DocuSign là gì? Những tính năng hữu ích và cách sử dụng

2902

30-08-2024

DocuSign là một công cụ có thể giúp bạn thực hiện xử lý lượng lớn giấy tờ một cách hiệu quả. Thay vì việc phải ngồi ký trực tiếp các loại giấy tờ rồi scan gửi đi tới đối tác khách hàng, toàn bộ công việc sẽ được công cụ này thực hiện. Vậy DocuSign là gì, tính năng và cách sử dụng ra sao? Hãy cùng Bizfly Cloud tìm hiểu ở bài viết dưới đây!

DocuSign là gì?

DocuSign là dạng chữ ký điện tử giúp cho người sử dụng là cá nhân hoặc doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài liệu và tạo chữ ký trực tuyến. Điểm nổi bật của công cụ này đó là xây dựng lớp bảo mật cao bằng việc xác thực cá nhân, thực thể, quy trình, tài liệu làm việc hiệu quả. Công cụ này phù hợp với nhiều lĩnh vực, ngành nghề và quy trình khác nhau gồm có hành chính, pháp lý, hợp đồng kinh doanh, quản lý nhân sự.

Bên cạnh việc giúp tiết kiệm thời gian, DocuSign còn bảo vệ môi trường, cung cấp dung lượng lưu trữ bằng việc giảm số lượng mực in và giấy hàng ngày. Thêm nữa, giao diện của công cụ này cũng dễ sử dụng, đơn giản kể cả người mới bắt đầu cũng dễ dàng thao tác.

Lịch sử phát triển của phần mềm DocuSign

DocuSign do Tom Gonser thành lập vào năm 2003 nhằm đưa ra giải pháp trong việc ký và quản lý tài liệu trực tuyến. Trước khi công cụ này ra đời, quy trình ký kết tài liệu thường đòi hỏi sự hiện diện vật lý, mất nhiều thời gian và gây ra những khó khăn nhất định cho các doanh nghiệp. Sự ra đời của DocuSign được coi là giải pháp hoàn hảo giúp thay đổi cách thức này, đơn giản quá trình ký kết và quản lý tài liệu.

Thời gian đầu, DocuSign thường tập trung vào việc phát triển chữ ký điện tử và tăng cường tính bảo mật cho toàn bộ hệ thống. Công ty cũng nhận được sự ủng hộ của nhiều cá nhân, doanh nghiệp nhờ vào việc tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian. Cho tới năm 2010, công cụ này đã thu hút sự quan tâm của hàng triệu người sử dụng và đứng đầu trong lĩnh vực chữ ký điện tử.

Qua các năm tiếp theo, DocuSign đã mở rộng và cải tiến dịch vụ. Đến năm 2018, công ty đã chính thức đặt chân trên sàn giao dịch NASDAQ – đánh dấu bước tiến lớn của công cụ này. Cho tới thời điểm hiện tại, DocuSign không chỉ là công cụ ký kết tài liệu mà còn là nền tảng giúp quản lý hợp đồng, tích hợp nhiều tính năng ưu việt cho người sử dụng.

Những tính năng nổi bật của DocuSign

DocuSign hiện sở hữu những tính năng ưu việt sau đây:

Tạo chữ ký điện tử

Người sử dụng sẽ dễ dàng tạo ra chữ ký ấn tượng cho riêng mình thông qua việc vẽ trực tuyến trên màn hình hoặc tải chữ ký có sẵn lên. Thông qua đó, chữ ký điện tử sẽ đảm bảo tính xác thực và duy nhất. Hơn nữa, nó còn đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý quốc tế, đảm bảo an toàn cho các giao dịch.

Chèn chữ ký điện tử lên các văn bản, tài liệu

Hiện tại, DocuSign đã hỗ trợ chèn chữ ký vào nhiều dạng văn bản, tài liệu khác nhau có thể kể đến như Excel, Word, PDF và nhiều định dạng hình ảnh. Lúc này, người sử dụng chỉ cần tải tài liệu lên, sau đó chèn chữ ký vào vị trí mong muốn và xác nhận. Quá trình thực hiện sẽ giúp tiết kiệm tối đa công sức, thời gian thực hiện so với quy trình ký kết truyền thống.

