Mẹo làm việc từ xa trong mùa dịch COVID-19
Theo Bizfly Cloud tìm hiểu với tình hình COVID-19 đang lan rộng nhanh chóng trên toàn cầu, nhiều doanh nghiệp phải nhanh chóng chuyển sang làm việc tại nhà càng nhanh càng tốt. Do sự đột ngột của dịch bệnh, một số tổ chức đã không được chuẩn bị trước - đặc biệt là những tổ chức không có chính sách làm việc tại nhà.
Sau đây là danh sách các công cụ miễn phí giúp bạn làm việc độc lập và hợp tác với nhóm hiệu quả hơn.
BACKUP/SYNC FILES
Hãy luôn đảm bảo tất cả các tệp trên máy tính được tự động đồng bộ hóa và sao lưu. Có một số nhà cung đám mây cung cấp các tính năng backup tích hợp sẵn trong các dịch vụ.
- Google Drive cho phép tối đa 15 GB dung lượng cho người dùng thường và 30 GB đối với G Suite cho các tổ chức phi lợi nhuận. Để kích hoạt tính năng backup tự động của Google drive, bạn cần tải xuống Backup and Sync.
- Dropbox basic cung cấp 2GB dung lượng và không có tùy chọn phi lợi nhuận miễn phí nhưng sẽ có giảm giá nếu bạn liên hệ trực tiếp với họ. Để bật sao lưu tự động, hãy tải app xuống.
- Microsoft OneDrive cho phép tối đa 5 GB dung lượng. Có gói dùng cho tổ chức phi lợi nhuận nhưng giới hạn tối đa 10 người, mỗi người tăng thêm sẽ mất chi phí $5/tháng.
CHAT TOOLS
- Với Slack, bạn có thể tạo nhiều kênh khác nhau, do đó các cuộc hội thoại của bạn có thể được sắp xếp theo các chủ đề và/hoặc nhóm. Slack cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí, dung lượng này chỉ phù hợp với các dữ liệu là văn bản. Nếu bạn chia sẻ nhiều tệp thì bạn sẽ đạt đến giới hạn khá nhanh. Một cách để tối ưu hóa không gian lưu trữ là kết nối Slack với các dịch vụ lưu trữ được liệt kê ở trên. Mọi người trong tổ chức nên sử dụng các dịch vụ giống nhau để có sự tích hợp liền mạch với các công cụ này. Slack có tích hợp ứng dụng với cả Google Drive, Microsoft OneDrive và Dropbox.
- Facebook Workplace là một lựa chọn khác. Nếu đã sử dụng Facebook thì bạn sẽ quen với giao diện này. Workplace là một nền tảng riêng biệt, vì vậy nó không bị ràng buộc với tài khoản Facebook của bạn dưới bất kỳ hình thức nào. Workplace có một ứng dụng độc lập chỉ để trò chuyện và để chạy ứng dụng trong nền tương tự như Slack. Bạn có thể đăng ký Workplace for Good để có quyền truy cập miễn phí vào tất cả các dịch vụ cao cấp do Workplace cung cấp. Workplace cũng cung cấp tích hợp với các công cụ của bên thứ 3 tương tự Slack.
- WhatsApp là một ứng dụng di động mà hầu hết mọi người đều quen thuộc như một công cụ nhắn tin nhóm. Nó sử dụng được trên điện thoại và không có giới hạn lưu trữ, vì vậy đây là một lựa chọn bạn có thể cân nhắc sử dụng. WhatsApp cũng có ứng dụng cài trên máy tính và đồng bộ hóa với thiết bị di động.
VIDEO CONFERENCE TOOLS
- Nếu bạn sử dụng Google Drive thì bạn có quyền truy cập vào Google Hangouts Meet. Do dịch COVID-19, Google đang cung cấp quyền truy cập miễn phí (cho đến ngày 1/ 7/2020) đối với các tính năng nâng cao của Hangouts Meet, chẳng hạn như tổ chức các cuộc họp video với tối đa 250 người tham gia, phát trực tiếp với tối đa 100.000 người xem, lưu các cuộc họp vào Google Drive.
- Tương tự như Google, Microsoft cung cấp quyền truy cập miễn phí vào Microsoft Teams với tối đa 250 người tham gia cuộc họp video và phát trực tiếp lên tới 10.000 người xem. Bạn phải đủ điều kiện mới được đăng ký. Ngay cả khi bạn không đủ điều kiện để truy cập vào gói cao nhất, bạn vẫn có thể sử dụng gói miễn phí và video conference với nhóm của mình.
- Zoom là một trong những công cụ hội nghị truyền hình phổ biến hơn hẳn bởi sự trực quan và dễ sử dụng của nó. Do mức độ phổ biến của Zoom nên đôi khi có thể xảy ra vấn đề về server vì vậy bạn nên chuẩn bị sẵn các kế hoạch dự phòng với Google và Microsoft. Trong gói miễn phí, bạn được tổ chức các cuộc họp video tối đa 40 phút với tối đa 100 người tham gia.
- Nếu bạn sử dụng Workplace cho các cuộc trò chuyện nhóm thì bạn cũng có thể sử dụng Workplace để thực hiện các cuộc họp video nhóm trực tiếp. Mọi người trong nhóm phải có quyền truy cập vào hệ sinh thái Workplace, vì vậy những người ngoài hệ sinh thái sẽ không có khả năng tham gia cuộc video meeting và bạn nên lưu ý điều này.
ENCRYPTED TEXT MESSAGES
WhatsApp có thể được sử dụng để gửi các văn bản được mã hóa cho nhóm tối đa 250 người. Bạn có thể tắt tính năng trò chuyện nhóm và chỉ cho phép thông báo từ quản trị viên. Đây là cách đơn giản để gửi tin nhắn quan trọng mang tính cảnh báo đến nhân viên bên cạnh việc gửi email.
BẢO MẬT
Nếu bạn không có mạng internet ở nhà và phải sử dụng wifi công cộng, hãy thực hiện một số biện pháp phòng ngừa và chỉ đăng nhập vào các trang web có HTTPS trên thanh địa chỉ. Bạn cũng nên đảm bảo rằng bạn đã kết nối chính xác wifi, vì một số kẻ tấn công có thể tạo kết nối wifi nhằm chặn tất cả lưu lượng truy cập internet của bạn.
Theo Bizfly Cloud tìm hiểu
>> Có thể bạn quan tâm: Làm việc từ xa & COVID-19: 5 điều các công ty cần xem xét trước khi cho phép nhân viên làm việc tại nhà
Bizfly Cloud là hệ sinh thái điện toán đám mây được vận hành bởi VCCorp - Công ty dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ và truyền thông tại Việt Nam. Với đội ngũ kỹ thuật viên trình độ cao và kinh nghiệm lâu năm làm việc trên các công nghệ khác nhau như cloud, mobile, web..., chúng tôi có đủ khả năng để hỗ trợ đưa ra những giải pháp và công nghệ toàn diện giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Dành cho độc giả quan tâm tới các dịch vụ đám mây do Bizfly Cloud cung cấp có thể truy cập tại đây.
