Chữ ký email là gì? Vai trò và cách tạo chữ ký email đẹp, ấn tượng

Business Email

Đặng Tùng Lâm

1698

11-08-2021

Chữ ký email sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn nếu công việc của bạn thường xuyên phải trao đổi và liên lạc qua email. Bởi chữ ký email không chỉ cung cấp tên và chức vụ mà còn thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Đây chính là điểm cộng để tạo được dấu ấn với khách hàng hay đối tác của bạn. 

Để hiểu rõ hơn về “Chữ ký email là gì”, hãy cùng Bizfly Cloud đi tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé!

Định nghĩa chữ ký email?

Chữ ký email (Email Signature) là thông tin được xuất hiện cuối cùng trong phần nội dung email marketing. Việc bạn cần là chỉ là thao tác đơn giản để thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống tự động thêm vào cuối nội dung email cho những lần bạn muốn gửi mail về sau. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc đồng thời ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng hay đối tác, khách hàng.

Chữ ký email cần có những nội dung gì?

Chữ ký email có hai nhiệm vụ chính đó là:

• Thu hút sự chú ý của người nhận

• Truyền tải thông tin đến người nhận

Để có một chữ ký email tốt bạn không nên tạo chữ ký email của mình quá dài hoặc bao gồm tất cả các thông tin. Dưới đây là một số nội dung cần thiết dành cho chữ ký email của bạn:

• Thông tin của người gửi bao gồm: họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp.
• Tên đơn vị đang công tác.

• Đầy đủ các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…

• Thông tin link mạng xã hội: để người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn bạn nên kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…

• Hình ảnh: bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký nhằm tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, thao tác đính kèm hình ảnh trong email đóng vai trò rất quan trọng.

• Có thể bổ sung thêm slogan hoặc chữ ký cá nhân.

Vai trò chữ ký Email là gì?

Đối với nhiều người, việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành động đối phó mà không hề biết chữ ký email có vai trò vô cùng quan trọng. Và nó lại càng quan trọng hơn cả đối với doanh nghiệp trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu:

• Chữ ký email phù hợp với mọi đối tượng không chỉ dùng được cho công ty mà mỗi cá nhân đều cũng có thể sử dụng.

• Cung cấp thông tin rõ ràng cho người nhận cùng với những thông tin quan trọng giúp họ nhận dạng được công ty của bạn hay cá nhân bạn.

• Tạo chữ ký trong email giúp người nhận thuận tiện cho việc liên lạc.

• Trong công ty, tất cả nhân viên sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký gmail chung nhằm khẳng định được thương hiệu cho doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.

• Chữ ký trong email có vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể bởi người nhận email marketing sẽ nắm được thông tin công ty của bạn đồng thời tạo được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.

• Là một công cụ quảng cáo giúp marketing rất tốt tới người nhận vì trong chữ ký email bạn có thể chèn được những thông tin hay website của công ty mình đang làm việc.

Một vài lưu ý khi tạo chữ ký Email

Chữ ký email là một phần của thương hiệu cá nhân của bạn. Ngoài việc cung cấp thông tin liên hệ, chữ ký email còn là cơ hội để bạn định hình bản thân và thu hút sự chú ý của người đọc theo cách tích cực. Dưới đây là một vài lưu ý khi tạo chữ ký email mang lại hiệu quả nhất:

  - Giữ chữ ký Email đơn giản, tránh cầu kì: “Simple is the best" - Không nên đưa vào chữ ký quá nhiều thông tin, quá dài dòng. Một chữ ký email chuyên nghiệp sẽ ngắn gọn, đơn giản với lượng thông tin vừa đủ. Nên sử dụng không quá 3-4 dòng văn bản và không quá 2 font chữ khi tạo chữ ký email. 

  - Kết nối các địa chỉ mạng xã hội: Việc đưa thông tin liên hệ trên mạng xã hội vào chữ ký email ngày càng trở nên quan trọng. Chọn các tài khoản mạng xã hội chuyên nghiệp nhất của bạn để liên kết, chẳng hạn như LinkedIn. Cần tránh liên kết với quá nhiều tài khoản mạng xã hội hoặc không liên quan đến công việc.

  - Chọn một tấm ảnh đẹp của bản thân: Nếu bạn đang xây dựng mối quan hệ hoặc gây ấn tượng với người nhận, việc đính kèm ảnh chụp khuôn mặt trong chữ ký email là một cách để cải thiện độ tin cậy. Hãy chọn một tấm ảnh rõ gương mặt của bản thân với phong thái chuyên nghiệp, không nên dùng ảnh selfie.

