Mail relay là gì? Những điều cần biết về dịch vụ chuyển tiếp mail SMTP

2464

01-09-2024

Dịch vụ Mail relay giúp bạn giải quyết vấn đề khó khăn thư gửi đi bị đánh dấu spam hoặc từ chối khi bạn gửi email một cách nhanh chóng. Vậy Mail relay là gì, dịch vụ này có gì đặc biệt? Hãy cùng Bizfly Cloud khám phá ở bài viết dưới đây!

Mail relay là gì?

Mail relay được hiểu là quá trình email được chuyển tiếp từ máy chủ email của người dùng hay tổ chức này đến máy chủ email của địa chỉ đích khác. Trên internet, nó đóng vai trò quan trọng trong hệ thống nhận và gửi email.

Khi bạn tiến hành gửi đi một email, lúc này máy tính sẽ gửi thông điệp tới máy chủ email của bạn. Máy chủ này sẽ có nhiệm vụ trong việc kiểm tra địa chỉ email người nhận, sau đó quyết định liệu có sẽ thuộc cùng một tổ chức hay miền không. Nếu địa chỉ email nhận thuộc một máy chủ email hoặc một miền thì sẽ gửi email trực tiếp đến với người nhận.

Nhưng trong trường hợp, địa chỉ email nhận không thuộc cùng một tổ chức hoặc một miền thì máy chủ email sẽ chuyển tiếp thông điệp đó đến máy chủ email của địa chỉ này. Quy trình đó được gọi là Mail relay. Lúc này, máy chủ của email sẽ đi tìm máy chủ MX của miền đích cuối qua hệ thống DNS, sau đó máy chủ email sẽ gửi qua MX thông điệp đến người nhận. Thông qua Mail relay, hệ thống email sẽ dễ dàng gửi thư cho nhau, kể cả khi chúng đang được lưu trữ ở máy chủ email khác nhau. Từ đó giúp việc trao thông tin giữa các doanh nghiệp, tổ chức trở nên hiệu quả, linh hoạt hơn.

Mail relay hoạt động như thế nào?

Quá trình chuyển tiếp email hoạt động bằng cách gửi các email từ máy chủ email của người gửi đến máy chủ email của người nhận. Quá trình này diễn ra qua các bước cơ bản sau:

Người gửi gửi email: Người gửi soạn thảo và gửi một email qua ứng dụng hoặc máy chủ email của họ, xác định địa chỉ email của người nhận.
Xác định địa chỉ MX: Máy chủ email của người gửi kiểm tra tên miền của địa chỉ đích bằng cách thực hiện truy vấn DNS để xác định máy chủ MX chịu trách nhiệm nhận và lưu trữ thư cho tên miền đó.
Liên lạc với máy chủ MX của đích: Máy chủ email của người gửi liên hệ với máy chủ MX đã được xác định và cố gắng gửi email đến địa chỉ đích.
Chuyển tiếp email qua email relay: Trong một số trường hợp, nếu địa chỉ đích không thuộc cùng miền hoặc mạng, hoặc có các cấu hình đặc biệt, máy chủ email của người gửi sử dụng một máy chủ email trung gian, gọi là email relay, để chuyển tiếp email đến máy chủ đích.
Xác định email relay: Máy chủ email của người gửi xác định máy chủ email relay phù hợp để gửi thông điệp. Thông thường, máy chủ email relay sẽ được cấu hình để chấp nhận email từ người gửi và chuyển tiếp chúng đến địa chỉ đích.
Chuyển tiếp email: Máy chủ email relay nhận thông điệp từ máy chủ email của người gửi và tiếp tục chuyển tiếp email đến máy chủ email của người nhận thông qua việc tìm máy chủ MX của đích qua các truy vấn DNS.
Gửi đến máy chủ email đích: Máy chủ email của người nhận nhận email và lưu trữ nó trong hộp thư của người nhận.
Người nhận đọc email: Người nhận mở ứng dụng email hoặc truy cập vào máy chủ email của họ để đọc email mới nhận được.

Quá trình này tiếp tục cho đến khi email được gửi thành công hoặc gặp lỗi. Từ đó đảm bảo việc gửi email trên Internet diễn ra hiệu quả và linh hoạt, giúp các tổ chức và người dùng trao đổi thông tin và liên lạc dễ dàng.

Tại sao dịch vụ chuyển tiếp mail SMTP lại vô cùng quan trọng?

Dịch vụ chuyển tiếp mail SMTP được đánh giá quan trọng nhờ sở hữu những ưu điểm sau đây:

Hỗ trợ gửi số lượng lớn email cùng một lúc

Dịch vụ chuyển tiếp mail SMTP cho phép gửi số lượng lớn email một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó rất quan trọng đối với các doanh nghiệp cần gửi email marketing, thông báo, hoặc bất kỳ loại email nào với số lượng lớn. Với SMTP, việc gửi hàng ngàn email trong một khoảng thời gian ngắn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Được sử dụng rộng rãi khắp thế giới

Hầu hết các dịch vụ email trên toàn cầu đều sử dụng SMTP để chuyển tiếp mail. Nhờ sự phổ biến này, SMTP trở thành một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp và tổ chức gửi và nhận email một cách hiệu quả, đáng tin cậy và nhanh chóng.

