Cách tạo chữ ký trong mail Outlook

794

25-10-2018

Trong Outlook, bạn có thể tạo một hoặc nhiều chữ ký được cá nhân hóa cho email của mình. Chữ ký của bạn có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, danh thiếp điện tử, biểu trưng hoặc thậm chí là hình ảnh chữ ký viết tay. Bizfly Cloud chia sẻ bạn có thể thiết lập để chữ ký tự động thêm vào tất cả các thư gửi đi hoặc tùy theo từng trường hợp.

>> Tham khảo thêm: Lưu ý khi sử dụng dịch vụ email miễn phí

Lưu ý: Nếu bạn có tài khoản Microsoft Office 365, đồng thời sử dụng Outlook và Outlook trên web hoặc Outlook trên web cho doanh nghiệp, bạn cần phải tạo chữ ký trong cả hai sản phẩm. Để tạo và sử dụng chữ ký email trong Outlook trên web, Create và thêm chữ ký email trong Outlook.com hoặc Outlook trên web.

Cách tạo chữ ký trong mail

Bước 1: Mở một email mới.

Bước 2: Chọn Signature > Signatures từ menu Message.

Tùy thuộc vào kích thước cửa sổ Outlook, menu nút Message menu và Signature có thể ở hai vị trí khác nhau.

Cách tạo chữ ký trong mail Outlook - Ảnh 1.

Bước 3: Chọn New, trong hộp thoại New Signature, nhập tên cho chữ ký.

Bước 4: Trong Edit signature, gõ vào chữ ký của bạn. Bạn có thể thay đổi phông chữ, màu chữ và kích thước cũng như căn chỉnh văn bản. Nếu bạn muốn tạo chữ ký với dấu đầu dòng, bảng hoặc đường viền, hãy sử dụng Word để định dạng văn bản, sau đó sao chép và dán chữ ký vào hộp Edit signature.

Cách tạo chữ ký trong mail Outlook - Ảnh 3.

Lưu ý:

Bạn có thể thêm liên kết và hình ảnh vào chữ ký email, thay đổi phông chữ và màu sắc,… bằng cách sử dụng mini formatting bar trong Edit signature.

Bạn cũng có thể thêm các icons và liên kết vào chữ ký của mình.

Bước 5: Trong Choose default signature, hãy đặt các tùy chọn sau cho chữ ký của bạn

Trong E-mail account, chọn một tài khoản email để liên kết với chữ ký. Bạn có thể đặt chữ ký khác nhau cho mỗi tài khoản email.

Nếu bạn muốn chữ ký mặc định được thêm vào tất cả thư mới, trong hộp thả xuống New messages, hãy chọn một trong các chữ ký của bạn. Nếu bạn không muốn tự động thêm chữ ký vào thư mới, hãy chọn none.

Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trong các thư bạn trả lời và chuyển tiếp, trong menu Replies/forwards, chọn một trong các chữ ký của bạn. Nếu không, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định của (none).

Cách tạo chữ ký trong mail Outlook - Ảnh 4.

Bước 6: Chọn OK để lưu chữ ký mới và quay lại tin nhắn. Outlook sẽ không thêm chữ ký mới vào thư bạn đã mở ở Bước 1, ngay cả khi bạn chọn áp dụng chữ ký cho tất cả thư mới. Bạn sẽ phải thêm chữ ký theo cách thủ công vào thư này. Tất cả các thư trong tương lai sẽ có chữ ký được thêm tự động. Để thêm chữ ký theo cách thủ công, hãy chọn Signature từ Message menu và sau đó chọn chữ ký bạn vừa tạo.

>> Xem thêm: Các nhà cung cấp email miễn phí hàng đầu trên thế giới

Thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký của bạn

Nếu bạn muốn thêm logo công ty hoặc hình vào chữ ký, hãy sử dụng các bước sau.

Mở một tin nhắn mới và sau đó chọn Signature > Signatures.

Trong hộp Select signature to edit, hãy chọn chữ ký bạn muốn thêm biểu tượng hoặc hình ảnh vào.

Chọn Image icon, Chèn hình ảnh từ biểu tượng thiết bị, định vị tệp hình ảnh của bạn và chọn Insert.

Để thay đổi kích thước hình ảnh, nhấp chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn Picture. Chọn tab Size và sử dụng các tùy chọn để thay đổi kích thước hình ảnh. Để giữ tỷ lệ hình ảnh, hãy đảm bảo chọn Lock aspect ratio.

Khi hoàn tất, chọn OK, sau đó chọn OK lần nữa để lưu các thay đổi cho chữ ký.

>> Tham khảo thêm: Tác hại của việc không sử dụng Email theo tên miền doanh nghiệp