Workflow là gì? Lợi ích của workflow. Ví dụ về quy trình lặp lại

Bizfly Cloud

3146

08-05-2025

Trong quá trình lên kế hoạch, ta thường nghe đến một khái niệm đó là workflow. Vậy cụ thể workflow là gì? Workflow có lợi ích như thế nào đối với doanh nghiệp? Hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu cụ thể hơn trong bài viết dưới đây nhé.

Workflow là gì?

Workflow hay luồng công việc là một sơ đồ mô tả thứ tự thực hiện các bước, các công việc trong một quy trình cụ thể. Với sơ đồ này, nhà quản trị có thể theo dõi các công việc đang được thực hiện như thế nào một cách chính xác, cụ thể. Ngoài ra, workflow cũng được dùng để thiết lập một trình tự công việc khoa học, mang lại hiệu quả cao. Workflow có thể được ứng dụng ở nhiều lĩnh vực, công việc khác nhau trong đời sống hàng ngày.

Business Process Flow Template

Nguồn gốc hình thành nên workflow

Khái niệm Workflow có thể bắt nguồn vào đầu thế kỷ 20 bởi hai kỹ sư cơ khí Frederick Taylor và Henry Gantt - những người đã tìm cách cải thiện năng suất lao động. Công việc của họ là nghiên cứu về thời gian cho các hoạt động, đo lường khoảng thời gian cần thiết để nhân viên hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một loạt các nhiệm vụ, từ đó tìm cách loại bỏ đi các hoạt động dư thừa, cuối cùng xác định được một quy trình áp dụng được cho mọi nhân viên, để họ có thể hoàn thành hiệu quả công việc của mình.

Ngoài ra, Henry Gantt đã tạo ra biểu đồ Gantt - biểu đồ cột được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ và các mốc quan trọng trong lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ để quản lý các dự án lớn (như dự án xây dựng đập Hoover và hệ thống Xa lộ liên tiểu bang).

Basic Gantt Chart

- Những nhiệm vụ cần thiết phải hoàn thành

- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ đó

- Bao lâu thì hoàn thành một nhiệm vụ

Nắm bắt được các thông tin này giúp họ dễ dàng hợp lý hóa các quy trình và để đảm bảo rằng đúng người được giao cho đúng nhiệm vụ, các nhân viên có đủ tài nguyên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Các thành phần chính của Workflow

Các thành phần chính của Workflow bao gồm:

• Tasks (Nhiệm vụ): Là các công việc hoặc tác vụ cụ thể cần thực hiện trong quy trình. Mỗi task thường được giao cho một hoặc nhiều actor thực hiện.
• Sequence (Trình tự): Là thứ tự các bước hoặc nhiệm vụ được thực hiện trong workflow, thể hiện dòng chảy công việc từ bước này sang bước tiếp theo theo một trình tự logic.
• Actors (Tác nhân): Là những người hoặc hệ thống tham gia thực hiện các nhiệm vụ trong workflow. Actors tương tác với hệ thống hoặc với nhau để hoàn thành các bước trong quy trình.
• Conditions (Điều kiện): Bao gồm các điều kiện kích hoạt (Trigger), điều kiện tiền đề (Pre-condition) để workflow hoặc từng bước trong workflow có thể bắt đầu hoặc tiếp tục, cũng như điều kiện kết thúc (Post-condition). Điều kiện giúp kiểm soát luồng công việc và đảm bảo các bước được thực hiện đúng lúc, đúng trạng thái.

Phân loại Workflow

Sequential Workflow (Workflow tuần tự)

Là loại workflow trong đó các công việc được thực hiện theo một trình tự cố định, tuyến tính; mỗi bước phải hoàn thành trước khi bước tiếp theo bắt đầu. Không có sự chồng chéo hay thực hiện đồng thời các bước.

Đặc điểm:

• Linear Progression: Tiến trình công việc đi theo từng bước rõ ràng, tuần tự.
• Task Dependency: Mỗi bước phụ thuộc vào kết quả của bước trước, đảm bảo không bỏ sót hay đồng thời thực hiện các bước.
• Predictability: Dễ dàng dự đoán bước tiếp theo và các vấn đề có thể phát sinh.
• Clear Start and End Points: Có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng.

Ví dụ: Quy trình phê duyệt tài liệu, quy trình nhập viện và chăm sóc bệnh nhân, quy trình xét duyệt hồ sơ vay vốn.

