Top 10 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí hiệu quả

Huongnt

2443

01-05-2021

Để nâng cao hiệu quả công việc của cá nhân hay tập thể, cách tốt nhất là mọi người nên sử dụng phần mềm quản lý công việc. Bởi chỉ cần sử dụng 1 trong 10 công cụ được BizFly Cloud nêu chi tiết dưới đây, bạn sẽ có những định hướng, hình thành thói quen và giải quyết hết công việc của mình theo trình tự khoa học. Chắc chắn mọi người sẽ không còn bị mắc kẹt mãi trong đống đầu việc đổ dồn và hạn chế bị deadline “hỏi thăm”.

Tại sao nên dùng phần mềm quản lý công việc?

Phần mềm quản lý công việc là một ứng dụng giúp cá nhân hay một tổ chức có thể thực hiện công việc khoa học, trình tự, quản lý tập trung và làm việc hợp tác hiệu quả.

Đối với nhân viên: Mọi người có thể nhìn thấy những đầu việc đã được lên kế hoạch rõ ràng, quản lý nội dung chi tiết, nâng cao chất lượng công việc. Nhờ thế, mọi người có thể sắp xếp được công việc nào cần thiết.

Đồng thời, họ thực hiện nhanh những công việc ưu tiên lên hàng đầu. Chính người dùng sẽ đưa ra thời gian hoàn thành nhanh chóng và mang lại hiệu quả tối ưu.

Đối với các nhà quản lý, tổ chức: Nắm bắt tổng quát được danh sách đầu việc dự án, đồng thời kiểm tra được tiến độ phát triển của công việc từ bộ phận cá nhân nhỏ lẻ cho đến phòng ban.

Vì vậy mà người điều hành có thể sắp xếp và phân bổ chi tiết hết nhân sự trong công ty. Mỗi người sẽ phù hợp với từng đầu việc. Đặc biệt khi sử dụng phần mềm, người dùng có thể phân công và giải quyết công việc minh bạch.

Nhờ vậy mà tổ chức có thể được những hướng giải quyết điều chỉnh phát sinh một cách kịp thời nhanh chóng.

Nếu chưa biết nên dùng phần mềm quản lý công việc nào phù hợp nhất, bạn có thể tham khảo top 10 ứng dụng được nhiều người dùng ưa chuộng nhất dưới đây.

Top 10 phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp nên dùng

10 phần mềm quản lý công việc dưới đây được tích hợp 4 ưu điểm như sau:

• Mang lại khả năng tương tác cao
• Người dùng dễ dàng thực hiện kế hoạch công việc
• Theo dõi tiến độ và đưa ra báo cáo tổng hợp chi tiết
• Mọi thông tin đều được bảo mật cụ thể

1. To Do List

Phần mềm quản lý công việc To Do List đang được hơn 10 triệu người sử dụng trên toàn thế giới. Nó giúp cho người dùng có được một ngày làm việc nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Phần mềm này được sử dụng hiệu quả nhất trong việc quản lý các công việc phải làm hàng ngày.

Dựa trên dữ liệu mà người dùng nhập vào hệ thống, phần mềm có thể tự động diễn giải và phân loại công việc đồng thời lên lịch nhắc nhở công việc cho bạn. Ngoài việc hỗ trợ quản lý công việc cho cá nhân, phần mềm quản lý công việc này còn có khả năng lên kế hoạch và phân công công việc theo dự án cho 1 nhóm thành viên cụ thể. Nó còn giúp người quản lý giám sát và thông báo deadline cho từng thành viên trong nhóm.

Phần mềm To do list tương thích với hầu hết các hệ điều hành phổ biến trên máy tính như Windows, Mac OS và trên điện thoại thông minh như Iphone, Android. Bạn có thể tải về và sử dụng miễn phí. Tuy nhiên để sử dụng những tính năng cao cấp thì bạn cần phải nâng cấp lên bản trả phí tính theo năm nhé.

Tính năng nổi bật của phần mềm To Do List:

• Tự động phân tích và phân loại từng công việc theo những thông tin được cung cấp.
• Cài đặt và nhắc nhở thời gian đối với từng đầu mục công việc.
• Sử dụng dễ dàng trong nền tảng di động: iphone, android.

Một số tính năng được cài đặt sẵn trong phần mềm sẽ được dùng miễn phí.Tuy nhiên để có thể sử dụng nhiều ứng dụng cao cấp hơn bạn có phải mất thêm một khoản phí tính theo năm.

Quản lý công việc miễn phí - To Do List

2. Calendar

Đúng với cái tên của nó, phần mềm giúp bạn lên lịch theo ngày sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI). Bạn có thể nhập thông tin vào phần mềm để nó lên lịch công việc cho bạn trong vòng 24h của một ngày giúp bạn phân công hợp lý công việc và không bị quá tải. Ngoài ra, những người dùng khác cũng có thể lên lịch trong bảng thời gian công việc của bạn. Điều này giúp cho các buổi họp không bị chồng chéo lên nhau.

