vấn đề: Đơn giản email cũ không còn là công cụ cộng tác tốt nhất trong giới văn phòng nữa. Nhưng thực sự email đã từng là số 1. Rồi sau đó, phương tiện truyền thông xã hội dần phát triển và thay đổi dần phương thức giao tiếp hằng ngày của chúng ta. Phương thức giao tiếp của chúng ta giờ đây diễn ra tức thì, thú vị và dễ dàng. Vậy email còn cần phải cải thiện điều gì?
Email có lợi thế tốt là không có nền tảng truyền thông xã hội nào có thể xâm nhập vào môi trường làm việc. Trên thực tế, khi bạn làm kinh doanh thì không thể cứ trao đổi với khách hàng qua việc viết lên tường hay tweet cho họ. Tuy nhiên, email đang bắt đầu trở nên nhàm chán và tẻ nhạt (Thực tế thú vị là Email không có chút thay đổi trong cả nửa thế kỷ nay).
Email có thể vẫn chưa thực sự "trưởng thành" trong việc khiến mọi người trao đổi dễ dàng và thân mật với nhau hơn. Mọi người luôn kích hoạt các ứng dụng truyền thông xã hội trên điện thoại thông minh của họ để kiểm tra các bản cập nhật mới mà không cần suy nghĩ, vì vậy các tin nhắn tức thì sẽ được đọc một cách nhanh chóng hơn. Và bạn cũng ít bao giờ có suy nghĩ về việc check email của mình. Các doanh nghiệp đã nhanh chóng bắt kịp được các xu hướng mới và các phương tiện truyền thông xã hội khác bắt đầu vượt mặt email trong bối cảnh mọi thứ cần phải được chú ý ngay lập tức. Do đó, việc tận dụng các tính năng phổ biến nhất của các công cụ văn phòng đã trở thành một điều bức thiết.
Slack chính là nhân vật tiên phong đầu tiên. Là một công cụ được xây dựng dành riêng cho cộng tác tại nơi làm việc, điều này đã đủ để khiến Email "phải yên nghỉ". 18 tháng trước, chúng tôi quay trở lại bảng vẽ. Chúng tôi đã phải tái phát minh email để giải quyết một thách thức cơ bản, "Làm cách nào để giữ người dùng chỉ tập trung vào trong hộp thư đến của email mà không bị mất tập trung bởi giao tiếp trên nhiều các công cụ khác nữa?"
Đối với doanh nghiệp chạy trình duyệt
Ý tưởng của chúng tôi là: cho phép người dùng tận dụng tối đa hộp thư đến bằng cách rời bỏ hộp thư ở bất kì các công cụ khác. Do đó, chúng tôi đã xây dựng nên VCCloud Mail Inbox: một hộp thư đến cũng có Trò chuyện, Lịch, Ghi chú, các Task và Danh sách liên hệ được tích hợp. Đây là giai đoạn một.
Chúng tôi cố gắng khắc phục các điểm yếu của email. Đầu tiên là các đánh giá của người dùng trong việc đối phó với sự quá tải của thư rác và các email không quan trọng. Do đó, chúng tôi đã làm giảm số lượng email mà người dùng nhận được. Điều này khiến cho việc giao tiếp nội bộ trong tổ chức được thuận lợi hơn, không bị quấy rầy mà vẫn giúp theo dõi được các cuộc trao đổi liên lạc khác bên ngoài tổ chức.
Với thông tin chi tiết quan trọng này về việc tách biệt thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài, chúng tôi đã nghĩ ra một công cụ giao tiếp mới dành riêng cho các đồng nghiệp làm việc với nhau. Chúng tôi đã giữ lại những điểm tốt nhất ở email, đồng thời cũng mang lại một phương tiện truyền thông xã hội tốt nhất.
Và đây chính là công cụ mới
SaaS (các dịch vụ cung cấp chức năng của một phần mềm thông qua các giao thức khác nhau) đã thực sự thay đổi diện mạo của nơi làm việc hiện đại. Việc các ứng dụng dạng web-apps ngày nay đang phát triển với tốc độ chóng mặt, thì càng ngày càng có nhiều doanh nghiệp đang dần đẩy mình lên hoạt động và quản lý ngay trên những trình duyệt web. Và chúng tôi nghĩ bạn sẽ luôn mở một tab dành cho hộp thư đến email của mình.
