Email hosting là gì? Vì sao Doanh nghiệp cần Email hosting riêng?
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Email hosting để tiếp cận khách hàng và quảng bá sản phẩm. Vậy email hosting là gì? Doanh nghiệp có nên sử dụng email hosting không hãy cùng Bizfly Cloud khám phá ngay qua bài viết dưới đây.
Email hosting là gì?
Email hosting là một dịch vụ cung cấp hòm mail điện tử dành riêng cho doanh nghiệp và được triển khai trên một hệ thống hosting riêng biệt. Các mail doanh nghiệp này sẽ có chứa tên công ty trong đó và có dạng @tencongty.com hay @tencongty.com.vn. Địa chỉ mail chuyên nghiệp này không chỉ xác nhận việc một nhân viên đang hoạt động thay mặt cho công ty mà còn là một cách quảng cáo tên tuổi công ty giúp khách hàng dễ ghi nhớ. Có thể bạn đã gặp những trường hợp tên công ty khá khó nhớ thậm chí là khó viết vì là tiếng nước ngoài chẳng hạn. Việc khách hàng nhận được những email hàng ngày với tên công ty hiển thị cùng mọi thông tin liên lạc mà nhân viên thực hiện sẽ là cách hiệu quả để giải quyết vấn đề phiền toái này.
Dich vụ email hosting mang đến sự chuyên nghiệp
Email hosting hoạt động như thế nào?
Thư của người dùng sẽ được chuyển từ máy chủ này đến máy chủ khác trong quá trình Email gửi đi. Hoạt động này diễn ra thông qua Simple mail transfer protocol và hoàn tất khi Email của bạn được đến máy chủ Email của người nhận.
Mô tả trong thực tế bạn có thể hiểu một cách đơn giản hơn đó là Email giống như một bức thư viết tay. Bạn cần gửi cho một người bạn nào đó thì phải đem đến bưu điện rồi mới được vận chuyển đến tay người nhận. Bưu điện ở đây chính là máy chủ thư đi (SMTP). Máy chủ thư có nhiệm vụ kiểm tra địa chỉ bưu chính để tìm ra nơi để gửi thư.
Tuy nhiên SMTP không biết cách đọc tên miền. Vì thế trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nó cần có một địa chỉ IP thân thiện với máy tính để định vị và gửi tin nhắn cho người nhận. Để định vị được IP thì SMTP phải liên hệ với danh bạ điện thoại internet (máy chủ DNS) mới dịch được địa chỉ Email của người nhận.
Ví dụ Email của bạn là quynhnhu@BizflyCloud.net thì nó sẽ dịch thành một địa chỉ IP có dạng 42.769.51.69”. Lúc này SMTP sẽ tìm được liên kết để xác định xem có máy chủ trao đổi thư (MX) nào cung cấp thông tin bổ sung về địa chỉ thư sẽ được chuyển đến hay không. Nó cũng tương tự như việc kiểm tra người nhận sử dụng hộp thư hoặc hộp thư PO để nhận thư của bạn.
Những lợi ích không thể bỏ qua của dịch vụ email hosting
Xây dựng thương hiệu chỉ là một lợi thế của email doanh nghiệp. Còn rất nhiều ưu điểm khác của loại hình này mà chúng ta sẽ cùng khám phá sau đây.
Sự chuyên nghiệp và tin cậy
Lợi ích đấu tiên mà doanh nghiệp có được khi sở hữu một hòm mail riêng là tính chuyên nghiệp trong vận hành, trong giao tiếp nội bộ, giao tieps với đối tác và khách hàng. Khi nhận được 1 email dạng như là sales@vccloud.com thay vì sales.vccloud@gmail.com, chắc chắn khách hàng sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp của công ty bạn cao hơn.
Tính quản lý và bảo mật cao
Tính bảo mật cao hơn
Sử dụng 1 tài khoản gmail thông thường thì gmail đó cũng chỉ có các chức năng của 1 mail cá nhân thông thường. Tức là sẽ thiếu đi các khả năng quản lý như phân quyền, chỉnh sửa, mở hay khóa tài khoản của 1 người. Kéo theo đó là mất kiểm soát luồng công việc trên mail và nguy cơ bảo mật khi những thông tin của công ty vẫn có thể truy cập được từ bên ngoài.
