Trang chủ Cloud Computing

Ưu và nhược điểm của ứng dụng đám mây vào hợp tác làm việc trong thời gian thực

Ưu và nhược điểm của ứng dụng đám mây vào hợp tác làm việc trong thời gian thực

Khi ra quyết định về việc có triển khai điện toán đám mây hay không, bạn cần cân nhắc rất nhiều yếu tố.

Sự hợp tác là một trong số các yếu tố cần cân nhắc. Bởi vì sự hợp tác hiện hữu trong mọi khía cạnh của công việc. Làm việc theo nhóm, năng suất, sáng tạo và ra quyết định tất cả đều xoay quanh sự hợp tác, quy trình và phần mềm.

Đám mây cung cấp khả năng cộng tác trong thời gian thực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những ưu và nhược điểm của sự hợp tác này trên đám mây nhằm giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

1. Ưu điểm của cộng tác đám mây thời gian thực

Dưới đây là một số ưu điểm của điện toán đám mây trong quá trình hợp tác làm việc của nhân viên.

Giảm thời gian nghỉ việc của nhân viên

Hệ thống đám mây cho phép người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi. Điều này có thể làm giảm đáng kể thời gian trong việc chờ đợi thông tin và ra quyết định. Giờ đây, các chuyên gia và những người ra quyết định của doanh nghiệp có thể trao đổi về công việc ở bất cứ đâu: tại nhà và đôi khi ngay cả khi đang đi nghỉ mát.

Linh hoạt trong lịch trình làm việc

Sự hợp tác của đám mây có lợi cho việc lên lịch làm việc linh hoạt hơn các phương pháp truyền thống. Đặc điểm "luôn hoạt động" của đám mây giúp thông tin được thông suốt và thống nhất trên toàn cầu cho dù các quốc gia có lệch múi giờ đi chăng nữa.

Hiệu quả chi phí

Điện toán đám mây cần ít nhu cầu về cơ sở hạ tầng và không tốn kém chi phí bảo trì, giảm thiểu chi phí nâng cấp cũng như chi phí triển khai. Về mặt hợp tác, đám mây giúp giảm chi phí nhân lực bởi doanh nghiệp sẽ có thể tuyển dụng các nhân viên làm việc từ xa, làm việc tại nhà và nhân viên bán thời gian với mức lương thấp hơn nhân viên full-time làm việc tại văn phòng.

Nhân viên có thể đóng góp và nêu ý kiến trong công việc chung theo cách dễ dàng hơn

Các giải pháp đám mây cho phép gửi lời mời tham gia vào một cuộc thảo luận, cho dù người đó ở trong hay ngoài doanh nghiệp. Điều này cho phép bạn tạo ra cuộc thảo luận với nhiều đối tượng đa dạng hơn, từ đó mọi người có nhiều cơ hội để nêu lên ý kiến và ý tưởng giúp đẩy nhanh tiến độ công việc. Các thành viên trong nhóm đều đóng vai trò quan trọng cho thành công của dự án.

Lưu trữ tất cả các tài nguyên và dữ liệu

Một giải pháp cộng tác dựa trên đám mây không chỉ có chức năng lưu trữ toàn bộ các tài liệu nội bộ mà còn theo dõi tất cả các tương tác bên ngoài. Điện toán đám mây cung cấp sự kiểm soát cho tất cả phiên bản của các tài liệu có liên quan - ngay cả khi chúng được chia sẻ giữa nhiều công ty và tổ chức.

Mở rộng dễ dàng

Cho dù bạn đang hợp tác trong một dự án phần mềm doanh nghiệp kéo dài nhiều năm hoặc trong một bản báo cáo phân tích của doanh nghiệp trong ngắn hạn, phần mềm đám mây đều đáp ứng được mọi nhu cầu tài nguyên nhờ khả năng mở rộng thu hẹp linh hoạt theo nhu cầu sử dụng của mình. Việc mở rộng hoặc thu hẹp hệ thống đám mây dễ dàng hơn thông qua nhà cung cấp dịch vụ đám mây, và rẻ hơn nhiều so với các máy chủ vật lý truyền thống.

Khả năng tương thích thời gian thực với các công cụ dựa trên đám mây khác

Thời gian rất quan trọng, đặc biệt trong trường hợp đó là một nhóm rất đông thành viên làm việc và kết nối với nhau. Một số công cụ cộng tác đám mây thời gian thực mà các nhân viên có thể sử dụng để hợp tác với nhau mặc dù không ở cùng vị trí địa lý có thể kể đến như: calendaring, task lists, và project management.

Các tính năng bảo mật cấp độ đám mây

Trên thực tế, việc hợp tác luôn chứa đựng khá nhiều rủi ro. Tài liệu giấy, máy tính để bàn dùng chung, cuộc trò chuyện qua điện thoại - thậm chí là gặp mặt trực tiếp - đều có thể gây ra rủi ro về bảo mật. Nhưng với điện toán đám mây, các tính năng bảo mật mạnh mẽ sẽ giúp bạn tránh khỏi những rủi ro này. Bởi vì các nhà cung cấp đám mây sẽ cập nhật và cải tiến bảo mật nhanh chóng hơn so với một công ty bình thường.

Tích hợp với Google Apps (G Suite)

Google Apps cung cấp một loạt các công cụ cộng tác có sẵn, các công cụ này đều đã được sử dụng bởi rất nhiều công ty, đối tác và khách hàng trên toàn thế giới. Docs, Hangouts, Contacts, Calendar, và Translate là ví dụ về các ứng dụng dựa trên đám mây được thiết kế để liên lạc và chia sẻ. Với hệ thống công cụ cộng tác dựa trên đám mây, các thành viên sẽ dễ dàng tương tác và chia sẻ với nhau hơn.

