GRC là gì? Làm thế nào GRC hoạt động

2902

18-11-2024

GRC (Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ) là một phương pháp có cấu trúc để đồng bộ CNTT với mục tiêu kinh doanh, đồng thời quản lý rủi ro và đáp ứng tất cả các quy định của ngành và chính phủ. Nó bao gồm các công cụ và quy trình để thống nhất quản trị và quản lý rủi ro của một tổ chức với sự đổi mới và áp dụng công nghệ. Vậy để hiển hơn về khái niệm GRC là gì thì hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây.

GRC là viết tắt của từ gì?

GRC là viết tắt của quản trị (governance), rủi ro (risk management) và tuân thủ (compliance). Hầu hết các doanh nghiệp đều quen thuộc với các thuật ngữ này nhưng trước đây đã thực hành chúng một cách riêng biệt. GRC kết hợp quản trị, quản lý rủi ro và tuân thủ trong một mô hình phối hợp. Điều này giúp công ty giảm lãng phí, tăng hiệu quả, giảm rủi ro không tuân thủ và chia sẻ thông tin hiệu quả hơn.

Quản trị

Quản trị là tập hợp các chính sách, quy tắc hoặc khung mà một công ty sử dụng để đạt được mục tiêu kinh doanh. Nó xác định trách nhiệm của các bên liên quan chính, chẳng hạn như hội đồng quản trị và ban quản lý cấp cao. Ví dụ: quản trị công ty tốt hỗ trợ nhóm của bạn trong việc đưa chính sách trách nhiệm xã hội của công ty vào kế hoạch của họ.

Quản trị tốt bao gồm những điều sau:

Đạo đức và trách nhiệm giải trình
Chia sẻ thông tin minh bạch
Chính sách giải quyết xung đột
Quản lý nguồn lực

Quản lý rủi ro

Doanh nghiệp phải đối mặt với các loại rủi ro khác nhau, bao gồm rủi ro tài chính, pháp lý, chiến lược và an ninh. Quản lý rủi ro đúng cách giúp doanh nghiệp xác định các rủi ro này và tìm cách khắc phục bất kỳ rủi ro nào được tìm thấy. Các công ty sử dụng chương trình quản lý rủi ro doanh nghiệp để dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và giảm thiểu tổn thất. Ví dụ: bạn có thể sử dụng đánh giá rủi ro để tìm lỗ hổng bảo mật trong hệ thống máy tính của mình và áp dụng bản sửa lỗi.

Tuân thủ

Tuân thủ là hành động tuân theo các quy tắc, luật và quy định. Nó áp dụng cho các yêu cầu pháp lý và quy định do các cơ quan công nghiệp đặt ra và cũng cho các chính sách nội bộ của công ty. Trong GRC, tuân thủ bao gồm việc thực hiện các thủ tục để đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh tuân thủ các quy định tương ứng. Ví dụ: các tổ chức chăm sóc sức khỏe phải tuân thủ các luật như HIPAA, luật bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân.

Tại sao GRC lại quan trọng?

Bằng cách triển khai các chương trình GRC, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tốt hơn trong môi trường nhận thức rủi ro. Một chương trình GRC hiệu quả giúp các bên liên quan chính đặt ra các chính sách từ một quan điểm chung và tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Với GRC, toàn bộ công ty cùng nhau thực hiện các chính sách, quyết định và hành động.

Dưới đây là một số lợi ích của việc triển khai chiến lược GRC tại tổ chức của bạn.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu trong khung thời gian ngắn hơn bằng cách giám sát tài nguyên của mình, thiết lập các quy tắc hoặc khung và sử dụng phần mềm và công cụ GRC.

Hoạt động có trách nhiệm

GRC hợp lý hóa các hoạt động xung quanh một văn hóa chung, thúc đẩy các giá trị đạo đức và tạo ra một môi trường lành mạnh cho sự tăng trưởng. Nó hướng dẫn sự phát triển văn hóa tổ chức mạnh mẽ và ra quyết định có đạo đức trong tổ chức.

