Email doanh nghiệp và email cá nhân: đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp SME?
Email là phương tiện giao tiếp không thể thiếu của các doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ trong thời đại công nghệ hiện nay. Có 2 loại email được sử dụng nhiều nhất là email cá nhân và email doanh nghiệp. Vậy 2 loại email này khác nhau như thế nào? Đâu là lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp? Hãy cùng Bizfly Cloud đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!
Sự khác biệt giữa email cá nhân và email doanh nghiệp
Email cá nhân
Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của một cá nhân duy nhất, đuôi email thông thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp như @yahoo.vn hay @gmail.com. Trong công việc, khi nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc, mọi dữ liệu và thông tin của công ty sẽ nằm trên email này và công ty không thể chủ động quản lý nó. Bởi vậy, khi nhân viên nghỉ việc sẽ dẫn đến tình trạng các thông tin và dữ liệu này cũng có thể bị “bốc hơi”. Ngoài ra, email cá nhân thường chỉ có các tính năng cơ bản, hệ thống bảo mật không cao nên dễ bị xâm nhập, mất tài khoản, là nguồn lây lan virus, mã độc đủ để triệt hạ cả một hệ thống vì chúng rất dễ dàng để tấn công.
Email doanh nghiệp
Hay còn gọi là email theo tên miền riêng, được thiết kế riêng cho các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, cung cấp cho các nhân viên của công ty sử dụng, đuôi email là tên của chính doanh nghiệp đó, ví dụ như info@vccorp.vn. Email doanh nghiệp là email được một số công ty sử dụng trong môi trường giao tiếp làm việc trong nội bộ công ty hay trực tiếp với khách hàng. Khác với email cá nhân, khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi lại tài khoản email đó, các dữ liệu cũng được lưu trữ lại an toàn.
Vậy việc sở hữu địa chỉ email theo tên miền riêng mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Email theo tên miền riêng - lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp SME
Nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín
Email là một trong những cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Khi khách hàng cần liên hệ, email là hình thức họ sẽ nghĩ đến đầu tiên. Theo một khảo sát, 75% khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn đối với doanh nghiệp có sử dụng email theo tên miền riêng, đặc biệt là với các doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Một email doanh nghiệp với tên miền công ty dạng @tencongty.com sẽ giúp khách hàng nhận biết, ghi nhớ thương hiệu một cách tự nhiên và dễ dàng. Website và email của doanh nghiệp có chung một tên miền thể hiện được sự uy tín và nâng tầm hình ảnh thương hiệu hơn trong mắt khách hàng. Hãy tạo ấn tượng và ghi điểm với khách hàng thông qua email của bạn!
Dễ dàng quản trị hệ thống mail
Sử dụng hệ thống email tên miền riêng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tập trung và kiểm soát nội dung email của nhân viên các bộ phận đã gửi hoặc nhận, đảm bảo tính bảo mật cho thông tin nội bộ công ty.
Khi có sự thay đổi về nhân sự, công ty có thể dễ dàng điều chỉnh lại các địa chỉ email và lưu trữ lại những email cũ ở bất kì vị trí nào cho người mới được bổ nhiệm và giúp họ nắm bắt thông tin công việc nhanh hơn.
Tránh tình trạng email gửi đi bị rơi vào spam
Hiện nay có một số dịch vụ email miễn phí là đối tượng mục tiêu của spammer hay các phần mềm độc hại. Điều này khiến những email gửi đi từ địa chỉ email đó có thể bị đánh dấu là spam và không tới được hòm thư chính (mail box) của người nhận. Do đó, họ sẽ không bao giờ tiếp cận được nội dung mà bạn gửi, trừ khi người nhận chủ động kiểm tra thư ở danh mục spam.
Ngược lại, doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng sẽ đảm bảo độ tin cậy cao hơn. Nhờ đó doanh nghiệp có thể gửi mail với số lượng lớn cũng như lượng thư vào inbox cao hơn, hạn chế tối đa tình trạng email gửi đi bị rơi vào spam.
Tối ưu chi phí
Với email tên miền riêng, doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hoặc bớt tài khoản, thay đổi bộ nhớ, sao lưu dữ liệu, giúp tối ưu chi phí. Ngoài ra, email doanh nghiệp còn tích hợp các công cụ cộng tác như email marketing, CRM,... hỗ trợ triển khai các chiến dịch quảng bá nhanh chóng, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, nguồn lực và chi phí tiếp thị cho doanh nghiệp.
An toàn và bảo mật
Email theo tên miền riêng tích hợp các công nghệ bảo mật giúp ngăn chặn các rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm trong việc nhận và gửi thư mà không phải lo lắng hệ thống mail dính các loại virus khiến dữ liệu bị thất lạc. Các giao thức gửi, nhận, truy cập đến dịch vụ Mail Inbox như SMTP, IMAP, POP3, Sieve, HTTP đều có hỗ trợ SSL/TLS. Hỗ trợ mã hóa Email sử dụng GPG để đảm bảo tính bảo mật nội dung mail cho khách hàng. Đặc biệt là hạn chế tối đa khả năng giả mạo email của các đối tượng xấu sử dụng email mạo danh nhằm phá hoại thanh danh, uy tín của doanh nghiệp bạn vì đơn giản tên miền bạn đăng ký chỉ có một mà thôi.
>> Xem thêm: Tại sao các doanh nghiệp gặp khó khăn với bảo mật email?
Dùng email doanh nghiệp của nhà cung cấp nào tốt nhất hiện nay?
Nhắc đến dịch vụ email tên miền riêng cho doanh nghiệp, bạn sẽ có vô số lựa chọn nhà cung cấp nhưng để chỉ ra một cái tên cho bạn sự yên tâm tuyệt đối về mặt chất lượng dịch vụ, giá cả, chăm sóc khách hàng thì không nhà cung cấp nào tốt hơn Bizfly Business Email. Trong số các dịch vụ email doanh nghiệp hiện nay, Bizfly Business Email là nhà cung cấp email doanh nghiệp bảo mật hàng đầu hiện nay được phát triển với nhiều tính năng tối ưu phù hợp cho người dùng Việt Nam:
- Không giới hạn số lượng tài khoản: Với gói dung lượng đã mua, người dùng có thể tạo không giới hạn số tài khoản dạng ten@tencongty.com theo nhu cầu.
- Giám sát toàn diện: Bên cạnh các tính năng quản lý, khóa, mở, phân quyền cho user, tìm kiếm trong mail, Bizfly Business Email cũng cung cấp các loại đồ thị trạng thái, hệ thống log gửi nhận để giám sát được tình trạng sử dụng của tài khoản.
- Tăng cường bảo mật: Các email gửi/nhận đều được kiểm tra virus và spam trước khi phân phối để bảo vệ các tài khoản trong tên miền. Nền tảng tích hợp antivirus đã và đang bảo vệ nhiều hệ thống lớn: VTV, VCCorp, Kênh 14, CafeF, Soha…
- Webmail thân thiện, tùy biến: Webmail được phát triển riêng bởi đội ngũ Bizfly Cloud theo phong cách Gmail. Hỗ trợ tùy biến tên miền Webmail về mail.tencongty.com.
- Tích hợp sẵn sàng các công cụ Drive, CRM, Email marketing… tiện ích, đồng bộ trong bộ giải pháp 20+ sản phẩm Cloud Computing, Automation…
Để được tư vấn chi tiết về Bizfly Business Email, vui lòng gọi hotline: 024 7302 8888 - 028 7302 8888
