Outsource là gì? Ưu nhược điểm và lợi ích của Outsource mang lại

Bizfly Cloud

3365

24-04-2025

Hiện nay, Outsource được xem như một chiến lược kinh doanh để giúp các công ty tăng hiệu suất và tiết kiệm chi phí vận hành. Outsource có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp của bạn, nhưng cũng có những rủi ro và thách thức đáng kể khi đàm phán và quản lý các mối quan hệ thuê ngoài. Việc hiểu rõ bản chất cũng như ưu nhược điểm của Outsource sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây!

Outsource là gì?

Outsource là gì? Outsource hay còn gọi là thuê ngoài, là thuật ngữ hàm ý chỉ hình thức thuê nhân lực từ bên ngoài để triển khai và hoàn thiện các công việc, nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp. Trên thị trường, các lĩnh vực được outsource phổ biến như Sản xuất nội dung, Nghiên cứu thị trường, Đào tạo/tuyển dụng,... Và không ai ngờ tới, Outsource IT trong lĩnh vực Công nghệ thông tin là thị trường sôi động và nhiều nhất.

Outsource là gì? hay còn gọi là thuê ngoài

Lợi ích rõ nét nhất mà hình thức outsource mang lại là giúp giảm tải cho nhân viên, đồng thời cải thiện kết quả và năng suất làm việc, hướng đến việc tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Trong lĩnh vực outsource IT, các mảng được thuê ngoài phổ biến như: thiết kế website, phần mềm, ứng dụng, app, HTML...

Lợi ích của outsource là gì trong việc triển khai CNTT ở doanh nghiệp?

Như đã nêu rõ ở đầu bài, chi phí vận hành một bộ máy IT cho doanh nghiệp chiếm tỉ trọng lớn. Do đó, doanh nghiệp dần cân nhắc hơn về những lợi ích giữa việc vận hành một đội ngũ IT riêng hay outsource. Và dưới đây là những lợi ích không thể bỏ qua mà việc outsource IT mang lại.

Tiết kiệm chi phí vận hành

Điều này không thể phủ nhận bởi outsource IT sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tài nguyên và công sức hơn việc xây dựng một đội ngũ IT chuyên biệt.

Có thể tính toán sơ lược như sau. Để có một đội IT có thực lực, doanh nghiệp mất chi phí tuyển dụng, đào tạo các khóa học chuyên sâu để có thể hoàn thành tốt công việc. Ngoài ra, còn có các chi phí về trang thiết bị hạ tầng, máy móc, chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm/phần cứng. Công nghệ thì thay đổi chóng mặt, doanh nghiệp không cập nhật sẽ trở thành kẻ thụt lùi, và cũng là miếng mồi ngon cho tin tặc tấn công.

Hơn thế nữa, công việc IT có tính chuyên biệt và vô cùng phong phú đến mức không một ai có thể phụ trách tất cả các nhiệm vụ. Buộc doanh nghiệp phải thuê ngoài dịch vụ để có thể hoàn thành công việc được tốt nhất.

Giảm tải cho nhân viên, chuyển hướng tập trung nhiệm vụ

Vẫn là bài toán trên, không một nhân viên IT của doanh nghiệp nào có thể tự tin làm được hết tất cả công việc và đủ năng lực để giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh.

Outsource sẽ giảm tải cho nhân viên IT, giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ yêu cầu xử lý nội bộ. Và ngay cả các doanh nghiệp trong lĩnh vực CNTT cũng có thể tận dụng lợi thế từ nhân lực outsource.

Doanh nghiệp tiếp cận nhân lực đảm bảo chuyên môn, chuyên nghiệp

Với bộ phận IT riêng, có thể họ đảm nhiệm quản lý hệ thống máy in, email, lắp đặt mạng nội bộ…các yêu cầu đặc thù về bảo mật, thiết kế website, phần mềm/ứng dụng mới… cho việc kinh doanh thì lại là hạn chế của họ. 

Thuê ngoài IT cho phép doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực có chuyên môn cao, chuyên nghiệp từ các công ty Công nghệ thông tin. Họ thường xuyên xử lý các nhiệm vụ, yêu cầu từ đơn giản đến phức tạp sẽ mang đến cho doanh nghiệp các giải pháp công nghệ thông tin tối ưu hơn.

Lợi ích của outsource là gì trong việc triển khai CNTT ở doanh nghiệp

Phân biệt Insourcing và Outsourcing

Nếu Outsourcing là thuê ngoài thì insourcing là nhóm thực hiện các hoạt động kinh doanh bên trong. Doanh nghiệp sẽ vận hành toàn bộ quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ bên trong doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp được toàn quyền kiểm soát quy trình, chất lượng, giảm phụ thuộc vào bên thứ ba.

