ERP là gì? Lợi ích của phần mềm ERP đối với các doanh nghiệp

chaupm

2801

20-05-2021

Trong số các phần mềm doanh nghiệp, phần mềm ERP là một giải pháp quản lý tổng thể phục vụ các mục tiêu tối chi phí, tối ưu nguồn lực để gia tăng tối đa hiệu quả quản lý. Cùng BizFly Cloud tìm hiểu cụ thể ERP là gì? Tác động tích cực đến doanh nghiệp như thế nào và những phần mềm ERP nào đang được sử dụng phổ biến hiện nay.

Tìm hiểu phần mềm ERP là gì?

ERP ( viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

E: Enterprise (Doanh nghiệp). Doanh nghiệp chính là đích đến thật sự của phần mềm ERP. Phần mềm ERP có tác dụng liên kết các phòng ban và tích hợp toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất và có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng bộ phận riêng lẻ. Phần mềm ERP hiện nay đã giúp doanh nghiệp tạo ra một quy trình làm việc tự động hóa, một quy trình đầy đủ chức năng và thống nhất giữa các bộ phận.

R: Resource (Tài nguyên) có nghĩa là là nguồn lực, tài nguyên (tài chính, nhân lực, công nghệ của doanh nghiệp).

P: Planning (Hoạch định) có nghĩa là hoạch định để phát huy tối đa tài nguyên của doanh nghiệp.

Ví dụ, phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng đơn đặt hàng, tiến độ, năng suất của công nhân viên… Phần mềm ERP giúp giảm thiểu tình trạng tồn kho lớn gây tồn đọng vốn. Ngoài ra, phần mềm ERP hỗ trợ số liệu, phân tích để thực hiện các báo cáo bộ phận hoặc báo cáo tổng hợp của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP?

Phần mềm ERP là giải pháp tối ưu để quản trị mọi mặt trong một doanh nghiệp một cách hoàn chỉnh và hiệu quả.

Quản trị tài chính

Trong một doanh nghiệp mà các bộ phận sử dụng các phần mềm riêng lẻ thì rất dễ xảy ra tình trạng chênh lệch số liệu, chỉ số báo cáo về tài chính, doanh thu … Với phần mềm ERP thì mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại trong một hệ thống đồng nhất. 

Dữ liệu sẽ được lưu trữ và đồng bộ trong phần mềm nên công nhân viên, quản lý của doanh nghiệp có thể theo dõi tài chính của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh. Việc đồng bộ thống nhất dữ liệu trong phần mềm ERP giúp tự động hóa việc tính toán và giảm thiểu sai sót do việc tính toán thủ công, phần mềm riêng lẻ, tránh những tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Quản trị nguồn nhân lực

Việc quản lý tốt toàn bộ nhân sự trong công ty, doanh nghiệp là một bài toán hóc búa đối với bất cứ nhà quản lý nào. Đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, việc quản lý sát sao, theo dõi công việc, giờ làm việc, chấm công, hiệu suất làm việc của từng nhân sự là điều khó có thể làm được.

Nhưng với phần mềm ERP, công viện quản lý nhân sự sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Nhân viên hành chính nhân sự thì giảm tải công việc để tính toán và thống kê chính xác thời gian làm việc, ra về, chấm công, tính lương, thưởng… cho nhân sự của doanh nghiệp. Quản lý doanh nghiệp thì hoàn toàn có thể nắm được tình hình nhân sự của doanh nghiệp mình và chất lượng làm việc của họ để có những điều chỉnh cần thiết.

Ngoài theo dõi giờ làm việc, phần mềm ERP còn giúp quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội một cách tự động, đồng bộ hoàn toàn trong hệ thống giúp dễ dàng tra cứu và truy xuất khi cần thiết.

Cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn thành tiến độ, kế hoạch công việc, sản xuất theo yêu cầu của khách hàng, nên doanh nghiệp rất cần có một sự thống nhất giữa các khâu, công đoạn và các bộ phận. Vì vậy, phần mềm ERP là một giải pháp tối ưu để cải thiện hiệu quả năng suất làm việc. Phần mềm ERP là một công cụ tự động hóa tất cả quy trình sản xuất từ nhập đơn hàng, lên kế hoạch sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu và vận hành kế hoạch sản xuất rồi cho ra thành phẩm và xuất đi cho khách hàng.

Nhờ sử dụng một phần mềm ERP duy nhất, doanh nghiệp đảm bảo được tính đồng nhất giữa toàn hệ thống vận hành giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác, giảm chi phí và nhân công sản xuất. 

Quản lý hàng tồn kho

Một doanh nghiệp muốn tránh lãng phí và dư thừa nguyên vật liệu thì khâu quản lý hàng tồn kho là vô cùng quan trọng. Trước đây, việc theo dõi tồn kho, tồn nguyên vật liệu thường được thực hiện thủ công, kiểm kê rất mất thời gian. Nhưng với ERP việc quản lý tồn kho không còn gây khó khăn cho doanh nghiệp nữa. 

