Doanh nghiệp quản lý lực lượng lao động từ xa như thế nào?
Các bộ phận quản lý nhân sự của hầu hết các doanh nghiệp đều đang khẩn trương lên kế hoạch để đối phó với đại dịch Covid-19. Một trong những vấn đề làm đau đầu nhà quản lý đó là cách thức trả lương như thế nào khi nhân viên không làm việc. Brian Kropp - HR research của Gartner, đã công bố các hướng dẫn cụ thể để giải quyết các vấn đề về nhân sự trong mùa dịch.
Cách đối phó đầu tiên đối với COVID-19 là về sức khỏe và sự an toàn, doanh nghiệp phải đảm bảo các nhân viên luôn nhận thức được tầm quan trọng của việc rửa tay và phải tự cách ly tại nhà nếu có nghi nhiễm, Kropp nói.
Sau đó là các giải pháp đối phó liên quan đến làm việc từ xa/tại nhà. Các doanh nghiệp cần có phương án làm thế nào để mô hình làm việc từ xa hoạt động một cách hiệu quả: "Doanh nghiệp cần áp dụng các công nghệ gì và cách thức làm việc tại nhà sẽ diễn ra như thế nào?".
Những điều mà HR cần xem xét
Có 2 câu hỏi lớn được đặt ra đó là: thứ nhất, doanh nghiệp trả lương cho những nhân viên không thể đi làm, đặc biệt là đối với các cửa hàng bán lẻ, khách sạn, du lịch, dịch vụ cư trú, giải trí... như thế nào? Thứ hai, với các công việc thường xuyên phải làm việc trực tiếp với nhiều đối tác cùng lúc hoặc những nhân viên an ninh tại các văn phòng chính phủ… - đều là những công việc không thể làm tại nhà, thì doanh nghiệp nên xử lý ra sao?
Hoặc, doanh nghiệp phải thay đổi cách quản lý như thế nào khi khối lượng công việc của nhân viên đột ngột tụt giảm. Ví dụ, một nhân viên kinh doanh có thể làm việc từ xa để xử lý các đơn đặt hàng trên hệ thống đặt phòng trực tuyến, nhưng vì dịch bệnh mà các đơn đặt phòng này đã bị hủy, nhân viên không còn việc để làm. Vậy với tư cách là một người sử dụng lao động, doanh nghiệp sẽ làm gì? Đó là một câu hỏi lớn mà hầu hết các doanh nghiệp đang phải đi tìm câu trả lời thỏa đáng.
Một yếu tố khác doanh nghiệp cần phải xem xét đó là yếu tố cảm xúc của nhân viên. Khi họ làm việc với nhau tại văn phòng, họ đã quen với sự gắn kết và tồn tại các mối quan hệ qua lại giữa họ.
"Trong quá trình làm việc, các nhân viên dường như đã dành thời gian để xây dựng các mối quan hệ, họ đã gắn kết với nhau trong nhiều năm tháng, họ không chỉ quan tâm đến nhau với vai trò của các đồng nghiệp, mà còn coi nhau như người thân" ông nói. "Vì vậy, doanh nghiệp nên hạn chế nghĩ tới phương án sa thải nhân sự".
"Đại dịch corona lần này khác với các cuộc khủng hoảng trong quá khứ, các cuộc khủng hoảng trong quá khứ là về kinh tế, còn corona là về con người", ông lưu ý.
Làm sao để doanh nghiệp hoạt động bình thường trở lại?
Tại một thời điểm nào đó trong tương lai, cuộc khủng hoảng sẽ qua đi khi vắc-xin chữa trị được phát triển rộng rãi, lúc này nền kinh tế sẽ bắt đầu hồi phục - Kropp cho biết. Do đó các công ty nên xem xét cẩn thận việc sa thải nhân viên bây giờ.
"Khi nền kinh tế phục hồi, doanh nghiệp quay lại đà phát triển, doanh nghiệp sẽ phải thuê loại hoặc thuê mới các nhân viên để bù lại số lượng nhân sự đã bị sa thải lúc khủng hoảng", ông nói. "Có những chi phí tiềm ẩn doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu liên quan đến thiệt hại về danh tiếng, chi phí tuyển dụng, doanh số bị sụt giảm, đào tạo lại, tái khởi động, ..."
Nếu cứ tập trung quá nhiều vào việc tuyển dụng lao động sau khủng hoảng, các công ty sẽ gặp khó khăn hơn trong việc đưa hoạt động kinh doanh trở lại bình thường.
"Nếu bạn cắt giảm chi phí và sa thải nhân viên tại thời điểm này thì khi nền kinh tế trở lại, bạn sẽ không thể có đủ nhân lực để phát triển mạnh mẽ trở lại mà lại mất thêm thời gian để tìm người mới", Kropp chia sẻ.
Khi dịch bệnh bị đẩy lùi, các quản lý nhân sự và các giám đốc điều hành cần tìm ra cách giúp nhân viên trở lại làm việc bình thường như trước. Họ cần phải ra quyết định xem nhân viên của họ sẽ làm việc như thế nào, chẳng hạn như yêu cầu nhân viên phải đo nhiệt độ mỗi ngày và quản lý các nhân viên có mong tiếp tục được làm việc từ xa ra sao.
"Tôi đã nói chuyện với một giám đốc điều hành và họ thừa nhận rằng không ai nhận ra điều đó, nhưng chúng tôi đang thực hiện thí điểm lớn nhất thế giới về về quản lý làm việc từ xa và có thể rút ra được rất nhiều bài học", Kropp nói.