Cơ chế xác thực và bảo mật vô cùng an toàn

Các phương pháp như STARTTLS và SSL/TLS đảm bảo dữ liệu email được mã hóa trong quá trình truyền tải, ngăn chặn sự truy cập trái phép và bảo vệ thông tin nhạy cảm. Bên cạnh đó, việc sử dụng các cơ chế xác thực như SMTP AUTH giúp đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể gửi email qua máy chủ SMTP.

Kiểm soát được lượng email bị chặn hoặc trả về

Người dùng và quản trị viên có thể dễ dàng theo dõi tình trạng email và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Việc nắm bắt được lý do email bị trả về hoặc bị chặn cũng giúp cải thiện chất lượng danh sách email và tăng tỷ lệ gửi thành công.

Lợi ích khi sử dụng Mail relay

Khi sử dụng Mail relay sẽ đem đến những lợi ích sau đây:

Giúp người dùng gửi lượng lớn email dễ dàng

Mail relay cho phép người dùng gửi một lượng lớn email mà không gặp phải các hạn chế về băng thông hoặc hạn mức gửi của nhà cung cấp dịch vụ email. Nó thường phù hợp với các chiến dịch email marketing, nơi mà việc gửi một lượng lớn email trong một khoảng thời gian ngắn là cần thiết để đạt được hiệu quả cao nhất.

Đảm bảo gia tăng tỷ lệ email được gửi thành công

Sử dụng dịch vụ Mail relay giúp tăng tỷ lệ email được gửi thành công bằng cách giảm thiểu khả năng email bị coi là spam hoặc bị chặn bởi các bộ lọc email. Các dịch vụ Mail relay thường có uy tín cao và có khả năng quản lý danh tiếng IP tốt, từ đó giúp email của bạn được gửi tới hộp thư đến của người nhận thay vì thư mục spam.

Vô cùng bảo mật và an toàn

Dịch vụ cung cấp các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu email. Từ việc sử dụng các kết nối được mã hóa đến việc triển khai các cơ chế xác thực mạnh mẽ, Mail relay đảm bảo rằng thông tin email của bạn được bảo vệ một cách tối đa. Điều này giúp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin và bảo vệ quyền riêng tư của người dùng.

Có thể quản lý và theo dõi dễ dàng

Người dùng có thể theo dõi trạng thái của từng email, từ việc email đã được gửi, mở, hay bị trả về. Các báo cáo chi tiết và phân tích cung cấp thông tin quý giá giúp người dùng hiểu rõ hơn về hiệu suất của chiến dịch email và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để cải thiện kết quả.

Doanh nghiệp tự thiết lập hệ thống email một cách chuyên nghiệp

Sử dụng Mail relay cho phép doanh nghiệp tự thiết lập hệ thống email của riêng mình một cách chuyên nghiệp mà không cần phụ thuộc vào các dịch vụ email của bên thứ ba. Nó mang lại sự linh hoạt và kiểm soát tốt hơn cho doanh nghiệp, đồng thời giúp họ tạo ra một hệ thống email hiệu quả, đáng tin cậy và phù hợp với nhu cầu riêng của mình.

Có thể nâng cấp và mở rộng

Khi doanh nghiệp phát triển và nhu cầu gửi email tăng lên, Mail relay có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng yêu cầu mới. Từ đó đảm bảo rằng hệ thống email của doanh nghiệp luôn hoạt động hiệu quả và có thể xử lý được khối lượng công việc ngày càng tăng mà không gặp phải bất kỳ gián đoạn nào.

Những mặt còn hạn chế của Mail relay

Mail relay còn tồn tại một số hạn chế sau đây:

Thời gian xử lý còn chậm

Mail relay có thể gặp vấn đề về tốc độ xử lý, đặc biệt khi số lượng email gửi đi lớn. Hệ thống phải kiểm tra từng email, xác thực và chuyển tiếp chúng đến đích cuối cùng, gây ra sự chậm trễ. Nó sẽ đặc biệt ảnh hưởng đến doanh nghiệp cần gửi email gấp hoặc có lượng email lớn.

Độ uy tín chưa cao

Email được gửi qua mail relay có thể bị đánh dấu là thư rác bởi các hệ thống email đích. Điều này do địa chỉ IP của máy chủ relay có thể bị liệt kê vào danh sách đen hoặc không có độ uy tín cao.

Khả năng tùy chỉnh còn hạn chế

Mail relay thường có giao diện và tính năng cơ bản, không cho phép người dùng tùy chỉnh nhiều. Nó thường làm giảm khả năng kiểm soát và tối ưu hóa quy trình gửi email theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Độ phức tạp tăng dần theo quy mô doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng email gửi đi tăng lên, yêu cầu về hệ thống mail relay cũng phức tạp hơn. Điều này đòi hỏi sự đầu tư về cơ sở hạ tầng và nhân lực để quản lý, bảo trì hệ thống.