Cải thiện an ninh mạng

Với phương pháp GRC tích hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp bảo mật dữ liệu để bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin cá nhân. Việc triển khai chiến lược GRC là điều cần thiết cho tổ chức của bạn do rủi ro an ninh mạng ngày càng tăng, đe dọa dữ liệu và quyền riêng tư của người dùng. Nó giúp các tổ chức tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu như Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR). Với chiến lược CNTT GRC, bạn xây dựng niềm tin của khách hàng và bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các hình phạt.

Điều gì thúc đẩy việc triển khai GRC?

Các công ty thuộc mọi quy mô đều phải đối mặt với những thách thức có thể gây nguy hiểm cho doanh thu, danh tiếng và lợi ích của khách hàng và các bên liên quan. Một số trong những thách thức này bao gồm:

Kết nối Internet gây ra rủi ro an ninh mạng có thể ảnh hưởng đến bảo mật lưu trữ dữ liệu
Doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu pháp lý mới hoặc được cập nhật
Các công ty cần quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu
Các công ty phải đối mặt với nhiều bất ổn hơn trong bối cảnh kinh doanh hiện đại
Chi phí quản lý rủi ro tăng với tốc độ chưa từng có
Các mối quan hệ kinh doanh phức tạp với bên thứ ba làm tăng rủi ro

Những thách thức này tạo ra nhu cầu về một chiến lược để điều hướng doanh nghiệp hướng tới mục tiêu của họ. Các phương pháp tuân thủ quy định và quản lý rủi ro của bên thứ ba thông thường là không đủ. Do đó, GRC đã được giới thiệu như một phương pháp thống nhất để giúp các bên liên quan đưa ra quyết định chính xác.

Làm thế nào GRC hoạt động?

GRC trong bất kỳ tổ chức nào hoạt động dựa trên các nguyên tắc sau:

Các bên liên quan chính

GRC yêu cầu sự cộng tác đa chức năng giữa các phòng ban khác nhau, thực hành quản trị, quản lý rủi ro và tuân thủ quy định. Một số ví dụ bao gồm:

Giám đốc điều hành cấp cao, những người đánh giá rủi ro khi đưa ra quyết định chiến lược
Đội ngũ pháp lý, những người giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý
Giám đốc tài chính, những người hỗ trợ tuân thủ các yêu cầu pháp lý
Giám đốc nhân sự, những người xử lý thông tin tuyển dụng bí mật
Bộ phận CNTT, những người bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa an ninh mạng

Khung GRC

Khung GRC là một mô hình để quản lý rủi ro quản trị và tuân thủ trong một công ty. Nó bao gồm việc xác định các chính sách quan trọng có thể thúc đẩy công ty hướng tới mục tiêu của mình. Bằng cách áp dụng khung GRC, bạn có thể thực hiện phương pháp chủ động để giảm thiểu rủi ro, đưa ra quyết định sáng suốt và đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh.

Các công ty triển khai GRC bằng cách áp dụng các khung GRC có chứa các chính sách quan trọng phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Các bên liên quan chính dựa trên công việc của họ trên sự hiểu biết chung từ khung GRC khi họ xây dựng chính sách, cấu trúc quy trình làm việc và quản lý công ty. Các công ty có thể sử dụng phần mềm và công cụ để phối hợp và giám sát sự thành công của khung GRC.

Độ trưởng thành của GRC

Độ trưởng thành của GRC là mức độ tích hợp của quản trị, đánh giá rủi ro và tuân thủ trong một tổ chức. Bạn đạt được mức độ trưởng thành GRC cao khi chiến lược GRC được lập kế hoạch tốt dẫn đến hiệu quả chi phí, năng suất và hiệu quả trong việc giảm thiểu rủi ro. Trong khi đó, mức độ trưởng thành GRC thấp là không hiệu quả và khiến các đơn vị kinh doanh làm việc theo kiểu "cát cứ".

Mô hình Năng lực GRC là gì?

Mô hình Năng lực GRC chứa các hướng dẫn giúp các công ty triển khai GRC và đạt được hiệu suất theo nguyên tắc. Nó đảm bảo sự hiểu biết chung về giao tiếp, chính sách và đào tạo. Bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận gắn kết và có cấu trúc để kết hợp các hoạt động GRC trên toàn tổ chức của mình.

