Tổng hợp 9 mẹo sử dụng Zoom Cloud Meeting bạn nên biết
Zoom cloud meeting (hay gọi tắt là Zoom) là công cụ họp video trực tuyến đã trở nên quá quen thuộc đối với tất cả mọi người trên thế giới giữa bối cảnh đại dịch COVID-19 đang hoành hành và con người phải thay thế các hoạt động trực tiếp bằng hình thức trực tuyến. Để tận dụng các tính năng mạnh mẽ của Zoom và tối ưu hóa hiệu quả làm việc với các cuộc họp trực tuyến, Bizfly Cloud sẽ gợi ý cho các bạn một số thủ thuật sử dụng dịch vụ này.
Mẹo sử dụng Zoom cho người tham gia cuộc họp (participant)
1. Tùy chỉnh hình ảnh camera
Zoom cho phép bạn chỉnh sửa nhiều thứ với hình ảnh từ camera như chọn camera nguồn, thay đổi phông nền (background), làm đẹp, tối ưu ánh sáng,…
Tính năng thay đổi phông nền giúp bạn che đi hậu cảnh phía sau bằng cách làm mờ hoặc sử dụng một hình ảnh/video khác. Đây là tính năng rất cần thiết giúp những người không thể tham gia cuộc họp từ một không gian riêng bảo vệ quyền riêng tư cá nhân của mình. Để thay đổi phông nền camera bạn có thể vào tùy chọn Settings/Background & Filters và lựa chọn phông nền phù hợp. Zoom đồng thời cung cấp hình ảnh preview khi lựa chọn các background để xem trước và nhiều Filters vui nhộn giúp trang trí khung hình của bạn đẹp hơn.
Dễ dàng chỉnh sửa hình ảnh từ camera
Các tùy chỉnh video khác có thể tìm thấy trong Settings/Video.
2. Thay đổi tên hiển thị và hình đại diện
Rất nhiều nền tảng họp trực tuyến gây khó khăn cho người dùng trong việc thay đổi tên hiển thị/hình đại diện trong các cuộc họp (Google Meet thậm chí từng sử dụng tên tài khoản Google làm tên hiển thị trong cuộc họp, và bạn phải thay đổi thông tin tài khoản chỉ để thay đổi tên hiển thị trong Meet). Rất may là Zoom cho phép bạn thay đổi các thông tin này tùy ý dựa trên yêu cầu với mỗi cuộc họp chỉ bằng vài cú nhấp chuột ngay trong khi họp.
Để thực hiện điều này, bạn có thể vào menu Participants, đưa chuột lên vị trí tên mình, chọn More và chọn Rename để thay đổi tên hiển thị hoặc Edit Profile Picture để thay đổi hình đại diện.
Zoom cloud meeting giúp thay đổi tên hiển thị và hình đại diện
3. Mặc định tắt Microphone và Camera
Đa số cuộc họp chỉ yêu cầu các thành viên bật camera và microphone khi phát biểu, tuy nhiên Zoom để các thành phần này bật mặc định khi tham gia cuộc họp và chúng có thể gây tiếng ồn hoặc sự xao nhãng trước khi người dùng kịp tắt chúng. Do đó giải pháp tốt nhất là tắt mặc định hai thành phần này và chỉ bật lên khi cần thiết.
Để mặc định tắt microphone, vào Settings/Audio và check chọn mục Mute microphone when joining a meeting
Để mặc định tắt camera, vào Settings/Video và check chọn mục Turn off my video when joining meeting
4. Sử dụng phím tắt
Phím tắt là cách nhanh nhất để điều chỉnh các tính năng không chỉ với Zoom mà với bất kỳ phần mềm nào khác. Có thể ban đầu sẽ hơi khó nhớ, nhưng về lâu dài phím tắt sẽ giúp tăng năng suất làm việc của bạn lên nhiều lần.
Để xem danh mục phím tắt trong Zoom và thay đổi chúng, truy cập Settings/Keyboard Shortcuts. Có đến hàng chục phím tắt trong danh mục cho các tính năng khác nhau, nhưng khả năng cao là bạn sẽ chỉ cần nhớ một vài thứ thường sử dụng, ví dụ như giữ Spacebar để tạm thời mute/unmute microphone.