Việc sử dụng insourcing giúp tăng tính linh hoạt trong việc điều chỉnh các hoạt động sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn tạo sự đồng nhất từ khâu sản xuất đến cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Một lợi ích khác mà hình thức insourcing mang lại chính là cơ hội đào tạo và nâng cao năng lực của nhân sự bên trong công ty.

Sự hình thành và phát triển Outsource

Khái niệm Outsource xuất hiện lần đầu vào những năm 1989. Outsource được xem như là một chiến lược kinh doanh chính thức. Hình thức này sau đó trở nên phổ biến hơn trong những năm tiếp theo của thập kỷ 90. 

Một số chuyên gia cho rằng outsourcing không thúc đẩy doanh nghiệp phân bổ hợp lý mà còn gây ra tình trạng thiếu việc làm cho doanh nghiệp trong nước khi các doanh nghiệp có xu hướng thuê bên thứ ba nước ngoài. Nhưng cho đến nay, outsourcing vẫn là phương pháp kinh doanh được nhiều doanh nghiệp áp dụng để cải thiện hiệu suất và chất lượng dịch vụ, công việc.

Các loại hình Outsource

Hiện nay Outsource được chia làm 12 loại hình khác nhau như:

• Professional Outsourcing: Thuê ngoài các nhiệm vụ có chuyên môn như quản trị kinh doanh, kế toán, pháp lý,…
• Labour Outsourcing: Thuê nhân lực ngoài nhằm cung cấp nhân lực cho doanh nghiệp trong việc xử lý công việc.
• Outsource IT: Thuê công nghệ thông tin bên ngoài để hỗ trợ công ty về mảng IT như quản lý mạng, duy trì bảo mật,…
• Multi - Sourcing: Thuê ngoài đa ngành, có thể kết hợp tất cả các lĩnh vực, phù hợp với các công ty hay doanh nghiệp lớn.
• Process - Specific Outsourcing: Thuê chuyên gia nhằm giải quyết khó khăn về quy trình pháp lý, kiến thức hay quy trình tuyển dụng.
• Business Process Outsourcing: Thuê ngoài xử lý các hoạt động kinh doanh như tạo khách hàng tiềm năng, quản trị hay lên kế hoạch,…
• Manufacturing Outsourcing: Thuê sản xuất bên ngoài để chế tạo hay lắp ráp hoàn thiện một sản phẩm cụ thể
• Project Outsourcing: Thuê ngoài theo dự án, phù hợp với công ty thiếu người có chuyên môn, thiếu thời gian để thực hiện dự án nhất định, có thể thuê ngoài một phần của dự án hoặc cũng có thể thuê toàn bộ.
• Operational Outsourcing: Thuê ngoài theo hoạt động, được sử dụng trong sản xuất nhờ các dịch vụ.
• Local Outsourcing: Thuê ngoài các công ty tại địa phương.
• Offshore Outsourcing: Thuê ngoài các dịch vụ gia công tại các nước với khoảng cách rất xa.
• Nearshore Outsourcing: Thuê gia công tại các nước láng giềng, không bị chênh lệch quá nhiều về múi giờ.

Ưu – Nhược điểm của Outsource

Ưu điểm của Outsourcing

Doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng với mức chi phí phù hợp, trong tầm kiểm soát. 

Tận dụng ngân sách tiết kiệm từ việc thuê ngoài để đầu tư cho các lĩnh vực khác. 

Tận dụng tối đa lợi ích mà các công ty outsource mang lại để có lợi thế cạnh tranh.

Tiết kiệm các khoản đầu tư về cơ sở vật chất, nội thất, trang thiết bị phục vụ công việc. 

Doanh nghiệp tập trung hơn vào các hoạt động cốt lõi. 

Nhược điểm của Outsourcing

Phụ thuộc nhiều vào bên thứ ba, thời gian hoàn thành có thể không đúng hạn, không có sự theo dõi sát sao của doanh nghiệp. 

Thông tin nội bộ có thể bị rò rỉ và phát tán ra bên ngoài. 

Ngôn ngữ, văn hóa và cách làm việc không đồng nhất, đặc biệt là khi làm việc với các doanh nghiệp nước ngoài. 

Khi làm với công ty outsource nước ngoài có thể bị lệch múi giờ, gây khó khăn trong trao đổi, ký kết. 

 Những yếu tố quyết định sự thành công của outsourcing

Để việc outsourcing đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần phải cân nhắc nhiều yếu tố. Những yếu tố này không chỉ liên quan đến việc lựa chọn đối tác mà còn đến cách thức quản lý và giám sát quy trình làm việc.