  - Kết hợp màu sắc hài hòa: Thêm màu sắc vào chữ ký email của bạn là tips giúp thông tin nổi bật và nhấn mạnh mức độ quan trọng hơn. Tuy nhiên, hãy kết hợp hài hoà và sử dụng ít màu nhất có thể, việc sử dụng nhiều màu sắc có thể gây rối mắt và thiếu chuyên nghiệp.

  - Sử dụng hai màu đen - trắng: Bộ đôi đen - trắng là sự lựa chọn an toàn và chuyên nghiệp hơn cả nếu bạn không biết cách kết hợp màu sắc

  - Thống nhất một chữ ký Email đối với doanh nghiệp: Những email công việc thường sử dụng email công ty và chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Do đó, doanh nghiệp sẽ cần một chữ ký email đồng bộ hơn là chữ ký được sáng tạo theo từng cá nhân. Cần thống nhất một chữ ký email theo đúng các tiêu chuẩn của công ty để tạo sự chuyên nghiệp và tin cậy với đối tác, khách hàng.

Cách tạo chữ ký email như thế nào?

Ngày nay, trên trình gửi mail của bạn được tích hợp 2 công cụ có sẵn, giúp bạn tạo chữ ký email đẹp mà cực tiện lợi mà không quá khó khăn, bởi có 2 công cụ có sẵn, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi phần chữ ký đã tạo xong, nó sẽ được thêm tự động vào cuối mỗi nội dung email mà bạn muốn gửi đi. 

Gmail và Outlook là hai công cụ có sẵn mà bạn thường xuyên sử dụng đó là . Dưới đây là hướng dẫn cụ thể khi sử dụng hai công cụ này:

Cách tạo chữ ký trong Outlook đẹp và ấn tượng

• Bước 1: Sau khi mở trình Outlook và chọn vào mục "New Email" để tạo một email mới thì lựa chọn mục "New Email" ở góc trên cùng phía bên trái của giao diện Outlook.

• Bước 2: Tiếp theo lựa chọn mục "Signature". Đây là phần chữ ký trong menu "Message".

• Bước 3: Khi bảng thông báo hiển thị trên hệ thống thì bạn lựa chọn vào nút "New... " để thiết lập 1 chữ ký mới.

• Bước 4: Lúc này, hệ thống ngay lập tức hiện thông báo và bạn chỉ cần điền tên cho chữ ký email của mình và nhấn chuột vào "OK".

• Bước 5: Ở bên dưới bạn hãy điền phần thông tin bạn muốn hiển thị phía trên chữ email vào trong khung "Edit signature". Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước chữ và lồng thêm hình ảnh/logo mà bạn mong muốn ở phần lựa chọn này. Sau đó, chọn nút "OK" khi bạn đã hoàn tất và điền nội dung cho chữ ký gmail mà bạn muốn.

• Bước 6: Thêm chữ ký vào email sau khi đã hoàn thiện và chuẩn bị gửi đi: đơn giản bạn chỉ chọn mục "Signature" và lựa chọn chữ ký vừa nãy bạn thêm vào.

Cách tạo chữ ký trong gmail

Bạn biết không việc tạo chữ ký trong gmail cũng vô cùng dễ dàng. Dưới đây sẽ là các bức mà bạn cần phải thực hiện:

• Bước 1: Hãy mở tài khoản Gmail của bạn lên sau đó nhấn và lựa chọn vào biểu tượng hình răng cưa ở phía bên phải màn hình trên cùng sau đó chọn "Setting".

• Bước 2: Trong phần General (cài đặt chung) bạn chọn phần Signature (chữ ký) và đánh dấu vào vùng ô bên dưới của ô No Signature. Sau đó, nhập phần nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.

• Bước 3: Sau khi bạn đã khởi tạo xong chữ ký gmail thì hãy tiếp tục lựa chọn vào nút "Save changes" để lưu thay đổi mà bạn đã thiết lập. Lúc này, bạn chỉ cần mở khung soạn thảo email mới lên thì chữ ký gmail sẽ tự động được thêm vào ở cuối thư.

Phía trên là những thông tin về "Chữ ký email là gì?" mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng chúng thực sự hữu ích với bạn. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất về công nghệ mỗi ngày bạn nhé!

>> Xem thêm: Những phần mềm hỗ trợ tạo chữ ký email đẹp