KPI là gì và làm thế nào để để xây dựng chiến lược KPI hiệu quả

Bizfly Cloud

2472

20-06-2021

Năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên luôn là mối quan tâm hàng đầu đối với các nhà lãnh đạo. Nó là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thế nhưng làm sao để đánh giá điều này một cách hiệu quả nhất đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn có tới hàng nghìn nhân viên?

KPI ra đời để giải quyết vấn đề trên. KPI được xem là thước đo hiệu suất làm việc của các bộ phận, nhân viên của các nhà quản trị viên trên toàn thế giới, trong đó có cả Việt Nam. Cùng Bizfly Cloud tìm hiểu rõ hơn khái niệm này qua bài viết sau nhé.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh: Key Performance Indicator là chỉ số dùng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của tổ chức, bộ phận hoặc từng cá nhân trong doanh nghiệp nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó. Chỉ số này được thể hiện thông qua số liệu, tỷ lệ hay chỉ tiêu định lượng.

Việc đo lường chỉ số KPI sẽ khác nhau đối với các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Vậy thì sự khác nhau khi đánh giá các phòng ban đó bằng chỉ số KPI là gì? Lấy ví dụ đối với phòng kinh doanh, KPI sẽ được tính toán dựa theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Đối với phòng nhân sự, KPI sẽ được tính toán dựa theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực…Doanh nghiệp muốn đo lường hiệu quả hoạt động của tất cả các phòng ban thì phải xây dựng cho mình một bộ chỉ tiêu KPIs hoàn chỉnh.

Mục đích chính của việc đo lường chỉ số KPI là gì? Nhà quản lý doanh nghiệp dựa vào chỉ số KPI để theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác. Từ đó có thể đề xuất các chế độ lương thưởng nếu nhân viên làm tốt hoặc các hình thức xử lý kỷ luật nếu nhân viên làm không tốt. Ngoài ra, chỉ số KPI còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả nghiệm thu của tiến trình thực hiện công việc và đảm bảo những mục tiêu đề ra có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng.

Phân loại KPI trong doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu được KPI là gì, chúng ta tiếp tục tìm hiểu các loại KPI là gì ở phần này nhé. Tùy theo những doanh nghiệp khác nhau sẽ có các loại KPI khác nhau. Bản thân doanh nghiệp cũng sẽ có những chỉ số KPI khác nhau cho từng bộ phận (nhân sự, kinh doanh, Marketing…) và đối với riêng mỗi nhân viên cũng có nhiều loại KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs...). Tuy nhiên về cơ bản thì KPI được chia ra làm 2 loại: KPI chiến lược và KPI chiến thuật.

KPI chiến lược là loại KPI được gắn liền với các mục tiêu mang tính chiến lược. Điển hình như mục tiêu về doanh số, lợi nhuận, quảng cáo…Đây là những mục tiêu tác động trực tiếp tới sự sống còn của doanh nghiệp. Ví dụ như 1 doanh nghiệp đặt ra KPI doanh số trong tháng phải đạt được 10 tỷ và trong năm phải đạt được 120 tỷ. Nếu không đạt được chỉ số KPI chiến lược này thì công ty sẽ bị ảnh hưởng và giám đốc bán hàng hay trường phòng Marketing có thể sẽ bị cho thôi việc.

KPI chiến thuật là chỉ số đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật mà công ty đã đề ra. Khác với KPI chiến lược, KPI chiến thuật không tác động trực tiếp tới sự sống còn của doanh nghiệp nhưng lại là những chỉ số vô cùng quan trọng để đạt được KPI chiến lược. Các KPI chiến thuật phải liên hệ chặt chẽ với KPI chiến lược và hỗ trợ KPI chiến lược đạt được mục tiêu đề ra.

Lấy ví dụ như chỉ số KPI chiến thuật của bộ phận nhân sự là mỗi tháng phải nhận được 100 CV sales trên mỗi kênh. Tuy nhiên cho dù có đạt được số lượng CV này thì cũng không đảm bảo được doanh số đã đề ra. Mặc dù số lượng CV đạt được có thể không đảm bảo được doanh số nhưng càng nhiều CV thì cơ hội tìm được những ứng viên sales giỏi càng cao được gọi là “best seller” và có thể chính những “best seller” này sẽ giúp đạt được doanh số mà KPI chiến lược đã tạo ra.