5. Chia sẻ màn hình và Remote Control
Chia sẻ màn hình là một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất trong các cuộc họp Zoom. Để chia sẻ màn hình bạn chọn menu Share Screen và chọn nội dung bạn muốn chia sẻ. Zoom cho phép bạn lựa chọn chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng hoặc toàn bộ nội dung hiển thị trên một màn hình nào đó.
Tuy nhiên đều làm nên sự khác biệt của Zoom là khả năng cho phép người xem yêu cầu quyền điều khiển (remote control) đối với màn hình đang được chia sẻ. Trong khi đang xem màn hình chia sẻ của thành viên khác, chọn từ menu View Options phía trên màn hình và chọn Request Remote Control. Nếu được chấp thuận bạn sẽ có quyền điều khiển và tương tác với màn hình được chia sẻ.
6. Tùy chỉnh chế độ xem thành viên cuộc họp
Để tùy chỉnh chế độ xem các thành viên bạn chọn menu View ở góc trên bên phải màn hình. Bên cạnh các tùy chọn xem thành viên trong cuộc họp truyền thống như Speaker View (chỉ xem camera của người đang nói), Gallery View (Xem camera của mọi người theo sắp xếp dạng lưới), có một tùy chọn thú vị là Immersive Scence cho phép bạn dễ dàng theo dõi cùng lúc nhiều thành viên bằng cách đặt họ vào cùng một khung hình. Không còn là từng ô chữ nhật cho từng thành viên, Immersive Scence khiến cuộc họp thực sự giống với một buổi họp trực tiếp nơi mọi người có thể ngồi cùng nhau trong một không gian.
Mẹo sử dụng Zoom cho người tạo cuộc họp (host)
7. Lên lịch cuộc họp
Ngay tại màn hình chính của Zoom, bạn sẽ nhìn thấy một tùy chọn Schedule cho phép lên lịch các cuộc họp bạn muốn tạo trong tương lai. Bạn có thể tùy chỉnh rất nhiều thông số như Topic (Chủ đề), Date & Time (Thời gian diễn ra, lặp lại định kỳ), Các tùy chọn bảo mật và cấu hình khác,… Nhìn chung bạn có thể thiết lập trước tất cả mọi thứ cần thiết và chỉ việc bắt đầu họp đúng thời gian đã định mà không phải lo lắng tùy chỉnh điều gì.
8. Chia phòng họp thành các nhóm
Đáp ứng nhu cầu học và làm việc nhóm, Zoom cho phép người tạo cuộc họp chia các thành viên thành từng nhóm một cách tự động hoặc thủ công. Người tạo cuộc họp cũng có thể cho phép các thành viên tham gia hoặc thoát khỏi mỗi nhóm theo ý muốn, tạo sự linh hoạt hết mức cho hoạt động nhóm.
Để biết cách chia phòng họp thành các nhóm, xem tại đây.
9. Ghi lại cuộc họp
Là người tạo cuộc họp, bạn có thể ghi lại nội dung cuộc họp lên đám mây của Zoom hoặc lưu trữ cục bộ trên thiết bị của mình. Để ghi lại nội dung cuộc họp trên thiết bị, chọn Record on This Computer từ thanh công cụ. Các thiết lập vị trí lưu trữ và nội dung được ghi lại có thể tìm thấy trong menu Settings/Recording. Với các tùy chọn nâng cao hơn như lưu trữ bằng dịch vụ đám mây, các bạn có thể tham khảo thêm tại đây.
Với giới hạn nội dung của bài viết này, chúng tôi đã cố gắng giới thiệu cho các bạn những thủ thuật hữu ích nhất để sử dụng Zoom một cách hiệu quả dưới vai trò thành viên cũng như người tạo cuộc họp. Vẫn còn rất nhiều những mẹo nhỏ hữu ích khác mà chúng tôi chưa thể liệt kê hết, vì vậy hãy tiếp tục theo dõi bizflycloud để cập nhật những thủ thuật hữu ích với Zoom nói riêng và các sản phẩm công nghệ nói chung trong các bài viết tiếp theo.
