Tránh bị ngưng trệ kinh doanh do hệ thống máy chủ vật lý không thế vận hành từ xa do giãn cách đột ngột
Khi đại dịch bùng phát trên diện rộng buộc chính phủ phải ban hành các lệnh giãn cách và phong tỏa nhiều nơi, nhiều công ty không thể tiếp tục vận hành như bình thường do hạn chế nhân sự làm việc tại công sở. Khi quản lý hệ thống hạ tầng công nghệ từ xa không còn là một yêu cầu mà trở thành nhu cầu cấp thiết, các công ty đã tìm đến một giải pháp khác với hiệu quả tương tự như hệ thống nội bộ.
Trong thời gian đại dịch diễn ra, các kịch bản nhân viên làm việc online luân phiên đã được các công ty áp dụng để vừa duy trì kinh doanh sản xuất, vừa đảm bảo phòng chống dịch. Thế nhưng, những tình huống giãn cách bị đẩy lên “cao trào” khi “ai ở đâu ở yên đó”, “chỉ ra đường vì mục đích thiết yếu”, giãn cách đột ngột, mức độ cao nhất... đã khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào tình cảnh “trở tay không kịp”.
Vì có những công việc bắt buộc nhân sự phải có mặt trực tiếp tại công ty để xử lý, bao gồm vận hành và quản trị hệ thống máy vật lý đặt tại văn phòng trụ sở nhằm đảm bảo các chương trình kinh doanh, chương trình làm việc quan trọng chạy ổn định, không gặp sự cố.
Hệ thống máy chủ được xem như xương sườn của doanh nghiệp, tổ chức, là nơi chạy các chương trình quan trọng như website, ứng dụng bán hàng, các ứng dụng quản lý nội bộ, phần mềm giao việc, cơ sở dữ liệu khách hàng, phần mềm làm việc chuyên môn… Để các chương trình chạy mượt mà, liên tục, thì hệ thống máy chủ đặt các chương trình đó cần phải được đảm bảo hoạt động ổn định 24/7.
Các máy chủ vật lý đặt tại công ty để luôn trong trạng thái sẵn sàng thường cần tối thiểu từ hai nhân sự trực tiếp giám sát và vận hành. Vậy tình huống nhân sự chuyên trách không thể đến công ty làm việc, hệ thống máy chủ gặp sự cố ngừng hoạt động sẽ ảnh hưởng đến các chương trình chạy trên đó gây gián đoạn, đứt gãy mạch kinh doanh, mạch làm việc toàn công ty.
Làm việc tại nhà do giãn cách, Doanh nghiệp không có nhân viên IT “trực chiến” để vận hành máy chủ vật lý gây gián đoạn công việc, kinh doanh
Lấy ví dụ một công ty nội thất sử dụng Revit Card phục vụ thiết kế kiến trúc và Naviswork để đánh giá dự án và tổng hợp các mô hình, dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (AutoCAD, Revit, Infraworks, Sketchup, Tekla...). Các chương trình được chạy trên máy chủ vật lý đặt tại công ty. Trong giãn cách, các kiến trúc sư, kỹ sư xây dựng làm việc tại nhà sử dụng tài khoản để truy cập vào các phần mềm để làm việc, lấy dữ liệu v.v…, nhưng máy chủ gặp sự cố không có người xử lý, các chương trình chạy trên đó đều không thể truy cập được. Các kiến trúc sư và kỹ sư lúc này không thể hoàn thành bản vẽ đúng thời hạn, ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc và tiến độ hoàn thành dự án. Thời gian sự cố không được khắc phục càng lâu thì thiệt hại càng lớn.
Cũng áp dụng làm việc tại nhà toàn phần, nhưng các doanh nghiệp, tổ chức đã sử dụng mô hình máy chủ ảo truy cập được từ xa, không cần nhân sự trực tiếp có mặt để giám sát không gặp phải tình huống nan giải tương tự. Các máy chủ ảo này được quản lý thông qua bảng điều khiển giao diện web, thao tác mọi lúc mọi nơi chỉ cần có internet, cho phép vận hành 24/7 hoàn toàn từ xa, đảm bảo mọi công việc được tiếp diễn suôn sẻ, kinh doanh không gián đoạn giai đoạn giãn cách.
Các thao tác bật tắt, khởi động lại chương trình đều thực hiện được trên bảng điều khiển, không cần có nhân sự trực tiếp tại công ty để thao tác. Khắc phục sự cố, nâng cấp, bảo trì máy móc đã có chuyên gia của nhà cung cấp dịch vụ máy chủ lo liệu. Đi lại khó khăn hay không thể đến công ty cũng đều không cản trở bất kỳ công việc nào. Tất cả những gì doanh nghiệp cần quan tâm là tập trung vào công việc kinh doanh và nâng cao hiệu suất làm việc từ xa tối đa.
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, làm quen nhanh chóng, các tính năng phân quyền truy cập phục vụ việc quản lý công việc trên các máy chủ tiện ích.
Thời gian giãn cách kéo dài, hệ thống máy vật lý không đủ sẵn sàng cho các tình huống cần mở rộng hoặc thu hẹp nhanh chóng
Tình hình diễn biến dịch vẫn đang đặt trong trạng thái “khó lường”, doanh nghiệp nếu không có kịch bản chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống khác nhau sẽ rất dễ rơi vào bị động. Hệ thống máy chủ tại chỗ lúc này có thể đủ để xử lý các chương trình, phần mềm chạy trên đó. Nhưng khi nhu cầu có sự thay đổi, ví dụ doanh nghiệp triển khai thêm chi nhánh mới cần chạy các chương trình dữ liệu lớn (như phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp Bravo, Oddo…) vượt năng lực xử lý của hệ thống máy chủ hiện tại và cần tăng năng lực xử lý thật nhanh chóng để đáp ứng các nhu cầu đó. Hoặc trong mùa dịch doanh nghiệp cần thu hẹp bớt hoạt động của các chi nhánh, các máy chủ không sử dụng tới vẫn cần duy trì (chỗ đặt, hệ thống điện, làm mát…) gây lãng phí tiền bạc.
Để triển khai thêm hoặc loại bỏ các máy vật lý thường đòi hỏi thời gian và nhân lực có chuyên môn để trực tiếp xử lý các công việc như: đánh giá thiết bị, mua mới, lắp đặt, cài đặt chương trình, chuyển dữ liệu, đấu nối ứng dụng... Với tình hình dịch kéo dài như hiện nay, việc mua mới máy móc là rất khó, nhân sự cũng không thể tới nơi đặt hệ thống máy để lắp đặt thêm thiết bị. Chưa kể một số chương trình làm việc cần truy cập qua VPN để bảo mật, đòi hỏi nhân sự có kinh nghiệm về đấu nối ứng dụng cũng là một vấn đề doanh nghiệp cần khắc phục
Những trở ngại trên sẽ không phải là vấn đề khi sử dụng máy chủ ảo Cloud Server. Bởi vì ngoài khả năng vận hành từ xa, việc tăng giảm số lượng máy chủ, dung lượng CPU, RAM cũng chỉ cần thao tác trên một giao diện điều khiển duy nhất. Thay vì phải đau đầu về việc đi lại, thì ngồi từ nhà khởi tạo một server mới chỉ trong 45 giây, tạo và gắn thêm ổ cứng vào server chỉ 2 giây, thay đổi cấu hình CPU/RAM chỉ trong 60 giây…