Thường thì cấp quản lý, lãnh đạo trong doanh nghiệp sẽ bị ép KPI chiến lược và những người này sẽ tạo ra các KPI chiến thuật để đạt được mục tiêu KPI chiến lược. Các KPI chiến thuật này sẽ được áp cho các bộ nhận, nhân viên cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

Những sai lầm doanh nghiệp hay mắc phải khi xây dựng KPI

Việc hiểu được khái niệm KPI là gì và phân loại KPI là gì đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bộ KPIs để áp dụng cho từng doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải lưu ý một số sai lầm mà doanh nghiệp thường hay mắc phải khi xây dựng KPI. Vậy thì các sai lầm khi xây dựng KPI là gì? Chúng có thể được chia ra làm 3 sai lầm phổ biến dưới đây.

1. Không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Một khi doanh nghiệp đã xây dựng chỉ số KPI thì những chỉ số này phải thực sự quan trọng và có liên quan chặt chẽ đến những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp mình. Bất cứ chỉ số KPI nào cũng phải ăn khớp với từng mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đã đề ra trước đó. Nếu xây dựng các chỉ số KPI không liên quan thì dễ dẫn đến tình trạng lãng phí nguồn nhân lực và tài nguyên đồng thời không mang lại hiệu quả cao cho các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

2. Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả

Không nên tập trung quá nhiều vào KPI kết quả mà quên mất những KPI nguyên nhân cần thiết cho kết quả đó. Kết quả đạt được luôn là điều mà doanh nghiệp luôn mong muốn. Nhưng nếu quá quan tâm đến kết quả mà quên đi việc làm sao để có kết quả đó thì việc đưa ra chỉ số KPI kết quả cũng chỉ mang tính mông lung và khó thực hiện được. 

Lấy ví dụ như doanh nghiệp đưa ra KPI kết quả là tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng của website lên 20% trong 1 năm nhưng để đạt được kết quả này thì phải tung ra nhiều chiến lược khác ví dụ như là tung ra 3 sản phẩm mới trong 3 tháng đó đầu năm đó chẳng hạn.

3. Xây dựng KPIs cố định, không có sự cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian

Một số doanh nghiệp thường mắc phải sai lầm khi xây dựng bộ KPIs cố định và không cập nhật cũng như tùy chỉnh theo thời gian và trong những trường hợp cụ thể. 

Tiếp tục ví dụ đã nêu ở trên, nếu chỉ mới 3 tháng đầu năm mà doanh nghiệp đã đạt được tỷ lệ chuyển đổi tăng 20% thì phải tùy chỉnh lại KPI để phù hợp với tính hình thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm đó. Hoặc là KPI mục tiêu được xây dựng từ trước nhưng đến thời điểm thực hiện thì lại vướng phải một số khó khăn ngoài ý muốn thì cũng nên tối ưu lại để nhân viên có thể xử lý được công việc hợp lý và hiệu quả hơn.

Đặc biệt, ở các lĩnh vực mang tính sáng tạo như họa sỹ thiết kế, kiến trúc sư, phát triển phần mềm, phân tích dữ liệu là những công việc có mục tiêu đổi mới liên tục và thường không lặp lại. Thậm chí có những công việc chỉ diễn ra 1 lần hoặc trong khoảng thời gian ngắn. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng KPI cho những trường hợp như vậy.

5 bước xây dựng bộ KPIs hiệu quả cho từng nhân viên

Bước 1: Xác định bộ phận, người xây dựng bộ KPI 

1. Thường thì trưởng các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp là người hiểu rõ nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu và các chức danh trong bộ phận đó. Vì vậy những người này nên trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận của mình. Đặc biệt nếu bộ phận càng lớn thì càng cần phải chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới của mình.