Dưới đây là cách chúng tôi có thể kết luận được về khả năng "trường tồn" của email.
Mặc dù Slack đã trở nên cực kỳ nổi tiếng trong một khoảng thời gian rất ngắn, nhưng rồi sau đó các vết nứt cũng bắt đầu xuất hiện nhanh chóng. Như vậy, cộng tác trên nền trò chuyện có thể trở thành phương thức giao tiếp của giới văn phòng cuối cùng hay không? Vào cuối năm 2015, Slack đã công bố phiên bản cải tiến với một tính năng có tên là 'Posts' (Nay còn gọi là 'Post 2.0'). Slack đã giải thích về tính năng mới này như sau:
Đôi khi bạn cần phải chia sẻ một ý tưởng đòi hỏi cần sự giải thích hoặc đảm bảo cuộc hội thoại được duy trì. Bởi vậy, Slack là công cụ tuyệt vời cho mọi cuộc trò chuyện. Nhưng nếu bạn có một ý tưởng lớn hơn để chia sẻ với các nhóm làm việc của bạn, vậy thì hãy thử Posts để bố trí sắp xếp trình bày lại đoạn text của mình sau cả một màn giải thích trước đó. Posts giữ lại tính năng là một chuỗi nhận xét độc lập trong các kênh nơi chúng được đăng lên, vì vậy các cuộc thảo luận đều được bố trí sắp xếp theo trật tự.
Slack dường như đã thừa nhận những hạn chế của các tin nhắn trò chuyện tức thời, những nền tảng rất quan trọng trong sản phẩm của họ:
Email hiện tại vẫn còn phổ biến và khá hữu ích cho việc cập nhật từ mọi dịch vụ trên Internet. Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu một tính năng mới mà tất cả các team. . . có thể có email hướng vào các kênh Slack.
Như vậy, ngay cả Slack cũng không thể thiếu email tại nơi làm việc, và tương tự Slack cũng nhận ra được điều này với người dùng của họ cũng vậy.
Chúng tôi nghĩ rằng trường hợp một nơi làm việc mà không có email sẽ không bao giờ xảy ra và giống như ví dụ về các chương trình Slack, vẫn chưa thực sự có nhiều lượt thích dành cho các công cụ cộng tác trên nền trò chuyện. Như tôi đã thảo luận trước đó, nơi làm việc cần một công cụ giao tiếp có thể cân bằng sự cộng tác không đồng bộ.
Và thưa toàn thể bạn đọc, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn Streams.
Streams - Một giải pháp mới để tương tác với email.
Những gì chúng tôi đã làm là chuyển đổi cách bạn tương tác với email. Và "Email Sharing" ra đời. Share được thiết kế thay vì chỉ trả lời hoặc chuyển tiếp cho người nhận trong email. Đồng nghiệp của bạn sẽ nhận được thông báo và bạn sẽ có thể những cuộc thảo luận hiệu quả về email bạn đã chia sẻ và trong suốt thời gian đó sẽ có ít email hơn trôi nổi bên ngoài hộp thư đến của người nhận.
Streams có ngay bên trong hộp thư đến của bạn, tạo nên sự vòng tròn thú vị cho cộng tác nhóm và quản lý dự án.
Giữ cho hộp thư đến của bạn phải mở liên tục trong lúc làm việc không có nghĩa là bạn phải trả lời tất cả các email đến. Streams khiến việc cộng tác với đồng nghiệp trở nên đơn giản hơn là việc soạn một email 'chuyên nghiệp' và giúp làm sạch hơn một hộp thư đến có một list dài dằng dặc các email không mong muốn. Đó là lý do tại sao Streams nhanh hơn, dễ dàng hơn và tiện gọn hơn trong mọi thời điểm. Bạn có thể tự mình kiểm tra về những hữu ích này.
Và đây mới chỉ là khởi đầu. Chúng tôi đã kết hợp những cái tốt nhất của email và các công cụ trao đổi truyền thông khác. Kết quả là email hiện tại không chỉ đơn thuần là hộp thư đến nữa. Và đó chính là cách chúng ta có một email tuyệt vời trở lại.
VCCloud via zoho.com
>> Có thể bạn quan tâm: Tác hại của việc không sử dụng Email theo tên miền doanh nghiệp