Điều đó có nghĩa là, một ai đó vì một lý do nào đó rất có thể sẽ truy cập, công bố, làm rò rỉ những thông tin "nhạy cảm" hoặc tệ hơn sử dụng vào mục đích xấu trên danh nghĩa công ty chẳng hạn. Thiệt hại là không thể kiểm soát được.
Với mail hosting, khi bạn đăng nhập vào tài khoản webmail của mình, quyền truy cập của bạn (POP hoặc IMAP) và tất cả dữ liệu do máy chủ gửi và nhận được mã hóa cho đến khi bạn đăng xuất. Điều này đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm sẽ không bị rò rỉ và bị xâm phạm.
Không gian lưu trữ
Tùy vào dung lượng bộ nhớ bạn bạn lựa chọn, bạn sẽ nhận được hộp thư có dung lượng lưu trữ bằng megabyte hoặc gigabyte.
Ngay cả với dung lượng lưu trữ megabyte, cũng đủ để bạn lưu trữ hàng nghìn email trở lên. Hãy đảm bảo bạn xây dựng một phương án email hosting linh hoạt khi cần nâng cấp thêm dung lượng.
Chi phí
Việc sử dụng một dịch vụ email hosting chắc chắn sẽ hiệu quả hơn về chi phí nhờ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và tài nguyên hơn là mua cơ sở hạ tầng email và thuê thêm nhân viên IT để duy trì nó. Trong khi đó, đối với các hệ thống do doanh nghiệp tự thiết lập việc mở rộng thường rất phức tạp để thực hiện và không có tính sẵn sàng cao. Vậy nên, việc của bạn nên là tập trung vào các công việc quan trọng còn việc bảo trì và hỗ trợ liên tục hệ thống hãy để người khác lo.
Tham khảo bảng giá email doanh nghiệp - Bizfly Business Email tại đây
Virus và spam
Một giải pháp email hosting đáng tin cậy sẽ ngăn chặn những email có chứa virus trước khi nó kịp xâm nhập vào hệ thống mail của bạn. Hãy tìm đến những đơn vi cung cấp dịch vụ có trang bị các trình quét vi rút tiên tiến để bảo vệ email doanh nghiệp chống lại vi-rút và kiểm duyệt các spam mail trước khi vào hộp thư đến.
Xây dựng chiến lược marketing, bán hàng hiệu quả
Nếu trong chiến lược kinh doanh của bạn có bao gồm việc tiếp thị tên tuổi và hình ảnh tới càng nhiều khách hàng càng tốt, càng thường xuyên càng tốt với các công cụ email marketing thì chắc chắn không thể thiếu được một địa chỉ mail công ty chuyên nghiệp. Và so với những hình thức tiếp thị, bán hàng hiện nay thì kênh email vẫn thể hiện là có hiệu qur lâu dài, ít chi phí và đúng đối tượng mục tiêu.
Sở hữu một giải pháp email hosting hay email doanh nghiệp sẽ giúp bạn tận dụng được toàn bộ những lợi ích của loại hình giao tiếp khi theo đuổi những chiến lược kinh doanh dài hạn của mình. Thế nhưng sử dụng dịch vụ email hosting cho doanh nghiệp VCCloud Mail Inbox, doanh nghiệp không chỉ được hưởng lợi từ toàn bộ những ưu điểm trên mà còn có thêm những lợi ích vô cùng hấp dẫn khác nữa.
Một số mặt hạn chế
Mặc dù được đánh giá cao về những tính năng, lợi ích vượt trội nhưng dịch vụ Email hosting vẫn còn một vài nhược điểm như:
Yêu cầu sự nhất quán trong việc đặt tên email
Khi sử dụng dịch vụ thư lưu trữ thì chủ doanh nghiệp cần đảm bảo sự nhất quán trong việc đặt tên Email. Như vậy mới thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như độ tin cậy của toàn hệ thống khi trao đổi, giao tiếp với khách hàng, đối tác.
Quản lý email nhân sự nghỉ việc một cách thủ công
Email doanh nghiệp là một hệ thống nội bộ. Nếu có nhân sự nghỉ việc thì người quản lý cần xóa ngay email của người đó để ngăn ngừa nguy cơ rò rỉ bảo mật. Quá trình này chỉ có thể thực hiện thủ công nên người thực hiện phải luôn chủ động và nhanh nhẹn khi thực hiện để đảm bảo bảo mật thông tin nội bộ.