Phần mềm giúp thống kê và kiểm soát số lượng xuất nhập và vị trí của hàng hóa trong kho. Từ đó, người phụ trách nhập nguyên vật liệu và ban quản lý doanh nghiệp có thể nắm được tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp và đưa ra kế hoạch nhập xuất nguyên vật liệu thích hợp, tránh lãng phí, đảm bảo sự sản xuất được vận hành thuận lợi.

Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp

Khách hàng là thượng đế, vì vậy việc quản lý thông tin của khách hàng rất được chú trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào. Phần mềm ERP hỗ trợ việc chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp cả trước, trong và sau khi mua hàng mà không cần 1 phần mềm quản lý khách hàng riêng biệt. Từ đó giữ chân khách hàng và tạo ra mối quan hệ đối tác lâu dài, chiến lược.

Hỗ trợ liên lạc nhanh chóng

Phần mềm ERP đã trở thành một phương thức giao tiếp, liên lạc và tương tác nội bộ trong doanh nghiệp. Khi một nhân sự có bất cứ vấn đề nào về môi trường làm việc … nhân sự đó có thể liên lạc nhanh chóng tới người chịu trách nhiệm nhận phản ánh của nhân sự doanh nghiệp và đại diện người lao động để giải quyết các vấn đề xung đột quyền lợi, lợi ích trong doanh nghiệp một cách đáng kể.

Các phần mềm ERP được sử dụng nhiều hiện nay

Hiện nay, có 3 loại phần mềm ERP được cung cấp trên thị trường phần mềm và sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp.

Phần mềm ERP đóng gói

Phần mềm ERP đóng gói là loại phần mềm được các nhà cung cấp phần mềm đầu tư, thiết kế sẵn, tổng hợp từ các khảo sát nhu cầu sử dụng thực tế trên một số lĩnh vực của doanh nghiệp. Từ đó, nhà cung cấp có thể thu thập được các dữ liệu, nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp, đối tượng khách hàng để tạo ra phần mềm ERP được đóng gói thành các sản phẩm hoàn chỉnh với đầy đủ tính năng, tài liệu hướng dẫn sử dụng, cài đặt, bộ cài đặt phần mềm. Phần mềm ERP đóng gói thường được sử dụng nhiều bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu là loại phần mềm được đặt thiết kế riêng theo yêu cầu, mục đích của một khách hàng riêng biệt ( một doanh nghiệp, công ty). Dựa vào yêu cầu của khách hàng, các nhà cung cấp sẽ thiết kế, xây dựng phần mềm đảm bảo thích hợp với những đặc điểm, cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp và  phù hợp với những yêu cầu mà doanh nghiệp đề ra để phát triển.

Chính vì đặc điểm trên, phần mềm ERP viết theo yêu cầu thường không được sử dụng phổ biến và có mức chi phí đầu tư lớn cũng như thời gian triển khai lâu (từ 6 tháng trở lên) loại phần mềm ERP đóng gói. Phần mềm ERP viết theo yêu cầu cần đáp ứng nhu cầu, mục đích của khách hàng doanh nghiệp, nên thường các doanh nghiệp, tập đoàn quy mô lớn sẽ chọn loại phần mềm ERP này.

Phần mềm ERP nước ngoài

Ngoài 3 loại phần mềm ERP nói trên, thị trường hiện nay còn có loại phần mềm ERP nước ngoài. Loại phần mềm ERP này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn, khá chặt chẽ cùng với giá thành cao cùng nhiều thành phần chưa được phù hợp với các doanh nghiệp. 

Dưới đây là một số phần mềm củ ERP của nước ngoài và được sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp SAP, Oracle, Sage, Microsoft Dynamics...

Đối tượng giúp sử dụng phần mềm ERP thường là những doanh nghiệp vừa và lớn. 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Khi áp dụng phần mềm ERP vào trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp: 

Có khả năng đồng bộ trong lưu trữ thông tin

• Tất cả những thông tin hay dữ liệu của doanh nghiệp đều được kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, phòng ban nên có thể giúp cho nhà quản lý có thể nắm bắt được toàn bộ những thông tin cần thiết của doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
• Lưu lại được toàn bộ những thông tin của doanh nghiệp, truy xuất được lịch sử hoạt động, khả năng bảo mật cao. 
• Dễ dàng thực hiện phân tích thông tin lưu trữ để từ đó có được phương án kinh doanh phù hợp. 

Hiệu suất công việc được nâng cao 

• ERP giúp tự động hóa tất cả quy trình trong sản xuất từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khâu phân phối các sản phẩm ra thị trường. 
• Xây dựng một môi trường làm việc tốt với mục đích nâng cao hiệu suất làm việc. 
• Tất cả mọi dữ liệu, tổng hợp ở trên hệ thống ERP nên các cấp quản lý có thể nhanh chóng nắm được đúng tình hình hoạt động để đưa ra được quyết định kịp thời. 
• Tăng hiệu quả làm việc nhờ truy xuất, tìm kiếm dữ liệu liên quan đến công việc. 