Truy cập và lưu trữ tài liệu dễ dàng

Người dùng chỉ cần truy cập vào tài liệu đã được ký và lưu trữ trên đám mây bất cứ khi nào, từ bất cứ thiết bị nào kết nối với internet. TỪ đó giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài liệu an toàn, hiệu quả và chia sẻ dễ dàng với các bên liên quan.

Ghi chú trực tuyến

Đây là tính năng rất hữu ích cho người dùng trong những trường hợp cần cung cấp thêm thông tin hoặc thảo luận giữa các bên. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa, thêm hoặc xóa ghi chú để tăng thêm sự tương tác, hiểu biết giữa các bên.

Hỗ trợ theo dõi và thông báo

Bạn sẽ nhận được thông báo qua email hoặc thông qua ứng dụng di động khi có sự thay đổi trạng thái của tài liệu như khi tài liệu đã được mở, xem xét, ký hoặc từ chối. Tính năng này giúp người dùng quản lý quá trình ký kết tài liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Tích hợp API

DocuSign cung cấp các API cho phép các doanh nghiệp tích hợp chữ ký điện tử vào các hệ thống và ứng dụng của họ. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng khả năng sử dụng của DocuSign theo nhu cầu cụ thể. Các API của DocuSign hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình và có tài liệu hướng dẫn chi tiết, giúp các nhà phát triển dễ dàng triển khai và tích hợp.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm DocuSign

Việc sử dụng phần mềm DocuSign sẽ đem đến những lợi ích sau đây:

Quy trình ký kết tài liệu được sắp xếp hợp lý

DocuSign là giải pháp hiệu quả cho việc ký kết tài liệu số, giúp quy trình này trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thay vì phải in ra giấy, ký tay và gửi bưu điện, công cụ này cho phép người dùng ký điện tử ngay trên thiết bị. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các bước không cần thiết.

Truy cập và chia sẻ tài liệu dễ dàng

Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc khách hàng một cách dễ dàng thông qua email hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox. Từ đó giúp cải thiện khả năng làm việc từ xa và hợp tác trực tuyến.

Khả năng bảo mật và an toàn cao

DocuSign được thiết kế với các tiêu chuẩn bảo mật cao, đảm bảo tài liệu luôn được bảo vệ. Hệ thống mã hóa tiên tiến và các biện pháp bảo mật như xác thực hai yếu tố, kiểm tra lịch sử truy cập và ký số đảm bảo rằng tài liệu và chữ ký điện tử không bị giả mạo hay truy cập trái phép.

Có thể chỉnh sửa, theo dõi và lưu trữ tài liệu

Ngoài việc hỗ trợ việc ký kết, công cụ này cũng cho phép người dùng chỉnh sửa, theo dõi và lưu trữ tài liệu một cách dễ dàng. Bạn có thể chỉnh sửa các thông tin cần thiết trước khi gửi tài liệu để ký, theo dõi trạng thái ký kết của tài liệu và tự động lưu trữ tài liệu đã hoàn tất vào hệ thống lưu trữ.

Tích hợp được với một số phần mềm khác

DocuSign có khả năng tích hợp mạnh mẽ với nhiều phần mềm và hệ thống khác nhau như Microsoft Office, Salesforce, Google Workspace và nhiều ứng dụng khác. Sự tích hợp này giúp người dùng dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu, tự động cập nhật thông tin và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Công cụ này được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện, đơn giản và dễ sử dụng. Ngay cả những người không quen thuộc với công nghệ cũng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Các bước được hướng dẫn và các công cụ hỗ trợ trực tuyến giúp người dùng giải quyết mọi thắc mắc và khó khăn trong quá trình sử dụng.

Có thể tạo, chỉnh sửa hoặc duyệt tài liệu

Với DocuSign, người dùng có thể tạo mới, chỉnh sửa hoặc duyệt các tài liệu một cách dễ dàng. Các tính năng này giúp tăng cường tính linh hoạt và chủ động trong công việc. Người dùng có thể tạo ra các mẫu tài liệu chuẩn, chỉnh sửa các thông tin cần thiết và duyệt tài liệu trước khi gửi đi, đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác và đầy đủ.