Dữ liệu đã chỉ ra rằng trước khi virus corona, khoảng 5% số người đang làm việc tại nhà toàn thời gian và 60% trong số đó cảm thấy thỉnh thoảng họ có thể làm việc tại nhà, ông nói.
"Tôi đoán là, khi tất cả đã được nói và thực hiện, có thể sẽ có 20% -25% những người có thể sẽ làm việc tại nhà toàn thời gian", ông nói.
Tin tốt là có rất nhiều công cụ có thể giảm thiểu sự phu thuộc văn phòng mà các công ty đã sử dụng để theo kịp với thế giới kết nối, ý kiến của, Ronni Zehavi, CEO của Hibob, một Nền tảng nhân sự hỗ trợ văn hóa doanh nghiệp và hợp tác của nhân viên.
"Vì vậy, làm việc từ xa trong vị trí công ty không còn là gánh nặng như trong quá khứ và có nhiều công cụ để kết nối nhân viên ngay cả khi họ ở mọi nơi trên thế giới", Zehavi nói.
Những người ở tuyến đầu nhân sự đang làm gì?
Ở một số công ty, quá trình chuyển đổi hình thức làm việc đã được diễn ra tương đối liền mạch. Tracy Marshall, phó chủ tịch cấp cao của Development Guild DDI - một công ty tuyển dụng cho các tổ chức phi lợi nhuận, cho biết: "Chúng tôi đã áp dụng hình thức làm việc từ xa trong nhiều năm nay".
Marshall và các cấp quản lý đều đang cung cấp đủ những công nghệ, thiết bị cần thiết giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất: máy tính xách tay, tai nghe cho video conferencing, VPN access và Zoom video conferencing.
40 nhân viên ở Massachusetts và thành phố New York đều đang thực hiện rất thành công hình thức làm việc từ xa, Marshall cho biết, "Dù áp dụng bất cứ hình thức kinh doanh hay làm việc nào đi chăng nữa, thì mục tiêu cuối cùng của chúng tôi luôn là mang tới sự hài lòng cho khách hàng. Chúng tôi khá lo ngại về các tác động tiêu cực của dịch bệnh đối đối với nền kinh tế. Zoom là công cụ mà tổ chức đang áp dụng để duy trì tính tương tác cộng đồng giữa các nhân viên."
COVID-19 là "cơ hội" để chúng tôi đánh giá lại các hoạt động xung quanh việc giao tiếp và ra quyết định, cũng như quản lý các dự án và điều hành các cuộc họp từ xa, Amanda Atkins - giám đốc truyền thông nội bộ của Slack chia sẻ.
"Trong khó khăn, điều chúng tôi vẫn rất coi trọng và đề cao nhất vẫn chính là yếu tố con người, chúng tôi luôn đảm bảo công việc sẽ không phải là nguyên nhân gây căng thẳng cho nhân viên trong thời gian bất ổn này", cô nói thêm.
Slack cũng đã thiết lập các quy trình vận hành để đảm bảo tính liên tục, đồng thời xây dựng các phương án để đối phó với dịch bệnh như kế hoạch đóng cửa văn phòng, hạn chế đi lại và đảm bảo cơ sở hạ tầng tiếp tục hoạt động hiệu quả.
Công ty cũng đã đưa ra một số sáng kiến để giúp mọi người làm quen mới guồng công việc mới này, Atkins nói. Ví dụ, nhiều nhân viên của Slack là bố mẹ và họ phải trông con tại nhà, "vì vậy chúng tôi khuyến khích các team nên linh hoạt và tạo điều kiện cho các thành viên trong thời gian này bằng cách lên lịch sắp xếp công việc với các timeline khác nhau", cô nói.
Nhân viên được hỗ trợ kinh phí để chuẩn bị các thiết bị cần thiết khi làm việc ở nhà, Atkins nói thêm. "Chúng tôi không giới hạn thời gian nghỉ dịch bệnh tuy nhiên thì các nhân viên cũng cần tự cân đối thời gian dành cho công việc và cho sinh hoạt tại nhà trong thời gian khắc nghiệt này. Chúng tôi tin tưởng nhân viên của mình và hứa rằng sẽ thông cảm cho họ trong hoàn cảnh không mong muốn này."
Kropp có hai quan điểm dành cho các nhà tuyển dụng. "Thứ nhất, hãy hạn chế việc phải sa thải khiến nhân viên phải rời bỏ công ty. Để làm được điều này, chắc chắn phải có những cuộc họp căng thẳng giữa HR và CFO về cách quản lý chi phí của doanh nghiệp", ông nói.
Quan điểm thứ hai chính là điều mà Slack đã làm được. "Khi các công ty áp dụng hình thức làm việc từ xa cho nhân viên, các giám đốc điều hành cũng cần phải thay đổi cách quản lý, chẳng hạn quy định về thời gian linh hoạt hơn để nhân viên vừa có thể đáp ứng công việc mà vẫn đảm bảo được cuộc sống cá nhân của họ", Kropp nói.
"Lời khuyên mà chúng tôi đưa ra là bạn hãy tập trung vào việc quản lý đầu ra (tức kết quả công việc), hơn là tập trung theo dõi đầu vào, quy trình, hoạt động của nhân viên, ông nói. "Hãy tin tưởng nhân viên, tin tưởng cách làm việc của họ, chỉ cần họ đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ và đạt kết quả".
>> Có thể bạn quan tâm: Lượt tải xuống của các ứng dụng Zoom, Slack, và Microsoft Teams tăng vọt