Sự khác biệt giữa Email hosting và Web hosting
Email và Web hosting đều là các dịch vụ rất cần thiết đối với hoạt động của một doanh nghiệp. Tuy nhiên rõ ràng đây là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau nên khi tiếp cận các bạn cần hiểu rõ về đặc điểm, tính năng của nó để tránh nhầm lẫn. Cụ thể bạn hãy tham khảo nội dung trong bảng so sánh dưới đây:
Tiêu chí so sánh | Email hosting | Web hosting |
Mục đích sử dụng |
|
|
Tính năng |
|
|
Tích hợp giữa Email và Web | Tích hợp webmail cho phép người dùng truy cập email qua trình duyệt đảm bảo chất lượng với tính năng cao. | Một số dịch vụ cung cấp tính năng email nhưng thường không tối ưu. So với Email hosting thì dung lượng và tính năng email hạn chế hơn. |
Email hosting có miễn phí không?
Hiện nay Email doanh nghiệp có cả dịch vụ trả phí và miễn phí. Điều này cho phép khách hàng có thể trải nghiệm thử với dịch vụ miễn phí trước khi đưa ra quyết định đầu tư bản trả phí.
Dịch vụ miễn phí cho phép người dùng gửi/nhận thư và quản lý tài khoản email của mình thông qua webmail (POP) và ứng dụng email (IMAP). Hiện tại có một số địa chỉ Email miễn phí như Gmail, Yahoo, Hotmail của Microsoft,...Tuy nhiên bản free sẽ có một số hạn chế gồm:
Có các biểu ngữ, quảng cáo trên/ngoài trang làm ảnh hưởng đến trải nghiệm.
Bảo mật yếu.
Không gian lưu trữ không lớn.
Hạn chế về trợ giúp dự phòng cũng như các tùy chọn hỗ trợ khách hàng khác.
Nghi ngờ tính xác thực khi truy cập.
Không có thương hiệu và khó nhớ do không có domain name được cá nhân hóa.
Tần số Email được gửi sẽ bị giới hạn trong một khoảng thời gian.
Cách lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Email hosting uy tín
Với tính phổ biến như hiện nay thì không khó để các bạn lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp. Tuy nhiên để nhận được lợi ích tốt nhất khi thuê dịch vụ các bạn nên quan tâm đến 6 tiêu chí quan trọng sau đây:
1. Hỗ trợ khách hàng 24/7
Trong quá trình sử dụng Email hosting có thể xảy ra nhiều vấn đề thắc mắc liên quan. Do vậy khách hàng cần được hỗ trợ 24/7 với tốc độ phản hồi nhanh để tránh làm gián đoạn công việc. Đây chính là lý do những đơn vị luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 sẽ được ưu tiên lựa chọn hơn.
2. Tốc độ truy cập tốt và ổn định
Tốc độ truy cập tốt và ổn định là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc cũng như trải nghiệm người dùng. Nhà cung cấp uy tín phải đảm bảo được hệ thống có khả năng xử lý và gửi email với khối lượng lớn một cách nhanh chóng. Qua đó đảm bảo email được gửi đến người nhận trong thời gian ngắn nhất.
3. Tính bảo mật cao
Dịch vụ Email hosting uy tín phải được bảo mật tối đa bằng hệ thống email server chuyên dụng. Như vậy thông tin email khách hàng mới có thể được bảo vệ an toàn trên hệ thống máy chủ riêng biệt, loại bỏ mọi hành vi truy cập trái phép.
4. Giao diện trực quan, dễ sử dụng
Giao diện trực quan, dễ sử dụng cũng là tiêu chí cần quan tâm khi sử dụng dịch vụ Email hosting. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp tạo, quản lý danh sách và gửi chiến dịch email diễn ra thuận lợi, tối ưu hiệu quả.
5. Hỗ trợ tối đa cho email marketing
Dịch vụ Email doanh nghiệp tin cậy không chỉ cần chất lượng, dịch vụ tốt mà còn cần có khả năng hỗ trợ tối đa cho hoạt động marketing. Điều này thể hiện ở việc hạn chế tối đa việc spam, blacklist IP để tránh tình trạng email người gửi bị đánh dấu là spam.