Parallel Workflow (Workflow song song)

Là loại workflow cho phép nhiều bước hoặc hành động được thực hiện đồng thời, không phụ thuộc lẫn nhau. Công việc chỉ chuyển sang giai đoạn tiếp theo khi tất cả các nhánh song song hoàn thành.

Đặc điểm:

• Tăng tốc độ xử lý tổng thể của quy trình.
• Phù hợp với các công việc có thể chia nhỏ và thực hiện đồng thời.

Ví dụ: Quy trình kiểm duyệt nội dung website, trong đó kiểm tra ngữ pháp và kiểm tra hình ảnh được thực hiện cùng lúc.

Rule-based Workflow (Workflow dựa trên quy tắc)

Là loại workflow được điều khiển bởi các quy tắc hoặc điều kiện logic định sẵn, cho phép luồng công việc thay đổi linh hoạt dựa trên dữ liệu đầu vào hoặc các điều kiện cụ thể.

Đặc điểm:

• Tự động hóa các quyết định và chuyển hướng công việc dựa trên các quy tắc.
• Linh hoạt, phù hợp với các quy trình có nhiều tình huống hoặc điều kiện khác nhau.

Ví dụ: Quy trình xử lý yêu cầu hỗ trợ, nếu yêu cầu là “khẩn cấp” sẽ được chuyển thẳng đến đội ưu tiên.

Tại sao cần có workflow?

Để hoàn thành công việc, bạn thường sẽ bị ràng buộc bởi một quy trình nghiêm ngặt theo quy định của tổ chức. Sự ràng buộc này đôi khi có thể khiến bạn không hài lòng, điều đó là dễ hiểu bởi vì con người đôi khi có xu hướng cho rằng cách làm của mình là tốt nhất.

Tuy nhiên, việc tạo ra một workflow chung cho các quy trình có tình thường xuyên lặp đi lặp lại là hợp lý bởi những lý do dưới đây:

Tăng cường khả năng vận hoàn doanh nghiệp

Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi những người phù hợp, theo đúng thứ tự và trong một khung thời gian xác định.

Một quy trình công việc có thể được thiết kế cho một người hoặc cho một nhóm người phối hợp với nhau để hoàn thành dự án. Dưới đây là workflow đơn giản mô tả quy trình phê duyệt nội dung trong việc xuất bản một tài liệu kỹ thuật:

• Người viết: ghi chép các thông tin, số liệu... thu thập được
• Tài liệu này được gửi đến các chuyên gia để xem xét
• Người viết sắp xếp, sửa lại tài liệu dựa trên đánh giá từ chuyên gia
• Tài liệu được gửi đi để xem xét lần cuối Tài liệu được phê duyệt hoặc từ chối
• (Bị từ chối) Người viết sửa đổi bản nháp và gửi lại.
• (Được chấp nhận) Tài liệu được xuất bản.

Workflow không đơn thuần chỉ là việc liệt kê từng bước ra, nhưng việc liệt kê này vẫn cần thiết ở những giai đoạn đầu. Cần phải chuẩn hóa và trực quan hóa các workflow như ví dụ dưới đây, workflow giúp mọi người đều hiểu các quy trình làm việc, doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn. 

Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa

Các công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ, do đó sẽ có ít quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn. Sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật chúng mỗi khi công ty phát triển sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các điểm dư thừa và giảm thiểu sự lãng phí không đáng có. Nếu chỉ theo dõi quy trình công việc bằng mắt sẽ khó phát hiện ra các điểm dư thừa này.

Việc triển khai quản lý workflow vào các hoạt động hàng ngày cho phép doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối, dễ dàng hơn khi thực hiện các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.

Giảm chi phí vận hành

Một sơ đồ workflow có thể giúp doanh nghiệp xác định được đâu là cách làm tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm chi phí cũng và gia tăng lợi nhuận vì doanh nghiệp vẫn có thể đạt được các mục tiêu nhỏ và lớn với số lượng tài nguyên ít hơn.

