Hướng dẫn sử dụng Google Drive chi tiết cho người mới bắt đầu

Bizfly Cloud

1572

04-10-2021

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến của Google. Chính những ưu điểm của Google Drive như không gian lưu trữ lớn, cập nhật mọi lúc mọi nơi, đồng bộ hóa dữ liệu trên các thiết bị, an toàn và bảo mật đã biến Google Drive ngày càng được sử dụng nhiều hơn. 

Tuy nhiên rất nhiều người dùng lại không biết sử dụng dịch vụ này sao cho mang lại hiệu quả tối đa. Để hiểu rõ hơn hãy cùng BizFly Cloud đi tìm hiểu trong bài viết “Hướng dẫn sử dụng Google Drive” hôm nay.

Tìm hiểu về ứng dụng Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây cho phép bạn vừa có thể tải xuống đồng thời tải lên các tệp. Với Google Drive, bạn hoặc người khác có thể truy cập các tệp mọi lúc mọi nơi, tại các vị trí khác nhau và từ các thiết bị khác nhau.

Nhìn chung, Google Drive là nơi an toàn để giữ bất kỳ tệp tin nào, không có giới hạn loại tệp và tất cả dữ liệu được mã hóa, chỉ cần bạn cấp quyền cho người khác truy cập, chỉnh sửa hoặc xem các tệp. Đặc biệt, bạn được sử dụng 15GB mà không phải trả phí để lưu trữ các tập tin của mình.

Google Drive hỗ trợ lưu trữ, đọc những loại tập tin

Ngoài thế mạnh có thể lưu trữ bất kỳ loại dữ liệu nào, Google Drive còn hỗ trợ đọc hầu hết các tập tin phổ biến hiện nay như:

• Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx,...)

• PDF

• Hình ảnh (JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP và WEBP)

• Video clip (MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, MPEGPS, WMV, FLV, OGG và WebM)

• Tệp âm thanh (MP3, MPEG, WAV)

• Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt)

• Apple Pages (công cụ soạn thảo của Apple)

• Autodesk AutoCAD

• PostScript

• Fonts chữ

Đặc biệt, Google Drive hỗ trợ tải lên tối đa 5 TB/lần, đây là một con số đáng kinh ngạc mà rất ít dịch vụ lưu trữ trực tuyến có thể đáp ứng được.

Google Drive hỗ trợ trên thiết bị, nền tảng nào?

• Web

• Ứng dụng trên Chrome

• Hệ điều hành Windows, Mac OS, Android, iOS

• Thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính bảng

• Những người dùng Linux và Windows phone sẽ phải dùng phần mềm của bên thứ ba mới có thể truy cập Google Drive

Hướng dẫn sử dụng Google Drive

Cách tải dữ liệu lên Google Drive

• Bước 1: Chọn biểu tượng dấu + (dấu cộng) trên hiển thị trên màn hình trình duyệt hoặc ứng dụng

• Bước 2: Chọn tải tệp lên để tải 1 hoặc nhiều tệp. Đặc biệt bạn có thể tải cả thư mục lên Google Drive

• Bước 3: Sau đó nhấn Open để tải tệp lên

• Bước 4: Thông báo tải tệp, thư mục lên sau khi hoàn tất.

Trường hợp bạn không tải được tập tin lên Google Drive bởi Google Drive giới hạn các tập tin tải lên, nếu không tải được rất có thể tập tin của bạn đã vượt qua giới hạn từ Google Drive hoặc Google Drive hết dung lượng lưu trữ. Dưới đây là giới hạn dung lượng của từng tập tin khi tải lên :

• Google Drive: tập tin tải lên có giới hạn kích thước 5TB (1TB = 1024GB)

• Google Docs: Giới hạn dung lượng tải lên 50MB và 1.024.000 kí tự

• Google Sheets: Giới hạn dung lượng tải lên 2.000.000 cells (trường hợp các công thức tính toán quá phức tạp cũng không thể lưu thành công)

• Google Slides: Giới hạn tải lên tập tin có dung lượng lớn hơn 100 MB.

• Google Drawing: Không giới hạn dung lượng tải lên

Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại

Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục muốn tải và chọn Tải xuống. Đối với điện thoại bạn chỉ cần nhấn giữ vào biểu tượng tệp, thư mục cần tải xuống > Chọn Tải xuống.

Cách tạo tập tin, tài liệu mới trên Google Drive

Ngoài việc lưu trữ tập tin, dữ liệu, Google Drive còn hỗ trợ người dùng có thể tạo Google Tài liệu (tương tự như Microsoft Word), Google Trang tính (tương tự như Microsoft Excel). Dưới đây là chi tiết cách tạo tập tin mà bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Chọn biểu tượng dấu + (mới) xuất hiện trên giao diện màn hình sau đó chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo

• Bước 2: Lúc này, một tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác trên tài liệu đó. Nếu muốn đổi tên tài liệu bạn hãy chọn vào khung "Tài liệu không có tiêu đề" nằm ở góc trái phía trên màn hình và điền tên bạn muốn tạo cho tệp đó

Chú ý: Do tất cả các tệp vừa tạo sẽ tự động sao lưu lên tài khoản Google Drive, nên bạn không cần phải lưu, cũng như đừng lo lắng về việc quên lưu trước khi tắt trình duyệt, ứng dụng Google Drive.

Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác

Google Drive được biết đến là một công cụ giúp cho bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục một cách dễ dàng và tiện lợi. Không chỉ vậy, bạn còn có thể thiết lập quyền chia sẻ (chỉ xem, chỉnh sửa, nhận xét). 

Dưới đây là các bước cần làm để bạn thực hiện chia sẻ tập tin, thư mục với người khác:

• Bước 1: Để bắt đầu chia sẻ, bạn hãy nhấn chuột phải vào tập tin, thư mục cần chia sẻ( Khi chia sẻ trên điện thoại thì nhấn giữ tay vào tập tin, thư mục cần chia sẻ)= > Chọn Chia sẻ.

• Bước 2: Sau đó bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên, lúc này cho phép bạn tùy chỉnh những cài đặt trước khi chia sẻ. Có hai lựa chọn chia sẻ là: bất kỳ ai có đường dẫn chia sẻ của tập tin đều có thể truy cập được hoặc chia sẻ giới hạn với 1 số tài khoản mà bạn cung cấp, chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập được tập tin chia sẻ.

• Bước 3: Sau khi chia sẻ xong, có nhiều tùy chọn chia sẻ ngay bên dưới để bạn lựa chọn là: Có thể sửa, Có thể nhận xét và Có thể xem.

Trường hợp, nếu ai đó chia sẻ tệp với bạn, bạn sẽ tìm được những tệp đó ở mục "Được chia sẻ với tôi" ngay ở phía bên cột trái màn hình.

Hợp tác nhóm cho công việc

Google Drive hỗ trợ làm việc nhóm, bạn chỉ cần chia sẻ tệp với tất cả các thành viên trong nhóm mà thôi. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết công việc thuận tiện hơn. Khi đó, mọi thành viên có thể thấy được lịch sử thao tác tệp của bất kì ai trong nhóm ở mục thông tin. 

Trường hợp bạn muốn xem thông tin tệp, bạn hãy nhấn chuột trái vào biểu tượng chữ i bên góc phải màn hình hoặc nhấn chuột phải vào tệp sau đó chọn "Xem chi tiết".

Truy cập các tệp tin khi không có kết nối Internet

Google Drive còn cho phép bạn xem và chỉnh sửa tệp Google Docs, Google Sheets, Google Slides cả những khi bạn không có kết nối Internet. Chắc hẳn bạn đang băn khoăn rằng việc chỉnh sửa như vậy có được lưu lại không? Bạn đừng lo, sau khi có internet trở lại thì mọi dữ liệu bạn thêm vào, chỉnh sửa trước đó sẽ được tự động đồng bộ và lưu lại.

• Bước 1: Bạn hãy nhấn vào Google Drive Offline => chọn Thêm vào Chrome

• Bước 2: Truy cập vào tài khoản Google Drive của mình và đi đến Settings => Offline=> Chọn Add extension

• Bước 3: Sau đó, để hoàn tất thiết lập, bạn đặt dấu tích vào "Sync Google Docs, Sheets Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline" (Đồng bộ hóa các tệp tin Google Docs, Sheets Slides & Drawings với máy tính này để có thể chỉnh sửa ngoại tuyến). Tính năng này sẽ mất một vài phút để kích hoạt nên việc bạn cần làm lúc này chỉ là chờ đợi.

Sắp xếp các tệp trong Drive

Trường hợp Google Drive của bạn quá bừa bộn, bạn có thể sắp xếp lại theo cách tương tự như bạn sắp xếp tệp và thư mục trên máy tính.

• Bước 1: Tạo thư mục mới, hãy chọn + mới => Thư mục

• Bước 2: Hãy kéo thả những tệp hoặc thư mục liên quan vào thư mục mới tạo để Drive của bạn được gọn gàng hơn

Đặc biệt, bạn còn có thể đánh "Dấu sao" cho những tệp và thư mục quan trọng bằng cách nhấn chuột phải vào tệp hoặc thư mục sau đó chọn "Thêm vào thư mục có gắn dấu sao". Khi muốn xem tất cả các tệp đã đánh dấu sao, bạn xem tại cột trái màn hình phần "Có gắn dấu sao".

Trên đây là những thông tin về "Hướng dẫn sử dụng Google Drive" mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng những chia sẻ trên thực sự hữu ích với bạn. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất mỗi ngày bạn nhé!