Custom email là gì? Tất tần tật kiến thức về custom email
Email tùy biến (Custom email) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc định vị thương hiệu cho doanh nghiệp. Bởi vì email đang ngày càng trở thành một công cụ đại diện cho doanh nghiệp, tiếp xúc với khách hàng, và ấn tượng trong mỗi lần tiếp xúc này rất quan trọng. Cùng Bizfly Cloud tạo nên khác biệt cho thương hiệu của doanh nghiệp bằng việc sử dụng một custom email ngay từ hôm nay!
Custom email là gì?
Custom email là tạo một địa chỉ email tùy chỉnh cũng giống như khi bạn đang tạo một trang web. Trước tiên, chọn nền tảng email, sau đó cài đặt nó vào miền tùy chỉnh. Ví dụ: nếu "Dude" - chủ sở hữu giả định của theinternet.io — muốn thiết lập một địa chỉ email tùy chỉnh, Dude phải tìm kiếm thông qua các máy chủ email trong Marketplace, sau đó chọn một địa chỉ phù hợp nhất. Mỗi một địa chỉ trong số đó sẽ cho phép Dude gửi email từ thedude@theinternet.io, mỗi địa chỉ sẽ cung cấp một bộ các tính năng, một webmail client và các mức giá khác nhau.
Tùy chọn custom email
Hiện có 8 tùy chọn nền tảng custom email trong Marketplace, tất cả các tùy chọn này đều cung cấp một dịch vụ ổn định và chăm sóc khách hàng tuyệt vời.
- Zoho Mail: Đối với nhiều người dùng, Zoho Mail là lựa chọn hàng đầu vì nó miễn phí cho tối đa 25 hộp thư. Tuy nhiên, miễn phí không phải là selling point duy nhất, Zoho Mail còn rất dễ thiết lập, cung cấp giao diện đẹp và kết nối với hệ sinh thái Zoho.
- G Suite: G Suite (trước đây là Google Apps) có lẽ là email host phổ biến nhất đang được sử dụng ngày nay bởi vài lý do sau đây. Với G Suite, bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác và nhiệm vụ trên cùng một giao diện email, tài khoản Gmail cá nhân, mà không phải của Google Drive, Google Calendar, Google Sites,...
- Fastmail.fm: Fastmail là một nền tảng khá ổn định, an toàn và liên tục được tối ưu, nâng cấp.
- ProtonMail: Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng cung cấp sự bảo mật tối đa, mã hóa đầu cuối, sở hữu giao diện bắt mắt, thì ProtonMail là lựa chọn không thể bỏ qua. Hơn nữa, server chính của ProtonMail còn được đặt sâu 1000 mét dưới lòng đất, còn gì tuyệt vời hơn thế?
- Flaskmail: Trong Flaskmail, custom email sẽ không bị quá tải bởi các bộ ứng dụng hoặc các bloat. Flaskmail rất dễ dàng để cài đặt, đồng thời dễ sử dụng và khá ổn định.
- Greatmail: Greatmail đã lưu trữ tài khoản email doanh nghiệp kể từ năm 2003 và có tất cả các tính năng cấp doanh nghiệp mà các doanh nghiệp cần (ví dụ như dịch vụ Exchange được lưu trữ).
- Rackspace Email: Rackspace Email không cung cấp quá nhiều tiện ích như Google Apps, nhưng bù lại, nó sở hữu một tính năng rất thú vị - đó là việc lưu trữ trên Microsoft Exchange. Đối với người dùng non-Exchange, Rackspace cũng cung cấp một nền tảng webmail khá đẹp, hỗ trợ 24/7, và nhiều lớp bảo vệ chống lại spam và virus.
- Servermx: Một số nền tảng tập trung các nguồn lực vào cho việc thiết kế, nhưng Servermx không như vậy. Servermx tập trung vào độ tin cậy và tính năng. Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ đơn giản không rườm rà, hãy chọn Servermx.
Email forwarding
Không giống các nhà cung cấp như Zoho Mail và Fastmail, Pobox chuyên về chuyển tiếp email (email forwarding). Thay vì đính kèm địa chỉ email vào một dịch vụ có hệ thống webmail mà bạn không quen sử dụng, Pobox cho phép bạn chuyển tiếp địa chỉ email duy nhất tới nền tảng email (và địa chỉ) mà bạn thường sử dụng.
Sau đây là các bước cơ bản:
"Email forwarding giúp bạn có thể tách biệt địa chỉ đọc email khỏi email identity. Forwarding sẽ khiến mail được gửi đến một địa chỉ và sau đó được chuyển tiếp cho một địa chỉ mail khác, và quan trọng là người gửi ban đầu sẽ không hề biết các thao tác này.
Địa chỉ email, email identity là những thông tin mà bạn đang sử dụng để truy cập vào nhiều website khác nhau, các website cũng quản lý tài khoản của bạn thông qua các email này. Email forwarding cho phép bạn dễ dàng thay đổi địa chỉ đọc thư của mình mà không cần phải có địa chỉ mới.
