Webmail là gì? Lợi ích và hạn chế của webmail
Webmail ngày càng trở nên thiết yếu và phổ biến hơn email client trong hầu hết các doanh nghiệp. Bằng cách kết nối từ xa người dùng hoàn toàn có thể xử lý công việc,...Vậy cùng cùng Bizfly Cloud tìm hiểu webmail là gì trong bài viết dưới đây nhé!
Webmail là gì?
Webmail là cách dễ dàng nhất dùng để truy cập vào tài khoản email của bạn từ bất kỳ trình duyệt nào cho dù bạn đang ở đâu trên thế giới.
Email Client là chương trình sử dụng để truy cập và quản lý email của người dùng (đọc, gửi, sắp xếp email,...). Nói cách khác, người dùng email client chỉ có thể truy cập tài khoản email của họ khi họ ở trong văn phòng hoặc trước một desktop/ laptop nhất định.
Webmail thực sự mang lại sự tiện lợi và thoải mái cho người dùng/ chủ doanh nghiệp. Bạn hãy nhớ rằng Webmail hoàn toàn khác với Email Client.
Lợi ích của việc sử dụng Webmail
- Bạn có thể truy cập webmail trực tiếp, miễn là bạn có quyền truy cập internet.
- Bạn chỉ cần nhớ URL là nơi chứa email login, địa chỉ email (tương đương với ID đăng nhập) và password của bạn.
2. Backup
- Bằng cách sử dụng webmail, bạn hoàn toàn có thể truy cập tất cả thông tin của mình (email đã gửi trước đó, thư nháp, các thư mục khác, ...) ở bất kỳ đâu bằng trình duyệt và kết nối internet. Không yêu cầu cấu hình hoặc phần mềm bổ sung, chỉ cần một trình duyệt Internet.
- Không phải lo lắng về việc mất dữ liệu ngay cả khi máy tính của bạn bị treo hoặc trong trường hợp trộm cắp.
3. Tính phổ biến
- Có nhiều loại tài khoản email, nhưng không có tài khoản email nào có thể được truy cập thông qua email program. Email clients kết nối với tài khoản qua máy chủ bằng cách sử dụng các giao thức email như POP hoặc IMAP.
- Nếu các tính năng này không có sẵn, thì chương trình sẽ không thể truy cập vào các tin nhắn và người dùng sẽ không thể kiểm tra và trả lời email của khách hàng.
4. Không cần dùng tới máy tính
Tài khoản Webmail có thể được sử dụng ở bất kỳ máy tính nào. Do đó, người dùng webmail không cần phải sở hữu máy tính vì họ có thể truy cập email của họ bằng cách sử dụng máy tính xách tay của bạn bè hoặc đơn giản là máy tính công cộng tại một quán cà phê có kết nối Internet.
5. Khả năng tìm kiếm
Một số công ty webmail cho phép bạn tìm kiếm một cụm từ cụ thể trong dòng tiêu đề hoặc trong chính email đó. Điều này đem lại hiệu quả công việc lớn hơn nhiều so với khi bạn sử dụng chương trình e-mail truyền thống chạy trên máy tính.
6. Giới hạn lưu trữ lớn
Hầu hết các nhà cung cấp webmail đều cho phép bạn lưu trữ hàng nghìn email hoàn chỉnh với các tệp đính kèm, đến mức bạn có thể sẽ không bao giờ đạt đến giới hạn. Điều này sẽ giúp giảm lượng dữ liệu bạn phải lưu trữ trên máy tính, đặc biệt hữu ích cho những chiếc laptop và các thiết bị có dung lượng đĩa cứng nhỏ.
Hạn chế của webmail
1. Bạn cần phải có kết nối internet
Nếu bạn đang ở một khu vực nơi truy cập internet không đáng tin cậy, có nguy cơ bạn không thể truy cập thư của mình (cả thư mới và cũ).
2. Dịch vụ không được bảo đảm
Ngay cả một dịch vụ webmail được duy trì tốt nhất cũng không thể loại bỏ khả năng một lúc nào đó bỗng dưng bị ngừng hoạt động, trong thời gian gián đoạn này, bạn sẽ không thể làm việc gì liên quan đến email. Tuy nhiên, xác suất xảy ra sự cố này là khá thấp, đó là lý do tại sao khi sự cố này hi hữu xảy ra, sẽ có rất nhiều phương tiện truyền thông chú ý tới.
3. Công ty có thể mất tất cả email
Trên lý thuyết, điều này hoàn toàn có thể xảy ra. Tuy nhiên, trong thực tế, nếu sử dụng webmail của một nhà cung cấp có uy tín và đáng tin cậy thì việc bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị mất hoặc hỏng là điều có thể thực hiện được không chút khó khăn.
4. Hầu hết các dịch vụ webmail được hỗ trợ một phần bởi quảng cáo
Tuy nhiên, điều này thường không gây khó chịu.
5. Bạn có thể thấy sự gia tăng về spam
Đây không thực sự là hạn chế do webmail gây ra, mà chỉ bởi vì có quá nhiều người sử dụng dịch vụ này, do đó người gửi spam cũng chiếm một số lượng khá lớn.
6. Quyền riêng tư
Các nhà cung cấp webmail sẽ có quyền truy cập vào tất cả các email của bạn (điều này cũng đúng với các nhà cung cấp email truyền thống). Đặc biệt với Gmail, Gmail sử dụng nội dung thư của người dùng để tìm ra các quảng cáo có liên quan giúp hiển thị hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tất cả các công ty có uy tín đều cung cấp chính sách bảo mật, bạn có thể xem các chính sách này để biết được các dữ liệu và thông tin của bạn đang được sử dụng và bảo vệ như thế nào.
