Junk Mail là gì? Hướng dẫn gửi mail không bị vào Junk Mail

Vinh Phạm

1383

10-05-2022

Việc phải nhận quá nhiều Junk Mail hay thư rác với nội dung mời dùng thử hay quảng cáo chắc chắn sẽ khiến bạn khó chịu, thậm chí là ảnh hưởng đến người nhận nếu nó chứa mã nguồn độc hại hay virus. Tuy nhiên nếu có quá nhiều Junk Mail thì một số tin quan trọng của bạn có thể bị nhầm là Junk Mail và bị đẩy vào mục spam. 

Vậy Junk Mail là gì và lý do nào khiến email của bạn bị liệt kê vào Junk Mail? Tất cả mọi lời giải đáp cùng những kiến thức cần thiết có liên quan khác sẽ được Bizfly Cloud chia sẻ trong các phần nội dung thuộc bài viết dưới đây.

Khái niệm Junk Mail 

Bắt nguồn từ chuyên ngành bưu chính của Mỹ, Junk Mail hay thư rác là một thư từ chuyên dùng cho công việc truyền tải thông tin (chủ yếu là các quảng cáo có liên quan đến thứ mà người dùng tương tác). Junk Mail cũng có thể bao gồm các loại thư từ nguy hiểm có chứa virus hay những nội dung nguy hiểm.

Để giải quyết tình trạng Junk Mail xuất hiện thường xuyên, hệ thống Google đã lập ra thư mục để chứa những Junk Mail được phát hiện một cách tự động. Tuy nhiên, hệ thống này chỉ có thể nhận diện và lọc Junk Mail theo một số tiêu chí nhất định. Và đây cũng chính là một trong những nguyên nhân khiến một số tin quan trọng bị nhầm là thư rác và bị chuyển vào mục spam.

Một số thuật ngữ liên quan đến Junk Mail 

Một số thuật ngữ có liên quan đến Junk Mail chắc chắn bạn sẽ gặp qua khi tìm hiểu về nó đó là:

• Content filters (bộ lọc nội dung): Nhiệm vụ của Content filters là duyệt các nội dung có trong thư để nhận diện thư đó có phải là thư rác hay là không.
• Header filters (bộ lọc tiêu đề): Với khả năng đánh giá email thông qua tiêu đề, header filters được sử dụng với mục đích chính là xác định email được gửi đến có chứa thông tin giả mạo hay không.
• URL Blacklist: Đây là một danh sách đen có chứa các đường dẫn bị đưa vào mục nguy hiểm. Khi các trang web sử dụng thủ thuật SEO black hat hoặc các tool để thay đổi tên miền, nội dung, giao diện,... Thư này sẽ bị Google khoá URL và không được index.
• IP Blacklist: Đây là một danh sách đen có chứa các địa chỉ IP được đánh giá là spam hoặc không an toàn. Khi các tài khoản trên server spam số lượng lớn mail thì các tổ chức SPAM trên thế giới sẽ thêm IP của địa chỉ đó vào danh sách đen. Nếu IP bị đưa vào danh sách này, bạn sẽ phải kiểm tra, xử lý các vấn đề liên quan đồng thời liên hệ lại với tổ chức SPAM để rời khỏi đó.

Nguyên nhân mail gửi bị spam mail (Junk Mail)

Có rất nhiều nguyên nhân khiến mail của bạn bị xác nhận là Junk Mail cho dù đó là các thư quan trọng. Tuy vấn đề chính là do khả năng nhận diện bộ lọc của hệ thống chỉ mang tính tương đối vì dựa vào một số tiêu chí nhất định nhưng tình trạng Junk Mail vẫn đến từ nhiều nguyên nhân khác như:

