Project Manager là gì? Những trách nhiệm, vai trò của người đội trưởng lèo lái dự án tới thành công

Bizfly Cloud

2703

18-06-2021

Vị trí Project Manager luôn là một mắt xích quan trọng trong kinh doanh và sẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn theo sự phát triển của mô hình kinh doanh công ty. Cùng Bizfly Cloud tìm hiểu cụ thể hơn về Project Manager là gì, để trở thành một PM bạn cần làm những gì và cần có những kỹ năng gì?

Thế nào là một Project Manager? (PM)

Project Manager là người đóng vai trò chủ trì trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và quy mô công việc. Họ cũng chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án, nhân sự dự án, nguồn lực thực hiện, sự thành công hay thất bại của dự án.

Bằng cách giám sát các dự án phức tạp từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, các nhà quản lý dự án có thể định hình quỹ đạo của tổ chức, giúp giảm chi phí, tối đa hóa hiệu quả và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Trách nhiệm của một Project Manager?

Nhiệm vụ chính xác của người quản lý dự án sẽ phụ thuộc vào tổ chức, lĩnh vực hoạt động của tổ chức và các loại dự án mà PM được giao nhiệm vụ giám sát. Nhưng xét trên mặt bằng chung, tất cả các nhà quản lý dự án sẽ chia sẻ trách nhiệm về những gì thường được gọi là “vòng đời dự án”, bao gồm năm giai đoạn (hoặc quy trình) là:

• Khởi xướng

• Lập kế hoạch

• Thực thi

• Giám sát và kiểm soát

• Kết thúc

Trên thực tế, 5 giai đoạn này không thể được coi là 5 bước, thay vào đó, đây là những quy trình mà các nhà quản lý dự án sẽ phải liên tục quay lại làm trong suốt vòng đời của một dự án.

Trong phần này, chúng tôi sẽ cùng bạn xem xét kỹ hơn từng giai đoạn của vòng đời dự án, cũng như các trách nhiệm khác nhau mà người quản lý dự án phải đảm nhận trong mỗi giai đoạn.

1. Khởi xướng

Người quản lý dự án bắt đầu mỗi dự án mới bằng cách xác định các mục tiêu chính của dự án, mục đích và quy mô của dự án. Họ cũng xác định các bên liên quan chính bên trong và bên ngoài, thảo luận về các kỳ vọng được chia sẻ và đạt được sự ủy quyền cần thiết để tiến hành một dự án.

Các câu hỏi quan trọng mà người quản lý dự án cần trả lời trong giai đoạn bắt đầu bao gồm:

• Tầm quan trọng của dự án như thế nào?

• Vấn đề cụ thể cần giải quyết là gì?

• Kết quả mong muốn là gì?

• Tiêu chí thành công của dự án là gì?

• Các bên liên quan trong dự án này là ai? Ai chịu tác động, hoặc ai là người tác động dự án này?

• Các yêu cầu và ràng buộc trong dự án này là gì?

• Chúng ta phải đưa ra những giả định nào?

• Dự án sẽ được tài trợ như thế nào?

• Những công việc nào nằm trong phạm vi của chúng ta? Và điều gì không thuộc phạm vi?

• Dự án này đã được thực hiện trước đây chưa? Nếu có, vậy kết quả như thế nào? Những thông tin nào từ dự án trong quá khứ đó nên được xem xét trong dự án này?

Điều quan trọng bạn cần phải biết đó là Project Manager không làm điều này một mình. Thông thường, một Project Manager sẽ không được chỉ định cho đến khi phần lớn công việc này được tiến hành tốt.

Tuy nhiên, ngay sau khi Project Manager được giao nhiệm vụ, người đó sẽ cần phải tham gia đầy đủ vào công việc trên, điều này sẽ dẫn đến việc một dự án được điều lệ và giao chính thức.

2. Lập kế hoạch

Sau khi điều lệ được phê duyệt, các nhà quản lý dự án làm việc với các bên liên quan  để lập một kế hoạch dự án từ tổng quan đến chi tiết để đạt được các mục tiêu đã vạch ra.

Kế hoạch được thiết lập trong quá trình này giúp các nhà quản lý dự án giám sát quy mô, chi phí, tiến trình, rủi ro, các vấn đề chất lượng và thông tin liên lạc. Trong giai đoạn này, các PM sẽ vạch ra các công việc và cột mốc quan trọng và xác định các nhiệm vụ phải hoàn thành để hoàn thành từng công việc.

Điều quan trọng cần lưu ý là “lập kế hoạch” dự án không thực sự kết thúc cho đến khi dự án được hoàn thành. Kế hoạch dự án sẽ là tài liệu được liên tục phát triển và thay đổi theo tiến trình trong suốt dự án.