Tính năng vượt trội của công cụ Calendar:

• Cho phép người dùng trực tiếp lựa chọn thời gian làm việc.
• Lên lịch phù hợp từng đầu mục.
• Sử dụng miễn phí một vài tính năng hữu ích trong phần mềm.

Tải phần mềm quản lý công việc hiệu quả - Calendar

3. CloudApp

CloudApp nổi bật với tính năng hỗ trợ giao tiếp và làm công việc nhóm, đặc biệt là với khách hàng, đối tác. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc này, mọi người có thể làm việc với nhau dựa vào nền tảng trực tuyến thông qua những hình ảnh tĩnh, động hoặc video trực tuyến. Đây là phần mềm miễn phí và khá phổ biến vì được nhiều tập đoàn lớn sử dụng như: Facebook, Adobe. Bạn có thể tải về và sử dụng cả trên máy tính lẫn điện thoại thông minh.

Những tính năng nổi bật phần mềm quản lý công việc online CloudApp:

• Show những thông tin cần thiết cho đối tác mong muốn thông qua áp một cách chính xác
• Tính năng ưu việt giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian tới 56 giờ/tuần.
• Hỗ trợ chợ trao đổi công việc trong công ty được thuận tiện.

3 triệu khách hàng đang dùng công cụ miễn phí và cảm thấy hài lòng khi ưu tiên sử dụng phần mềm này.

Tải ngay phần mềm quản lý công việc free - CloudApp

4. Trello

Trello hoạt động dựa trên nguyên lý Kanban phân chia công việc thành 3 nhóm trong 1 dự án: việc cần làm, việc đang làm và việc đã hoàn thành. Vì thế hoạt động quản lý, giám sát tương đối chặt chẽ khi áp dụng vào 1 dự án cụ thể. Giao diện của phần mềm này tương đối đơn giản và trực quan. Vì thế cho dù người dùng mới sử dụng lần đầu vẫn có thể dễ dàng thao tác mà không cần mất quá nhiều thời gian tìm hiểu.

Đây là phần mềm quản lý công việc miễn phí. Tuy nhiên muốn sử dụng toàn bộ các chức năng nâng cao của nó thì bạn cần phải trả 1 khoản phí hàng tháng.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc Trello:

• Giao diện cực kì dễ sử dụng, thiết kế đơn giản.
• Người dùng sử dụng ngay phần mềm mà không mất quá nhiều thời gian tìm hiểu, cũng như học cách quản lý trên phần mềm.
• Công cụ giúp phân loại công việc chi tiết, di chuyển nhanh chóng đầu việc ở cột này sang cột khác qua một nút nhấn chuột đơn giản.

Tải ngay Trello miễn phí ngay tại đây

5. Slack

Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc Slack vào đội nhóm làm việc chung, bạn có thể trực tiếp trao đổi thông tin với đồng nghiệp của mình thông qua gửi file, gửi ảnh không giới hạn…mà không cần phải gửi mail hay gọi điện. Điều này giúp nhiều trong việc đơn giản hóa công việc và tiết kiệm thời gian. Phần mềm giúp thiết lập các nhóm trao đổi riêng tùy theo từng phòng ban và giúp cho việc trao đổi thông tin trong văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn.

Dữ liệu lưu trữ trên Google Drive, Dropbox hoặc SalesForce có thể được sử dụng kết hợp với Slack để cho công việc thuận tiện hơn. 

Tính năng của phần mềm quản lý công việc trên máy tính Slack gồm:

• Gửi ảnh không giới hạn, không quá tải dung lượng.
• Có thể thiết lập từng nhóm trao đổi riêng mỗi cá nhân.
• Tùy ý gia nhập hoặc tham gia nhóm theo nhu cầu.
• Ứng dụng sử dụng miễn phí trên cả máy tính và điện thoại thông minh.
  

Slack: Phần mềm quản lý công việc văn phòng

6. Quản lý công việc Hootsuite dành riêng cho mạng xã hội

Đây là phần mềm dùng riêng cho quản trị mạng xã hội. Bạn có thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng trên các nền tảng social như: Facebook, Youtube, Instagram, Twitter…

• Cập nhật các thông tin về doanh nghiệp hoặc post bài lên mạng xã hội hàng loạt và tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

• Công cụ đắc lực những người đang quản lý nội dung công việc về content trên các nền tảng mạng xã hội.

• Lên lịch để post bài một cách đồng nhất lên tất cả các mạng xã hội được tích hợp bất cứ khi nào bạn muốn mà không bị giới hạn thời gian.