Hỗ trợ nhắc nhở, phản hồi

Cung cấp các tính năng nhắc nhở và phản hồi tự động, giúp người dùng không bỏ lỡ bất kỳ bước nào trong quy trình ký kết. Bạn có thể thiết lập các nhắc nhở để thông báo khi đến hạn ký kết hoặc khi tài liệu cần được xem xét.

Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm DocuSign

Để sử dụng phần mềm DocuSign, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

Tải tài liệu của bạn lên

Đầu tiên, bạn cần tải tài liệu lên hệ thống. Bạn có thể kéo và thả tài liệu từ máy tính của mình hoặc chọn từ các nguồn lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox. Giao diện trực quan giúp bạn dễ dàng chọn và tải tài liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Thêm các thông tin người nhận

Sau khi tài liệu được tải lên, bạn cần thêm các thông tin người nhận. DocuSign cho phép bạn nhập địa chỉ email của người nhận và phân quyền cho họ như người ký, người xem xét… Bạn cũng có thể thêm nhiều người nhận và thiết lập thứ tự ký kết nếu cần.

Chuẩn bị tài liệu để ký theo các Tab trong phần mềm

Bạn có thể thêm các trường thông tin như chữ ký, tên, ngày tháng vào vị trí tương ứng trên tài liệu. Các Tab trong phần mềm giúp bạn dễ dàng di chuyển và quản lý các trường thông tin này một cách trực quan.

Gửi tài liệu

Khi tài liệu đã sẵn sàng, bạn chỉ cần nhấp vào nút "Gửi". Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến người nhận với đường link để họ truy cập và ký kết tài liệu. Bên cạnh đó, bạn còn có thể thiết lập các nhắc nhở tự động để đảm bảo tài liệu được ký đúng hạn.

Người nhận sẽ đọc, xem xét và ký kết

Người nhận sẽ nhận được email thông báo và có thể truy cập tài liệu qua đường link. Họ có thể đọc, xem xét và ký kết tài liệu trực tiếp trên trình duyệt mà không cần tải về máy tính.

Hoàn tất việc ký tài liệu, tự động lưu trữ

Sau khi tất cả các bên đã ký kết, DocuSign sẽ tự động lưu trữ tài liệu đã hoàn tất vào hệ thống của bạn. Bạn có thể truy cập, tải về hoặc chia sẻ tài liệu này bất cứ lúc nào. Điều này giúp bạn quản lý tài liệu một cách hiệu quả và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.

Ứng dụng thực tế khi sử dụng DocuSign

Hiện nay, DocuSign được ứng dụng trong các lĩnh vực sau đây:

Ngành tài chính

Trong ngành tài chính, thời gian và sự chính xác là hai yếu tố cực kỳ quan trọng. DocuSign giúp các tổ chức tài chính tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu, từ việc ký kết hợp đồng đến việc xác nhận giao dịch.

Hợp đồng vay vốn và thế chấp: Quy trình ký kết hợp đồng vay vốn hoặc thế chấp thường mất nhiều thời gian và đòi hỏi nhiều bước xác nhận. Với DocuSign, khách hàng có thể ký kết các tài liệu này một cách nhanh chóng và an toàn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
Quản lý tài sản: Các công ty quản lý tài sản có thể sử dụng DocuSign để ký kết các thỏa thuận quản lý tài sản, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường tính chính xác trong quản lý tài sản của khách hàng.
Giao dịch chứng khoán: Việc ký kết và xác nhận các giao dịch chứng khoán trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn với DocuSign, đảm bảo tính an toàn và minh bạch trong mỗi giao dịch.

Ngành ngân hàng

Ngành ngân hàng yêu cầu xử lý khối lượng lớn tài liệu mỗi ngày, từ việc mở tài khoản, vay vốn đến các giao dịch quốc tế. DocuSign sẽ giúp tối ưu hóa quy trình này, mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian cho cả ngân hàng và khách hàng.