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Trước khi thuê outsource, doanh nghiệp cần xác định chính xác mục tiêu và kết quả muốn có được. Điều này giúp bạn và đối tác sẽ có cùng mục tiêu định hướng ngay từ đầu để làm việc hướng đến một kết quả tốt nhất.
• Lựa chọn đối tác phù hợp: Bạn nên lựa chọn các công ty outsource chuyên về lĩnh vực bạn đang cần thuê ngoài. Bạn cần cần phải xem xét kỹ lưỡng năng lực, chuyên môn và uy tín của bên cung cấp dịch vụ.
• Xây dựng quy trình làm việc: Quá trình làm việc giữa bạn và bên outsource cần có quy trình rõ ràng, minh bạch, mỗi bên có nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào.
• Giao tiếp và tương tác liên tục: Thường xuyên liên lạc và chia sẻ thông tin trong quá trình làm việc sẽ giúp bạn nắm rõ được tình hình và tiến độ công việc, tạo ra môi trường làm việc tích cực, giải quyết kịp thời các vấn đề. 

Bất lợi khi doanh nghiệp sử dụng Outsource

Outsource không phải là một giải pháp phù hợp với tất cả. Việc đưa các bên thứ ba vào hoạt động kinh doanh có thể nảy sinh ra một loạt các vấn đề như:

1. Các vấn đề về hậu cần và giao tiếp: Việc thêm nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba vào hoạt động kinh doanh có thể tạo ra các vấn đề giao tiếp và hậu cần, đặc biệt nếu hai công ty có các phương thức kinh doanh, văn hóa công ty hoặc phong cách quản lý dự án rất khác nhau. Nếu không có sự giám sát trực tiếp, có thể khó nắm bắt những vấn đề này trong giai đoạn đầu và có thể khó giải quyết hơn các vấn đề nội bộ, nhất là khi làm việc trên các múi giờ khác nhau tại các quốc gia khác nhau.

2. Lỗ hổng bảo mật: Việc cho phép bên thứ ba truy cập dữ liệu của công ty sẽ có nguy cơ tiềm ẩn đối với quyền sở hữu trí tuệ và các khía cạnh bảo mật khác. Việc theo dõi xem nhà thầu nào có quyền truy cập vào hệ thống nào là cần thiết nhưng tốn nhiều thời gian. Hiện tại, Trung Quốc là một mối đe dọa lớn đối với quyền sở hữu trí tuệ và an ninh. Trên thực tế, nghiên cứu của CNBC cho thấy các công ty Trung Quốc đã ăn cắp chất xám của 1/3 công ty Mỹ.

3. Vấn đề về chất lượng: Việc Outsource có thể thiếu kiểm soát chất lượng, vì các công ty thuê ngoài thường hướng đến lợi nhuận hơn là tập trung vào chất lượng công việc. Công ty thuê ngoài có thể chậm tiến độ hoặc thậm chí có thể đột ngột ngừng kinh doanh, ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp của bạn.

4. Chi phí ẩn: Việc thuê các nhà thầu độc lập có thể tiết kiệm tiền cho công ty, tuy nhiên nó có thể đi kèm với các chi phí ẩn hoặc phát sinh không mong muốn, chẳng hạn như những thay đổi vào phút cuối trong chuỗi cung ứng. Cuối cùng, việc trả tiền cho các dịch vụ thuê ngoài theo từng dự án có thể sẽ tốn kém hơn so với việc thuê một nhân viên toàn thời gian.

Product là gì?

Định nghĩa về làm Product

Product không chỉ được hiểu là sản phẩm mà trong doanh nghiệp Product còn được định nghĩa là nguồn nhân lực "bên trong" của công ty. Họ làm việc ngày đêm để sản xuất ra thành phẩm cho doanh nghiệp của mình.

Công ty Product là gì?

Công ty Product là công ty tự sản xuất, tự phát hành, quảng bá và bán sản phẩm. Các sản phẩm này thường được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trực tiếp.

Đó là lý do tại sao nguồn thu nhập chính của công ty Product là từ lợi nhuận thu được từ việc bán hàng các sản phẩm do họ sản xuất. Họ chỉ có thể kiếm được doanh thu khi khách hàng mua hàng của họ.

Ưu nhược điểm của công ty Product

Ưu điểm

• Công ty Product chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình từ nghiên cứu, thiết kế, phát triển đến phát hành sản phẩm, giúp nhân viên có cơ hội tham gia sâu vào từng giai đoạn và phát huy sáng tạo.

• Mục tiêu chính là làm hài lòng người dùng cuối, nên sản phẩm được chú trọng về chất lượng, giao diện dễ dùng và tiện lợi, từ đó tạo ra giá trị thực cho khách hàng.

• Cung cấp dịch vụ tư vấn hỗ trợ khách hàng: Ngoài phát triển sản phẩm, công ty Product còn tư vấn và hỗ trợ khách hàng để giải quyết các vấn đề thực tiễn, giúp sản phẩm phù hợp hơn với nhu cầu thị trường.