Điều này tạo sự linh hoạt trong việc sử dụng mailbox và address và cho phép tách biệt việc sử dụng mailbox và address.
Nếu bạn không hài lòng về một hoặc nhiều chính sách nào đó của nhà cung cấp, bạn hoàn toàn có thể thay đổi bất kỳ lúc nào. Nếu ISP thay đổi, địa chỉ email của bạn sẽ không bị ảnh hưởng. Nếu muốn thử một dịch vụ mới, bạn hoàn toàn có thể trải nghiệm ngay lập tức." (từ pobox.com)
Custom email miễn phí với Google?
Google Apps cho phép thiết lập địa chỉ custom email miễn phí với tối đa 10 người dùng. Điều này thật sự rất tuyệt vời. Nhưng gần cuối năm 2012, Google đóng cửa dịch vụ miễn phí, buộc mọi người phải tìm kiếm các giải pháp thay thế phải trả phí.
Nhưng may mắn thay, chúng ta vẫn có cách giải quyết vấn đề này.
"Đa số mọi người đều cho rằng Gmail rất tuyệt vời. Gmail là một dịch vụ nhanh chóng, kết nối liền mạch với các dịch vụ khác của Google như Drive, sở hữu một ứng dụng thú vị mang tên Inbox (hộp thư đến) và là dịch vụ email phát triển vô cùng mạnh mẽ. Tuy nhiên, để sử dụng Gmail với tên miền tùy chỉnh, bạn cần phải mua Google Apps với giá $5 hoặc $10/ 1 tháng. Tuy nhiên, đối với người dùng thông thường thì điều này có lẽ là việc làm không cần thiết. Ngoài ra, bạn thậm chí không nhận được tất cả các tính năng của một tài khoản cá nhân, chẳng hạn như Inbox.
Tuy nhiên, có một cách miễn phí để sử dụng tài khoản Gmail với miền tùy chỉnh: đó là Mailgun." (từ Ian Macaolinao)
Maligun hoạt động với tối đa 10.000 email mỗi tháng và hoàn toàn miễn phí!
Custom address miễn phí với Microsoft?
Giống như trường hợp custom email miễn phí với Google Apps, Microsoft đã từng cung cấp dịch vụ cho phép người dùng đính kèm miền tùy chỉnh của họ vào các tài khoản Hotmail và Outlook.com miễn phí. Nhưng trong năm 2014, Microsoft đã đóng cửa để tập trung vào các dịch vụ phải trả phí.
"Động thái này thật đáng thất vọng, nhưng cũng không có gì là ngạc nhiên. Thực tế là Trung tâm quản trị Windows Live vẫn đang tiếp tục sử dụng thương hiệu Windows Live cũ và không bao giờ cập nhật với các thiết kế hiện đại như của Outlook.com. Ngoài ra, dịch vụ vô cùng hạn chế, với quản trị viên chỉ có thể thêm hoặc xóa địa chỉ." (Từ Ed Bott, ZDNet)
Về cơ bản, ngày nay nếu bạn muốn tìm kiếm custom email miễn phí, lựa chọn duy nhất là Zoho Mail.
Lưu ý khi custom email
Sau khi thiết lập địa chỉ email tùy chỉnh, nhiệm vụ tiếp theo là tạo địa chỉ email cá nhân. Bạn có thể sử dụng tên hoặc họ, hoặc kết hợp của cả hai, hay các từ chung chung như "owner (chủ sở hữu)" hoặc " support (hỗ trợ)", hoặc các biệt danh như "bossman" hoặc "lordofemail" hoặc bất kỳ cái tên nào khác bạn muốn.
Tạo email cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp: Nếu muốn địa chỉ email có độ bảo mật cao, đây sẽ là một số gợi ý cho bạn: tên.tên họ@, tên.chữ cái đầu tên họ@, hoặc chữ cái đầu của tên.tên họ@. Ngoài ra vẫn còn vô số các cách viết khác, nhưng hãy hạn chế trùng lặp tên các địa chỉ mail.
Sau khi đã có tài khoản cá nhân, hãy thiết lập một tài khoản mail chung cho nhóm gồm tất cả mọi người. Điều này giúp cho việc thay vì chỉ gửi một mail đến một người cụ thể (bởi không ai biết điều gì sẽ xảy ra nếu người đó bỏ việc hoặc đảm nhận vai trò mới trong công ty?) thì sẽ gửi email tới cho cả nhóm. Tuy nhiên, không nên sở hữu quá nhiều tài khoản email vì nó sẽ có nguy cơ gây ra sự nhầm lẫn cho mọi người.
Theo: iwantmyname.com
>> Có thể bạn quan tâm: Tối ưu chi phí sử dụng email service cho Doanh nghiệp
