Google Drive là gì? Ưu điểm và nhược điểm của Google Driver

Vinh Phạm

1904

03-10-2021

Các công cụ trực tuyến ra đời khi nhu cầu trao đổi, chia sẻ thông tin trở nên cấp thiết đối với nhiều cá nhân, tổ chức trên toàn thế giới. Không chỉ gói gọn trong một chiếc USB, người dùng có thể dễ dàng lưu trữ dữ liệu trên Internet với dung lượng không giới hạn. Một trong những công cụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện nay đó chính là Googe Drive. Trong bài viết hôm nay, Bizfly Cloud sẽ chia sẻ cụ thể hơn về Google Drive và cách sử dụng công cụ này hiệu quả nhất.

Google Drive là gì?

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google nhằm giúp người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác viên. Google Drive cung cấp các ứng dụng hỗ trợ văn phòng trực tuyến và ngoại tuyến như: Google Docs, Google Sheets, Google Slides.

Google Drive sẽ có sẵn 15GB miễn phí khi bạn bắt đầu sử dụng tài khoản để lưu trữ. Khi đó, bạn có thể lưu trữ qua Google Drive, Gmail, và Google Photos cùng 1 lúc (trong trường hợp người dùng muốn giữ dung lượng gốc để không ảnh hưởng chất lượng của hình ảnh).

Google Drive giúp người dùng có thể tải lên những dữ liệu quan trọng hay có thể tải dữ liệu về máy tính, điện thoại khi có kết nối Internet ở bất kỳ nơi đâu. Việc này cô cùng hữu dụng nếu như bạn không mang theo các thiết bị lưu trữ như USB, ổ cứng rời hay trường hợp SSD của bạn dung lượng quá thấp thì lúc này Google Drive sẽ là nơi an toàn để bạn lưu trữ dữ liệu.

Cách thức hoạt động của Google Drive

Với Google Drive, người dùng có thể lưu trữ, đồng bộ hoá nhiều loại tệp, chẳng hạn như hình ảnh, âm thanh, video, tài liệu trên máy chủ thuộc sở hữu của Google. Một trong những tính năng vượt trội của Google Drive là được tích hợp với các ứng dụng văn phòng như Google Docs, Google Sheet, Google Slides và Google Photos. Và tất nhiên, người dùng có thể tải xuống các ứng dụng này hoàn toàn miễn phí trên App Store và Play Store.

Trình chỉnh sửa tài liệu tích hợp của Google Drive khá tương đồng với bộ Office trực tuyến của Microsoft, theo đó các ứng dụng có thể hoạt động song song với nhau một cách hiệu quả. Ví dụ như đối với Google Docs, khi có nhiều người dùng đang cùng chỉnh sửa một tài liệu chung, Google sẽ cho phép khôi phục các phiên bản khác nhau của tài liệu đó, đồng thời kiểm tra, theo dõi được ai đã thực hiện những thay đổi gì, và tự động lưu lại các chỉnh sửa.

Google Drive lưu trữ được gì?

Bạn biết không, Google Drive cho phép bạn lưu trữ đa dạng các định dạng file dữ liệu như video, tài liệu, nhạc, hình ảnh với dung lượng cụ thể như sau:

• Tài liệu: đối với văn bản chuyển đổi sang định dạng Google Docs sử dụng tối đa 1,02 triệu ký tự với dung lượng tối đa là 50MB.

• Bảng tính: bảng tính được tạo mới hoặc chuyển đổi sang Google Sheets được tối đa 2 triệu ô cho.

• Tập tin trình chiếu: Bản trình bày được chuyển đổi thành Google Slides tối đa 100MB. Đôi với tất cả các tập tin khác lưu trữ tối đa 5TB.

Ưu và nhược điểm của Google Drive

1. Ưu điểm của Google Drive

• Google Drive sẽ miễn phí 15GB cho người dùng. Khi người dùng muốn nâng cấp tài khoản thì chi phí để nâng cấp tài khoản của không quá cao (dao động từ 100GB - 45.000đ/tháng, 2000GB – 69.000đ/tháng, 2TB 225.000đ/tháng).

• Giúp việc chia sẻ tài liệu cho mọi người trở nên dễ dàng. Đồng thời, cho phép người được chia sẻ có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải tệp về thiết bị.

• Người dùng có thể truy cập từ mọi lúc, mọi nơi bằng máy tính bảng, điện thoại thông minh, laptop chỉ cần kết nối mạng cho thiết bị của bạn.

• Drive có thể nhận dạng hình ảnh và văn bản trong tài liệu được quét, giúp việc tìm kiếm tệp sẽ trở nên dễ dàng hơn.

• Google Drive còn là nơi lưu trữ an toàn nhờ được bảo vệ bằng mã hóa AES 256 hoặc AES 128. Không chỉ vậy, nó còn phát triển bởi một trong những công ty công nghệ hàng đầu thế giới là Google.

• Giúp liên kết dễ dàng đến các ứng dụng liên quan.

2. Nhược điểm của Google Drive

• Cần kết nối mạng mới có thể lưu trữ dữ liệu, tải tệp lên hoặc tải tệp về máy.

• Không có tùy chọn bảo mật khi mở ứng dụng.