Học hỏi

Bạn tìm hiểu về bối cảnh, giá trị và văn hóa của công ty mình để bạn có thể xác định các chiến lược và hành động đạt được mục tiêu một cách đáng tin cậy.

Căn chỉnh

Đảm bảo rằng chiến lược, hành động và mục tiêu của bạn được liên kết. Bạn làm như vậy bằng cách xem xét các cơ hội, mối đe dọa, giá trị và yêu cầu khi đưa ra quyết định.

Thực hiện

GRC khuyến khích bạn thực hiện các hành động mang lại kết quả, tránh những hành động cản trở mục tiêu và theo dõi hoạt động của bạn để phát hiện những thay đổi đột ngột.

Xem xét

Bạn xem xét lại chiến lược và hành động của mình để đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Ví dụ: những thay đổi về quy định có thể yêu cầu thay đổi phương pháp.

Các công cụ GRC là các ứng dụng phần mềm mà doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý chính sách, đánh giá rủi ro, kiểm soát quyền truy cập của người dùng và hợp lý hóa việc tuân thủ. Bạn có thể sử dụng một số công cụ GRC sau để tích hợp quy trình kinh doanh, giảm chi phí và cải thiện hiệu quả.

Phần mềm GRC

Phần mềm GRC giúp tự động hóa các khung GRC bằng cách sử dụng hệ thống máy tính. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm GRC để thực hiện các tác vụ sau:

Giám sát chính sách, quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ
Luôn cập nhật về các thay đổi quy định khác nhau ảnh hưởng đến doanh nghiệp
Trao quyền cho nhiều đơn vị kinh doanh cùng nhau làm việc trên một nền tảng duy nhất
Đơn giản hóa và tăng độ chính xác của kiểm toán nội bộ

Bạn cũng có thể kết hợp các khung GRC trên một nền tảng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng AWS Cloud Operations để quản lý tài nguyên đám mây và tại chỗ.

Quản lý người dùng

Bạn có thể cấp cho các bên liên quan khác nhau quyền truy cập vào tài nguyên của công ty bằng phần mềm quản lý người dùng. Phần mềm này hỗ trợ ủy quyền chi tiết, vì vậy bạn có thể kiểm soát chính xác ai có quyền truy cập vào thông tin nào. Quản lý người dùng đảm bảo rằng mọi người đều có thể truy cập an toàn vào các tài nguyên họ cần để hoàn thành công việc của mình.

Quản lý thông tin và sự kiện bảo mật

Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý thông tin và sự kiện bảo mật (SIEM) để phát hiện các mối đe dọa an ninh mạng tiềm ẩn. Các nhóm CNTT sử dụng phần mềm SIEM như AWS CloudTrail để khắc phục lỗ hổng bảo mật và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.

Kiểm toán

Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm toán như AWS Audit Manager để đánh giá kết quả của các hoạt động GRC tích hợp trong công ty của bạn. Bằng cách chạy kiểm toán nội bộ, bạn có thể so sánh hiệu suất thực tế với các mục tiêu GRC. Sau đó, bạn có thể quyết định xem khung GRC có hiệu quả hay không và thực hiện các cải tiến cần thiết.

Những thách thức của việc triển khai GRC là gì?

Doanh nghiệp có thể gặp phải những thách thức khi họ tích hợp các thành phần GRC vào các hoạt động của tổ chức.

Quản lý thay đổi

Các báo cáo GRC cung cấp thông tin chi tiết hướng dẫn doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, giúp ích trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Tuy nhiên, các công ty cần đầu tư vào chương trình quản lý thay đổi để hành động nhanh chóng dựa trên thông tin chi tiết của GRC.

Quản lý dữ liệu

Các công ty từ lâu đã hoạt động bằng cách giữ các chức năng của bộ phận tách biệt. Mỗi bộ phận tạo và lưu trữ dữ liệu riêng. GRC hoạt động bằng cách kết hợp tất cả dữ liệu trong một tổ chức. Điều này dẫn đến dữ liệu trùng lặp và gây ra những thách thức trong việc quản lý thông tin.