6. Giá cả cạnh tranh và phù hợp
Cuối cùng giá cả cũng là yếu tố mà khách hàng sẽ cân nhắc, so sánh trước khi đưa ra quyết định lựa chọn. Một dịch vụ uy tín sẽ luôn có chính sách giá cả minh bạch, cạnh tranh. Khi chọn được nhà cung cấp có mức giá hợp lý doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được tối đa ngân sách, giảm bớt áp lực về tài chính.
Giải pháp email hosting được tin tưởng bởi các nhà cung cấp(Gmail, Hotmail…) từ Bizfly Cloud Mail Inbox
- Chi phí linh hoạt, cạnh tranh so với thị trường
Không giống với 1 sô dịch vụ khác như Gmail, Dịch vụ VCCloud Mail Inbox do VCCLoud cung cấp áp dụng phương thức tính giá theo dung lượng của domain và không phụ thuộc vào số lượng account hay có nghĩa là không tính tiền theo account. Điều này có nghĩa là email hosting của VCCloud cung cấp có mức giá rẻ hơn so với giá thị trường và dễ dàng điều chỉnh lượng account theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
- Khả năng mở rộng, tính sẵn sàng cao
Dựa trên cơ sở nền tảng là hệ thống cloud của VCCloud - hệ thống mạnh mẽ phục vụ cho rất nhiều hạ tầng thông tin lớn như VCCorp, tuoitre.vn… mà dịch vụ VCCloud Mail Inbox có lợi thế rất lớn về backup dữ liệu, khả năng mở rộng linh hoạt mà vẫn đáp ứng được tính sẵn sàng cao.
Hạ tầng cơ sở mạnh mẽ cung cấp kahr năng mở rông, tính sẵn sàng cao
- Dễ dàng, thuận tiện để sử dụng
VCCloud Mail Inbox cung cấp giao diện quản trị và webmail theo format của Google, tạo cảm giác quen thuộc và thân thiện cho bất cứ người dùng nào.
Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ việc tương thích với tất cả các chuẩn client mail (như ThunderBird, M$Office…) trên các thiết bị di động, máy tính cá nhân và hỗ trợ đầy đủ các giao thức mã hóa SMTP, IMAP, POP (1,2,3) cho phép mọi giao tiếp thông suốt, không bị gián đoạn.
- An toàn tuyệt đối
Về vấn đề này thì VCCloud có thể giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi giao hệ thống email cho chũng tôi. Bởi như đã nói, VCCloud là nền tảng hạ tầng mạnh mẽ phục vụ hầu hết các hệt hống báo trực tuyến lớn nhất hiện nay. Điều đó có nghĩa là hệ thống email của bạn đang được bảo vệ ngày đêm trên cùng hệ thống antivirus tối tân được phát triển bởi chính các chuyên gia "an ninh" tài năng của chúng tôi. Hệ thống an ninh tích hợp cả tầng webmail lẫn mail server đảm bảo việc phát tán virus qua mail sẽ không bao giờ xảy ra. Dữ liệu của bạn an toàn và công việc của bạn luôn vận hành trơn tru.
- Ngoài ra, các tính năng như spam checker hay bảo trì, nâng cấp hệ thống cũng được VCCloud Mail Inbox hỗ trợ đầy đủ.
VCCloud - dịch vụ được khách hàng và nhà cung cấp tin tưởng
VCCloud Mail Inbox là dịch vụ email doanh nghiệp không giới hạn user với chất lượng dịch vụ vượt trội và mức phí cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay. Sở hữu 1 dịch vụ giá tốt, nhiều tiện ích lại mang lại những ích lợi phát triển lâu dài cho doanh nghiệp chắc chắn là một lựa chọn hết sức khôn ngoan.
Nếu có bất kì thắc mắc hoặc cần sự hỗ trợ tư vấn các giải pháp phù hợp nhất, bạn đừng ngần ngại liên hệ với VCCloud tại:
- Website: https://bizflycloud.vn
VCCloud là nhà cung cấp các dịch vụ đám mây hàng đầu tại Việt Nam từ năm 2006. Hơn 3.000 khách hàng từ khắp các tỉnh thành Việt Nam và cả nước ngoài đã chọn VCCloud cho các giải pháp đám mây phù hợp với nhu cầu kinh doanh của họ.
Tham khảo thêm: Bizfly Business Email - Giải pháp email hosting được các nhà cung cấp (Gmail, Hotmail…) tin tưởng
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