Chuẩn xác trong nghiệp vụ của logistics

• Nắm bắt được hoàn toàn thông tin trong quá trình sản xuất, giúp cho doanh nghiệp có thể lên được kế hoạch về thời gian, chất lượng và kế hoạch cung ứng cho sản phẩm
• Báo cáo tình hình của đơn hàng giúp quảng cáo thông tin về đơn hàng, dễ dàng quản lý được đơn hàng.
• Biết được số lượng hàng tồn kho, từ đó có thể dự báo được nhu cầu quản lý kinh doanh và khả năng sản xuất của doanh nghiệp. 

Nâng cao chất lượng của sản phẩm 

• Lãnh đạo có thể dễ dàng điều khiển được kế hoạch sản xuất cung ứng của hàng hóa.
• Kiểm tra giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng, ghi nhận lại thông tin để doanh nghiệp biết được chất lượng sản phẩm để từ đó cải tiến, khắc phục. 
• Lưu trữ được các tài liệu liên quan đến quá trình sản xuất nhằm hỗ trợ đắc lực trong mọi công đoạn sản xuất.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

• Cắt giảm một lượng chi phí trong quá trình thông qua việc lên kế hoạch và các khoản chi phí từ quá trình sản xuất. 
• Tối ưu hóa hiệu quả công việc cho nhân viên, tiết giảm đối đa chi phí đào tạo. 
• Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin và sự cố nhanh hơn.
• Vận hành tốt các vấn đề về quản lý tài chính đặc biệt là vấn đề quản lý dòng tiền. Giá vốn bán hàng được tính toán chính xác, mang đến lợi nhuận kinh doanh cao hơn. 

Doanh nghiệp vừa và nhỏ phù hợp với phần mềm ERP nào 

Phần mềm ERP là một giải pháp tối ưu đối với bất cứ doanh nghiệp nào, tuy nhiên chi phí đầu tư phần mềm ERP không hề nhỏ, vì vậy các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cân nhắc các yếu tố sau để chọn được phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Có rất nhiều phần mềm ERP hữu ích cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng có hai phần mềm được dùng khá phổ biến trên thị trường hiện nay.

1. Phần mềm ERP Openbravo

OpenBravo đang là phần mềm được sử dụng bởi hơn 6. 000 cá nhân và tổ chức. Điểm nổi bật của phần mềm ERP Openbravo được phát triển dựa trên mã nguồn mở nên Openbravo có thể chạy tốt trên bất kỳ trình duyệt web nào.

Phần mềm ERP Openbravo có các tính năng nổi bật như:

• Quản lý dữ liệu
• Quản lý kinh doanh
• Quản lý thu mua vật tư
• Quản lý kho
• Quản lý tài chính
• Quản lý sản xuất
• Quản lý dự án và dịch vụ

Link tải ảnh: https://sourceforge.net/projects/openbravo/

2. Phần mềm ERP Oracle

Phần mềm  ERP Oracle là phần mềm duy nhất được phát triển dựa trên nền tảng đám mây, cung cấp các ứng dụng và công cụ ERP về tài chính, hàng tiêu dùng, nhân lực, phân phối và sản xuất cho các doanh nghiệp. Đối tượng sử dụng phần mềm ERP Oracle là các  doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn. 

Phần mềm cũng có những tính năng chính như:

• Quản lý tài chính
• Quản lý vòng đời tài sản, vật tư
• Quản lý đơn hàng
• CRM
• Quản lý kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng

Tải phần mềm tại đây

3. Phần mềm ERP SAP Business One

ERP SAP Business One được biết đến là phần mềm dựa vào nền tảng đám mây, cung cấp các ứng dụng và công cụ ERP cho tài chính, hàng tiêu dùng, phân phối và sản xuất. Phần mềm này phục vụ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Tính năng: 

• Quản lý dự án
• Quản lý tài chính
• Quản lý đơn hàng
• Lập kế hoạch chuỗi cung ứng hậu cần
• Báo cáo và kinh doanh thông minh
• Quản lý vốn nhân lực
• Quản lý bất động sản 

Tải ngay phần mềm ERP SAP Business One 

4. Phần mềm ERP Microsoft Dynamic

ERP Microsoft Dynamic được bán qua các đại lý ở Việt Nam. Phần mềm ERP Microsoft Dynamic giúp giải quyết vấn đề khó khăn của các công ty đang gặp phải. Với nhiều tính năng nổi bật, phần mềm đã mang lại cho doanh nghiệp khá nhiều lợi ích. 

Tính năng nổi trội: 

• Quản lý kho hàng
• Dự báo nhu cầu
• Lập kế hoạch ngân sách
• Quản lý dự án
• Quản lý nguồn nhân lực
• Quản lý bán hàng 

Sự ra đời của Phần mềm ERP mang tới khả năng cải tiến vượt bậc cho việc quản lý doanh nghiệp, công ty. Qua bài viết này BizFly Cloud hy vọng doanh nghiệp sẽ tìm ra được giải pháp phần mềm ERP phù hợp giúp tối ưu hóa quản trị doanh nghiệp. Tiếp tục đón đọc những bài viết hay khác cùng BizFly Cloud nhé!

>> Có thể bạn quan tâm: Top 14 phần mềm quản lý kho miễn phí và hiệu quả nhất hiện nay