Nhược điểm 

• So với công ty outsource, công ty Product thường tập trung vào một sản phẩm hoặc một số sản phẩm nội bộ, nên nhân viên có thể ít được trải nghiệm đa dạng công nghệ và dự án khác nhau.

• Do doanh thu phụ thuộc vào việc người dùng mua sản phẩm, nếu sản phẩm không thành công trên thị trường, công ty có thể gặp khó khăn về tài chính.

Phân biệt công ty Product và Outsource

Công ty Product và công ty Outsource khác nhau về mục tiêu, quy trình làm việc, bản chất công việc và đối tượng khách hàng.

Công ty Product:

• Mục tiêu là phát triển các sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người dùng cuối.

• Tập trung vào việc xây dựng, phát triển và quảng bá sản phẩm của công ty để tạo ra lợi nhuận.

• Khách hàng là người dùng cuối. Vì vậy, mục tiêu của công ty Product là cung cấp các sản phẩm dễ sử dụng, tiện lợi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

• Các phòng ban có thể làm việc chéo để tối đa hóa sự sáng tạo và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

• Chịu trách nhiệm về sản phẩm từ A đến Z, từ ý tưởng đến phân phối cho người dùng cuối.

• Phát triển phần mềm riêng của họ.

• Các dự án thường kéo dài và gắn liền với công ty.

• Doanh thu chỉ đến từ việc người tiêu dùng mua sản phẩm của họ.

Công ty Outsource:

• Mục tiêu là làm hài lòng khách hàng bằng cách cung cấp các tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp, kịp thời và trong phạm vi ngân sách cho phép.

• Được thuê để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo yêu cầu của khách hàng và không sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đó.

• Khách hàng là các công ty cần thuê ngoài để hỗ trợ các công việc nội bộ. Mục tiêu của họ là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu trong phạm vi ngân sách cho phép.

• Các phòng ban chỉ tập trung vào chuyên môn của mình. Một phòng ban có thể tham gia vào nhiều dự án khác nhau.

• Có thể thực hiện nhiều dự án cùng một lúc và được thanh toán cho từng dự án sau khi hoàn thành.

• Không cần quảng bá sản phẩm để tăng doanh thu.

Ưu điểm và nhược điểm khi làm việc tại công ty outsource và product

Các dịch vụ IT mà doanh nghiệp nên outsource

Hạ tầng CNTT

Để tự vận hành một hạ tầng yêu cầu doanh nghiệp bỏ ra mức ngân sách khổng lồ.. Khi đó, outsource IT Infrastructure sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn tài nguyên của các công ty cho thuê.

Điểm chủ đạo trong công cuộc chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn thế giới là sự dịch chuyển hạ tầng công nghệ thông tin lên đám mây. Trong đó, máy chủ ảo cho phép doanh nghiệp tối giản hệ thống máy tính cục bộ, dữ liệu được chuyển lên môi trường ảo hóa. Từ đó, nhân viên có thể truy xuất, làm việc ở bất cứ vị trí nào, từ bất cứ thiết bị nào và trong bất cứ khoảng thời gian nào.

Máy chủ ảo còn có mức độ an toàn bảo mật, tính sẵn sàng và khả năng phục hồi cao khi hệ thống bị tấn công hoặc gặp sự cố. Ngoài ra, dựa trên công nghệ điện toán đám mây, có nhiều dịch vụ công nghệ mới được ra đời, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động, kinh doanh của mình.

Hệ thống bảo mật công nghệ thông tin

Bảo mật là bài toán lớn của doanh nghiệp giữa bối cảnh tin tặc luôn luôn tìm cách lợi dụng lỗ hổng hệ thống để xâm nhập và khai thác tài nguyên của họ. Xu hướng outsource hệ thống bảo mật IT ngày càng gia tăng do doanh nghiệp đánh giá đúng tiềm năng và chất lượng từ các đối tác bên ngoài mang đến. 

Không chỉ dừng lại hai loại hình dịch vụ được nhắc phía trên, outsource IT còn đa dạng và phong phú hơn rất nhiều. Doanh nghiệp không chỉ tìm thấy các dịch vụ thuê ngoài được cung cấp bởi các công ty IT mà ngay các cá nhân là lập trình viên cũng là một đơn vị outsource đảm nhiệm các nhiệm vụ chuyên biệt hơn.

 Kết luận

Outsource và Product là hai mô hình hoạt động với những đặc điểm và ưu nhược điểm riêng biệt. Trong khi Outsource tập trung vào việc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu khách hàng với tính linh hoạt cao, thì Product lại hướng đến việc phát triển và kinh doanh sản phẩm nội bộ với sự sáng tạo và ổn định lâu dài.

Theo Bizfly Cloud tìm hiểu