SharePoint là gì? Những cập nhật tính năng thú vị mới nhất về SharePoint
Các tổ chức hoặc doanh nghiệp thường sử dụng Microsoft SharePoint để tạo trang web. Còn người dùng có thể sử dụng công cụ này như một nơi an toàn để lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào họ sở hữu. Tất cả những gì bạn cần là một trình duyệt web, chẳng hạn như Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome hoặc Firefox. Cùng Bizfly Cloud tìm hiểu chi tiết về SharePoint ngay tại bài viết dưới đây.
SharePoint là gì?
SharePoint là nền tảng cộng tác của Microsoft, tương tự như Google Drive, nhưng phục vụ được nhiều nhu cầu hơn và cũng nhiều tính năng hơn. Đó là nơi mà các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp, trao đổi dữ liệu và làm việc cùng nhau; là kho lưu trữ file chia sẻ, blog, hệ thống quản lý nội dung web và mạng nội bộ.
SharePoint - File Drive được cải tiến
Vài năm trước, mô hình hợp tác của Microsoft có hai công cụ: Exchange, hỗ trợ email và chia sẻ lịch, lưu trữ file trên drive. Các drive này có các ký tự kiểu "S" và "X", chứa các file mà tất cả các thành viên trong team có thể truy cập, nhưng mỗi người chỉ có thể chỉnh sửa tại một thời điểm. Để giải quyết vấn đề, người dùng có thể sao chép file vào máy cá nhân của mình và chỉnh sửa tại đó. Điều này đôi khi dẫn đến các vấn đề như dễ nhầm lẫn, quá nhiều bản ghi đè và tên file khó hiểu.
Chính vì thế, Microsoft đã tạo SharePoint với các ưu điểm vượt trội hơn:
File Versioning: Với tính năng này, bạn có thể có một file "Báo cáo quan trọng" gốc. SharePoint sẽ quản lý "bản sửa đổi 1", "bản sửa đổi 2", v.v. Công cụ cũng cung cấp chức năng nhận xét, nhờ vậy bạn có thể mô tả các thay đổi theo những gì phiên bản cung cấp, ví dụ: "mục này có chứa Nhận xét của A" chẳng hạn.
Check-in/Check-out: Là tính năng cho phép người dùng khóa tệp để người dùng khác không thể chỉnh sửa. Nếu ai đó cố gắng truy cập tệp mà người dùng khác đã đăng xuất, SharePoint sẽ nhắc họ tải tệp xuống máy của họ, đồng thời cảnh báo rằng bất kỳ thay đổi nào họ thực hiện có thể không đồng bộ với những gì người dùng hiện tại đang làm. Cách làm này tạo ra một quy trình làm việc với nguyên tắc đơn giản: ai đó nên đợi cho đến khi người kia hoàn thành. Các phiên bản gần đây thậm chí còn cung cấp tính năng thông báo khi tệp được truy xuất.
Index và Search: Khi Google mọi thứ đã trở thanh 1 kiểu kỹ năng thì các tính năng như index và tìm kiếm sẽ là những tính năng nền tàng. Đã qua rồi cái thời mà bạn cần tìm hiểu hàng tá cấp độ thư mục khác nhau và hy vọng mình nhớ đúng.
Giao diện Web: Kết hợp cùng với tính năng tìm kiếm được cải tiến, giúp cho SharePoint quy về 1 mối toàn bộ nội dung doanh nghiệp để làm việc tập trung và hợp tác cao.
Giao diện SharePoint thế hệ mới
Tích hợp với Windows App: Tính năng lấy tệp từ SharePoint sử dụng dialog: File > Open có trong các chương trình của Windows như Microsoft Office.
Bên cạnh nhiều đổi mới, Microsoft cũng có những bước đi thông minh khi vẫn giữ khái niệm file drive cũ, có nghĩa là bạn có thể mở tệp Excel từ ổ đĩa "X" của mình, sửa đổi tệp, sau đó lưu tệp, giống như trước đây. Tuy nhiên, SharePoint sẽ kiểm tra tệp cho bạn, sau đó kiểm tra lại và tạo phiên bản cho bạn. Các tính năng này vẫn được duy trì và hoạt động tốt, nhưng SharePoint ngày nay còn hơn cả 1 file drive được yêu thích.
Những điều mới mẻ về SharePoint hiện đại
SharePoint hiện nay đã cho phép thêm ứng dụng
SharePoint ngày nay được xây dựng dựa trên những điểm mạnh của mình, tương thích với Windows, macOS, Android, iOS và các trình duyệt web. SharePoint vẫn giữ nguyên concept website của mình, nhưng các phiên bản mới đây cũng trình làng khả năng thêm ứng dụng vào trang web đó. Các nhà phát triển bên thứ ba thậm chí còn có một thị trường mà họ có thể cung cấp cho riêng mình.
SharePoint giống như một cở sở làm việc nền tảng cho một nhóm, nơi người dùng có thể lưu trữ file tập trung, thảo luận, thông báo và bất kỳ hình thức cộng tác nào khác mà người dùng có thể nghĩ ra.
Mẹo sử dụng SharePoint hiệu quả
SharePoint được cung cấp khi người dùng sử dụng Microsoft 365, nhưng chỉ dành cho tài khoản doanh nghiệp. Dù vậy, mức chi phí để có thể sử dụng SharePoint khá dễ chịu, chỉ từ 5$/tháng.
Nền tảng lõi của SharePoint là nó sử dụng dưới dạng 1 trang web. Trước tiên, bạn cần thiết lập một Trang web, sau đó bạn có thể thêm nội dung hoặc tiện ích con vào đó.
Mặc dù SharePoint từng là một CMS giống như WordPress, nơi bạn nhập vào nội dung và nội dung đó sẽ được xuất bản lên một trang web công khai, phiên bản Microsoft 365 lại thường được sử dụng như một không gian cộng tác hơn.
Với những gì chúng ta đã biết về SharePoint thông qua bài viết này của BizFly Cloud, hy vọng bạn có thêm thông tin về việc sử dụng công cụ này một cách phù hợp và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, với những nhu cầu lưu trữ, quản trị, làm việc cộng tác đơn giản hơn dành cho cá nhân, team, doanh nghiệp, hiện có BizFly Drive là kho lưu trữ tiện lợi chi phí nhỏ gọn với tính tiền theo dung lượng sử dụng, không cần mua theo gói. Tìm hiểu thêm tại: https://bizflycloud.vn/drive
Theo BizFly Cloud
BizFly Cloud - được vận hành bởi VCCorp - là một trong bốn doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ toàn bộ tiêu chí, chỉ tiêu kỹ thuật, an toàn thông tin của nền tảng điện toán đám mây phục vụ Chính phủ điện tử/chính quyền điện tử do Bộ TT&TT chứng nhận.
