SMTP là gì? Tìm hiểu những thông tin về cách thức hoạt động của SMTP

Bizfly Cloud

1803

01-10-2021

SMTP là một giao thức cho phép các doanh nghiệp gửi và nhận mail một cách đơn giản. Vậy bạn hiểu SMTP là gì và cách thức hoạt động của SMTP ra sao? Đây cũng chính là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm hiện nay, đặc biệt là những công việc phải gửi nhiều email hoặc liên quan đến marketing online. 

Để hiểu rõ hơn về nó, hãy tham khảo ngay nội dung bài viết "SMTP là gì?" được Bizfly Cloud tổng hợp ngay sau đây.

SMTP là gì?

SMTP là tên viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol dịch ra có nghĩa là giao thức truyền tải thư tín đơn giản hóa. Giao thức này có nhiệm vụ chính là gửi mail còn giao thức IMAP hay POP3 đảm nhiệm việc nhận mail hay truy xuất dữ liệu mail server.

SMTP Server (server dùng để gửi mail) là dịch vụ cho phép gửi số lượng lớn email có tốc độ nhanh mà không bị giới hạn như các hòm mail miễn phí của Gmail hoặc mail đi kèm hosting. Hay nói cách khác các máy chủ giúp bạn thao tác gửi thư thường gọi là SMTP server chúng thực hiện gửi thư qua giao thức TCP hoặc IP.

Thường thì SMTP thực hiện để hoạt động qua cổng Internet 25 (TCP). Bạn biết không, tại châu âu lại có một phương thức thay thế cho SMTP của gmail được sử dụng rộng rãi đó là X.400. Chính vì vậy, giờ đây xuất hiện nhiều máy chủ thư điện tử nhằm hỗ trợ giao thức chuyển thư đơn giản mở rộng được gọi là (ESMTP), giao thức này cho phép các tệp đa phương tiện được gửi dưới dạng e-mail.

Mặt khác, hệ thống mail hay đơn giản chỉ là một email muốn chuyên nghiệp thì cần phải tìm hiểu về các giao thức mà nó sẽ hỗ trợ vì nó sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc khi làm việc lâu dài nhờ khả năng gửi nhận thư nhanh chóng, nhưng bạn cũng cần phải lưu ý là khả năng đính kèm tập tin và lưu trữ với dung lượng cao sẽ giúp bạn có thêm nhiều lợi thế trong việc sử dụng lâu dài, tiết kiệm thời gian chuyển đổi doanh nghiệp,…

Đặc biệt, ngoài giao thức SMTP trong thư điện tử thì những giao thức khác cũng rất quan trọng như IMAP hay POP3 giúp bạn có một hệ thống các gói email doanh nghiệp trở nên toàn diện nhất, chuyên nghiệp và sở hữu nhiều tính năng cao.

Máy chủ SMTP có giống với máy chủ bình thường không?

Xét về mặt kỹ thuật, máy chủ SMTP có giống với máy chủ bình thường. Giống như hầu hết các máy chủ, các dữ liệu máy chủ SMTP gửi đến máy chủ khác. Điểm khác biệt với các máy chủ bình thường chỉ là khả năng gửi email số lượng lớn mà không có giới hạn.

Ví dụ, Gmail là máy chủ gửi email miễn phí của Google nhưng có hạn chế số lượng email là bạn chỉ gửi được tối đa 500 email/ngày. Bạn không được phép gửi nhiều hơn. Không chỉ vậy, gmail chỉ phục vụ mục đích liên quan đến công việc, cá nhân, các thông tin liên lạc, giao dịch…. chứ không được sử dụng cho mục đích gửi quảng cáo, tiếp thị, marketing. Do vậy, nếu bạn sử dụng với mục đích sai quy định của Gmail thì có khả năng bạn sẽ bị khóa tài khoản.

Còn đối với Server SMTP bao gồm những máy chủ chuyên để gửi email số lượng lớn thì bạn có thể gửi hàng trăm ngàn email/ngày nhằm mục đích để các đơn vị gửi thông tin quảng cáo, marketing hoặc chăm sóc khách hàng… Chính vì vậy mà khi sử dụng, bạn sẽ cần trả phí gửi email cho những server SMTP này.

Tại sao SMTP lại quan trọng?

Nếu không có máy chủ SMTP, email của bạn sẽ không được chuyển đến địa chỉ người nhận. Bởi khi bạn nhấn "Gửi", email của bạn biến thành một chuỗi mã rồi được gửi đến máy chủ SMTP. Khi đó, máy chủ SMTP có thể xử lý mã và truyền thông điệp. Chính vì vậy, nếu máy chủ SMTP không có ở đó để xử lý email, nó sẽ bị mất trong bản dịch.

Ngoài ra, máy chủ SMTP đóng nhiệm vụ quan trọng trong việc xác thực email gửi đi có phải là tài khoản đang hoạt động hay không. Đây chính là vai trò đầu tiên trong việc bảo vệ hộp thư đến của bạn từ email bất hợp pháp. Đặc biệt hơn, nó cũng sẽ gửi email trở lại người gửi nếu nó không được chuyển thành công. Điều này giúp cho người gửi biết rằng họ có địa chỉ email không đúng hoặc email của họ đang bị chặn bởi máy chủ nhận.

Cách hoạt động của SMTP

• Bước 1: Đầu tiên, việc gửi thông báo được bắt đầu bằng việc chuyển thông báo đến một SMTP Server chỉ định.