3. Thực thi

Trong giai đoạn này, các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc đã được chỉ định trong kế hoạch dự án để đạt được các mục tiêu đặt ra. Vai trò của người quản lý dự án là phân công công việc này và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng lịch trình. Người quản lý dự án cũng sẽ thường:

• Đảm bảo nhóm không bị sao nhãng khỏi công việc và mục tiêu

• Tạo điều kiện giải quyết vấn đề

• Dẫn dắt nhóm làm việc thông qua các thay đổi của dự án

4. Giám sát và Kiểm soát

Mặc dù được liệt kê là giai đoạn thứ tư, nhưng các quá trình giám sát và kiểm soát thực sự bắt đầu khi khởi xướng một dự án và tiếp tục trong suốt quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc. Trong giai đoạn giám sát và kiểm soát, công việc của người quản lý dự án bao gồm:

• Giám sát tiến độ của một dự án

• Quản lý ngân sách của dự án

• Đảm bảo đạt được các mốc quan trọng

• So sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất theo kế hoạch / dự kiến

Tất nhiên, mọi thứ hiếm khi diễn ra chính xác theo kế hoạch. Do đó, người quản lý dự án phải đủ linh hoạt để làm việc trong kế hoạch của dự án nhưng sẵn sàng thích ứng khi cần thiết.

5. Kết thúc

Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án cố gắng đảm bảo hoàn thành tất cả các hoạt động cần thiết để đạt được kết quả cuối cùng. Trong quá trình kết thúc một dự án, các nhà quản lý dự án sẽ:

• Thông báo với khách hàng về việc dự án đã hoàn thành

• Giải phóng mọi nguồn lực (ngân sách hoặc nhân sự) không còn cần thiết cho dự án

• Xem xét công việc của các nhà cung cấp hoặc đối tác bên thứ ba để kết thúc hợp đồng và thanh toán hóa đơn của họ

• Lưu trữ các file quan trọng dự án để tham khảo và sử dụng trong tương lai

Sau khi dự án đã hoàn thành, Project Manager cũng sẽ là người thực hiện đánh giá để cả team rút ra các bài học kinh nghiệm chính. Hiểu rõ những gì mình đã làm được, chưa làm được, có thể cải thiện như thế nào và những gì không nên làm, từ đó rút ra kinh nghiệm và cải thiện các phương pháp quản lý dự án trong tương lai.

Một ngày làm việc của một Project Manager sẽ như thế nào?

Như đã đề cập ở trên, các công việc cụ thể tiêu tốn thời gian của Project Manager sẽ thay đổi đáng kể tùy thuộc vào dự án đang ở giai đoạn nào trong vòng đời dự án.

Nói như vậy, có một số nhiệm vụ chung mà bất kỳ người quản lý dự án giỏi nào cũng có thể thực hiện hàng ngày. Bao gồm:

• Giao tiếp với các thành viên trong nhóm: Là một Project Manager, bạn phải là người thuần thục trong việc giao tiếp với người khác trên mọi phương tiện, cho dù là thông qua email, gọi điện, nhắn tin hay các cuộc họp nhóm. Người quản lý dự án phải thường xuyên liên lạc với các thành viên trong nhóm để xác định tình trạng của các dự án khác nhau và các rào cản có khả năng xảy ra cần được giải quyết.

• Giao tiếp với các bên liên quan chính: Cũng quan trọng như giao tiếp với thành viên nhóm, Project Manager phải thường xuyên cập nhật với các bên liên quan chính về tiến độ dự án và đảm bảo rằng dự án vẫn cập nhật với các thay đổi của công ty. Sự giao tiếp này có thể thông qua nhiều hình thức, bao gồm báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng, qua dashboards được cập nhật thường xuyên hoặc email, cuộc gọi hoặc cuộc họp nhanh. 

• Xác định và giải quyết vấn đề: Trong quá trình thực hiện bất kỳ dự án nào, các vấn đề như phạm vi, ngân sách, phân bổ nguồn lực và các vấn đề khác thường xuyên phát sinh trục trặc. Vai trò của PM là đảm bảo các vấn đề này được giải quyết một cách hiệu quả để giữ cho dự án đi đúng hướng.

• Lập ngân sách: Đối với các dự án quy mô nhỏ, việc ước tính chi phí có thể là công việc hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng. Nhưng đối với các dự án lớn hơn với nhiều khoản chi phí khác nhau cần lưu ý, Project Manager có thể dành thời gian xem xét ngân sách mỗi ngày để đảm bảo dự án không vượt quá nguồn lực hiện có. Công việc này cũng bao gồm xem xét, xử lý và phê duyệt hóa đơn từ các nhà cung cấp bên ngoài nếu dự án bao gồm các quan hệ đối tác như vậy.

• Quản lý và phê duyệt thời gian: Để đảm bảo rằng dự án vẫn đi đúng hướng, nhiều Project Manager sử dụng bảng chấm công hoặc phần mềm quản lý dự án để theo dõi các thành viên trong nhóm. Ngoài việc đảm bảo rằng dự án đang diễn ra theo đúng kế hoạch, điều này giúp các Project Manager điều chuyển nguồn lực giữa các dự án khi cần thiết.