Mở tài khoản: Khách hàng có thể mở tài khoản ngân hàng trực tuyến mà không cần phải đến chi nhánh, chỉ cần ký kết các tài liệu cần thiết qua phần mềm.
Vay vốn và tín dụng: Quy trình phê duyệt và ký kết hợp đồng vay vốn trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn, giúp ngân hàng giải quyết hồ sơ của khách hàng một cách hiệu quả.
Dịch vụ khách hàng: Ngân hàng có thể sử dụng DocuSign để ký kết các thỏa thuận dịch vụ khách hàng, đảm bảo rằng tất cả các quy trình được thực hiện một cách nhanh chóng và minh bạch.

Ngành y tế và giáo dục

DocuSign giúp các tổ chức này tăng cường hiệu quả và đảm bảo tính chính xác trong việc xử lý tài liệu.

Hồ sơ y tế: Bệnh viện và phòng khám có thể sử dụng DocuSign để quản lý hồ sơ y tế của bệnh nhân, từ việc ký kết các thỏa thuận điều trị đến việc cập nhật thông tin bệnh nhân.
Hợp đồng nhân viên: Các tổ chức y tế và giáo dục sử dụng công cụ này để ký kết các hợp đồng lao động, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nắm rõ và đồng ý với các điều khoản của hợp đồng.
Quản lý sinh viên: Trường học và trường đại học sử dụng DocuSign để quản lý hồ sơ sinh viên, từ việc đăng ký học đến việc xác nhận điểm số và bằng cấp.

Ngành bán lẻ và thương mại điện tử

Trong ngành bán lẻ và thương mại điện tử, DocuSign giúp các doanh nghiệp tăng cường hiệu quả và đảm bảo tính an toàn trong việc quản lý và ký kết các thỏa thuận kinh doanh.

Hợp đồng cung ứng: DocuSign được sử dụng để ký kết các hợp đồng cung ứng với nhà cung cấp, đảm bảo tất cả các thỏa thuận đều được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
Quản lý đối tác: Phần mềm giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử quản lý các hợp đồng đối tác một cách dễ dàng, từ việc ký kết thỏa thuận hợp tác đến việc xác nhận các giao dịch kinh doanh.

Các tổ chức phi lợi nhuận hoặc chính phủ

Các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ cũng có thể tận dụng DocuSign để tăng cường hiệu quả trong quản lý và xử lý tài liệu.

Hợp đồng tài trợ: Các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng DocuSign để ký kết các hợp đồng tài trợ với các nhà tài trợ để các thỏa thuận đều được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
Quản lý chương trình: DocuSign giúp các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ quản lý các chương trình hỗ trợ cộng đồng, từ việc ký kết các thỏa thuận hợp tác đến việc xác nhận các giao dịch tài chính.

DocuSign có miễn phí không?

DocuSign cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau, bao gồm cả gói miễn phí và gói trả phí. Gói miễn phí cho phép người dùng ký một số lượng giới hạn tài liệu mỗi tháng, phù hợp cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, để tận dụng hết các tính năng nâng cao và ký kết không giới hạn, người dùng cần đăng ký các gói trả phí với nhiều mức giá khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.

DocuSign có thể sử dụng trên di động hay không?

DocuSign có ứng dụng di động cho cả iOS và Android, giúp người dùng có thể ký kết và quản lý tài liệu mọi lúc mọi nơi. Ứng dụng di động của phần mềm này cung cấp đầy đủ các tính năng như phiên bản trên máy tính, đảm bảo rằng người dùng có thể xử lý các tài liệu quan trọng một cách nhanh chóng và tiện lợi ngay trên điện thoại di động của mình.

Trên đây, chúng tôi vừa giải đáp đến bạn thông tin DocuSign là gì. Có thể thấy, DocuSign hiện đang là công cụ được đánh giá là hiệu quả trong việc xử lý, quản lý tài liệu ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Cùng với những thông tin mà chúng tôi vừa đề cập ở trên, hy vọng bạn có thể tận dụng sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả để quản lý công việc dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.