Phản ứng nhanh với các tình huống phát sinh

Vào những năm 80, workflow được vẽ trên giấy, do đó việc cập nhật các sơ đồ này trở nên vô cùng khó khăn và phiền toái, đặt doanh nghiệp vào tình thế khó, không linh hoạt và phản ứng chậm với việc thay đổi thị trường và đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Khi nền kinh tế ngày càng mở và có xu hướng hợp tác quốc tế, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quy trình kinh doanh và quy trình làm việc để có thể có thích nghi tốt với thị trường. Tuy nhiên quá trình tạo sơ đồ quy trình công việc vẫn rất tẻ nhạt và được thực hiện trên giấy, điều này làm quy trình công việc trở nên lỗi thời rất nhanh sau khi xuất bản và triển khai.

Trong các thập niên 90, phần mềm quản lý quy trình làm việc đã được tạo ra để thay thế sơ đồ trên giấy bằng các sơ đồ điện tử, có thể được lưu trên máy tính và được cập nhật bằng một vài cú nhấp chuột. Đến năm 2005, các hệ thống quản lý quy trình làm việc dựa trên phần mềm đã trở nên mạnh mẽ hơn với sự xuất hiện của các công cụ Business Process Modeling and Notation (BPMN).

Chuyển quy trình công việc và mô hình hóa các tác vụ kinh doanh vào các hệ thống phần mềm giúp người quản lý dễ dàng thực hiện các thay đổi hơn đối với sơ đồ cổ điển, cập nhật thay đổi dễ dàng chỉ bằng vài cú click chuột.

BPMN Process Flow Example

Quy trình tự động

Workflow của một mô hình kinh doanh có thể giúp bạn nhận ra khâu vận hành nào có thể tự động hóa được. Ví dụ: quy trình chăm sóc khách hàng có tự động hóa một số hành động nhất định, chẳng hạn như gửi email và gửi các ưu đãi đặc biệt, khuyến khích khách hàng mua lại nhiều lần. Loại tự động hóa này có thể giảm tải cho nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng chỉ cần  tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới và việc chăm sóc sẽ do các công cụ tự động hoàn thành 1 phần.

Tự động hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích hoạt động kinh doanh, theo dõi xu hướng, chuẩn bị cho rủi ro và lên kế hoạch mở rộng.

Các bước xây dựng Workflow hiệu quả

Các bước xây dựng Workflow hiệu quả thường bao gồm 7 bước cơ bản như sau:

• Xác định mục tiêu của quy trình: Trước tiên, cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của workflow để định hình phạm vi và mục đích của quy trình làm việc.
• Liệt kê các nhiệm vụ cần làm: Phân tích quy trình, xác định các bước công việc cần thực hiện, đảm bảo mô tả rõ ràng, cụ thể và theo đúng thứ tự để tránh bỏ sót hoặc chồng chéo.
• Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước: Đánh giá khả năng và trách nhiệm của từng thành viên, bàn bạc để giao nhiệm vụ phù hợp, đồng thời xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng người trong quy trình.
• Thu thập thông tin và dữ liệu liên quan: Thu thập dữ liệu từ các bộ phận liên quan để đảm bảo workflow phản ánh đúng thực trạng, bao gồm phỏng vấn, khảo sát ý kiến, xác định thời gian hoàn thành dự kiến cho từng nhiệm vụ.
• Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết: Đánh giá và loại bỏ hoặc tái cấu trúc những bước dư thừa, không mang lại giá trị, giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Thiết kế sơ đồ Workflow trực quan: Biểu diễn quy trình bằng sơ đồ workflow rõ ràng, dễ hiểu, có thể dùng các công cụ như Lucidchart, Microsoft Visio hoặc Draw.io để giúp mọi người nắm bắt quy trình nhanh chóng.
• Triển khai, theo dõi và đánh giá hiệu quả: Ứng dụng workflow vào thực tế, theo dõi tiến độ và kết quả, phân tích dữ liệu để điều chỉnh và cải tiến nhằm đạt hiệu suất tối ưu.

Ứng dụng của Workflow

Microsoft Excel

Với thiết kế dạng bảng, Microsoft Excel mang đến một giải pháp hữu dụng giúp người dùng vẽ ra các workflow, công việc theo thứ tự. Mọi quy trình sẽ được sắp xếp một cách có hệ thống, giúp người dùng dễ dàng theo dõi, kiểm soát công việc.

