Doanh nghiệp quản lý chi phí công nghệ trong cuộc khủng hoảng Covid-19 như thế nào?
Henrik Nilsson, phó chủ tịch EMEA tại Apptio đã khám phá ra cách mà doanh nghiệp có thể áp dụng để quản lý chi phí công nghệ trong cuộc khủng hoảng Covid-19.
Kể từ khi Covid-19 xuất hiện, các doanh nghiệp trên toàn thế giới đã gặp những thách thức mà trước đây họ chưa từng trải qua - virus corona đã gây thiệt hại năng nề với hầu hết các quốc gia và buộc chính phủ phải ban hành lệnh phong tỏa.
Do đó, các tổ chức đang phải rà soát lại quy trình làm việc và đánh giá lại các sự ưu tiên trước một loạt các nhu cầu mới phát sinh.
Ngoài việc phải hủy bỏ các sự kiện thu hút nhiều người tham gia thì vẫn có những tác động dài hạn khác mà các doanh nghiệp cần phải tính đến, đặc biệt là chi phí công nghệ. Các đội CNTT cần phải đưa ra được phương án làm việc và quản lý mới phù hợp với bối cảnh dịch bệnh mà vẫn tiết kiệm chi phí. Đạt được điều này không hề dễ dàng, các nhà lãnh đạo CNTT phải đảm bảo rằng họ ứng phó được với khủng hoảng đang diễn ra bằng việc tối ưu hóa chi tiêu và đảm bảo được tính lâu dài thay vì đưa ra các chiến lược chỉ có tác dụng trong ngắn hạn.
Cùng Bizfly Cloud tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp đối mặt với bài toán chi phí công nghệ trong thời buổi Covid-19.
Hiểu biết toàn diện về hệ thống CNTT
Bước đầu tiên các nhà lãnh đạo CNTT cần thực hiện để đối phó với cuộc khủng hoảng sâu rộng này là tìm hiểu toàn diện về toàn bộ danh mục công nghệ và các chi phí liên quan.
Có nhiều lý do tại sao hệ thống CNTT không được thể hiện rõ ràng. Có thể là các đơn vị kinh doanh thiết lập phần mềm đám mây của riêng họ mà không thông báo cho nhóm CNTT hoặc số lượng lao động sử dụng hệ thống CNTT không được kiểm soát. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu tất cả các chi phí này trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào về việc cắt giảm các phần thiếu hiệu quả.
Nhiều nhóm CIO và IT đang phải đưa ra những quyết định cắt giảm khá khó khăn. Việc có cái nhìn rõ ràng về tất cả các chi tiêu công nghệ trong tổ chức giúp các nhà lãnh đạo có thể lên chiến lược chi phí dễ dàng hơn thay vì cắt giảm đột xuất.
Technology Business Management (TBM) là một Framework tốt để thực hiện việc quản lý chi phí công nghệ trong doanh nghiệp. Sử dụng TBM, các nhà lãnh đạo có thể gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ công nghệ chính, đồng thời điều chỉnh để phù hợp với chiến lược kinh doanh rộng hơn, biến nhóm CNTT thành trung tâm của doanh nghiệp thay vì một đơn vị riêng biệt.
Những cách phản ứng hấp tấp như hủy bỏ ngay lập tức các dự án có thể là con dao hai lưỡi gây ảnh hưởng tới các nhà lãnh đạo CNTT - đây không phải là lúc để cắt giảm một cách mù quáng. Làm như vậy có thể giúp các doanh nghiệp tiếp tục duy trì được trong những tháng tới nhưng doanh nghiệp sẽ phải vật lộn để bắt kịp các đối thủ cạnh tranh trong dài hạn.
Đưa ra quyết định sáng suốt về việc điều chỉnh chi tiêu và dừng dự án
Khi bạn đã đánh giá toàn bộ sản phẩm công nghệ và gán định giá cho từng sản phẩm và dịch vụ - cũng như tính toán chi phí hoạt động liên quan - bạn có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt về những điều cần thay đổi.
Đa số các doanh nghiệp đều đang xem xét cắt giảm chi phí công nghệ, tuy nhiên, các nhà lãnh đạo CIO và CNTT có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi tiêu bằng các thay đổi thông minh, thay vì cắt giảm.