7. Bạn có thể gặp khó khăn nếu muốn sở hữu được một địa chỉ email tốt
Trong kinh doanh, một số đối tác và khách hàng có ý nghĩ rằng một webmail e-mail address là không chuyên nghiệp. Vì vậy hãy đừng ngần ngại sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp hay còn gọi là email theo tên miền riêng để đạt hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp của mình.
Như bạn đã nhận thấy, danh sách các khuyết điểm có thể dài hơn danh sách ưu điểm. Tuy nhiên, hầu hết các nhược điểm là khá nhỏ và có thể bỏ qua vì chúng không hề nghiêm trọng. Hầu hết mọi người sẽ tìm thấy những lợi thế vượt xa mà chúng đem lại.
Ưu điểm nổi bật của Webmail
Tầm quan trọng của Webmail trong mỗi doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Webmail được đánh giá là một trong những dịch vụ quản lý email tốt nhất hiện nay với những ưu điểm nổi bật:
- Dễ dàng truy cập: Webmail có tính linh hoạt, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản của mình từ bất kỳ máy tính nào ở bất kỳ đâu trên thế giới. Bạn chỉ cần một trình duyệt web và có kết nối internet. Giao diện webmail cũng rất thân thiện với người dùng, dễ dàng thao tác và sử dụng.
- Giới hạn lưu trữ lớn: Hầu hết các nhà cung cấp webmail lớn đều cung cấp cho bạn dung lượng không giới hạn, hoặc dung lượng lưu trữ tính bằng gigabyte. Vì vậy bạn không cần phải xóa mail để tiết kiệm dung lượng – ngay cả những email có tệp đính kèm lớn. Hơn thế nữa, bạn cũng không nhất thiết phải lưu trữ file trên máy tính của mình, điều này đặc biệt hữu ích cho laptop và các thiết bị khác có dung lượng lưu trữ nhỏ.
- Dễ dàng tìm kiếm trong email: Bạn có thể tìm kiếm trong các email của mình với một cụm từ cụ thể, trong dòng chủ đề hoặc chính thư. Đây thường là một quy trình hiệu quả hơn nhiều so với những gì bạn sẽ thấy trong một chương trình email truyền thống chạy trên máy tính của bạn.
- Sao lưu: Với webmail, bạn có thể truy cập tất cả thông tin của mình (email đã gửi trước đó, mail nháp, các thư mục khác, v.v.) ở bất kỳ đâu bằng trình duyệt có kết nối internet, không cần cấu hình hoặc phần mềm bổ sung. Bạn không cần lo lắng về việc mất dữ liệu ngay cả khi máy tính của bạn bị treo hoặc bị đánh cắp vì dữ liệu đã được sao lưu.
Các chức năng chính của Webmail
Webmail có các chức năng cơ bản không khác gì các dịch vụ email thông thường. Webmail có đầy đủ các chức năng phục vụ công việc như:
- Soạn và gửi email: Webmail có chức năng soạn thảo email, gửi CC hoặc BCC, đính kèm tệp (ảnh, tài liệu…)
- Hộp thư đến (Inbox): là nơi bạn sẽ xem và quản lý các email bạn nhận được. Email được liệt kê với tên của người gửi, chủ đề và ngày nhận được .
- Hộp thư đi (Sent): là nơi bạn sẽ xem và quản lý các email bạn đã gửi đi.
- Hộp thư nháp (Draft): là nơi chứa các email đang soạn và chưa gửi đi. Trong trường hợp bạn bị mất kết nối internet, email bạn đang soạn sẽ được tự động lưu vào Hộp thư nháp.
- Thư rác (Junk): là nơi chứa các email quảng cáo hoặc email được bộ lọc đánh giá là nguy hiểm, không tin cậy.
- Thùng rác (Trash): là nơi chứa các email bạn đã xóa.
- Các chức năng khác như thay đổi giao diện, phông chữ, tạo chữ ký email…
Hướng dẫn cách sử dụng Webmail
Truy cập Webmail bằng cách nhập URL vào thanh địa chỉ của trình duyệt, ví dụ: http://webmail.example.com
Sau đó nhập thông tin đăng nhập của bạn, bao gồm địa chỉ email và mật khẩu.
Sau khi đăng nhập Webmail thành công, bạn có thể truy cập Setting để cài đặt các thông số theo nhu cầu cá nhân hóa của mình, hoặc có thể bỏ qua và đến bước tiếp theo.
Phản hồi email mới
Ở bên trái màn hình, bạn sẽ thấy tất cả các hộp thư của mình như Hộp thư đến, Hộp thư đi, Hộp thư nháp,... Bạn chỉ cần click vào từng hộp thư để mở và kiểm tra email mới.
Tùy thuộc nhu cầu và mục đích, bạn có thể lựa chọn các chức năng như:
- Reply: Phản hồi
- Reply All: Phản hồi tất cả
- Forward: Chuyển tiếp thư
- Delete: Xóa
- Print: In
…
Soạn email mới
Để soạn thảo một email mới, bạn hãy click vào Compose nằm ở vị trí như hình dưới đây:
Sau đó, thực hiện các thao tác dưới đây:
- Nhập địa chỉ email của người nhận (recipient). Bạn có thể nhập thêm người nhận như CC hoặc BCC.
- Nhập chủ đề email (subject) - tiêu đề email
- Nhập nội dung email.
- Thêm tệp đính kèm nếu muốn.
- Sau đó click Send để gửi email đi.
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