Microsoft Project

Microsoft Project là một ứng dụng chuyên nghiệp giúp người dùng lên kế hoạch cho các công việc. Do Microsoft Project không được bán kèm với bộ Microsoft Office nên người dùng sẽ cần phải mua thêm riêng lẻ. Phần mềm này hỗ trợ tạo mindmap (bản đồ tư duy), workflow nhằm phục vụ cho việc thuyết trình các ý tưởng, kế hoạch một cách khoa học và chuyên nghiệp.

Workflow trên iPhone/iPad

Ứng dụng Workflow đã được Apple mua lại và cung cấp miễn phí cho người dùng của họ. Đây được xem như một ứng dụng sở hữu chức năng tự động hóa hầu hết các thao tác trên iPhone và iPad. Đồng thời, người dùng cũng có thể dễ dàng thực hiện các công việc trên thiết bị của mình với chỉ một phím bấm đơn giản.

Ví dụ về workflow

Sơ đồ quy trình tuyển dụng

Quy trình tìm kiếm và áp dụng hệ thống quản lý dự án

Sơ đồ quy trình sản xuất Quy trình xử lý và chuẩn hóa Leads

Quy trình Support

Quy trình xây dựng nội dung marketing (Click on image to modify online)

Các công cụ hỗ trợ xây dựng và quản lý Workflow

Dưới đây là các công cụ hỗ trợ xây dựng và quản lý Workflow phổ biến, được đánh giá cao về tính năng tự động hóa, quản lý quy trình công việc và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo để lựa chọn ra một vài công cụ phù hợp nhất.

1Office Workflow

Doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình làm việc một cách linh hoạt, dễ dàng thêm, xóa hoặc thay đổi các bước trong workflow. Công cụ này cũng hỗ trợ giám sát tiến độ và báo cáo trạng thái công việc theo thời gian thực, giúp quản lý hiệu quả các quy trình nội bộ.

Base Workflow

Nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ toàn diện, giúp chuẩn hóa và kết nối nhiều quy trình trong doanh nghiệp tại một nơi duy nhất. Base Workflow có giao diện tiếng Việt thân thiện, cho phép thiết lập nhanh các quy trình, tự động giao việc, theo dõi tiến độ và cập nhật báo cáo hiệu suất trực quan theo thời gian thực. 

Ngoài ra, nó hỗ trợ liên kết các quy trình với nhau để tự động chuyển giao công việc giữa các bộ phận, đồng thời có tính năng nhắc nhở và phân quyền theo dõi chéo, giúp nâng cao hiệu quả phối hợp nội bộ.

FastWork Workflow

Đây là công cụ giúp số hóa toàn bộ quy trình vận hành doanh nghiệp, tự động giao việc và kiểm soát tiến độ công việc một cách chính xác. FastWork cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự, CRM, kế toán, giúp tăng hiệu suất làm việc lên đến 40%.

Kissflow

Nền tảng No-code cho phép người dùng dễ dàng thiết lập workflow bằng cách kéo-thả các bước công việc. Kissflow hỗ trợ tự động hóa phê duyệt, giao nhiệm vụ và tích hợp sâu với các công cụ phổ biến như Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Trello, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh các quy trình làm việc và hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả.

Process Street

Process Street cung cấp các checklist thông minh giúp nhóm làm việc từ xa quản lý công việc và quy trình một cách hiệu quả. Process Street tích hợp với các nền tảng như Zapier, Slack, Trello để tự động hóa và theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, đồng thời hỗ trợ quản lý tài liệu và chia sẻ thông tin nhanh chóng.

Pipefy

Pipefy cho phép tạo workflow bằng giao diện kéo-thả trực quan, tự động hóa các bước phê duyệt và giao nhiệm vụ. Pipefy tích hợp với nhiều nền tảng như Slack, Trello, Jira, Google Workspace, Salesforce, cung cấp báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu suất làm việc lên 30%.

Zoho Creator & Zoho Flow

Bộ công cụ cho phép xây dựng workflow tùy chỉnh mà không cần lập trình, tích hợp AI để phân tích và tối ưu quy trình. Zoho hỗ trợ kết nối với hơn 600 ứng dụng khác nhau, giúp lọc dữ liệu, định dạng biểu mẫu và phân quyền truy cập linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Tham khảo: https://www.lucidchart.com/blog/what-is-workflow

Theo Bizfly Cloud chia sẻ

>> Có thể bạn quan tâm: DA (Domain authority) là gì? Cách tăng DA