Vào thời điểm như bây giờ, để đưa ra được quyết định chính xác nhất, các nhà lãnh đạo phải có đầy đủ dữ liệu cần thiết. CIO, với tư cách là người lãnh đạo của bộ phận công nghệ, cần đảm bảo rằng họ được trang bị thông tin phù hợp để trả lời các câu hỏi khó từ các thành viên ban quản trị một cách nhanh chóng và dễ hiểu. Việc của họ là định hướng, tư vấn cho doanh nghiệp các giải pháp để tối ưu hệ thống CNTT mà không tốn kém chi phí. Bây giờ có lẽ là thời điểm tốt để thu nhỏ dịch vụ đám mây, hoặc chuyển hướng sang tiến hành các dự án khác, hoặc có thể là thời điểm tốt để đánh giá lại các danh mục ứng dụng, công cụ... để xem phần nào nên lược bỏ đi hoặc hợp nhất lại.
Định hình lại quy trình đầu tư cũng như quản trị
Khi các quyết định về thu hẹp/ mở rộng được đưa ra, các tổ chức cũng nên suy nghĩ về việc cải thiện lại các quy trình đầu tư và quản trị theo những tiêu chuẩn mới phù hợp hơn với thời điểm.
Virus corona sẽ tác động đến chi phí của doanh nghiệp. Ngoài ra việc cập nhật dự báo và theo dõi chi phí một cách tự động cũng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Tính linh hoạt là chìa khóa để đối phó với khủng hoảng, đó là lý do tại sao các đội CNTT phải xem xét việc áp dụng các quy trình nhanh.
Làm việc theo chu kỳ ngắn hơn giúp bạn có thể đánh giá kết quả nhanh hơn, từ đó đưa ra các phương án mới kịp thời và xoay vòng liên tục nếu cần.
Với rất nhiều biến số thay đổi liên tục hiện nay, các hệ thống dựa trên dự án kiểu thác nước (waterfall-style project-based systems) có khả năng gây ra các chênh lệch rõ rệt giữa dự báo và kết quả thực tế.. Các nhà lãnh đạo CNTT nên đặt câu hỏi về việc liệu "hệ thống thác nước" có hiệu quả nữa hay không.
Dù bạn chọn hệ thống nào, điều tối quan trọng là quy trình đầu tư và quản trị của bạn được xây dựng thật linh hoạt và tự động để có thể ứng phó với tình huống thay đổi chưa từng có này. Nếu không thực hiện xây dựng đúng các quy trình này, bạn đang lãng phí vào nhân công và thời gian, và nếu sự đầu tư này không có tính bền vững thì bạn sẽ tốn công sức để đốt soát lại danh mục chi phí lại hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày.
Ưu tiên chính xác các khoản đầu tư, tối ưu hóa mọi nguồn lực và báo cáo kết quả là điểm then chốt cho khả năng phục hồi của doanh nghiệp trong thời điểm khủng hoảng.
Chi phí công nghệ cần được quản lý
Tính linh hoạt và khả năng phục hồi luôn rất quan trọng trong thời điểm khủng hoảng và cần được tích hợp vào các quy trình quản lý chi phí công nghệ ngay lập tức.
Đây sẽ là thời điểm có nhiều biến động và thay đổi đáng kể. Nhiều tổ chức buộc phải thay đổi các quy trình CNTT của họ. Tuy nhiên, những người có thể phản ứng tốt với thách thức sẽ tồn tại tốt trong dài hạn cũng như có triển vọng trong việc đối phó với cuộc khủng hoảng đặc biệt này.
Tình hình dịch bệnh hiện tại là một bài kiểm tra áp lực cho các tổ chức CNTT. Tổ chức nào phản ứng tốt sẽ trở nên gọn gàng hơn, hiệu quả hơn và cuối cùng trở thành các doanh nghiệp mạnh hơn.
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
>> Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp bán hàng online chạy CTKM khủng hậu đại dịch: nâng cấp website nhanh và mượt hơn, không cần tuyển thêm nhân sự IT
Những nỗ lực chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình online để ứng phó kịp thời với dịch Covid-19 có thể sẽ thất bại nếu không thể đảm bảo NHANH VÀ NGAY. Áp dụng ngay các giải pháp tự động, đồng bộ, tích hợp sẵn sàng, việc triển khai có thể chỉ tính bằng PHÚT, sử dụng vài THAO TÁC đơn giản. Các giải pháp được VCCorp khuyên dùng:
1. Giải pháp Máy chủ ảo Cloud Server lưu trữ ứng dụng, phần mềm, website... khởi tạo chỉ 45 giây, giá chỉ từ 3000đ/ngày
2. Giải pháp Tăng tốc độ website tới 16 lần, không còn tình trạng trang tải chậm khi quá tải truy cập: CDN chỉ từ 800đ/GB
3. Các giải pháp mở rộng hệ thống, tăng giảm máy chủ, băng thông tự động: Load Balancer, Auto-scaling....
4. Tích hợp sẵn sàng với các công cụ quản lý, bán hàng tự động: chatbot, CRM, botbanhang, Ticket...
>>> Tìm hiểu ngay tại đây
