3 cách chuyển file excel sang PDF giữ nguyên định dạng không bị cắt

Vinh Phạm

1690

07-11-2020

Bạn vừa mới tạo ra một file Excel và đang có nhu cầu gửi cho bạn bè, đồng nghiệp hoặc đối tác? Bạn lại muốn bảo toàn định dạng các file thống kê trong bảng tính Excel của mình? Cùng tham khảo 3 cách chuyển file excel sang PDF giữ nguyên định dạng với BizFly Cloud nhé.

Cách 1. Chuyển file Excel sang PDF trực tiếp trên Excel

Đây là cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng nhanh và đơn giản nhất. Tuy nhiên có sự khác nhau trong cách chuyển giữa Microsoft Excel 2010trở đi so với các phiên bản Microsoft Excel trước đó.

Đối với Microsoft Excel 2010 và các phiên bản mới hơn, chỉ cần sử dụng công cụ Save As/ Save as Type và chọn định dạng PDF đã được Microsoft tích hợp sẵn trên Excel, sau đó lưu vào máy tính là được. Xem hình minh họa.

Lựa chọn định dạng PDF giúp chuyển file Excel sang PDF nhanh chóng

Đối với Microsoft Excel 2007 hoặc cũ hơn, bạn cần cài đặt add-in Microsoft Save as PDF or XPS của Microsoft mới có thể tiến hành chuyển đổi định dạng Excel sang PDF.

Đầu tiên bạn cần phải download tiện ích add-in về máy tính. Sau đó tiến hành cài đặt vào máy tính như cách cài đặt 1 phần mềm bất kỳ. Khi quá trình cài đặt hoàn tất, sẽ xuất hiện thêm 1 tùy chọn PDF or XPS trong nút Save as. Tiến hành chọn nó rồi lưu vào máy tính là xong. Xem hình minh họa bên dưới.

Các phiên bản Excel cũ hơn lựa chọn chức năng PDF on XPS để lưu file định dạng PDF

Cách 2. Chuyển file Excel sang PDF online

Ngoài cách chuyển file Excel sang PDF trực tiếp trên file Excel, còn có rất nhiều cách chuyển file Excel sang PDF online dựa vào các website hỗ trợ chuyển đổi trực tuyến giữ nguyên định dạng. BizFly Cloud xin phép được giới thiệu cách sử dụng một số website thông dụng nhất.

1. Chuyển file Excel bằng Smallpdf

Đầu tiên bạn truy cập vào website Smallpdf theo đường link smallpdf.com. Giao diện website xuất hiện như hình bên dưới. Bạn ấn nút Chọn File để tải file Excel mà mình cần chuyển đổi lên hệ thống.

Lựa chọn mục chọn file để tải lên file Excel mong muốn

Sau khi file Excel được tải lên hoàn tất, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi sang định dạng PDF. Thời gian chuyển đổi nhanh hay chậm phụ thuộc vào kích cỡ file Excel tải lên. Sau khi hoàn tất, Smallpdf sẽ cho phép bạn tải file PDF về hoặc cho bạn tùy chọn gửi file PDF sang Email, Google Drive hoặc Dropbox. 

2. Chuyển file Excel sang PDF bằng PDF Candy

Với PDF Candy, bạn không chỉ có thể chuyển đổi file Excel được lưu từ máy tính của mình mà còn có thể chuyển đổi file Excel được lưu từ các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox…

Đầu tiên bạn cần truy cập vào website pdfcandy.com, sau đó chọn file Excel cần chuyển đổi lên hệ thống bằng nút "Thêm tập tin" như hình bên dưới.

Tiếp theo hệ thống sẽ tự động convert và trả về kết quả. Tương tự như Smallpdf, bạn có thể tải về file PDF hoàn tất vào máy tính hoặc cũng có thể tải lên các dịch vụ lưu trữ đám mây. Đặc biệt khi bạn chuyển đổi xong, bạn cũng không phải lo nội dung trong file PDF cũng bị nhảy trang.

Dịch vụ cũng gợi ý cho bạn tải phần mềm PDFCandy cho máy tính giúp việc chuyển đổi sang định dạng PDF được nhanh chóng hơn.

4. Sử dụng công cụ PDF Converter Online

Trải nghiêm ngay tại: freepdfconvert.com

Trước tiên hãy truy cập vào đường link trên. Khi giao diện chính xuất hiện, bạn sẽ thấy có 1 nút màu xanh lá với dòng chữ Choose Excel File như hình bên dưới. Hãy nhấn vào đó để tải file Excel cần chuyển đổi lên. Bạn cũng có thể dùng thao tác kéo thả hoặc chọn tệp từ Google Drive, Dropbox hoặc dán URL vào.

Công cụ PDF Converter Online giúp chuyển file excel sang pdf dễ dàng

Cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt này cũng khá giống với 2 cách chuyển Smallpdf và PDF Candy ở trên. Hệ thống cũng sẽ tự động Convert và trả kết quả về gần như ngay lập tức. Lúc này bạn hãy bấm nút Download để tải tập tin kết quả về nhé. 

