Email doanh nghiệp là gì? Có những loại email doanh nghiệp nào?

Business Email

Đặng Tùng Lâm

1820

11-08-2021

Email là một trong những hình thức giao tiếp phổ biến nhất với khách hàng tiềm năng của mỗi doanh nghiệp. Email doanh nghiệp tạo ra cảm giác tin cậy, chuyên nghiệp, gây ấn tượng với khách hàng. Vậy email doanh nghiệp là gì? Email doanh nghiệp có điểm gì khác so với email cá nhân? Hãy cùng Bizfly Cloud đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là hình thức dịch vụ cung cấp email theo tên miền Domain của công ty hoặc doanh nghiệp. Nếu tạo email bình thường sẽ có sẵn tên miền là @gmail.com thì với email doanh nghiệp, khách hàng sẽ có cho bản thân email gồm tên miền tùy chọn, đa phần là tên công ty, doanh nghiệp.

Việc sở hữu email doanh nghiệp giống như công ty đang sở hữu tài sản riêng thuộc quyền của công ty. Không những thế, email doanh nghiệp có tác dụng giúp công ty dễ dàng trong việc quản lý nội dung, báo cáo, góp phần tăng độ tin cậy đối với đối tác,…

Ưu điểm của email doanh nghiệp

Sử dụng email doanh nghiệp đồng nghĩa khách hàng có được những ưu điểm nổi trội vượt bậc so với email thường:

Tính chuyên nghiệp

Với email doanh nghiệp, công ty có thể tăng độ uy tín, tin cậy với đối tác, khách hàng. Thông qua email, đối tác hay khách hàng đều sẽ thấy được tính chuyên nghiệp cũng như nhận diện nhanh chóng thương hiệu của công ty. Ngoài ra, email doanh nghiệp có tác dụng thúc đẩy đối tác đọc nội dung mail tốt hơn so với email bình thường.

Khả năng quản lý

Không phải ai cũng có email với tên miền doanh nghiệp nếu không phải là nhân viên của công ty. Do đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý nhân sự và thông báo tin tức tới toàn thể thành viên trong công ty. Doanh nghiệp cũng có thể lập được kế hoạch dự án nhanh chóng với các thành viên khác mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Tránh khỏi tình trạng spam

Điểm đặc biệt của email doanh nghiệp chính là hệ thống hỗ trợ tránh các mail spam, giúp email chỉ còn các mail quan trọng từ khách hàng, đối tác cần thiết. Email doanh nghiệp còn hỗ trợ chống virus xâm nhập, giảm lượng mail chứa virus nguy hại. 

Khi gửi nội dung bằng mail doanh nghiệp cho đối tác, công ty sẽ tránh được tình trạng mail bị đẩy vào mục spam, mục xã hội hay quảng cáo của đối tác. Đối tác sẽ dễ dàng xem được nội dung mail và tăng sự hợp tác của hai bên.

Độ uy tín của doanh nghiệp

Đăng ký email cá nhân thì dễ nhưng để đăng ký email doanh nghiệp thì công ty phải trải qua quá trình xét duyệt của những tập đoàn lớn như Google, Microsoft,… Khi Google đồng ý với email doanh nghiệp đồng nghĩa email đó đạt được sự uy tín và an toàn đối với công ty và đối tác.

Chi phí phù hợp, tiết kiệm

Với mức giá khoảng 5 triệu, công ty đã có được số lượng lớn mail doanh nghiệp cho tất cả nhân viên cùng nhiều tiện ích tuyệt vời. Không những thế, nhiều hệ thống cung cấp email doanh nghiệp còn có các gói email phù hợp với quy mô công ty từ nhỏ, trung bình tới lớn.

Cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi

Chỉ cần kết nối với Internet, nhân viên công ty có thể cập nhật email mọi lúc, mọi nơi. Điểm tiện dụng của email doanh nghiệp là nhân viên cũng có thể xem nội dung mail trên bất kì thiết bị có Internet nào như laptop, điện thoại, máy tính bảng,… Điều đó giúp mọi người tiết kiệm thời gian và cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác.

Lợi ích của email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, hình ảnh thương hiệu và mối quan hệ với khách hàng. Việc sở hữu email doanh nghiệp mang lại những giá trị vượt trội như:

- Tăng độ tin cậy, nâng tầm thương hiệu

Việc sử dụng email doanh nghiệp với tên miền riêng gây ấn tượng với khách hàng hơn so với email cá nhân. Email doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, tăng mức độ tin cậy và độ nhận diện thương hiệu với đối tác, khách hàng.

- Tối đa hóa cơ hội tiếp thị với chi phí thấp

Bất chấp sự phổ biến của social media, email doanh nghiệp vẫn là hình thức giao tiếp và tiếp thị hiệu quả nhất. Ngoài việc tiết kiệm chi phí, tiếp thị qua email còn cho phép doanh nghiệp tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng nhanh chóng.

Theo nghiên cứu, ROI của email marketing trung bình là 122% - cao gấp bốn lần so với bất kỳ kênh digital marketing nào khác. Theo McKinsey & Company, email doanh nghiệp có hiệu quả hơn 40 lần trong việc thu hút khách hàng, tỷ lệ email thúc đẩy mua hàng cao gấp ba lần và giá trị đơn hàng trung bình cao hơn 17% so với social media.

