Sở hữu một Mail Server riêng mang lại lợi ích gì?

Trương Đức Nam

1192

23-01-2018

Có nên xây dựng một hạ tầng mail server không? Chắc chắn các ông chủ doanh nghiệp đã từng ít nhất một lần đặt câu hỏi này. Rõ ràng có thể nhận thấy rằng bạn sẽ phải trả nhiều chi phí hơn cho hạ tầng này, nhất là đối với những doanh nghiệp nhỏ chỉ có một vài tài khoản mail. Bạn cần phải đầu tư cả phần cứng và cài đặt phần mềm cho mail server và phải duy trì nó. Việc này có vẻ như là một ý tưởng vô cùng ngớ ngẩn.

Bài viết này Bizfly Cloud sẽ đưa ra cho các bạn những lý do để thấy rằng, việc đầu tư một hạ tầng mail server riêng cho doanh nghiệp không hề vô nghĩa một chút nào.

Mail nhận được sẽ tới bạn nhanh hơn

Khi ai đó gửi mail đến địa chỉ abc@domain.com, trình duyệt mail của họ sẽ kết nối trực tiếp đến máy chủ mail của tên miền domain.com hoặc tới máy chủ server của bên thứ ba, sau đó mới kết nối về domain.com. Nếu máy chủ của bạn là domain.com, thì việc vận chuyển mail sẽ được thực hiện trực tiếp ngay sau đó. Nhưng nếu domain.com được lưu trữ bởi một đơn vị khác, việc chuyển mail vẫn có thể thực hiện ngay lập tức tới máy chủ của đơn vị đó nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể nhận được mail đó ngay lập tức.

Hãy cùng xem xét một ISP lớn mà như AOL. Bạn nghĩ sẽ có bao nhiêu email đến các máy chủ của AOL trong mỗi giây? Đó là một con số không thể tưởng tượng được. Máy tính tuy nhanh, nhưng chúng cũng có độ trễ về thời gian. Cụ thể là AOL có thể mất một vài phút hay thậm chí vài giờ trước khi nó có thể xử lý các mail của bạn và đưa nó đến địa chỉ cần gửi đến.

(Ảnh: tdwebservices.com)

Bây giờ hãy xét đến ISP nhỏ hơn, với khả năng lưu trữ hệ thống mail của domain.com. Các ISP này không lớn như là AOL, do đó họ không nhận hàng triệu email như AOL. Mặt khác, họ cũng không có tài nguyên lớn như AOL, các máy tính không lớn như vậy, không nhanh như vậy và cũng không cần nhiều như AOL. Vì thế, vẫn là khoảng thời gian trong vài phút hay vài giờ thì bạn đã có thể nhận được thông báo từ email được chuyển đến.

Nếu như bạn đang chạy mail server cho domain.com, những mail được gửi từ ngoài vào sẽ đến thẳng tới hòm mail của bạn mà không cần chờ đợi. Việc xử lý chỉ diễn ra trong vài giây vì bạn không cần phải chờ xử lý hàng triệu mail cùng một lúc.

Gửi thư nội bộ nhanh hơn

Các email được gửi trong nội bộ đơn vị của bạn sẽ được gửi ngay tức thì và việc người nhận đọc được thư gửi đến gần như là ngay lập tức. Nếu bạn sử dụng một ISP, mail sẽ gửi đến ISP truớc và sau đó mới được gửi đến bạn.

Nếu bạn cần trao đổi email có gắn các tệp đính kèm dung lượng lớn trong công ty của bạn, bạn cần chú trọng vào điều này. Bạn có thể đợi một khoảng thời gian dài để một ISP xử lý một tập tin đính kèm lớn. Ngoài ra, nếu tốc độ kết nối internet của bạn không như mong đợi, thì email đó có thể mất nhiều thời gian hơn để chuyển đi và nhận lại, điều đó làm ảnh hưởng đến thư và những công việc khác.

Nếu bạn chạy mail server riêng thì thư đến trong mạng LAN sẽ được xử lý nhanh chóng. Bạn không phải chờ đợi, không ảnh hưởng cả đến truy cập Internet.

Không phải trả chi phí cho mỗi người dùng

Hầu hết ISP đều tính phí cho mỗi mailbox - hòm thư, hoặc cho một gói 10 mailbox hoặc ít hơn. Hiện nay chi phí này khá nhỏ, nhưng đó là một chi phí bù đắp. Với mail server của bạn, bạn có thể tạo nhiều tài khoản vào bất cứ khi nào bạn muốn.

Không phải phụ thuộc ISP mỗi khi thêm người dùng mới

Khi bạn tự kiểm soát server của mình, bạn có thể thêm và xóa người dùng. Một số ISP cho phép bạn thực hiện điều đó, nhưng không phải tất cả, và mặc dù bạn có thể làm điều này thì bạn không thể thực hiện ngay lập tức. Và thêm nữa, họ sẽ giới hạn số lượng user của bạn.

Ẩn danh và danh sách

Với Mail Server riêng, bạn có thể dễ dàng đặt một địa chỉ mail với nhiều tên khác nhau có thể "tony_law" ứng với "tony_lawrence" hoặc là "boss" đều được và vô cùng đơn giản để tạo ra các nhóm mail (địa chỉ gửi thư tới nhiều người). Một số ISP lớn có tính năng này nhưng nó không tốt bằng việc bạn tự kiểm soát.

(Ảnh: eHow)

Ví dụ: bạn có thể dễ dàng để có email của "tony_law" được dẫn thành "tony@wherever.com" - rất hữu ích cho những người muốn nhận email công việc ngay cả khi ở nhà.

Tận dụng làm máy in, fax và các tác vụ văn phòng khác

Ngoài gửi và nhận thư, Mail Server riêng còn có thể làm được các tác vụ văn phòng khác như:

- Tự động in trên máy in

- Tự động lưu trữ một nơi nào đó trên đĩa CD

- Gửi fax

- Gửi lại các tài liệu yêu cầu cho người gửi email

- Sẵn sàng phục vụ khi cần

Bạn cũng có thể sử dụng email để chuyển dữ liệu giữa các chương trình máy tính tới các máy tính khác nhau. Nó đơn giản, đáng tin cậy và dễ thực hiện (tất nhiên là khi bạn có mail server của riêng mình).

Virus và thư rác

Một số ISP cung cấp tính năng quét virus và kiểm soát thư rác hiện nay, và hầu hết trong số họ có giá khá hợp lý. Nhưng khi bạn chạy mail server của riêng bạn, bạn có thể kiểm soát hoàn toàn điều này.

Tính riêng tư

Khi lưu trữ các email ở nơi khác, bạn có chắc rằng không ai có thể xem được hay sao chép chúng không? Điều đó có thể không quan trọng với một số người. Nhưng nếu trong trường hợp bạn quan trọng về tính riêng tự, thì chắc chắn bạn sẽ muốn sở hữu một Mail Server cho riêng mình.

Quyền kiểm soát

Đây chính là điều quan trọng nhất. Nó giống như so sánh giữa việc đi tàu hỏa với việc tự lái xe riêng của mình. Nếu sở hữu một Mail Server, bạn có quyền kiểm soát nó. Bạn có thể thiết lập và dễ dàng thực thi chính sách sử dụng email, tự động thêm legalese vào mỗi mail gửi đi, hay tự động lưu trữ tất cả các tin nhắn đến hoặc quét chúng cho các từ kích hoạt,... Tất cả quyền kiểm soát đều nằm trong tay bạn.

Theo Bizfly Cloud

>> Tham khảo thêm: Giới thiệu cơ bản về Docker Swarm