Không kiểm soát được thư rác

Mail relay không có khả năng kiểm soát thư rác hiệu quả. Nó có thể dẫn đến việc doanh nghiệp gửi thư rác vô tình hoặc bị lợi dụng để gửi thư rác, làm giảm uy tín và gây phiền phức cho người nhận.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP?

Dịch vụ chuyển tiếp SMTP phù hợp với doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

Doanh nghiệp có nhu cầu gửi email lớn: Nếu doanh nghiệp thường xuyên gửi số lượng lớn email, việc sử dụng SMTP relay sẽ giúp tối ưu hóa quá trình gửi và đảm bảo email đến đúng đích.
Cần độ tin cậy cao: SMTP relay cung cấp giải pháp chuyên nghiệp, đảm bảo email không bị đánh dấu là thư rác, giúp tăng độ tin cậy và hiệu quả của chiến dịch email marketing.
Yêu cầu tích hợp hệ thống: Doanh nghiệp cần tích hợp hệ thống email với các phần mềm khác như CRM, ERP để tự động hóa quy trình gửi email và quản lý khách hàng.
Khả năng mở rộng: SMTP relay cho phép mở rộng quy mô gửi email dễ dàng, phù hợp với doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng và cần hệ thống gửi email linh hoạt.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Mail relay

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt Mail relay trên Mdaemon. Mdaemon là phần mềm máy chuyển email chuyên dùng cho các tổ chức nhỏ. Để cài đặt sẽ có các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin cấu hình gồm có:

Tên miền hoặc địa chỉ IP của máy chủ Mail relay. Thông tin cần xác thực gồm có tên người dùng, mật khẩu để xác định người dùng là hợp pháp cho việc chuyển tiếp email.
Truy cập vào giao diện của Mdaemon thông qua trình duyệt web.
Tại giao diện của Mdaemon, ở menu bên trái chọn Security -> Email relay.
Điền các thông tin: Tên miền hoặc địa chỉ IP của máy chủ Mail relay. Chọn phương thức xác định nếu được yêu cầu.
Nếu máy chủ cần xác thực, bạn sẽ điền tên, mật khẩu người dùng.
Sau khi hoàn tất phần cấu hình, chọn Apply để lưu lại.
Cấu hình đã hoàn thành, bạn cần kiểm tra và thực hiện gửi email từ tài khoản Mdaemon đến địa chỉ email bên ngoài để đảm bảo email được chuyển tiếp thành công.

Hướng dẫn sử dụng:

Khám phá thông tin cấu hình:

Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ Email Relay từ bên ngoài, hãy liên hệ với nhà cung cấp để nhận các thông tin cấu hình cần thiết. Thông thường, bạn sẽ cần biết địa chỉ IP hoặc tên miền của máy chủ Email Relay, phương thức xác thực và thông tin tài khoản.

Cấu hình Email Relay trong ứng dụng email:

Đối với các ứng dụng email như Microsoft Outlook hoặc Apple Mail, bạn sẽ cần thực hiện các bước sau để cấu hình Email Relay:
Mở ứng dụng email và truy cập phần cài đặt (settings) hoặc tùy chọn (preferences).
Tìm đến mục "Outgoing Mail Server" hoặc "SMTP Server" và nhập địa chỉ IP hoặc tên miền của máy chủ Email Relay.
Nếu máy chủ Email Relay yêu cầu xác thực, hãy nhập thông tin xác thực như tên người dùng và mật khẩu.
Lưu cấu hình và kiểm tra bằng cách gửi một email thử đến một địa chỉ email bên ngoài tổ chức.

Cấu hình Email Relay trong máy chủ email:

Nếu bạn quản lý một máy chủ email như Mdaemon hoặc Microsoft Exchange, bạn cần truy cập giao diện quản lý của máy chủ email và thực hiện cấu hình Email Relay theo hướng dẫn ở phần trước.

Kiểm tra và thử nghiệm:

Sau khi cấu hình Email Relay, hãy thử nghiệm bằng cách gửi email từ một tài khoản email trong tổ chức đến một địa chỉ email bên ngoài. Đảm bảo rằng email được gửi thành công và đến đúng địa chỉ.

Quản lý và theo dõi:

Khi sử dụng Email Relay, hãy thường xuyên quản lý và theo dõi lưu lượng email cũng như hiệu suất hệ thống. Đảm bảo rằng mọi thư gửi đi đều được chuyển tiếp một cách đáng tin cậy và không gặp sự cố.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Mail relay chi tiết và đầy đủ nhất. Chúng tôi hy vọng bạn đã hiểu được những lợi ích và mục đích sử dụng của công cụ này để áp dụng sao cho thật hiệu quả.