Giá bán của Google Drive hiện nay

Hiện nay ngoài dung lượng mặc định là 15Gb cho mỗi tài khoản Google, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp dung lượng lưu trữ lên mức cao hơn thông qua các gói dịch vụ của Google Drive như sau:

Hướng dẫn sử dụng Google Drive

Bước 1: Thực hiện đăng nhập vào tài khoản Google Drive. Khi giao diện hiện ra, ấn chọn biểu tượng “+” mới.

Bước 2: Để tải tệp tin lên Drive, ấn chọn “Tải tệp lên”. Sau khi được chuyển đến vị trí lưu trữ dữ liệu tải lên, ấn chọn Open.

Bước 3: Khi muốn chia sẻ dữ liệu cho một hoặc nhiều người dùng khác, chọn file vừa tải lên rồi ấn Chia sẻ. Sau khi đã nhập Email của người muốn chia sẻ vào, ấn chọn Xong.

Bước 4: Ấn chọn file muốn chia sẻ, nhận liên kết chia sẻ, sao chép và gửi nó cho người mà bạn muốn chia sẻ file dữ liệu.

Những lưu ý khi sử dụng Google Drive

• Người sử dụng chỉ được dùng free với dung lượng tối đa 15GB, nếu muốn tăng dung lượng sử dụng bạn cần trả phí theo gói hàng tháng.
• Các tài liệu khi sử dụng với Google Docs (kể cả định dạng .gdoc, .gslides, và .gsheet) lưu trên Google Drive đều không tính bị giới hạn.
• Khi sử dụng Google Drive ảnh, hình ảnh có kích thước tối đa 2048 x 2048 pixel và video phải ngắn hơn 15 phút để tránh không bị giới hạn.
• Các tệp tin tải lên từ Microsoft Office có thể lưu trữ trên Google Drive không giới hạn.

Các tính năng nổi bật có thể bạn chưa biết của Google Drive

Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến hiện nay, mang đến nhiều tiện ích cho người sử dụng bởi sở hữu một số những tính năng hữu ích dưới đây:

• Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tập tin như tài liệu, PDF, hình ảnh, video và thư mục với người khác: Không chỉ có thể dễ dàng chia sẻ mọi tài liệu cho mọi người mà còn có thể cấp quyền truy cập để người khác có để xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa dữ liệu đó. Chính vì vậy, điều này giúp ích rất nhiều trong việc làm việc nhóm, hoạt động điều khiển từ xa.

• Có thể tìm kiếm các tập tin theo tên và nội dung: Trên giao diện của Google Drive chỉ cần gõ từ khóa bạn muốn tìm thì bạn có thể dễ dàng tìm bất cứ thông tin, tài liệu, tệp tin nào. Lúc này sẽ có những tài liệu, hình ảnh liên quan từ khóa đó hiện ra một cách chính xác cho bạn.

• Người dùng có thể đính kèm tập tin có dung lượng lớn trong Gmail: Đây là tính năng giúp người dùng có thể lựa chọn gửi các tập tin có dung lượng lớn đến 10GB so với các tập tin được đính kèm trên Gmail chỉ là 25MB mà thôi. Đặc biệt, quá trình thực hiện lại vô cùng đơn giản như việc bạn đính kèm tệp tin bình thường. Khi đó, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng "Insert Files From Drive" và chọn tập tin bạn muốn gửi là xong.

• Chức năng lưu nội dung trực tuyến: Google Drive cho phép người dùng có thể lưu các nội dung trực tuyến bằng việc bạn chỉ cần thêm tiện ích Drive của mình vào Chrome và sau đó khi cần lưu một URL, hình ảnh hay bất cứ tài liệu gì trên internet vào Drive của bạn thì việc bạn cần làm chỉ là nhấn chuột phải và chọn "Save to Google Drive" là được.

• Có thể sử dụng chức năng của các phím tắt: Google Drive có rất nhiều các phím tắt khi sử dụng nên sẽ giúp bạn thuận tiện hơn khi thao tác với Drive. Để biết được tổ hợp các phím tắt và tác dụng cũng như cách sử dụng bạn hãy nhấn "Shift + ?" thì sẽ xuất hiện một loạt bảng thông báo về các phím tắt để bạn tham khảo.

• Bạn có thể nghe trực tuyến các bài hát đã tải lên Drive: Drive có thể lưu trữ rất nhiều hình ảnh, bài hát, video...để có thể nghe hết list danh sách bạn đã lưu trên Drive thì bạn chỉ cần vào thư mục mà bạn đã lưu các bài hát đó sau đó click và "Chọn tất cả bài hát" Click chuột phải sau đó chọn "Open With" => Music Player for Google Drive. Khi đó, các bài hát của bạn sẽ tự động phát và việc bạn cần làm là bạn tận hưởng mà thôi.

Với những ưu điểm vượt trội kết hợp cùng các tính năng hữu ích thì việc sử dụng Google Drive trở thành trợ thủ đắc lực trong công việc ở thời đại công nghệ 4.0 này!

Việc nắm rõ những thông tin về "Google Drive là gì?" phía trên sẽ giúp bạn sử dụng Google Drive sao cho hiệu quả nhất. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất mỗi ngày bạn nhé!

>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Google Drive chi tiết cho người mới bắt đầu