Hãy bấm nút Download để tải tập tin kết quả

5. Chuyển file Excel online bằng Convertio online

Bằng cách truy cập vào đường link convertio.co và thực hiện một vài thao tác đơn giản. Website sẽ thực hiện chuyển excel sang pdf giữ nguyên định dạng đơn giản và nhanh chóng. Đầu tiên bạn cần phải tải file Excel lên hệ thống bằng cách nhấp vào nút màu đỏ trên màn hình với dòng chữ "chọn tập tin". Ngoài ra bạn cũng có thể tải file từ dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox để tiến hành chuyển đổi. Xem hình bên dưới.

Chuyển file Excel online bằng Convertio

Sau khi tải được file Excel lên web, hệ thống sẽ tự động chuyển giao diện sang một trang mới. Lúc này có 2 nút quan trọng bạn cần phải chú ý là nút "Thêm nhiều tập tin" để hỗ trợ bạn tải thêm file Excel khác lên và nút "Chuyển đổi" để tiến hành Convert. Hãy bấm vào nút chuyển đổi nhé. 

Bạn có thể lựa chọn "Thêm nhiều tập tin" giúp chuyển đổi nhiều file Excel hơn

Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn chỉ việc chọn nút "Tải về" màu xanh dương như hình bên dưới để nhận về file PDF hoàn tất. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và cần chuyển nhiều file Excel cùng một lúc thì đây là cách chuyển file Excel sang PDF phù hợp nhất.

6. Chuyển file Excel sang PDF bằng ILovepdf trực tuyến

Link truy cập công cụ chuyển đổi này: ilovepdf.com

Sau khi truy cập vào giao diện chính của website, bạn sẽ thấy một nút màu đỏ có chữ "Select Excel File", hãy chọn file Excel cần chuyển đổi từ máy tính hoặc Google Drive hay Dropbox…lên nhé. Bạn cũng có thể kéo thả file Excel  lên theo hướng dẫn ở hình minh họa dưới đây. 

Sau khi file Excel được tải lên, ở góc dưới bên phải có nút "Convert to PDF", hãy nhấn vào để tiến hành quá trình chuyển đổi. Xem hình minh họa bên dưới.

Cuối cùng, tải file PDF hoàn tất về từ trang kết quả. Tương tự như các công cụ trước đây, bạn có thể tải về máy tính hay các công cụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox…Cách chuyển file excel sang PDF bằng Ilovepdf cũng khá đơn giản. Xem hình minh họa nhé.

7. Chuyển file Excel sang PDF bằng Google Drive

Lựa chọn mục File Upload để tải file Excel

Cách chuyển file Excel sang PDF bằng Google Drive được người dùng sử dụng khá nhiều hiện nay vì vừa có thể lưu file Excel lên hệ thống Google Sheet lại vừa có thể lưu file Excel về dạng PDF khá là nhanh và đơn giản. Tham khảo các bước dưới đây.

Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào Google Drive, chọn New – File upload để upload file Excel cần chuyển đổi lên hệ thống lưu trữ. 

Bước 2: Sau khi tải lên thành công, bạn chọn file vừa tải lên và Click vào nút Open with Google Sheets để mở file Excel dưới dạng Google Sheet.

Chọn file Excel cần chuyển đổi

Bước 3: Vào File – Download as – PDF Document để tải tập tin PDF về máy tính

Cách 3: Chuyển file Excel sang PDF bằng phần mềm Cute PDF Writer

Đây là cách chuyển đổi file Excel sang PDF offline. Để sử dụng cách này, đầu tiên bạn phải tải Cutepdf Writer và PS2PDF Converter về và cài đặt trên máy tính.

Sau khi quá trình tải về và cài đặt hoàn tất, bạn thực hiện cách chuyển đổi file Excel sang PDF này như sau:

Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn chuyển sang định dạng PDF lên. Sau đó click vào nút Spreadsheets hoặc nút File, sau đó bấm chọn Print. Cũng có thể bấm phím tắt Ctrl P để mở lệnh Print lên.

Bước 2: Bấm chọn CutePDF Writer trong mục Tên máy in (Name) (lệnh này không phụ thuộc vào việc máy tính có kết nối với máy in không nhé). Sau đó bấm OK để chuyển đổi.

Bước 3: Sau khi quá trình convert từ Excel sang PDF hoàn tất. Bạn chỉ cần chọn nơi lưu trữ file PDF trên máy tính nữa là xong. 

Trên đây là 3 cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng đơn giản và hiệu quả nhất mà BizFly Cloud muốn giới thiệu đến các bạn. Ngoài ra, khi bạn sử dụng các công cụ trực tuyến để chuyển đổi, nhà cung cấp sẽ hướng dẫn bạn cách để chuyển đổi qua lại giữa nhiều tập tin có định dạng khác nữa. Hy vọng bài viết này có thể giúp cho bạn thực hiện thao tác chuyển file Excel sang PDF nhanh hơn và thông minh hơn trước.

Theo BizFly Cloud tìm hiểu