- Bảo mật cao, chống spam

Hệ thống email doanh nghiệp từ những nhà cung cấp uy tín như Google, Microsoft, Bizfly Cloud… được trang bị bộ lọc để chống spam, virus và những email rác nguy hiểm. Ngoài ra, nó còn giúp bảo mật thông tin nghiêm ngặt, kiểm soát số lượng cũng như nội dung email gửi đi để hạn chế tối đa việc rò rỉ thông tin nội bộ.

- Cải thiện mối quan hệ với khách hàng

Email doanh nghiệp mang lại cơ hội tương tác thường xuyên hơn với khách hàng hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng. Việc gửi email thường xuyên với tần suất hợp lý sẽ giúp duy trì mối quan hệ và cải thiện lòng trung thành của khách hàng.

- Đo lường dễ dàng

Email doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với các công cụ marketing automation, CRM… giúp theo dõi, phân tích, đo lường chiến dịch email của mình. Bạn có thể theo dõi tỷ lệ phân phối, tỷ lệ thoát, tỷ lệ hủy đăng ký, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ mở… để từ đó có kế hoạch điều chỉnh nội dung hoặc tần suất gửi email marketing phù hợp với từng tệp khách hàng.

5 loại email doanh nghiệp phổ biến

Nhận diện thương hiệu, tiếp thị hình ảnh công ty cho đối tác là ưu điểm mà email doanh nghiệp mang lại. Tuy nhiên, trên thị trường có nhiều loại email doanh nghiệp khác nhau, sau đây là 5 email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay:

Bizfly Business Email

Bizfly Business Email đang cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp cho các công ty và tập đoàn lớn tại Việt Nam. Khách hàng không phải lo lắng về giới hạn số lượng account. Cùng với đó dịch vụ đảm bảo tiêu chí an toàn, bảo mật, khẳng định thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn. 

Hơn nữa, Bizfly Businesse Email đang có chương trình khuyến mại trải nghiệm sử dụng dịch vụ trong 14 ngày. 

Google

Công ty Google đã và đang phát triển thêm về dịch vụ cung cấp email doanh nghiệp. Đối với dịch vụ của Google, doanh nghiệp không cần tốn chi phí đầu tư vào thiết bị hoặc phần mềm. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ được cung cấp email doanh nghiệp kết hợp nền tảng giao diện của Google. 

Nền tảng giao diện của Google có cấu hình đẹp kết hợp công suất lớn góp phần hỗ trợ công ty dễ dàng trong việc sử dụng, điều khiển và quản lý.

Mdaemon

Dịch vụ cung cấp email doanh nghiệp của Mdaemon đã quá nổi tiếng để các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Công ty có thể thiết lập và xây dựng email với những tính năng cơ bản, phù hợp nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, khách hàng cũng cần sử dụng thêm một địa chỉ IP riêng và máy chủ.

Microsoft Exchange

Đây được xem là đối thủ cạnh tranh với Mdaemon trong dịch vụ email doanh nghiệp. Microsoft Exchange cung cấp 2 cách sử dụng email doanh nghiệp là chạy trên máy chủ công ty hoặc chạy trên dịch vụ lưu trữ. Ưu điểm của hệ thống email này là sự kết hợp cùng những phần mềm của Microsoft mang lại tính đa dạng, độc đáo cho người dùng.

Zimbra

Zimbra là hệ thống email doanh nghiệp được chạy trên hệ điều hành Linux. Hệ thống này có thể cung cấp nhiều loại dịch vụ đa dạng với nhiều mức giá khác nhau, phù hợp với nhu cầu của mỗi công ty. Ngoài ra, email doanh nghiệp Zimbra có thể khôi phục, di chuyển hoặc sao lưu các mail cần thiết bằng hình thức trực tuyến nhanh chóng.

So sánh email doanh nghiệp và email cá nhân

Email cá nhân là loại email có tên miền phổ biến là @gmail.com và khách hàng không thể tự đổi tên miền này. Do là email cá nhân, các nhân viên nếu nghỉ việc đồng nghĩa tất cả tài liệu, dữ liệu quan trọng trong email này cũng sẽ bị mất. Không những thế, nếu công ty gửi nội dung cho đối tác qua email cá nhân cũng sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, không tạo sự tin tưởng cho đối tác.

Với email doanh nghiệp, công ty hoàn toàn được phép đổi tên miền tùy ý hay thông thường là tên công ty. Không những vậy, email này thuộc quyền sở hữu của công ty nên hạn chế được việc mất dữ liệu quan trọng như email cá nhân. 

Khi nhân viên nghỉ việc, email của nhân viên đó sẽ được thu hồi, đảm bảo không bị tình trạng rò rỉ thông tin ra ngoài. Những đối tác của công ty khi nhận email doanh nghiệp cũng sẽ đánh giá được về sự chuyên nghiệp, tính đảm bảo, an toàn khi hợp tác với công ty.

Hy vọng thông qua bài viết trên, khách hàng đã hiểu hơn về email doanh nghiệp là gì cũng như lợi ích mà email mang lại. Qua đó có thể thấy nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết cho các công ty, giúp tăng sự uy tín, chuyên nghiệp.