• Bước 2: Dựa vào tên miền của địa chỉ e-mail nhận (ví dụ, 'tenemail.com'), SMTP Server bắt đầu trao đổi liên lạc với một DNS Server mà sẽ tìm kiếm và trả về host name của SMTP Server đích (ví dụ 'mail.ten-email.com') cho tên miền đó.

• Bước 3: Sau cùng SMTP Server đầu tiên trao đổi thông tin trực tiếp với SMTP Server đích thông qua cổng 25 của TCP/IP.

• Bước 4: Nếu tên người dùng của địa chỉ email nhận trùng khớp với một trong những tài khoản người dùng được phép trong máy chủ đích thì thông báo email gốc cuối cùng sẽ được đưa đến máy chủ này, rồi chỉ chờ người nhận lấy thông báo thông qua một chương trình gửi nhận mail (ví dụ như mail server Outlook chẳng hạn).

Lưu ý: Trong trường hợp SMTP Server đầu tiên không thể liên lạc và trao đổi thông tin trực tiếp với máy chủ đích, thì giao thức SMTP có cung cấp các cơ chế để chuyển các thông báo thông qua một hay nhiều SMTP Server chuyển tiếp trung gian. 

Sau đó, một máy chủ trung gian sẽ nhận thông báo gốc và sau đó sẽ gửi nó tới máy chủ đích hoặc cũng có thể gửi nó một lần nữa tới một máy chủ trung gian khác. Và quá trình này sẽ được thao tác nhiều lần cho đến khi thông báo được chuyển đi hoặc thời gian lưu giữ thông báo hết hạn.

Lợi ích khi sử dụng SMTP

SMTP rất quan trọng đối với quá trình gửi và nhận email. Đây là một số lợi ích khi sử dụng SMTP:

• SMTP cho phép mở rộng quy mô và triển khai các hệ thống để gửi một số lượng lớn email cùng một lúc. Nếu bạn quản lý newsletter hoặc email quảng cáo, SMTP hỗ trợ gửi email hàng loạt.
• SMTP gửi email an toàn và hiệu quả hơn bằng cách đánh giá người gửi và người nhận của từng mail, cũng như nội dung bên trong mail.
• Máy chủ SMTP cung cấp các tùy chọn local server cho phép kiểm soát việc gửi email linh hoạt hơn.

Hướng dẫn chi tiết cấu hình SMTP của Gmail

Trước hết, bạn cần có tài khoản Gmail hoặc Tài khoản Google Apps trả phí để tích hợp SMTP. Nếu bạn chưa có tài khoản và bạn đang chọn sử dụng Gmail làm nhà cung cấp email gateway, bạn có thể tạo một tài khoản trước rồi sau đó tiếp tục với hướng dẫn này.

Bước #1: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn

Bước #2 - Bật xác minh 2 bước (2-Step Verification)

Bạn cần đảm bảo rằng tài khoản Google của mình được bảo vệ tốt để tránh bất kỳ sự can thiệp nào khi sử dụng dịch vụ SMTP; do đó, hãy bật xác minh 2 bước do Google cung cấp, sau đó chuyển sang Bước #3.

Chọn Security từ thanh điều hướng bên trái.

Click vào tùy chọn 2-Step Verification

Bước #3 - Tạo mật khẩu ứng dụng

Hãy tạo Mật khẩu ứng dụng (App passwords), mật khẩu này sẽ được sử dụng cho tích hợp SMTP.

Sau đó, mục Select app chọn Mail và Select device chọn Other (Custom name).

Đặt bất kỳ tên nào bạn chọn cho mật khẩu Ứng dụng của bạn và nhấn Generate. Trong ví dụ bên dưới, tên được đặt là Business email:

- Sau khi mật khẩu ứng dụng được tạo, bạn cần lưu nó để sử dụng sau này.

Bước #4 — Định cấu hình dịch vụ SMTP trên máy chủ

Đăng nhập vào Nền tảng dịch vụ SMTP.

Tiếp theo, nhấp vào tùy chọn SMTP

Tiếp theo, tại mục Select SMTP chọn Your Own SMTP

Bây giờ, hãy thực hiện các thao tác sau đây:

1. Chọn Other nếu hộp thoại nhắc bạn chọn nhà cung cấp email gateway.
2. Nhập smtp.gmail.com làm host của bạn.
3. Input 465 (SSL) hoặc 587 (TLS) dưới dạng SMTP port. Postfix (mail transfer agent) trên máy chủ ưu tiên STARTTLS (port submission/587) hơn port 465; do đó, bạn nên sử dụng port 587.
4. Nhập email tài khoản Gmail của bạn vào trường User name.
5. Nhập mật khẩu ứng dụng của bạn vào trường Password.

Cuối cùng, nhấn Save.

Bước #4 - Xác minh cấu hình SMTP

• Đầu tiên, hãy nhấp vào Send test email.
• Tiếp theo, nhập địa chỉ email của Người gửi (Sender).
• Nhập địa chỉ email của bạn làm người nhận (Receiver).
• Cuối cùng, nhấp vào Send test email.

Bạn cũng sẽ nhận được thông báo ở đó khi email thử nghiệm được gửi thành công.

Chúc các bạn thao tác thành công!

Phía trên là những thông tin về "SMTP là gì?" mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng những chia sẻ phía trên của chúng tôi thực sự hữu ích với bạn. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất mỗi ngày bạn nhé!