2. Ngoài ra, đội ngũ quản lý cấp cao hay bộ phận nhân sự cũng có thể là những người xây dựng bộ KPIs cho các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Tuy nhiên vì những người này không trực tiếp chỉ đạo công việc chuyên môn ở các phòng ban nên đôi khi sẽ đưa ra những chỉ số không thực tế, không thể hiện được đúng khả năng của các phòng ban đó. Vì vậy những người này sau khi xây dựng hệ thống KPIs cần phải có sự đánh giá lại của các phòng ban hay các bộ phận chức năng. 

Bước 2: Xác định bộ các chỉ số KPI 

Việc quan trọng nhất khi xây dựng bộ chỉ số KPIs là làm sao cho tất cả các chỉ số KPI phải gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của các phòng ban trong công ty. Mỗi vị trí trong 1 bộ phận sẽ có những chức năng và trách nhiệm riêng. Vì vậy cần phải xác định cho đúng, đủ và thực tế tất cả các chỉ số KPI cho bộ chỉ số KPIs này. Sau khi đã thống nhất bộ các chỉ số KPI là gì rồi thì từng chỉ số phải được đánh giá theo tiêu chuẩn SMART. 

Trong đó:

• S - Mục tiêu cụ thể
• M - Mục tiêu đo lường được
• A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
• R - Relevant: Mục tiêu thực tế
• T - Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Đây là 5 tiêu chuẩn SMART cần phải được đảm bảo trong quá trình xây dựng bộ chỉ số KPIs của doanh nghiệp. Tất cả các chỉ số KPI đều phải đạt được 5 tiêu chuẩn này nếu không việc đánh giá sẽ bị ảnh hưởng xấu đồng thời gây ra những hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị của doanh nghiệp sau này.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định được bộ các chỉ số KPI là gì, bạn cần phải áp dụng vào từng vị trí công việc cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành chúng. Các đầu công việc thường được chia ra làm 3 nhóm chính. Ở đây, 3 nhóm chính được áp KPI là gì? Đó là:

Nhóm A: là nhóm tốn nhiều thời gian để thực hiện và kết quả ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.

Nhóm B: là nhóm tốn ít thời gian để thực hiện và ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung hoặc/và tốn nhiều thời gian để thực hiện những ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Nhóm C: tốn ít thời gian thực hiện và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Mỗi nhóm khác nhau thường được áp trọng số khác nhau dựa theo mức độ quan trọng của chúng. Ví dụ như A: 50%; B: 30% và C: 20%

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên nào đó trong công ty thì có thể sẽ phải bao gồm cả 3 yếu tố KPI: A, B và C.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Xây dựng mức lương thưởng xứng đáng với mức độ hoàn thành bộ KPIs mà doanh nghiệp đã đề ra. Đây là chính sách có thể được xác định trước bởi các cấp lãnh đạo, các quản lý cấp cao của doanh nghiệp. Nó cũng có thể được tạo ra bởi người xây dựng bộ KPIs hoặc là do chính các nhân viên thống nhất với nhau và có lãnh đạo thông qua.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu các chỉ số KPI

Hệ thống KPIs sau khi được xây dựng xong phải được theo dõi thường xuyên và điều chỉnh theo thời gian hoặc theo tình hình thực tế của doanh nghiệp. Theo nghiên cứu thì có thể mất tới vài tháng bộ KPIs mới được tối ưu. Nhưng một khi đã tối ưu thì cần phải duy trì nó ít nhất 1 năm.

Quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp ưu việt có vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay. Cách làm này cũng đã được kiểm chứng ở rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam. 

Ngoài KPI hiện nay còn có thêm quản lý hiệu suất bằng quản trị mục tiêu OKR. Đây là một phương pháp quản trị năng suất khá mới nhưng cho thấy nhiều hiệu quả khi tăng được sự cam kết và tính chủ động của nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi sự am hiểu và thử nghiệm để áp dụng hợp lý với mô hình của doanh nghiệp. Nên khi doanh nghiệp chưa thực sự nắm vững được những lý thuyết về OKR hoặc việc thử nghiệm chưa thực sự đạt được kết quả như kỳ vọng thì áp dụng KPI 1 cách hiệu quả vẫn là 1 sự lựa chọn tối ưu.

Theo Bizfly Cloud