• Có thể đăng ký dùng thử trong vòng 30 ngày. Sau thời gian này thì bạn cần phải nâng cấp lên gói trả phí nếu muốn tiếp tục sử dụng.

Tải phần mềm quản lý công việc hàng ngày - Hootsuite

7. Phần mềm quản lý công việc online Toggl

Điểm mạnh của Toggl là phần mềm có giao diện cực kỳ đơn giản, trực quan và đa nền tảng, có thể sử dụng trên cả máy tính, ipad hoặc điện thoại thông minh. Nó theo dõi và báo cáo cho bạn những công việc phải làm hằng ngày. Vì thế, cho dù bạn đang làm gì hay ở đâu thì cũng không cần phải lo lắng về việc có bỏ lỡ công việc gì hay buổi họp nào không.

Từng đầu công việc mà bạn làm trong ngày sẽ được phần mềm quản lý công việc Toggl theo dõi và báo cáo chi tiết các thông tin quan trọng như: thời gian dành cho mỗi đầu việc, năng suất công việc…

3 tính năng phần mềm quản lý công việc nhân viên Toggl gồm:

• Ứng dụng trực quan phù hợp mọi hoàn cảnh.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về thời gian thực hiện đầu việc.
• Dễ dàng sử dụng trên điện thoại và máy tính.

Tải ngay phần mềm Toggl miễn phí nhanh chóng tại đây

8. App quản lý công việc cá nhân HelloSign

Với phần mềm quản lý công việc HelloSign, ngoài việc quản lý công việc thông minh bạn còn có thể sử dụng phần mềm để ký vào các văn bản kỹ thuật số. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với cách làm thủ công truyền thống như in văn bản ra ký vào bản cứng và scan để chuyển thành bản mềm và chuyển qua đối tác. 

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp HelloSign:

• Tiết kiệm thời gian.
• Linh hoạt trong mọi công việc.
• Sử dụng miễn phí cho tất cả người dùng.

Tải phần mềm HelloSign

Nếu bạn muốn sở hữu hết tiện ích của công cụ này hãy trả phí một số tính năng quan trọng để nâng cấp chất lượng. Còn bạn muốn tìm một phần mềm hoàn hảo hơn nữa thì có thể tham khảo 2 công cụ cuối cùng.

9. Zapier

Bạn có thể liên kết tự động các ứng dụng văn phòng khác nhau khi sử dụng phần mềm quản lý công việc Zapier. Lấy ví dụ như bạn có thể lưu tệp tin của mình trên Email vào dữ liệu đám mây của Dropbox và ngược lại chuyển thẳng dữ liệu từ Dropbox cho đối tác của mình thông qua mail.

Tất cả các công việc đều được thực hiện đơn giản. Bạn không cần phải viết code cũng không cần công thức. Bạn chỉ cần nhấp chuột theo hướng dẫn cụ thể của phần mềm quản lý công việc này. 

Tính năng nổi bật của phần mềm Zapier:

• Có tới 1000 các ứng dụng khác nhau trong phần mềm Zapier.
• Không phải thay đổi cấu hình, chỉ thông qua 1 cú click là mọi việc đã được giải quyết.

Tải ngay Zapier - phần mềm quản lý công việc hiệu quả

10. FastWork WorkPlace

Đây là công cụ mới xuất hiện gần đây nhưng ứng dụng này chính là nét tinh hoa được góp nhặt từ rất nhiều phần mềm thông thường. Người dùng chủ yếu của loại công cụ này không chỉ quản lý nhân viên có mặt tại công ty mà còn phù hợp cả với người có tính chất di chuyển linh động.

Tính năng nổi bật của FastWork WorkPlace tạo nên ứng dụng chất lượng:

• Dễ dàng lập kế hoạch công việc để điều phối.
• Trao quyền và phân cấp từng vai trò nhân viên.
• Tương tác thông qua hình ảnh, tài liệu dễ dàng.
• Sử dụng nhiều báo cáo đa dạng.
• Liên kết với các phần mềm khác linh động.
• Mức chi phí dùng hợp lý phù hợp với tính chất công việc.

Tải phần mềm quản lý FastWork WorkPlace

Với top 10 phần mềm quản lý công việc được kể trên đây, bạn có thể phụ thuộc vào nhu cầu và mức độ công việc để lựa chọn loại công cụ thích hợp. Bạn muốn kiểm soát thời gian làm việc có thể ưu tiên dùng: CloudApp, Trello, Slack. Còn nếu muốn liên kết các ứng dụng có sẵn thì chuyển hướng sang Zapier, và dùng chủ yếu trên social thì dùng Hootsuite.

>> Có thể bạn quan tâm: Top phần mềm nhân sự giúp quản lý doanh nghiệp SMEs chuyên nghiệp

Theo BizFly Cloud chia sẻ