• IP của mail server bị đưa vào Blacklist: Bạn nên kiểm tra và chắc chắn địa chỉ IP của mail server mình dùng không bị đặt trong danh sách bằng cách check tại https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx. Nếu kết quả trả về là LISTED thì nó đã bị liệt kê vào Blacklist. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại các tiêu chí và gỡ IP ra khỏi danh sách đó.
• Chưa trỏ PRT record: Trỏ PRT record sẽ giúp gia tăng mức độ tin cậy cho mail server khi nó được gửi đến các mail server khác. Bạn có thể kiểm tra tên miền đã trỏ PRT bằng đường dẫn https://intodns.com/. Nếu kết quả là biểu tượng (!) thì mail server của bạn chưa được trỏ.
• Chưa cấu hình SPF record: Bằng cách kiểm tra domain sở hữu email, SPF record có thể đánh giá và phát hiện các thư điện tử giả mạo. Điều này giúp tăng độ tin cậy cho email. Bạn chỉ cần truy cập vào https://mxtoolbox.com/ để kiểm tra tên miền đã cấu hình SPF record hay chưa.
• Mail bị gửi nhầm vào địa chỉ của tổ chức SPAM: Khi người dùng của bạn gửi nhầm mail vào một mail được định sẵn thì một loạt mail "bẫy" sẽ được tạo ra bởi tổ chức SPAM. Nếu mail của bạn được gửi vào bẫy thì IP sẽ bị liệt vào Blacklist.
• Mail của bạn bị chiếm quyền: Khi hacker tấn công, chiếm quyền và gửi hàng loạt mail cho nhiều người nhận sẽ khiến IP server bị liệt vào Blacklist. Do đó, hãy đảm bảo mail server tới client của bạn đã được cấu hình bảo mật bài bản.
• Mail của bạn bị đánh dấu spam: Người nhận mail khi đánh dấu thư của bạn là Junk Mail thì các thư sau sẽ nghiễm nhiên bị đánh dấu là spam. Nếu mail bị đánh dấu quá nhiều thì IP server sẽ nằm trong danh sách đen.
• Nội dung mail spam: Nếu nội dung mail chứa nội dung đe doạ, ngôn từ thù ghét, giả mạo người khác, nội dung khiêu dâm, thông tin cá nhân, nội dung bạo lực, bất hợp pháp, lạm dụng trẻ vị thành niên,... thì nó sẽ bị xác định là Junk Mail.

Hướng dẫn cách gửi mail không bị vào Junk Mail

Có rất nhiều lý do khiến mail của bạn bị liệt vào Junk Mail cho dù đó là những thông tin mang tính quan trọng. Để khắc phục được tình trạng này, bạn có thể thực hiện một số thao tác theo hướng dẫn sau:

• Đổi các địa chỉ website thiếu uy tín như tenweb.ga hay tenweb.com bởi mức độ uy tín của website thấp sẽ khiến email bị liệt vào danh mục spam.
• Xem xét lại nội dung, tránh việc mail chỉ có một ảnh, thông tin cần được bổ sung đầy đủ đồng thời căn chỉnh lại bố cục và nội dung để mail không bị nhầm là thư rác.
• Những nội dung sao chép từ các trình soạn thảo như Excel hay Word cần được thay đổi bởi việc sao chép và dán gây ra hiện tượng lỗi font sẽ khiến nội dung của mail bị hệ thống nghi ngờ.
• Chỉnh sửa các đường dẫn trang web trở về nguyên bản. Việc rút ngắn các đường dẫn có thể khiến hệ thống không kiểm tra được nơi mà trang web dẫn đến và mail sẽ bị đưa vào danh mục spam.
• Thực hiện chuyển đổi các HTML bị lỗi bởi chúng khiến cho hệ thống không thể kiểm tra được mã nguồn và mail sẽ không gửi được.

Đối với các email doanh nghiệp, việc hiểu rõ Junk Mail là gì không chỉ giúp hạn chế tối đa được tình trạng mail quan trọng bị đưa vào mục thư rác mà còn khiến cho email trở nên chuyên nghiệp hơn. Chắc chắn, bài viết mà Bizfly Cloud chia sẻ đã mang đến nguồn thông tin hữu ích dành cho bạn nhất là đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý thư điện tử.