Tích hợp với các ứng dụng di động

Theo App Annie, thị trường ứng dụng di động sẽ tăng gấp đôi vào năm 2020. Tin vui là sự tăng trưởng này không chỉ chủ yếu trong các trò chơi, mà đến từ nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Bạn có thể dễ dàng cài đặt các ứng dụng này vào các thiết bị làm việc của mình. Nếu công ty của bạn phát triển hoặc sử dụng các ứng dụng di động được viết riêng, bạn cũng có thể kết nối các thiết bị làm việc của mình trực tiếp với chúng.

2. Nhược điểm của cộng tác đám mây thời gian thực

Mặc dù có nhiều lợi ích của việc cộng tác trên đám mây, nhưng có một số nhược điểm mà bạn cũng cần lưu ý.

Giảm giao tiếp trực tiếp

Việc thực hiện nhiều tương tác trực tuyến hơn có thể gây ra sự suy giảm tự nhiên về chất lượng của các giao tiếp đó. Bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để truyền đạt ý tưởng so với việc nói chuyện trực tiếp, không gặp mặt cũng khiến cho việc truyền tải thông tin có khả năng sai lệch cao hơn.

Khó khăn trong vấn đề cân bằng công việc/cuộc sống 

Đạt được sự cân bằng trong công việc và cuộc sống dường như ngày càng trở nên khó khăn hơn với con người và sự hợp tác dựa trên đám mây có thể làm điều này trở nên khó khăn hơn nữa. Nếu sử dụng một cách hợp lý, các hệ thống thời gian thực này có ưu điểm rất lớn đó là bạn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc mọi lúc bất kể ngày hay đêm, ở nhà hay ở công ty. 

Ngược lại, nếu không biết sắp xếp thời gian hợp lý, điện toán đám mây sẽ khiến bạn rơi vào tình trạng phải làm việc liên tục. Thiết lập và tôn trọng ranh giữa làm việc và nghỉ ngơi đóng vai trò quan trọng với cuộc sống của từng thành viên, hỗ trợ cho việc làm việc nhóm hiệu quả.

Sự cố tiềm ẩn khi có quá nhiều người tham gia vào một công việc

Bất cứ thành viên nào trong dự án đều có thể dễ dàng gửi lời mời tham gia với bất kỳ ai. Thậm chí các nhân viên thời vụ, các nhân viên mới cũng dễ dàng được nhận những lời mời này và tham gia, điều này có thể gây ra vấn đề không tập trung, gây loãng nhóm làm việc. Khi càng nhiều người tham gia, càng có nhiều ý tưởng, ý kiến được tạo ra, khiến việc đạt được sự đồng thuận trở nên khó khăn hơn. Nếu không được quản lý đúng cách, điều này có thể làm hỏng toàn bộ quá trình ra quyết định. Do đó các nhóm cộng tác trên đám mây cần làm rõ những ai được nêu ra ý kiến và ai là người có trách nhiệm ra quyết định cuối cùng.

Công cụ không cần thiết

Các hệ thống dựa trên đám mây dễ dàng kết nối và tích hợp hơn nhiều so với các phần mềm truyền thống. Sự đa dạng về tính năng của các công cụ đám mây đem lại khá nhiều lợi ích cho công việc. Tuy nhiên chính vì quá đa dạng nên sẽ luôn tồn tại các tính năng không hề cần thiết, thậm chí gây lãng phí thời gian trong quá trình làm việc. Ngoài ra, phụ thuộc quá nhiều vào các công cụ cộng tác có thể gây ra việc xao nhãng của nhân viên, họ hướng đến các tương tác xã hội hơn là sự tương tác hiệu quả trong công việc.

Quản trị quy trình làm việc phức tạp hơn

Điều hành một không gian làm việc trực tuyến đòi hỏi khả năng quản lý chuyên nghiệp. Giống như các cuộc họp nhóm yêu cầu các điều kiện thuận lợi để có hiệu quả, không gian làm việc trực tuyến cần được quản lý đúng cách để cho phép, khuyến khích và giám sát các ý kiến đóng góp. Các hệ thống dựa trên đám mây theo thời gian thực có thể đòi hỏi nhiều về cách thức quản trị này, đặc biệt là khi hoạt động qua nhiều ca hoặc múi giờ.

Rủi ro bảo mật

Mặc dù phần mềm cộng tác dựa trên đám mây có thể được thừa hưởng tính bảo mật từ chính công nghệ điện toán đám mây nhưng nó vẫn chứa đựng rủi ro. Rất dễ dàng để mời các thành viên mới vào hệ thống cộng tác cho nên khó có thể kiểm soát được những người tham gia/người mời này có mục đích xấu hay không.

>> Có thể bạn quan tâm: Lợi ích của đám mây giúp doanh nghiệp hoạt đông ngay cả khi nhân viên không có văn phòng

BizFly Cloud là hệ sinh thái điện toán đám mây được vận hành bởi VCCorp - Công ty dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ và truyền thông tại Việt Nam. Với đội ngũ kỹ thuật viên trình độ cao và kinh nghiệm lâu năm làm việc trên các công nghệ khác nhau như cloud, mobile, web..., chúng tôi có đủ khả năng để hỗ trợ đưa ra những giải pháp và công nghệ toàn diện giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Dành cho độc giả quan tâm tới các dịch vụ đám mây do BizFly Cloud cung cấp có thể truy cập tại đây.