• Xây dựng nhóm: Một Project Manager giỏi sẽ làm được nhiều việc hơn là chỉ quản lý các bước của một dự án. Họ cũng sẽ quản lý các thành viên trong nhóm để giúp họ làm việc hiệu quả và vui vẻ. Một phần trong số đó là việc thiết kế các bài tập giúp nâng cao tinh thần nhóm, đặc biệt là sau những tuần hoặc giai đoạn đầy thử thách của dự án. Tụ tập 1 lần một tuần hoặc tổ chức Happy Hour là một trong những ý tưởng bạn có thể tham khảo.

Yếu tố để trở thành một Project Manager giỏi

Khả năng lãnh đạo

Project Manager là trưởng nhóm của dự án, họ là những người chịu trách nhiệm đưa ra những định hướng hoặc chiến lược cho cả nhóm và đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đang thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.

Như vậy có thể nói rằng một Project Manager cần có khả năng lãnh đạo để đưa ra những chiến lược, kế hoạch riêng giúp dự án của cả team hoàn thành đúng mục tiêu.

Lập kế hoạch

Tiếp theo, một Project Manager giỏi sẽ không thể thiếu kỹ năng lập kế hoạch. Một kế hoạch cụ thể từ mục tiêu nhỏ đến mục tiêu lớn là điều cần thiết mà một người đội trưởng. Ngoài ra, người đội trưởng còn phải xác định được cụ thể phạm vi, quy mô từ đó đưa ra những kế hoạch phân tích những nguồn lực cần thiết để có thể dễ dàng đạt thành công trong dự án.

Kỹ năng giao tiếp

Để trở thành một người quản lý thành công chắc chắn không thể thiếu kỹ năng giao tiếp. Bạn cần phải hiểu rằng mình là người sẽ làm việc với tất cả các phòng ban trong công ty và cập nhật những thông tin mới nhất của dự án cho những bên liên quan. Đảm bảo được rằng họ hiểu những thay đổi và tiến độ đang thực hiện của dự án.

Và hơn hết, một người quản lý giỏi cần có kỹ năng trình bày kế hoạch, thuyết phục cấp trên của mình để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Việc giao tiếp, triển khai kế hoạch với các thành viên trong nhóm cũng là một lợi thế mà Project Manager cần có.

Quản lý vấn đề phát sinh

Có thể nói rằng không phải lúc nào dự án khi đưa vào triển khai đều sẽ diễn ra suôn sẻ mà không gặp những vấn đề phát sinh. Như vậy, trách nhiệm của một Project Manager  là có khả năng quản lý được những rủi ro có thể xảy ra và đảm bảo rằng những vấn đề này sẽ không ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của các thành viên trong quá trình thực hiện dự án cũng như ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Cơ hội thăng tiến của Project Manager

Mặc dù Project Manager là một vị trí có tính cạnh tranh cao và tương đối khắc nghiệt. Nhưng chắc chắn rằng đây vẫn là một vị trí mà rất nhiều người mong muốn đạt được trong sự nghiệp của mình.

Nhưng khi có những thách thức thì bản thân bạn mới khám phá ra được những khả năng tiềm ẩn của mình. Và chắc chắn sau khi đảm nhiệm vai trò Project Manager, bạn cũng có thêm nhiều cơ hội để thăng tiến lên những vị trí khác như:

• Manager/Director: Cấp quản lý cấp trung hoặc Giám đốc.
• Chief Technical Officer (CTO): Người phụ trách toàn bộ bộ phận kỹ thuật của một công ty.

Mức lương của một Project Manager?

Project Manager là một công việc đòi hỏi kỹ năng và trách nhiệm cao, vì vậy, mức lương dành cho họ cũng khá cao. Theo khảo sát lương trong ấn bản thứ chín của PMI, mức lương trung bình hàng năm của một Project Manager ở Hoa Kỳ là 108.200 đô la. Dưới đây là mức lương trung bình hàng năm theo tình trạng chứng nhận và kinh nghiệm mà bạn có thể tham khảo:

Một số website mà bạn có thể tìm kiếm các cơ hội cho công việc này đó là:

• The Project Management Institute

• Indeed

• Workopolis

• Glassdoor

Nếu bạn quan tâm đến việc trở thành một Project Manager trong tương lai, điều quan trọng là bạn phải hiểu Project Manager là gì và phát triển các kỹ năng cần thiết để thực hiện xung quanh nghề nghiệp này. Chăm chỉ học hành và kiếm cho mình được một tấm bằng quản lý dự án nâng cao là một cách để học và cải thiện những kỹ năng đó, đồng thời giúp bạn “tiếp thị” thành công bản thân mình trước các nhà tuyển dụng cũng như deal lương trước ban lãnh đạo công ty, mang lại cho bạn kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực này.

Theo Bizfly Cloud