Những lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp không nên bỏ qua

Business Email

Đặng Tùng Lâm

844

10-08-2022

Email doanh nghiệp hiện nay là một phương thức rất phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Ngoài việc là công cụ giao tiếp chuyển đổi thông tin thì nó còn mang lại rất nhiều lợi ích khác. Tuy nhiên, để quá trình sử dụng email diễn ra ổn định, không bị hạn chế, hãy ghi nhớ những lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp mà Bizfly Cloud chia sẻ dưới đây.

1. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Để tránh gặp phải những sự cố trong quá trình sử dụng email doanh nghiệp mà không được hỗ trợ kịp thời. Hãy lựa chọn các nhà cung cấp email uy tín hiện nay để sử dụng. Thông thường, một nhà cung cấp uy tín sẽ cam kết các tính năng như:

- Hỗ trợ 24/7

- Hạn chế tối đa spam, blacklist IP

- Bảo mật tối đa

- Cung cấp giao diện dễ sử dụng

- Tỷ lệ email hợp lệ cao đến 99%

- Tương thích với nhiều thiết bị khác nhau

- Tương thích với email Google, Outlook, Webmail,...

- Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng nhanh chóng

2. Nên sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng

Việc sử dụng email theo tên miền riêng giúp cho khách hàng dễ dàng nhận diện được doanh nghiệp. Đồng thời việc sử dụng email theo tên miền cũng sẽ làm giảm tối đa nguy cơ kẻ xấu giả mạo thư gửi đến cho khách hàng.

Ngoài ra, email doanh nghiệp còn giúp làm tăng sự uy tín với các đối tác cũng như khách hàng trong quá trình làm việc. Đối tác sẽ dễ dàng ghi nhớ tên doanh nghiệp nhời việc nhận mail thường xuyên với tên miền riêng biệt.

Nếu doanh nghiệp chỉ hoạt động ở Việt Nam thì bạn có thể sử dụng các dạng đuôi thuần Việt như: .net.vn, .vn, .com.vn,... Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hoạt động ở cả thị trường nước ngoài thì bạn có thể sử dụng các đuôi tên miền quốc tế như: .com, .net,...

3. Đặt tên email theo từng hệ thống

Để tránh gây chồng chéo công việc hoặc trùng lặp khiến khách hàng khó phân biệt được các phòng ban. Hãy đưa ra các quy tắc đặt tên cụ thể, ví dụ: sale@…, support@…

Tên email của nhân viên cũng nên được đặt theo một quy tắc nhất định và tránh đặt tên nhạy cảm gây khó hiểu.

4. Chèn chữ ký vào email

Chữ ký trong email sẽ bao gồm những thông tin như: Tên người gửi, chức vụ, tên công ty, số điện thoại liên hệ, địa chỉ, logo công ty,...

Việc sử dụng chữ ký cho email sẽ giúp người nhận được mail cảm thấy tin tưởng hơn. Đồng thời, khi có sự cố cần liên hệ gấp cũng có thể xử lý ngay bởi đã có đầy đủ thông tin của người gửi mail.

Do đó, khi sử dụng email, bạn cần tạo chữ ký cho email của từng tài khoản trong hệ thống email doanh nghiệp và nên có sự đồng bộ về chữ ký. Điều này sẽ tạo được sự nhất quán và chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác, khách hàng.

5. Chú trọng bảo mật hệ thống

Theo thống kê, mỗi ngày dịch vụ email thế giới gửi đi khoảng 205 tỷ email. Và hầu hết các email đó đều nhằm mục đích tiếp thị. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều email trong số đó chứa các thông tin nhạy cảm gây khó chịu đối với khách hàng.

Việc sử dụng email theo hệ thống sẽ giúp việc kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn. Tuy nhiên, để có được độ bảo mật cao nhất bạn hãy lựa chọn các nhà cung cấp email uy tín trên thị trường hiện nay.

6. Mật khẩu email

Khi khởi tạo các địa chỉ email cần lưu ý kỹ về độ dài và độ bảo mật của mật khẩu. Một mật khẩu an toàn,đủ mạnh sẽ phải có trên 10 ký tự, trong đó có cả ký tự viết hoa và viết thường, có số cùng với các ký tự đặc biệt.

Ngoài ra, nếu có thể hãy thay đổi mật khẩu định kỳ khoảng 1 tháng/1 lần để được bảo mật tối ưu.

Bạn cũng nên quét virus trên máy tính thường xuyên hơn để đảm bảo rằng máy tính của mình không bị các phần phềm độc hại xâm nhập gây ảnh hưởng đến việc sử dụng email.

Trên đây là những lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp mà Bizfly Cloud tổng hợp được. Hãy theo dõi những bài viết khác của chúng tôi để có thêm các thông tin hữu ích về chuyển đổi số nhé.