Thiếu một khung GRC tổng thể

Một khung GRC hoàn chỉnh tích hợp các hoạt động kinh doanh với các thành phần GRC. Nó phục vụ môi trường kinh doanh đang thay đổi, đặc biệt là khi bạn đang xử lý các quy định mới. Nếu không có sự tích hợp liền mạch, việc triển khai GRC của bạn có thể bị phân mảnh và không hiệu quả.

Phát triển văn hóa đạo đức

Cần rất nhiều nỗ lực để khiến mọi nhân viên chia sẻ một văn hóa tuân thủ đạo đức. Giám đốc điều hành cấp cao phải thiết lập giọng điệu của sự chuyển đổi và đảm bảo rằng thông tin được truyền qua tất cả các tầng lớp của tổ chức.

Rõ ràng trong giao tiếp

Sự thành công của việc triển khai GRC phụ thuộc vào giao tiếp liền mạch. Việc chia sẻ thông tin phải minh bạch giữa các nhóm tuân thủ GRC, các bên liên quan và nhân viên. Điều này giúp các hoạt động như tạo chính sách, lập kế hoạch và ra quyết định dễ dàng hơn.

Các tổ chức triển khai chiến lược GRC hiệu quả như thế nào?

Bạn phải đưa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp của bạn vào một khuôn khổ thống nhất để triển khai GRC. Xây dựng GRC hiệu quả đòi hỏi phải đánh giá và cải tiến liên tục. Những lời khuyên sau đây giúp việc triển khai GRC dễ dàng hơn.

Xác định mục tiêu rõ ràng

Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu bạn muốn đạt được với mô hình GRC. Ví dụ: bạn có thể muốn giải quyết rủi ro không tuân thủ luật bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu.

Đánh giá các thủ tục hiện có

Đánh giá các quy trình và công nghệ hiện tại trong công ty của bạn mà bạn sử dụng để xử lý quản trị, rủi ro và tuân thủ. Sau đó, bạn có thể lập kế hoạch và chọn các khung và công cụ GRC phù hợp.

Bắt đầu từ trên xuống

Giám đốc điều hành cấp cao đóng vai trò hàng đầu trong chương trình GRC. Họ phải hiểu những lợi ích của việc triển khai GRC đối với chính sách và cách nó giúp họ đưa ra quyết định và xây dựng văn hóa nhận thức rủi ro. Các nhà lãnh đạo hàng đầu đặt ra các chính sách rõ ràng theo hướng GRC và khuyến khích sự chấp nhận trong tổ chức.

Sử dụng các giải pháp GRC

Bạn có thể sử dụng các giải pháp GRC để quản lý và giám sát chương trình GRC của doanh nghiệp. Các giải pháp GRC này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các quy trình, tài nguyên và hồ sơ cơ bản. Sử dụng các công cụ để giám sát và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ quy định. Ví dụ: Netflix sử dụng AWS Config để đảm bảo tài nguyên AWS của họ đáp ứng các yêu cầu bảo mật. Symetra sử dụng AWS Control Tower để nhanh chóng cung cấp các tài khoản mới hoàn toàn tuân thủ chính sách của công ty họ.

Kiểm tra khung GRC

Kiểm tra khung GRC trên một đơn vị hoặc quy trình kinh doanh, sau đó đánh giá xem khung đã chọn có phù hợp với mục tiêu của bạn hay không. Bằng cách tiến hành thử nghiệm quy mô nhỏ, bạn có thể thực hiện những thay đổi hữu ích cho hệ thống GRC trước khi triển khai nó trong toàn bộ tổ chức.

Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng

GRC là một nỗ lực tập thể của nhóm. Mặc dù giám đốc điều hành cấp cao chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách quan trọng, nhưng nhân viên pháp lý, tài chính và CNTT cũng chịu trách nhiệm tương đương cho sự thành công của GRC. Việc xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi nhân viên thúc đẩy trách nhiệm giải trình. Nó cho phép nhân viên báo cáo và giải quyết các vấn đề GRC kịp thời.